Excel数据库管理应用教程课件第八章 外部数据交换

Excel数据管理应用教程第八章外部数据交换第八章外部数据交换8.1Excel数据库的概念8.2外部数据导入到Excel工作表8.3外部数据文件获取Excel数据8.4用MicrosoftQuery查询外部数据8.5Excel与其他应用程序的链接

8.1Excel数据库的概念Excel数据库概述记录单操作

一、Excel数据库概述

１.实例1认识Excel数据库【实例内容】：打开前面保存过的“新风超市管理”工作簿，选择员工信息表，通过员工信息表来认识Excel数据库。字段记录数据表数据库一、Excel数据库概述【实例操作步骤】：步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理”工作簿。步骤2：单击“员工信息表”工作标签，选择员工信息表。员工信息表是一个规范的表格，跟其它数据库中的的数据表相似，每一列表示同一种性质的数据，可以把每一列看成一个字段，除了标题行每一行都表示一个职工的相关信息，可以把每一行看成一条记录，由字段、记录组成的员工信息表可以看成一个数据表，如果工作簿下几张表都是规范的表，那么可以把新风超市管理工作簿看成一个数据库。这样，通过员工信息表认识了Excel数据库。一、Excel数据库概述２.Excel数据库概述１）数据库数据库（Database，DB）是一个储存数据的“仓库”，仓库中不但有数据，而且数据被分门别类、有条不紊地保存。数据库是保存在磁盘等外存介质上的数据集合。数据库根据数据组织方式的不同而有不同的类型，较常见的包括层次结构数据库、网络模型数据库和关系型数据库。关系型数据库是目前最为流行的数据库，可以使用现代数学理论和方法对数据进行处理，并提供结构化查询语言SQL。关系型数据库使用记录、字段、数据表和数据库等术语。字段（Field）：每一列为一个字段，数据表表头的每列标题为字段的名称。记录（Record）：每一行数据为一个记录，每个记录由多个字段组成。数据表（Table）：经过各个字段的分类后，每一行为一个记录，所有记录组成的二维表格即数据库表。数据库：多个相关联的数据表的集合，保存为一个数据库文件。

一、Excel数据库概述２）当前流行的数据库管理系统简介

①MicrosoftSQLServerSQLServer是Microsoft公司开发的关系型数据库管理系统。它使用了客户机/服务器体系结构，即把工作负载划分成在客户机上运行的任务和在服务器上运行的任务。客户端程序负责日常业务运行，为用户显示数据。客户端程序可以运行于一台或多台客户机上。服务器端软件的功能管理数据库，并响应客户的请求。

②

MicrosoftAccessMicrosoftAccess是MicrosoftOffice产品中的应用程序之一，同样是一个关系型数据库管理系统。它随着Office产品的升级，现在已发展成为很强的数据库管理软件。因为它集成在Office中，界面风格及许多工具与Excel、Word相似，安装和使用都非常方便。它用对象管理的方法，提供了各种应用所需的对象，使得非专业程序员利用工具和对象就能设计出数据库应用程序，是办公室、行政管理部门开发中小型数据库系统的首选平台。一、Excel数据库概述

③MicrosoftSQLServerOracle公司是美国专门研究关系型数据为软件的开发商，OracleRDBMS是该公司的主打产品，可运行于多种操作系统平台上。其Oracle通用服务器配置可以广泛应用于各种硬件配置和不同的操作系统，可以将Oracle数据库内容动态地生成HTML格式文件，输出到Internet上以供浏览；其Oracle工作组服务器配置针对较小的用户组设计的一种比较经济实用的方案；其个人Oracle配置是基于Window的版本，它没有服务器功能，但能提供完整的数据库环境。

④

MicrosoftAccessDelphi是美国Borland公司近年推出的数据库管理软件，它也是关系型数据结构，主要采用了面向对象的程序设计方法，使许多程序代码可以重复使用。它为用户设计提供了一个基本框架，设计人员只需往框架中填写适合自己应用需要的程序代码，大大改变了过去的编程方式。它具有Windows风格的图形界面，设计工具丰富。它不像MicrosoftSQLServer与Oracle那样有强大的服务器功能，是大中型数据库设计人员喜欢使用的数据库管理系统。一、Excel数据库概述

⑤MicrosoftSQLServerFoxPro属于关系型数据库管理系统，它的早期版本是美国FOX公司的产品，主要在DOS操作系统下运行。后来Microsoft公司把FoxPro收购过来，开发成了可视化产品，即VisualFoxPro，既能兼容原有的FoxPro应用程序，又得到Windows操作系统支持，很受FoxPro老用户喜欢。本章节主要介绍Access数据库与Excel、SQLServers数据库与Excel之间的数据交换。

一、Excel数据库概述３）Excel数据库在Excel中，一张特殊的工作表如果满足以下条件它就是一个数据表：

①第一行有列标题，并且不可有相同的列标题；

②同一列中所有单元格的数据格式应保持一致；

③没有合并的单元格；

④工作表中任意两行的内容不应相同；

⑤数据区域不可有空行或空列。而几张特殊的工作表组成的工作簿可以看成是一个数据库，“员工信息表”就是一个数据表，如果“新风超市管理.xls”中的几张表都满足数据表的条件，那么可以把它看成是一个数据库。一、Excel数据库概述３）Excel数据库Excel并不是一个完整的数据库管理系统，它不具备数据库系统的某些功能特征，如在数据库的完整性约束、安全维护及数据备份等方面，Excel的功能相当薄弱，不能取代真正意义上的数据库系统，难以建立数据量较大的复杂数据库系统。但Excel以表格方式管理数据，形象直观，操作简便，用户只需通过简单的学习就会使用。而且它提供了许多有用的函数和数据分析工具，具有强大的数据计算和分析功能，非常适合于数据量较小、关系简单的中小型企业的数据管理。此外Excel能够与多种数据库进行数据交换，可以将数据库中的数据提取到Excel工作表中进行分析，制作各种数据报表和分析图表，也可以利用Excel强大的数据输入功能，把数据快速输入到工作表中，然后再将这些数据从Excel导入到数据库的数据表中。二、记录单操作

１.实例2Excel记录单操作【实例内容】：员工信息表中添加一条新记录，并修改新记录，最后删除该记录。查找员工信息表中姓“徐”的员工记录，查找职务为“经理”，并且在1990年以后参加工作的员工记录。【实例操作步骤】：步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿文件，选择员工信息表，选择单元格区域A1：J48（即数据表区域）。步骤2：选择“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出“记录编辑”对话框。二、记录单操作步骤3：单击“新建”按钮，输入如图所示的记录内容，输完联系电话，按Enter键结束输入。这样就在员工信息表中添加一条新记录。二、记录单操作步骤4：单击“上一条”按钮，将姓名“李子燕”改为“李燕子”，按Enter键结束输入，修改的结果将保存在相应的记录中。步骤5：将刚输入的第48条记录删除。单击“上一条”，记录单中显示的是第48条记录时，单击“删除”按钮，弹出“删除提示”信息框。单击“确定”按钮，就将第48条记录删除。步骤6：这样就完成了记录的增、删、改操作，单击“关闭”按钮，退出记录单，查看记录进行增、删、改后的数据表。二、记录单操作步骤7：下面要对数据表进行查询，选择要查询的单元格区域A1：J48。步骤8：选择“数据”菜单中的“记录单”命令，弹出“记录编辑”对话框，如图所示。单击“条件”按钮，在“姓名”的编辑框中输入“徐*”，按Enter键结束输入，显示满足条件的第一条记录，然后单击“下一条”，系统将逐次显示其它满足条件的记录行。二、记录单操作步骤9：单击“条件”按钮，再单击“清除”按钮，把刚输入的条件清除，在“职务”的编辑框中输入“经理”，在“出生日期”的编辑框中输入“>=1990-1-1”，如图所示，按Enter键结束输入，显示满足条件的第一条记录，然后单击“下一条”，系统将逐次显示其它满足条件的记录行。步骤10：单击“关闭”按钮，退出记录单。二、记录单操作２.记录单操作１）使用记录单增加、修改、删除记录利用记录单进行操作的单元格区域必需满足Excel数据表的条件，否则无法用记录单操作。２）使用记录单查找记录单击记录单中的“上一条”或“下一条”按钮，可以查看数据表中的所有数据行，但如果要查看符合一定条件的记录，这种方式的效率太低，可以利用记录单中的条件查询功能，提高效率。注意“*”号在条件表达式中表示匹配所有字符。8.2外部数据导入到Excel工作表将Access数据库数据导入到Excel工作表将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表将文本文件数据导入到Excel工作表

一、将Access数据库数据导入到Excel工作表１.实例3将客户交易管理Access数据库数据导入到Excel工作表【实例内容】：将Access数据库“客户交易管理.mdb”导入到Excel工作表。(客户交易管理.mdb中的两张表内容如图a与图b所示)图aAccess数据库中“客户基本资料”表

图bAccess数据库中“交易记录明细”表

一、将Access数据库数据导入到Excel工作表【实例操作步骤】：步骤1：打开“新风超市管理.xls”工作簿文件，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“导入数据”命令，弹出“选取数据源”对话框，如图所示。一、将Access数据库数据导入到Excel工作表步骤2：在“查找范围”选择“客户交易管理.mdb”数据库所在的文件夹，选择“客户交易管理.mdb”数据库文件。步骤3：单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，如图所示，选择要导入数据的“客户基本资料”Access数据表。一、将Access数据库数据导入到Excel工作表步骤4：单击“确定”按钮，打开“导入数据”对话框。步骤5：在“导入数据”对话框中，给出了数据保存位置的两个选择：“现有工作表”和“新建工作表”，可以根据情况选择一种，如果选择了“现有工作表”，则还应该指定保存的起始单元格。步骤6：单击“确定”按钮，即可将“客户基本资料”表中的所有数据导入到Excel工作表中。步骤7：根据同样的方法，将“客户交易管理.mdb”数据库中的“交易记录明细”表中的所有数据导入到Excel工作表中。步骤8：保存“新风超市管理”工作簿。一、将Access数据库数据导入到Excel工作表２.将Access数据库数据导入到Excel工作表MicrosoftAccess作为一种流行的关系型数据库管理系统，它为用户提供了开发中、小型信息管理系统的理想环境。由于Access与Excel同是Office软件系统中的组成成员，它们之间的数据交换比较简单。导入外部数据后，在工作表中会出现一个“外部数据”工具栏，单击其中的“刷新数据”按钮或“全部刷新”按钮，外部数据源数据的更新会引起导入到Excel工作表中的数据更新。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表

１.实例4将客户交易管理SQLServer数据库数据导入到Excel工作表【实例内容】：将SQLServer数据库“客户交易管理”导入到Excel工作表。(数据库下有两个数据表同客户交易管理.mdb中的两张表内容相同)【实例操作步骤】：步骤1：选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”的对话框，如图所示。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表步骤2：选择“数据库”选项卡，选择“<新数据源>”，单击“确定”按钮，弹出“创建新数据源”对话框，如图所示。步骤3：在“请输入数据源名称”编辑框中输入要创建的数据源名称“SQL数据”（这个名字可以任意取定）。然后在“为您要访问的数据库类型选定一个驱动程序”的下拉列表框中选择“SQLServer”。如图所示。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表步骤4：单击“连接”按钮，打开“SQLServer登录”对话框，如图所示。步骤5：在“服务器”下拉列表框中选择或输入SQLServer服务器名称（如果是本地服务器，只要选择“（local）”）。如果该服务器有设登录ID和密码，则取消“使用信任连接”复选框，分别在“登录ID”与“密码”编辑框中输入用户名和密码。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表步骤6：单击“选项”按钮，弹出“选项”对话框，如图所示。在“数据库”下拉列表框中选择要导出数据的数据库“客户交易管理”，在“语言”下拉列表框中选择“SimplifiedChinese”，其它保持不变。单击“确定”按钮，回到“创建新数据源”对话框。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表步骤7：单击“确定”按钮，回到“选择数据源”对话框，可以看到已经创建了一个名字为“SQL数据”的数据源，如图所示。步骤8：双击“SQL数据”的数据源，弹出“查询向导”的对话框。如图所示。在“可用表和列”编辑框中选择“客户基本资料”，单击按钮，会将“客户基本资料”表中的所有字段都显示在“查询结果中的列”。接下来，按照查询向导的步骤进行操作，就可以将SQLServer数据表“客户基本资料”中的数据导入到Excel工作表。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表步骤9：选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询”命令，双击弹出“选择数据源”的对话框，双击已经创建好的“SQL数据”的数据源，根据步骤8同样将“交易记录明细”表中的数据导入到Excel工作表。步骤10：保存“新风超市管理”工作簿。二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表二、将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表２.将SQLServer数据库数据导入到Excel工作表MicrosoftSQLServer2000是微软的新一代数据管理和分析解决方案，为企业级数据和分析应用程序提供了更强的扩展性、可用性和安全性。我们可以通过新建数据库查询法将SQLServer数据导入到Excel工作表，也就是通过建立一个数据库查询，并通过执行这个查询，从而得到需要的数据。三、将文本文件数据导入到Excel工作表

１.实例5将文本文件数据导入到Excel工作表【实例内容】：将Access数据库“客户交易管理.mdb”中的“客户基本资料”转换成文本文件，再把该文本文件导入到Excel工作表。【实例操作步骤】：步骤1：启动Access，打开“客户交易管理.mdb”文件，打开数据库窗口，如图所示。三、将文本文件数据导入到Excel工作表步骤2：选择“表”对象，单击“客户基本资料”，选择“文件”菜单中的“导出”命令，弹出“将客户基本资料导入为”对话框，在“保存类型”下拉列表框中选择“文本文件”，单击“导出”，弹出“导出文件向导”对话框。步骤3：根据“导出文件向导”的步骤进行操作，就可以将Access数据表“客户基本资料”中的数据导入到“客户基本资料.txt”文本文件中。步骤4：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿，插入一新工作表。步骤5：选择“文件”菜单中的“打开”命令，弹出“打开”对话框，从“文件类型”下拉列表框中选择“文本文件”，在“查找范围”选择“客户基本资料.txt”文件所在的文件夹，在“文件”编辑框中输入或选择“客户基本资料”，单击“打开”按钮，弹出“文本导入向导”对话框，根据“文本导入向导”的步骤进行操作，就可以将文本文件“客户基本资料.txt”中的数据导入到当前Excel工作表中。步骤6：保存“新风超市管理”工作簿。三、将文本文件数据导入到Excel工作表２.将文本文件数据导入到Excel工作表文本文件是一种最简单、使用最方便的数据文件。几乎所有的软件系统都可直接操作文本文件。因此，文本文件目前仍是使用最多的文件之一。Excel与外部数据库系统之间数据的交换，除了通过查询工具外，还可以通过文本文件进行数据的传递。如果要把数据库中的数据表文件导入到Excel中，可以在数据库管理系统中利用相关工具或命令把数据表转换成一个文本文件，然后再把文本文件导入到Excel工作表中。如果要把Excel中的数据导入数据库中，则可先把Excel工作表保存为文本文件，然后再把文本文件导入到相关数据表中。8.3外部数据文件获取Excel数据Access数据库获取Excel数据SQLServer数据库获取Excel数据Excel工作表转换成文本

一、Access数据库获取Excel数据１.实例6Access数据库获取员工信息表【实例内容】：在Access中，“客户交易管理.mdb”数据库获取Excel中“员工信息表”数据。(“员工信息表”Excel工作表的数据如图所示)一、Access数据库获取Excel数据【实例操作步骤】：步骤1：启动Access，打开“客户交易管理.mdb”数据库文件。步骤2：选择“文件”菜单中的“获取外部数据”子菜单中的“导入”命令，弹出“导入”对话框。一、Access数据库获取Excel数据步骤3：在“查找范围”下拉列表框中选择“新风超市管理.xls”所在的文件夹，在“文件类型”下拉列表框中选择“ＭicrosoftExcel”。双击文件名列表框中的Excel文件“新风超市管理.xls”，弹出“导入数据表向导”的第一个对话框，如图所示。一、Access数据库获取Excel数据步骤4：采用默认的“显示工作表”的单选按钮，在右边的编辑框中选择“员工信息表”，单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第二个对话框，如图所示。选择“第一行包含列标题”复选框。单击“下一步”按钮。一、Access数据库获取Excel数据步骤5：弹出“导入数据表向导”的第三个对话框。如图a所示。数据可导入为一个新表，也可以追加到一个已存在的表中。如果是追加，则两个表的结构要相同或兼容，且新数据进入后不得违反各类完整性约束。本例选择“新表中”单选按钮，单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第四个对话框，如图b所示。图a“导入数据表向导”三

图b“导入数据表向导”四

一、Access数据库获取Excel数据步骤6：选择需要导入的工作表字段，默认为全部导入。如果哪列无须导入，可以选定该列，同时选定“不导入字段（跳过）”复选框；如果需要，还可为即将导入的字段创建索引。本例保持默认设置，单击“下一步”，弹出“导入数据表向导”的第五个对话框。如图所示。一、Access数据库获取Excel数据步骤7：第5个对话框要求选择是否需要主键。选择“我自己选择主键”单选按钮，通过右侧的下拉列表框选择“工号”字段为表的主键。单击“下一步”按钮，弹出“导入数据表向导”的第6个对话框。如图所示。一、Access数据库获取Excel数据步骤8：在“导入到表”的编辑框中输入“员工信息表”，为新表起名，单击“完成”按钮结束导入工作。步骤9：退出Access。一、Access数据库获取Excel数据２.Access数据库获取Excel数据Excel是电子表格软件，其工作表不存在结构的概念，因此导入形成的数据表的结构是粗糙的。如观察以上任务操作完成后的“客户交易管理.mdb”数据库中“员工信息表”的结构设计视图，发现“姓名”“性别”等文本型字段的长度为255字符，是文本类型允许的最大长度，对存储空间造成了极大的浪费。因此数据导入完成后，应该在结构设计视图中对字段的类型、长度作适当的修改。二、SQLServer数据库获取Excel数据

１.实例7SQLServer数据库获取员工信息表【实例内容】：在SQLServer中，“客户交易管理”数据库获取Excel中“员工信息表”数据。【实例操作步骤】：步骤1：选择Windows的“开始”菜单中的“程序”子菜单中“MicrosoftSQLServer”子菜单中的“导入和导出数据”命令，弹出“DTS导入/导出向导”对话框，如图所示。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤2：单击“下一步”按钮，弹出“选择数据源”对话框，如图所示。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤3：在“数据源”下拉列表框中选择“MicrosoftExcel97-2000”，见图所示，然后在“文件名”栏中输入Excel文件名（也可以通过右边的按钮查找并选择“新风超市管理.xls”工作簿文件）。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤4：单击“下一步”按钮，弹出“选择目的”对话框，如图所示，在“目的”下拉列表框中选择“用于SQLServer的MicrosoftOLEDB提供程序”，在“服务器”下拉列表中选择SQLServer服务器名，在“数据库”下拉列表中选择要保存数据的数据库名“客户交易管理”。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤5：单击“下一步”按钮，弹出“指定表复制和查询”对话框，如图所示，选择“从源数据库复制数据和视图”单选按钮。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤6：单击“下一步”按钮，弹出“选择源表和视图”对话框，如图所示，选择“员工信息表”复选框。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤7：单击“下一步”按钮，弹出“保存、调度和复制包”对话框，如图所示，选择“立即运行”复选框和“用复制方法发布目的数据”复选框。二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤8：单击“下一步”按钮，弹出“正在完成DTS导入/导出”对话框，如图a所示。单击“完成”按钮”，弹出“正在执行包”对话框，如图b所示，执行完成后，单击“完成”，即完成导入工作。图a“正在完成DTS导入/导出”对话框图b“正在执行包”对话框二、SQLServer数据库获取Excel数据步骤9：选择Windows的“开始”菜单中的“程序”子菜单中“MicrosoftSQLServer”子菜单中的“企业管理”命令，打开企业管理窗口，展开数据库和表目录，可以看到已经在指定的数据库中创建了一个名称为“员工信息表$”的表。步骤10：选择“员工信息表”，单击右键，选择快捷菜单中的“打开表”子菜单中的“返回所有行”命令，可以查看刚导入的Excel工作表数据。步骤11：退出SQLServer。二、SQLServer数据库获取Excel数据２.SQLServer数据库获取Excel数据SQLServer数据库的应用越来越广泛。实现Excel工作表与SQLServer数据库的数据交互，将Excel工作表数据导入到SQLServer数据库，可以利用Excel输入数据的便捷，也可以充分利用SQLServer数据库在数据查询等方面的优势，提高数据处理效率。三、Excel工作表转换成文本１.实例8Excel工作表转换成文本【实例内容】：将Excel中“员工信息表”数据转换为文本文件。(转换成文本文件结果如下图)三、Excel工作表转换成文本【实例操作步骤】：步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿，选择“员工信息表”工作表。步骤2：选择“文件”菜单中“另存为”命令，弹出“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“文本文件（制表符隔）（*.txt）”。步骤3：指定文本文件的存放目录和文件名，单击“保存”按钮，弹出一个警告信息框，单击“确定”按钮。这时系统会弹出一个格式转换的警告信息框，单击“是”按钮，关闭警告信息框。步骤4：打开刚保存的文本文件，并查看数据。8.4用MicrosoftQuery查询外部数据MicrosoftQuery概述用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询使用SQL命令查询

一、MicrosoftQuery概述１.实例9认识MicrosoftQuery【实例内容】：打开前面保存过的“新风超市管理”工作簿，建立数据源，数据源名称为“ACCESS数据”，在MicrosoftQuery中查看数据源中的“客户交易信息”表，以此认识MicrosoftQuery。菜单工具栏表窗口数据窗口一、MicrosoftQuery概述【实例操作步骤】：步骤1：启动Excel，打开“新风超市管理.xls”工作簿文件。步骤2：选择“数据”菜单中的“导入外部数据”子菜单中的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”的对话框。一、MicrosoftQuery概述步骤3：选择“数据库”选项卡，选择“<新数据源>”，单击“确定”按钮，弹出“创建新数据源”对话框，如图所示。在“请输入数据源名称”编辑框中输入要创建的数据源名称“ACCESS数据”。然后在“为您要访问的数据为类型选定一个驱动程序”的下拉列表框中选择“Microsoft

AccessDriver（*.mdb）”。一、MicrosoftQuery概述步骤4：单击“连接”按钮，弹出“ODBCMicrosoft

Access安装”对话框，如图所示。一、MicrosoftQuery概述步骤5：单击“选择”按钮，弹出一个打开文件对话框，从中找到并选择要查询的外部数据库文件“客户交易管理.mdb”。步骤6：单击“确定”按钮，返回到“选择数据源”对话框，如图所示。这时发现数据源列表中增加了“ACCESS数据”数据源。一、MicrosoftQuery概述步骤7：双击“ACCESS数据”的数据源，弹出“查询向导”的对话框。在“可用表和列”编辑框中选择“客户基本资料”，将“客户基本资料”表中的所有字段都显示在“查询结果中的列”。接下来，按照查询向导的步骤进行操作，最后弹出“查询向导-完成”对话框，如图所示，选择“在MicrosoftQuery中查看数据或编辑查询”单选按钮，单击“完成”按钮，弹出MicrosoftQuery的工作界面。一、MicrosoftQuery概述步骤8：MicrosoftQuery工作界面如图所示，认识完MicrosoftQuery后，在MicrosoftQuery中，选择“文件”菜单中的“取消并返回MicrosoftofficeExcel（X）”，退出MicrosoftQuery。菜单工具栏表窗口数据窗口一、MicrosoftQuery概述２.MicrosoftQuery概述１）MicrosoftQueryMicrosoftQuery即可作为一个独立的工具单独运行，用以查询各种数据库中的数据，也可以在Excel的工作表中被调用，用于将外部数据库中的数据导入到Excel的工作表中。MicrosoftQuery查询能实现以下的功能需求：①Excel工作表只有65536行，最多存储6万多条记录，对于大型数据库而言是太少了，可以根据某种规则，查找数据库中的部分数据；②为减少冗余，数据库系统通常将数据分布在一个数据库中的若干个表中，使用查询可以从多个数据表中获取需要的数据；③对数据表中的某些数据进行计算、分类、汇总；④当数据文件被共享或可能被其他数据文件更新时，MicrosoftQuery可以更新工作表中的数据，使工作表与数据源中的数据保持同步。一、MicrosoftQuery概述２）ODBCODBC即“开放式数据库互连”，它实际上是多种数据库互连的一个标准协议，一种用于数据库与其它应用程序之间的接口技术。ODBC要用于连接数据库与其它应用程序，需要ODBC驱动程序支持。ODBC驱动程序是符合“开放数据库互连”标准的数据库驱动程序，包括了多种不同的驱动程序，如Access、SQLServer等。通过这些驱动程序，用户可以直接访问相关数据库系统中的数据。

一、MicrosoftQuery概述３）数据源数据源就是数据的来源。它实际上是其他软件访问数据库的一组存储信息，其中包括数据源名称、对应的数据库或服务器的名称和位置、数据库的类型、登录名称和登录密码以及ODBC驱动程序的名称。4）MicrosoftQuery、ODBC及数据源的关系利用ODBC建立了数据库的数据源后，MicrosoftQuery通过数据源与外部数据库进行连接，进而查询可用数据，并将数据返回给Excel。它们之间的关系如图所示。外部数据库数据源QueryExcel工作表一、MicrosoftQuery概述5）MicrosoftQuery与ODBC的安装

MicrosoftQuery与ODBC同其他数据分析工具一样，都是以加载宏的方式出现在Excel中的。如果在安装Office时已经加载了“Query加载宏”和“ODBC加载宏”，第一次使用Excel的查询功能检索外部数据时，会自动安装MicrosoftQuery与ODBC。如果在安装Office时选择“典型安装”，系统就不会安装MicrosoftQuery与ODBC的加载宏，如果要使用MicrosoftQuery查询数据，就必须插入安装盘，安装MicrosoftQuery与ODBC。

二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询

１.实例10用MicrosoftQuery向导工具查询客户交易管理数据库【实例内容】：在实例9所创建的“ACCESS数据源”中进行查询，使用MicrosoftQuery向导查询生成“客户信息1”查询，要求能观察到客户的客户名称、信用等级及通讯地址。(查询结果如图所示)二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询【实例操作步骤】：步骤1：在“新风超市管理”工作簿中，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择实例9中创建好的“ACCESS数据”数据源。选择“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框，单击“确定”按钮，弹出“查询向导”第一个对话框，如图所示。二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询步骤2：在“可用的表和列”中，展开“客户基本资料”表，分别选择“客户名称”、“信用等级”与“通讯地址”字段，就将所要查询的字段添加到“查询结果中的列”中。步骤3：单击“下一步”按钮，根据查询向导及实际需要完成“筛选数据”与“排序顺序”设置后，弹出“查询向导”最后一个对话框。步骤4：单击“保存查询”按钮，弹出“另存为”对话框，选择保存的位置，并输入文件名为“客户信息1”。二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询步骤5：单击“确定”按钮，返回到“查询向导-完成”的对话框，选择“将数据返回Microsoft

Excel”单选按钮，单击“完成”。弹出“导入数据”对话框。步骤6：在“导入数据”对话框中，根据需要选择将数据放在“现有工作表”或“新建工作表”。这样MicrosoftQuery就会把从外部数据库中查询的数据直接返回到Excel工作表中。二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询２.用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询１）单表查询从一个数据表中查询需要的数据就是单表查询。如以上任务就是一个简单查询。查询文件可以保存，查询文件的扩展名为“.dqy”。如以上任务所保存的查询文件为“客户信息1.dqy”。二、用MicrosoftQuery向导工具进行外部数据库查询２）多表查询

如果需要查询的数据分布在外部数据库的多个数据表中，就要进行多表查询。在多表查询之前必须保证外部数据库中，各个数据表之前已经建立了一对多的关联。例：使用MicrosoftQuery向导查询生成查询，要求显示客户的客户编号、客户名称及交易日期。具体步骤如下：【实例操作步骤】：步骤1：前几步与单表查询相同。当出现“查询向导－选择列”的对话框时：首先从“客户基本资料”表中选择“客户编号”与“客户名称”字段；然后从“交易记录明细”表中选择“交易日期”字段。步骤2：单击“下一步”按钮。后面的操作过程跟单表查询操作相同。保存查询文件，并将数据返回到Excel中。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询

１.实例11用MicrosoftQuery设计视图查询客户交易管理数据库【实例内容】：在实例9中创建的“ACCESS数据源”中进行查询，直接在MicrosoftQuery中查询生成“客户信息2”查询，要求显示交易总金额在8000~10000之间的所有客户的基本资料。并按客户编号降序排序。(查询结果如图所示)三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询【实例操作步骤】：步骤1：在“新风超市管理”工作簿中，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择“ACCESS数据”数据源。取消“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框，单击“打开”按钮，进入MicrosoftQuery的工作界面。步骤2：系统弹出“添加表”对话框，分别添加“交易记录明细”与“客户基本资料”表。单击“关闭”按钮，回到MicrosoftQuery的工作界面。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤3：将“客户基本资料”表中的“*”拖动到数据区域，“*”表示该表的所有字段。结果如图所示。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤4：单击“显示/隐藏条件”按钮，在“条件字段”下拉列表框中选择“交易记录明细”表中的“总金额”字段，在“条件”编辑框中输入条件“>=8000and<=10000”，如图所示。单击“立即查询”按钮，所有满足该条件的数据都显示在数据窗口中。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤5：在数据窗口中，选择“客户编号”列，单击“降序排序”按钮，查询结果就按“客户编号”降序排序。步骤6：保存为“客户信息2.dqy”查询文件。并将查询结果返回到Excel工作表中。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询２.用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询在MicrosoftQuery设计视图中，可以直接建立新的查询，虽然“自动化”程度不如向导，但可以便查询具有更强的功能，如根据条件查询、按组查询以及使结果有序输出等。在MicrosoftQuery设计视图中也可以打开及修改用向导生成的查询。例：打开“客户信息1”查询文件，添加“客户编号”（位于“客户名称”的左侧），添加“传真号码”（位于“客户名称”的右侧），删除“客户编号”列，修改“信用等级”字段名为“信用度”。具体操作步骤如下：三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询【例题操作步骤】：步骤1：在“新风超市管理”工作簿中，选择“数据”菜单中的“导入外部数据”下的“新建数据库查询”命令，弹出“选择数据源”对话框，选择“查询”选项卡，如图所示。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤2：单击“浏览”按钮，弹出打开对话框，选择“客户信息1.dqy”查询文件所在的文件夹，选择“客户信息1.dqy”查询文件，单击“打开”按钮，这时“客户信息１”查询文件就显示在查询的编辑框中。步骤3：取消“使用‘查询向导’创建/编辑查询”复选框，单击“打开”按钮，打开“客户信息1”查询。如图所示。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤4：将表窗口中“客户编号”字段拖动到数据窗口“客户名称”标题左边界，在“客户名称”的左边插入“客户编号”列。步骤5：将表窗口中“传真号码”字段拖动到数据窗口“客户名称”标题右边界，在“客户名称”的右边插入“传真号码”列。步骤6：单击“客户编号”列标题，选定整列，单击“记录”菜单中的“删除列”命令，将“客户编号”列删除。三、用MicrosoftQuery设计视图进行外部数据库查询步骤7：双击“信用等级”列标题名，弹出“编辑列”对话框，如图所示。在“列标”编辑框中输入“信用度”，单击确定。这样数据窗口中“信用等级”字段名被修改为“信用度”。数据窗口中除了可以修改列标题操作，还可以用拖动鼠标的方法随意调整列标题的次序。步骤8：单击“文件”菜单中的“保存”命令，保存查询文件。步骤9：单击“文件”菜单中的“将数据返回到MicrosoftExcel”命令，将查询的数据返回到Excel中。四、使用SQL命令查询１.实例12用SQL命令查询客户交易管理数据库【实例内容】：在实例9中创建的“ACCESS数据源”中进行查询，利用SQL命令查询“客户基本资料”表的全部记录，保存为“客户信息3”。(查询结果如图所示)四、使用SQL命令查询【实例操作步骤】：步骤1：打开“新风超市管理”工作簿。步骤2：跟实例11中直接在MicrosoftQuery中进行外部数据库查询一样先进入MicrosoftQuery工作界面（不选择表）。步骤3：单击“显示SQL”按钮，弹出SQL编辑框，如图所示。四、使用SQL命令查询步骤4：在SQL代码窗口中输入SQL命令：SELECT*FROM客户基本资料。步骤5：单击“确定”按钮，查询结果显示在数据窗口中。步骤6：保存为“客户信息3.dqy”查询文件。并将查询结果返回到Excel工作表中。四、使用SQL命令查询２.使用SQL命令查询１）SQL语言概述SQL的全称是Structured

QueryLanguage，意为结构化查询语言，它是一种数据库共享语言，可用于定义、查询、更新、管理关系型数据库系统。SQL的功能非常强大，一条简短的命令可达到通常一大段普通程序才能实现的功能。本章节主要讨论SQL的查询语句，查询语句的命令是SELECT，其语法格式可归纳如下：SELECT字段列表

FROM记录源

[WHERE

<条件表达式>]

[GROUPBY

<分组表达式>]

[HAVING

<条件表达式>]

[ORDERBY字段列表[ASC|DESC]]

SQL命令对书写格式没有太高的要求，所有子句既可以写在同一行上，也可以分行书写，并且大小不区分。Excel没有提供直接进入SQL视图的方法，跟直接在MicrosoftQuery中进行外部数据库查询一样先进入MicrosoftQuery工作界面（不选择表），单击“显示SQL”按钮就可以在SQL代码窗口中输入SQL命令，单击“确定”按钮，查询结果显示在数据窗口中。四、使用SQL命令查询２）基于一张表的简单查询

例1：利用SQL命令查询“交易记录明细”中的“折扣率”，要求“折扣率”的值不重复。

SELECTDISTINCT折扣率

FROM交易记录明细例2：利用SQL命令查询“客户基本资料”中“信用等级”为4或5的客户名称。SELECT客户名称FROM客户基本资料WHERE信用等级=4OR信用等级=5四、使用SQL命令查询例3：利用SQL命令查询“客户基本资料”中“通讯地址”字段中含“福建”的客户基本资料。

SELECT*FROM客户基本资料WHERE通讯地址LIKE'%福建%四、使用SQL命令查询３）基于多张表的联接查询例4：利用SQL命令查询输出全体客户名称及其商品编号。本查询的SQL语句为：SELECT客户名称，商品编号FROM客户基本资料，交易记录明细WHERE客户基本资料.客户编号=交易记录明细.客户编号四、使用SQL命令查询4）计算查询

①COUNT函数例5：利用SQL命令查询统计信用等级为4的客户人数。本查询的SQL语句为：SELECTCOUNT(客户编号)AS客户人数FROM客户基本资料WHERE信用等级=4②SUM函数

例6：利用SQL命令查询求交易记录中的总金额总和为多少。本查询的S