HZUF-U8-JB-05采购管理解决方案V2.0

解决方案用友软件股份有限公司惠州分公司18-解决方案金霸建材U8ERP项目解决方案－采购管理创建日期：2011-5-25最后修订日期：2011-文控编号:HZUF_U8_JB_05文档控制更改记录日期作者版本更改记录2011-5-25姜东山V1.0初稿2011-6-12姜东山V1.1修改2011-6-18姜东山V2.0修改审阅日期姓名职位审批日期职位姓名签名目 录TOC\o"1-3"\h\u文档控制 -2-1需求清单 -5-2需求实现 -5-2.1第U1号需求：采购业务总流程 -5- 业务场景描述 -5- 控制目标 -5- 业务流程图 -6- 流程说明 -6- 关键管理报表 -7-2.2第U2号需求：采购单据处理 -8- U8中采购单据处理流程 -8-2.3第U3号需求：采购配料 -8- 需求描述 -8- 需求实现 -8-2.4第U4号需求：请购 -9- 业务场景描述 -9- 控制目标 -9- 业务流程图 -10- 流程说明 -10- 配套政策与建议 -11- 关键管理报表 -11-2.5第U5号需求：采购订单 -11- 业务场景描述 -11- 控制目标 -11- 业务流程图 -12- 流程说明 -12- 关键管理报表 -13-2.6第U6号需求：物料到货检验入库 -13- 业务场景描述 -13- 控制目标 -13- 业务流程图 -13- 流程说明 -14- 关键管理报表 -14-2.7第U7号需求：采购结算 -15- 业务场景描述 -15- 控制目标 -15- 业务流程图 -15- 流程说明 -15- 配套政策与建议 -16- 关键管理报表 -16-2.8第J01号需求及实现 -16- 需求描述 -16- 需求实现 -17-3系统配置 -17-4确认及签字 -18-需求清单需求编号需求类别现状及需求解决方案U1作业流程采购业务总流程详见明细U2作业流程采购业务单据处理流程详见明细U3作业流程采购配料：采购配料工作因销售订单无法排序，配料困难。希望在U8系统中能够提高效率，减少工作量；二次开发：调出销售订单，对订单按物料编号、开料尺寸等信息排序，采购员进行配料；U4作业流程请购详见明细U5作业流程采购订单详见明细U6作业流程物料到货检验入库业务详见明细U7作业流程采购结算详见明细J01查询采购订单跟踪：通过系统跟踪订单的下单情况、来料情况、付款情况；订单跟踪，通过UAP报表实现【说明】需求实现第U1号需求：采购业务总流程业务场景描述本业务主要用需求计划请购、采购、到货接收、检验入库、开票结算等业务处理活动；控制目标结合企业需求计划的请购、采购管理，来规范生产用料等请购与采购审批业务处理；通过采购订单预警与采购订单执行情况查询，来加强采购业务执行与跟踪管理；业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据备注1采购部-采购员销售订单根据销售订单上标注的开料信息进行配料。BOM维护单2计划部根据销售订单，通过MRP计划运算制定物料需求规划，并生成采购请购单请购单3各需求部门部分标准配件或特殊物料采购时需要由需求部门填制采购申请单；请购单4采购部-采购员请购单根据各部门生成或填写的请购单，编制采购订单；采购订单5供应商按采购需求送货；6采购部-采购员采购订单执行情况的追踪；7采购部-采购员采购到货接收、报检、入库处理；8各需求部门请购到料情况查询，掌握物料到料情况；9供应商定期根据双方对帐信息开票作业；10采购部-采购员根据采购入库信息生成采购发票及结算处理；采购发票、结算单11采购部-采购员根据采购协议定期办理请款业务；12财务组织-会计采购前预付业务处理；13财务组织-会计根据采购发票办理应付帐款业务；关键管理报表

单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式01请购单企业内部向采购部门提出采购申请，或采购部门汇总企业内部采购需求提出采购清单系统02采购订单企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等系统03采购发票供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款系统04采购订单执行统计表可以查询符合条件的订单记录的执行情况，用户可以查询某张订单或某采购员的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况系统第U2号需求：采购单据处理U8中采购单据处理流程第U3号需求：采购配料需求描述采购配料工作因销售订单无法排序，配料困难。希望在U8系统中能够提高效率，减少工作量。需求实现二次开发：调出销售订单，对订单按物料编号、开料尺寸等信息排序，采购员进行配料。第U4号需求：请购业务场景描述本业务主要用于企业内部向采购部门提出采购申请，来指导采购部采购订货；控制目标通过请购管理来规范企业生产需求、备料计划需求、紧急生产转采购等业务请购处理，实现业务集中处理、集中跟进管理；业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态01各部门－业务员备料需求、采购计划、生产转采购等需求处理；手工处理05各部门－业务员采购计划请购作业及计划量调整；手工处理10各部门－业务员备料需求、采购计划、生产转采购等采购请购处理；采购请购单系统处理15各部门－业务主管采购请购单请购品种与数量审核；系统处理20各部门－业务员请购审核是否通过判定；系统处理25各部门－业务员否，返回调整修订请购单；系统处理30各部门－业务员是，提交采购部进行采购作业，跟踪采购订货业务；手工处理35采购部－采购员生成采购合同与采购订单、并进行采购作业处理；系统处理配套政策与建议采购需求来源：需求计划－根据销售订单或预测、安全库存等成品需求拉动采购计划；备料需求－生产辅料、低值易耗品、办公用品等；生产转采购－企业内部因产能不足或模具、设备故障问题，造成无法生产为解决业务需求将生产转换采购处理；关键管理报表

单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式01采购请购单企业内部向采购部门提出采购申请的单据；系统02请购单执行统计表查询符合条件的请购单记录的执行情况系统第U5号需求：采购订单业务场景描述是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等，主要内容包括采购什么货物、采购多少、由谁供货，什么时间到货、到货地点、运输方式、价格、运费等；控制目标通过采购订单处理与下达，明确企业订购信息、数量、需求时间、送货地点、价格等，规范采购作业管理；通过采购管理帮助企业实现采购业务的事前预测、事中控制、事后统计；业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态01采购部采购员根据需求计划与非需求计划下达采购订单；手工处理05采购部采购员请购单参照请购单生成采购订单或手工编制采购订单；采购订单系统处理10采购部主管采购订单采购品种及数量、价格等信息审核；采购订单系统处理15采购部主管采购订单审核是否通过；系统处理20采购部采购员否，返回调整修订采购订单；采购订单系统处理25采购部采购员是，采购下达执行有调整采取变更处理；采购订单系统处理30采购部采购员将采购订单传真或邮件下达供应商，采购跟进管理；手工处理35采购部采购员采购到货接收处理；系统处理关键管理报表

单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式01采购订单是企业与供应商之间签订的采购合同、购销协议等系统02采购订单执行统计表订单执行统计表可以查询符合条件的订单记录的执行情况，用户可以查询某张订单或某采购员的订单执行情况，还可以查询某供应商的订单执行情况系统第U6号需求：物料到货检验入库业务场景描述本业务主要用于采购到货接收、报检处理，根据检验结果来办理入库与采购拒收处理等业务处理活动；控制目标通过采购到货、接收报检、依据检验结果办理入库、拒收等业务处理，规范采购到货入库作业标准；业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态01采购部－采购员货到通知收货；手工处理05采购部－采购员参照采购订单生成到货单；或直接提交库管员办理入库作业；到货单系统处理10原材料仓－库管员到货单货物数量清点及外观检查；手工处理15原材料仓－库管员是否质检判定；手工处理20质检组织－检验员是，质检处理；系统处理25质检组织－检验员检验是否合格判定；系统处理30质检组织－检验员否，是否让步接收判定；系统处理35原材料仓－库管员否，办理退货手续；根据质检合格信息办理入库作业；到货拒收单、采购入库单系统处理40采购部－采购员采购入库单根据入库信息生成采购发票处理；采购发票系统处理关键管理报表

单据及报表编号单据及报表名称内容说明格式01采购到货单采购业务员根据供方通知或送货单填写，确认对方所送货物、数量、价格等信息，以入库通知单的形式传递到仓库作为保管员收货的依据系统02采购退货单对于已入库后的退货，可以先填制采购退货单，再参照到货退货单生成红字入库单系统03到货拒收单对于入库前的拒收作业，可以通过填制到货拒收单来实现。到货拒收单是采购到货单的红字单据。参见红字单据应用系统第U7号需求：采购结算业务场景描述本业务主要用描述采购业务人员收到供应商发票后，对采购业务的合同执行（采购入库、付款等）进行确认核对，核对无误后对入库单进行结算的过程；控制目标严格控制合同的入库、付款等执行情况；加强企业在资金支付方面的内控管理；加强采购发票的审核与核对；业务流程图流程说明序号部门及岗位输入单据流程说明输出单据处理状态05采购部—采购专员采购专员收到供应商传递的实物发票。手工处理10采购部—采购专员采购专员在系统中检查采购合同的采购入库、采购付款等执行情况，判断是否符合付款