C-TPAT文件控制程序

C-TPAT文件控制程序目的对于本公司运营反恐安全文件进行控制，以确保：1)文件的充分性和有效性；2)防止未经批准或作废文件的非预期使用；3）文件能够满足美国海关C—TPAT防恐指导要求。范围本程序适用于公司反恐体系文件的编制、发放、使用、变更、回收、作废等一系列活动进行必要的控制。程序文件编制3.1.1各部门按照反恐要求编写相应的反恐程序文件及相应的记录表单。文件编号3.2.1由公司指定安全员按照文件编号规则统一对反恐程序文件进行编号。文件审核3.3.1反恐程序文件和记录表单统一由公司安全经理进行审核。文件批准3.4.1反恐程序文件统一由公司总经理批准。文件归档3.5.1安全员对受控文件进行分类建档，并建立《文件更新一览表》，以便对文件的版本的有效性进行动态管理；3.5.2各类文件的原稿最终批准后统一交由安全员归档保存；3.5.3各部门也应对反恐文件建立《文件更新一览表》，以便对文件版本的有效性进行动态管理。受控发放3.6.1对于需要发放至部门或现场的文件，由安全员填写《文件收发记录表》按规定范围发放，文件领用者需在《文件收发记录表》上签名领取。所有发放的文件需在文件上和其发放的记录上按注明相应的分发号，并作好分发记录，以便于追溯。各部门必须建立属于本部门文件的文档目录，并定期进行更新，以确保部门文件的保存完整及有效性。3.6.2所有发放至公司内部使用的文件为受控文件，须加盖“受控”印章及部门编码，所有发放给客户、供方或第三方机构参考的文件为非受控文件，须加盖“非受控”印章由公司提供给供应商或船运公司的内审表视为“非受控文件”。文件使用3.7.1受控文件的原件一律不外借，如需临时借阅文件的人员应向安全员说明，借阅者应在指定日期内归还，到期不归还者由安全员负责查明原因并收回；3.7.2所有受控文件不得乱涂乱改、标注或故意损坏。凡于公司内部网络上设置为共享的文件，一律设定为“只读”，除安全员外，任何人无权改写。所有共享文件（除记录表单外），使用部门不得随意下载，下载文件如无文控中心加盖受控印章，均为无效文件。因特殊情况下载文件时必须通过安全经理，任何人不得私自下载。3.7.3文件破损严重，影响使用时，使用人应到安全员办理更换手续，交回破损文件，补发新的文件。新文件的分发号仍用原文件分发号，收回的破损文件须加盖“作废”章。变更与新增3.8.1部门反恐程序文件需要进行变更，需由部门向安全员提出申请，文件变更后交由安全经理审核后由安全员受控发行，旧版回收作废，反恐手册（反恐计划）更新周期为6个月；3.8.2部门需要反恐文件新增时，需由部门向安全员提出申请，文件变更后交由安全经理审核后由安全员受控发行，旧版回收作废；换版与作废3.9.1文件的版本依次用26个大写英文字母A-Z/数字（0-5）来表示，首次版本为A/0。当进行小范围修改时，版本依次为A/0、A/2、……，当文件修改至A/5后即整个文档进入B/0，依此累进。大范围(40%以上的内容)修改可由上一个英文字母的版本直接进入下一个英文字母的版本，如“A/0”—“B/0”。文件换版后，原版文件作废，换发新版本；3.9.2文件因换版、丢失、破坏、取消等原因需作废时，由安全员按《文件收发记录表》收回作废的文件，经核实后，在收回的作废文件上加盖“作废”章。文件编号□□-□□-□□反恐