大型国企县城房地产公司制度汇编

中铁（齐河）房地产开发有限公司管理制度汇编 二○一六年十一月十八日目录第一章通则 3一、员工守则 3二、员工礼仪 3第二章公司组织机构设置及职责范围 5一、组织结构图 5二、行政指挥原则 5三、公司领导岗位职责 6四、职能部门组织机构设置及部门、岗位职责 7综合办公室 7前期规划部 8工程管理部 8营销策划部 10经营合约部 10计划财务部 12第三章行政管理制度 12一、总则 12二、考勤管理制度 13三、出差管理办法 13四、请假、休假管理制度 14五、公文处理办法 15六、印章使用管理制度 18七、保密制度 19八、对外接待管理规定 19九、办公用品管理制度 20十、车辆管理办法 21十一、行政档案管理制度 21十二、业务技术资料管理办法 23十三、费用开支管理制度 24十四、合同管理办法 26十五、招标管理办法 29十六、工程质量管理办法 30十七、工程进度管理办法 33十八、采购工作管理制度 34十九、预算审计制度 34第四章人事管理制度 36一、总则 36二、员工招聘 36三、员工的权利及义务 37四、员工的任免、调配和解聘、辞退 38五、人事档案管理制度 39第五章财务管理制度 40一、总则 40二、公司内部财务管理制度 40货币资金及往来户结算管理制度 40资金的管理、计划、审批制度 42销售收入管理制度 44利润及其分配制度 44会计报告与财务评价管理制度 45财务保密制度 46四、罚则 48五、附则 48第一章通则一、员工守则（一）员工守则1、遵守国家政策、法令、法规，遵守本公司规章制度。2、服从领导听指挥，团结同事，互帮互助，按时按质按量完成领导交代的各项任务。3、严格遵守工作纪律，按规范要求开展工作。4、遵守社会公德和职业道德，严守公司机密，廉洁奉公，维护公司声誉。5、爱护公司财产，自觉维护办公环境卫生。6、勤俭节约，杜绝一切浪费行为。7、关心公司，为公司发展出谋划策。8、积极参加公司举办的培训、考核及企业文化活动。9、仪容整洁，精神饱满，待人热情，文明礼貌。10、利用各种方式学习，不断丰富业务知识，力求创新。（二）工作态度1、敬业——热爱本职工作，任劳任怨，对工作全身心投入。2、效率——工作方式方法简洁明快，不拖延推诿，注重工作效率。3、忠诚——忠于职守，坚守职业道德，维护公司形象、声誉和利益。4、守时——严守公司时间制度，不占用别人的时间。5、主动——全身心投入工作，自觉寻找最佳的工作方法。（三）服务态度1、礼貌——言谈举止文明有礼，仪容仪表端庄稳重，大方得体。2、乐观——公众场合时刻保持积极、豁达的心境。3、友善——在工作中善待客户和同事，与客户、同事建立良好工作关系。4、热情——积极主动为客户和同事提供帮助，满腔热忱地工作。5、耐心——对待工作细致入微，对待客户和同事体谅、宽容、理解。6、平等——对待客户和同事一视同仁，不厚此薄彼。（四）工作纪律1、准时上下班，各司其职，保持办公室的安静，不喧哗闲谈。2、上班时间不随意串岗，不阅读与工作无关的书报或处理私人事务。3、准时参加各类会议、培训活动，正常情况下不迟到、早退。4、服从公司工作分配和上级工作安排，严禁私自调班、调休。5、保持办公桌面整洁，重要文件要放入抽屉上锁。严禁随意翻阅他人文件，未经许可不进入他人办公室。6、严禁泄露公司业务信息，严禁将公司文件、资料挪作私用。7、办公用品、易耗品等公司物品应正确使用和保管，如有遗失照价赔偿。8、在本公司任职期间，不受聘于其他人士或企业。9、严禁接受业主、顾客、供应商或其他与公司有业务来往的单位或个人提供的金钱或礼物。10、禁止拨打声讯电话，上班时间内不得打私人电话。禁止利用公司电脑上网办私事或浏览与工作无关的信息。二、员工礼仪第一条职员必须仪表端庄、服饰整洁。具体要求是：1、头发：职员头发要经常清洗，保持清洁，男性职员头发不宜太长。2、指甲：指甲不能太长，应经常修剪。女性职员涂指甲油要尽量用淡色。3、胡子：男性职员胡子不能太长，应经常修剪。4、口腔：保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品。5、女性职员妆容应端庄健康，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。第二条工作场所的服装应清洁、方便，不追求修饰。具体要求是：1、衬衫：无论是什么颜色，衬衫的领子与袖口不得污秽。2、领带：注意与西装、衬衫颜色相配。领带不得肮脏、破损或歪斜松驰。3、鞋子应保持清洁，如有破损应及时修补，不得穿带钉子的鞋。4、女性职员要保持服装淡雅得体，不得过分华丽。5、职员工作时不宜穿大衣或过分雍肿的服装。第三条在公司内职员应保持优雅的姿势和动作。具体要求是：1、站姿：两脚脚跟着地，脚尖离开约45度，腰背挺直，颈脖自然伸直，头微向下，使人看清你的面孔。两臂自然，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。2、坐姿：坐下后，应尽量坐端正，把双腿平行放好。与客人相对而坐时，不得把腿向前伸或跷二郎腿。3、公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。4、握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时要大方热情，不卑不亢。同性间地位高者应先向地位低者伸手，异性间女性应先向男性伸手，男性一般不宜主动先伸手。5、出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要等待机会。而且要说：“对不起，打断您们的谈话”。6、递交物件时，如递交文件等，要把正面、文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。7、走通道、走廊时要放轻脚步。无论在自己的公司，还是在被访问的公司，在通道和走廊里不能一边走一边大声说话，更不得唱歌或吹口哨等。8、在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。第四条正确使用公司的物品和设备，提高工作效率。1、公司的物品须爱惜，不能随意损坏，野蛮对待，挪为私用。2、及时清理、整理帐簿和文件、对墨水瓶、印章盒等盖子使用后及时关闭。3、借用他人或公司的东西，须证得同意，使用后及时送还或归放原处。4、工作台上不能摆放与工作无关的物品。5、公司内以职务称呼上司。同事、客户间以先生、女士等相称。6、未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。第五条正确、迅速、谨慎地打、接电话。1、电话来时，听到铃响，至少在第二声铃响前取下话简。通话时先问候，并自报公司、部门。对方讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断电话，自己再放话简。2、通话简明扼要，不得在电话中聊天。3、对不知名的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。4、工作时间内，不得打私人电话。第六条接待工作及其要求：1、在规定的接待时间内，不迟到、不缺席。2、有客户来访，应从座位上站起来招呼接待，并让座。3、来客多时应按先后次序接待，不能先接待熟悉客户。4、因有紧要事项需先接待后来客人的，须向先到客人简要说明原因，征得同意。5、对事前已通知来的客户，要表示欢迎。6、应记住常来客户的基本信息。7、接待客户时应主动、热情、大方、微笑服务。第二章公司组织机构设置及职责范围一、组织结构图董事长董事长总经理工程副总财务总监合约部财务部预算材料员会计出纳办公室销售部项目经理前期部工程部项目开发项目策划文员司机置业顾问客服专业工程师资料管理员二、行政指挥原则（一）一个上级的原则每个岗位、每个人只有一个直接上级，工作中应只服从这个直接上级的指挥并报告工作。（二）逐级指挥的原则原则上，上级只能对直接下级行使指挥权，不能隔级对下级的下级下达命令。但紧急情况下，为避免可能给公司造成损失，亦可隔级指挥。（三）绝对服从的原则下级必须无条件服从指挥。一般情况下，下级无权判断上级的对错，上级的对错由上级的上级来裁定。三、公司领导岗位职责（一）董事长董事长是公司法定代表人，行使以下职权：1、召集主持股东会、董事会会议。2、签署或授权签署公司合同及其它重要文件，签署由董事会聘任人员的聘任书。3、在董事会闭会期间检查董事会决议的执行情况，听取总经理关于董事会决议执行情况的汇报。4、在发生战争、特大自然灾害等重大事件时，可对一切事务行使特别裁决权和处置权。但这种裁决和处置必须符合国家和公司利益。5、决定和指导处理公司对外事务和公司计划财务工作中的重大事项及公司重大业务活动。6、法律、法规规定应由法定代表人行使的职权。（二）总经理本公司实行董事会领导下的总经理负责制。总经理对董事长负责，行使下列职权：1、主持公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议。2、组织实施公司年度经营计划和投资方案。3、审订公司内部管理机构设置方案。4、审订公司的基本管理制度。5、拟定公司的具体规章。6、通知董事会聘任或者解聘高级管理人员。7、雇佣、解雇本公司职工，并确定他们各自的职责。8、决定本公司职工的奖惩、升降级、加减薪。9、在董事会授权的范围内，对外代表本公司处理对外事宜，签署有关投资、借款和其他经营活动的合同或协议。10、签发本公司日常行政、业务和财务文件。11、公司章程和董事会授予的其它职权。12、对下属部门及人员进行指导及监督。13、总经理列席董事会会议。（三）财务总监1、利用财务核算与会计管理原理为公司经营决策提供依据，协助总经理制定公司战略，并主持公司财务战略规划的制定；2、建立和完善财务部门符合企业实际情况的财务核算体系和财务监控体系，进行有效的内部控制；3、制定公司资金运营计划，监督资金管理报告及预、决算制定和执行；4、对公司投资活动所需要的资金筹措方式进行成本计算，并提供最为经济的酬资方式；5、筹集公司运营所需资金，保证公司战略发展的资金需求，审批公司重大资金流向；6、主持重大投资项目和经营活动的风险评估、指导、跟踪和财务风险控制；7、协调公司同银行、工商、税务等政府部门的关系，维护公司利益；对公司税收进行整理筹划与管理；8、参与公司重要事项的分析和决策，为企业的生产经营、业务发展及对外投资等事项提供财务方面的分析和决策依据；9、审核财务报表，提交财务管理工作报告；（四）公司副总1、负责参与工程从投资策划、项目可行性研究开始，对总体规划设计、施工图纸进行审核，参与工程预结算的编制。组织、监督公司各项规划和计划的实施；协助总经理制定公司发展战略规划、经营计划、业务发展计划。2、组织编制并实施完成工程管理中的各项工作计划。3、负责合同管理工作,参与工程施工招、投标工作，物资采购招标。4、配合总经理完成公司内部管理机构设置方案,制定公司组织结构和管理体系、相关的管理、业务规范和制度。5、配合总经理拟订公司基本管理制度及规章。6、负责制定公司各部门的工作范围及各岗位职责，负责检查、督导、协调各部门工作的顺利开展；协助总经理对分管职能部门进行管理，协助监督各项管理制度的制定及推行。7、配合总经理完成公司人力资源管理工作，主管人员的招聘、培训及考核。8、负责公司的信息资料档案管理工作。9、负责抓好公司员工的思想动态、精神文明、道德教育及职业操守工作，稳定和提高员工队伍素质等企业文化建设工作，开展企业形象宣传活动。四、职能部门组织机构设置及部门、岗位职责综合办公室（一）综合办公室的管理目标综合办公室是总经理直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，推动各项工作朝着既定目标前进的中心。（二）组织机构和部门、岗位职责1、组织机构综合办公室主任综合办公室主任文员司机2、部门职责（1）定期组织公司各部门修订公司管理制度，并负责公司综合管理方面重要规章制度的拟订、修改和执行。（2）做好上传下达、下情上报工作，深入调查研究，了解掌握情况，发现问题及时向领导汇报反映，当好领导的参谋助手。（3）负责公司行政组织机构职能调整方案的提报与实施。（4）审核以公司名义签发的各类文件和公文,并对公司有关决定、决议、指示进行查办、督办。（5）负责公司印鉴、机要文件、来宾接待、信访、业务用车、信件收发、办公用房、员工食堂、办公电话的管理。（6）组织好公司级的重大会务活动和日常的办公会议；做好会议记录并存档；（7）负责公司安全、保卫、消防及环境卫生管理工作。（8）做好办公用品的采购、发放，制订办公费用总开支的计划，并加以调控。（9）负责公司文件的拟制、收发、催办及印章管理使用和行政档案管理。（10）建立并管理包括员工录用、培训、评价、考核、调整等为内容的人力资源开发体系。（11）管理员工档案，并对各类文件的签发、归档、借阅行为加以规范管理。（12）负责公司业务招待费、公关费、办公费、培训费、考察费及食堂费用的整体控制、支出、管理等工作。（13）处理行政部日常工作，及时完成公司领导交办的其他工作。前期规划部（一）前期部工作的管理目标从土地储备、可行性研究，待开发项目整体策划，到开发项目立项及用地手续、规划手续、施工手续的组织及办理，为项目的具体实施及公司的长远发展准备条件。（二）组织机构和部门、岗位职责1、组织机构前期部前期部部长项目开发项目策划2、部门职责（1）对新项目的调研及开发提出建议。负责公司土地储备、组织土地开发项目谈判工作、负责项目的可行性研究、待开发项目的整体策划工作。（2）在公司取得土地拍卖成交确认书后，在规定的时间内尽快取得《国有土地使用证》，参与项目总体规划、详细规划的报批工作，并负责办理《选址意见书》、《建设工程用地规划许可证》、《建设工程规划许可证》等前期手续及证照。（3）负责办理立项、初设、人防、消防、环保等审批手续。（4）办理《施工许可证》，协助项目经理协调外部关系，保证工程建设顺利进行。（5）与政府相关部门建立良好协作关系。工程管理部（一）工程目标管理负责项目的具体落实，组织施工直至项目竣工验收。树立公司良好的施工形象，实现房屋产品的优良品质，提升公司的社会信誉，为营销工作奠定坚实基础。1、质量目标根据公司的工程质量目标要求，对房屋产品的质量进行事前、事中、事后的质量控制，为客户提供高质量的产品。2、进度目标根据公司建设项目的具体情况合理制定项目总进度计划，并依据总进度计划合理分解各分部分项工程的进度计划，保证项目进度计划的顺利实现。3、成本控制目标根据公司制定的工程项目预算成本，努力把项目的实际成本控制在预算内，严格、规范、科学、合理地管理项目的变更、签证。（二）组织机构和部门、岗位职责1、组织机构工程部部长工程部部长专业工程师资料管理员2、部门职责（1）工程前期阶段负责完成建设项目总体工程计划实施方案的制订工作，为公司的总体控制计划提供依据。配合公司完成监理单位、勘察设计、施工单位的招标工作。组织完成工程项目的三通一平工作。负责完成施工图纸设计阶段与市政专业部门协调配合的工作。组织审核施工图纸和图纸交底，并提出合理化建议。（2）工程施工阶段完成各项施工准备工作。根据项目实施大纲，制定项目施工进度、质量保证计划。制定项目采购设备进度计划、资金使用计划，报相关部门审核。负责审核监理公司的项目监理大纲、监理规划及各阶段监理细则，并监督其严格执行。负责审核施工单位的施工组织方案和各阶段的施工进度计划，确保满足公司的总体计划要求。认真履行公司在项目建设中的施工合同、勘察设计合同、监理合同等。负责组织分部分项工程的竣工验收工作。按照施工规范对施工质量进行经常检查。严格按公司的有关规定办理施工过程中的设计变更、洽商。协助主管工程领导解决项目的对外关系协调工作。（3）工程竣工验收与交付阶段组织竣工资料的收集、整理，达到竣工移交条件。配合完成工程项目竣工结算工作。负责工程验收，组织各专业及有关部门进行竣工验收，取得竣工验收报告，并办理移交手续。配合公司主管部门将竣工资料移交给物业公司。监督工程质量保修单位履行保修义务。清理现场，监督拆除各类临时设施，安排施工单位撤场。对所有临时水、电、通信进行清算。办理建筑工程的固定资产移交工作。协助主管工程领导编写项目竣工总结报告，重点总结项目在工程实施、过程管理、造价控制、功能实现、设计或定位等方面的经验教训。及时将客户变更及洽商、销售的投诉、意见建议、特殊客户、注意事项等档案资料转交到销售部门。与物业公司等共同组成客户入住接待联合工作组。营销策划部（一）销售部工作的管理目标销售部是公司重要的职能部门，负责组织营销策划、市场推广、直至客户接待的全程销售工作。（二）组织机构和部门、岗位职责1、组织机构销售部部长销售部部长置业顾问客服2、部门职责（1）负责进行市场调研，了解本地区的经济发展水平、本行业的发展趋势、竞争对手的经营动态，为公司的经营发展战略规划提供有效的意见和建议。（2）制定公司整体营销方案和营销计划。（3）负责公司的对外宣传及市场推广道具的设计与制作。（4）组建销售信息库，形成销售信息系统，包括价格、付款方式、促销、楼盘设计、环境营造等，负责将第一线销售情报反馈给上级主管部门并做好保密工作。（5）根据市场预测和销售趋势，编制季度、年度销售计划。（6）制定售楼统一用语，规范售楼行为。（7）做好销售资料保管、派发工作。（8）按日向行政部、财务部及上级主管上报实现销售情况统计报表。（9）负责协调与新闻、广告媒体的关系，树立良好的公司形象。（10）做好客户信息来源的收集整理工作，反馈给上级。（11）负责合同的签订、回收楼款、及时清理欠款。（12）加强销售合同管理，建立客户档案，经常回访客户尤其是新客户和潜在客户，反馈客户对楼盘的意见。（13）努力做好售后服务工作，树立良好的开发形象和楼盘形象，提高企业知名度。（14）加强业务人员的专业知识学习，不断提高业务人员素质。经营合约部（一）合约部工作的管理目标合约部是公司经济合同管理及预、结算的编制和管理部门，是建设项目成本控制指标制定、分解及执行全过程的审核、控制部门。负责根据开发项目定位标准制定项目成本总体控制指标及分解成本指标，并全过程对项目开发成本进行审核、控制工作；负责委托造价咨询机构编制工程预、结算工作；负责经济合同的审核工作，负责委托项目招投标工作；负责组织、协调招标管理工作；负责编制材料计划，按计划组织材料进场；对进场材料质量负责，掌握材料的使用情况；对现场材料损耗情况及时统计上报；建立材料分析档案（价格、货源）及时反馈决策层。保证项目投资收益最大化。（二）组织机构与部门、岗位职责1、组织机构合约部部长合约部部长工程预算员材料员2、部门职责（1）参与公司各建设项目的前期考察、论证及设计方案的审查工作，提供有效的经济技术分析。（2）负责公司建设项目的预算审计工作，主要有以下方面：工程计划和工程预算的编制与审查；工程形象进度款拨付的审批；工程结算的审核；工程用料计划的编制及采购计划的审核；项目工程合同的管理与合同执行情况的监督检查；项目与工程成本有关的信息资料、档案的收集与管理；直接参与项目工程合同造价的确定与合同的签订；工程项目招投标及标底的编制工作，考察确定招标代理、造价咨询等中介机构并与其签订委托合同。（3）负责制定开发项目成本控制指标，报公司领导批准后控制执行。根据公司确定的项目策划及定位标准，结合计划利润目标要求，制定项目总体成本控制指标；根据规划方案作投资估算，制定项目初步分解成本指标；根据项目所处不同的设计阶段及进展程度，分阶段制定并分解、细化项目成本控制指标；负责销售推广费、销售代理费、售楼处、样板间等销售费用的成本控制指标制定工作。（4）根据公司领导批准的成本控制指标，分阶段进行全过程成本控制（包括规划设计阶段、项目招投标阶段、项目施工阶段、工程结算阶段、销售阶段等）。审核、会签项目开发全过程中涉及成本支出的各种经济合同；作为招投标工作的核心部门，按招投标管理办法的规定，组织、委托、协调招标工作；负责工程预算的审核工作；负责工程进度款审核及工程结算审核等工作；配合财务部进行竣工项目决算分析，并提供工程结算基础数据。（5）投资分析及项目决策支持工作配合前期部进行项目测算，为项目可研究报告提供经验数据支持，并提出对项目的投资决策意见，为项目提供投资决策支持；审核项目策划方案及产品定位标准是否符合项目成本控制指标及利润指标的要求，并及时提出合理化建议；根据销售部、经纪公司提供的项目销售价格建议，结合成本指标进行利润预测，为公司领导确定销售底价提供数据支持。计划财务部（一）财务部工作的管理目标通过准确、合理的财务核算，不断降低资金成本，提高企业经济效益，减少投资风险，实现企业价值最大化，使公司有序地发展。（二）组织机构和部门、岗位职责1、组织机构财务部部长财务部部长会计出纳2、部门职责（1）严格执行董事会批准财务管理制度，抵制一切违反财经纪律和损害公司利益的不法行为。（2）负责制定、落实本公司有关财务、成本、资金管理、固定资产管理、费用开支等各项财会管理制度，并监督执行。（3）负责公司日常会计核算，按时准确编制月、季、年度财务报表，并做好财务分析。（4）按董事会批准的年度总体计划，负责建设资金的落实，负责银行贷款及其他融资、筹资工作。（5）负责编制和执行公司年度财务预算及行政管理费用开支预算，负责公司各项行政开支的核定及报销。。（6）根据财务总监对投资、用款计划的审批意见，负责项目所需资金的划拨，监督下拨资金的使用。（7）负责办理公司各项收款和付款手续，审理借款和借款的回收。（8）负责公司固定资产、低值易耗品及其他资产的核算，做好年终财产清查，保证资产的安全完整。负责会计档案的归档及移交管理工作。（9）负责公司税收的申纳和缴免等工作。（10）参与公司的招标工作。（11）完成财务总监交办的其他工作。第三章行政管理制度一、总则第一条本守则为增强员工自律意识、规范员工的行为而制定。第二条每位员工均应认真学习、贯彻执行本守则，维护公司的声誉和形象。第三条公司员工在工作中违反本守则的规定，公司有权给予警告、记过、记大过的处分，直至单方解除劳动合同。对过失损坏公司财物、因工作失误给公司造成经济损失的，责任人要进行赔偿。故意损坏公司财物、故意损害公司利益的，责任人除进行全额赔偿外，公司有权进行经济处罚，构成犯罪的，依法移送司法机关处理。二、考勤管理制度为加强公司内部管理，提升员工工作效率，制定本制度。（一）员工请事假，应写出书面的请假申请，经部门领导审批后提交综合办公室。如假期超过三天的，需经总经理批准，方可准假。部门领导请事假的，需经总经理批准，交综合办公室备案。员工因病请假，需出示县级以上医院出具的休假证明。（二）一年内累计请事假、病假不得超出15天，一个月之内不得超出3天，超出者需经总经理批准。请假期间的工资全额扣发。（三）员工未请假或请假未经批准，擅自离岗者，按旷工处理；一个月连续旷工三天以上或一年内累计旷工超过十五日的，公司可以单方解除劳动合同。一年内累计事假超出15天的，公司可以单方解除劳动合同。三、出差管理办法为了公司员工出差管理有序，严格控制费用开支，根据国家财政部有关规定及公司具体情况，特制定本规定。（一）出差范围：短途出差：出差当日可能往返者；远途出差：出差必须在外住宿者。（二）差旅申请：员工出差须事先填写“差旅申请表”，并到财务部办理出差借款等手续。（三）出差借款金额：出差人员必须提交出差事由及经费使用申请报告，由所在部门负责人签字后报主管副总经理审批。原则上每人每日不超过本人出差补助标准的总计。返回后三个工作日之内完成报销手续，并结清余款。未按时报销者，财务部可于当月工资中先予扣回，等报销时再行核付。（四）出差的审核决定权限如下：1、员工当日出差时由部门经理核准。2、长途出差：4日内由部门经理核准，4日以上由主管副总经理核准，部门经理以上人员由主管副总经理核准。（五）补助标准1、出差不得报支加班费。2、出差途中除因病或遇意外灾害，或因工作实际，需要延时外，应电话请示，不得因私事或借故延长出差时间，否则其差旅费不予报销。（六）员工报销差旅费，应据实提出收据，不得虚报。如有虚报除将其虚报款项追回外，并视其情节轻重，酌予惩处。（七）远途差旅费支付：1、出差住宿、交通及餐费补助标准（单位：元/天）超标自付，欠标不补。2、需搭乘飞机的，需报经主管副总经理审批，原则上由公司综合办公室统一购买机票。3、乘坐汽车、轮船的按实际长途出差需搭乘长途汽车的以实际票面价报销，火车以硬座、硬卧价报销，轮船按三等舱报销。四、请假、休假管理制度为规范员工休假管理，依法保障员工的合法权益，维护正常的工作秩序，特制定本制度。凡员工请假，不论时间长短，不分假别，均需填写请假单，经相关程序审批同意后才能离开工作岗位休假。休假完毕或中途停休，要履行销假手续。（一）公司请假、休假的审批权限1、公司副总经理以上高管人员请假，由总经理批准，并告知行政部门。2、各部门主要负责人请假，二天以内（含两天）由公司总经理审批，二天以上经公司总经理审批后，报公司综合办公室备查。3、一般员工请假，一天以内，由部门负责人审批；一天以上，五天以下，由部门负责人审核，报请公司总经理审批；五天以上，经公司总经理审批后，请假手续须报综合办公室备查。（二）取假的一般程序：1、员工一般应提前一星期向所在部门负责人和综合办公室申报拟休假的种类和时间。2、具体休假时间，普通员工由所在部门与个人协商后统一安排，公司总经理审批；经理层提出休假期间工作安排方案后由总经理与其协商和审批。3、所有休假员工都必须到综合办公室统一备案，休假期间若遇法定假日，不可顺延休假时间。休假期结束，到行政部办理销假。4、对假期天数的计算除特别指明以工作日计算外，均以自然天数连续计算。（三）本公司以下列日期为例假日(若有变更时应预先公布)，但因业务需要可指定照常上班需以加班计算。1、国家法定节假日（1）元旦；（2）春节；（3）妇女节(限女性)；（4）清明节；（5）端午节；（6）劳动节；（7）国庆节；上述节假日按国家规定执行。2、每星期日。3、其他经公司决定的休假日。（四）员工请假分下列七种:1、事假:因重要事宜必须亲自处理者，可请事假，一次不得超过五天，全年累计不得超过14天。假期内不发给工资。超过天数，以旷工论。2、病假:员工因病非经住院治疗或在家休养无法康复者，可请病假。病假三日以上者;或同一月中请假七日以上者，须有医院证明。全年累计不得超过30日，具体规定如下。（1）病假全年累计在14天以内者，工资照给;（2）病假全年累计超过14天以上，30天以下，津贴停发，工资减半发给;（3）病假全年累计超过30天，津贴、工资均停发，但经经理特准者例外;（4）病情严重，而且经医院诊断证明，必须较长时间疗养者，经经理酌情核准，给予特别病假，以六个月为限，津贴停发，工资减半发给;如期不能复工者，由人事单位通知所属主管，依照员工对其所承受的工作，不能胜任的规定，给予解雇;（5）人事管理部门对所附之医生诊断证明有疑间时，得由公司指定的医院再行检查。3、婚假本人结婚可申请婚假七日，工资照发。（1）远道者视实际情形，酌情给予路程；（2）子女结婚给假二天(婚礼举行日);（3）兄弟姊妹结婚.给假一天。4、丧假本人之配偶、父母死亡者给假七天，子女死亡者给假五天，祖父母死亡者给假三天，岳父母及兄弟姊妹死亡者给假三天。5、产假（1）凡本公司员工，不论工龄长短，均可依据《中华人民共和国妇女儿童保护法》及有关条款，享受产假待遇。（2）正常情况下，可享受产假90天。（3）妻子临产时，男方可享受1周的护产假。（4）有不满18个月婴儿的女性员工，在每天工作时间内给予1小时哺乳时间。（5）产假、哺乳期间、护产假期内不影响工资及奖金。（6）护产假不予报销差旅费。6、公伤假员工因公伤或因公致病不能工作时，经医院及其主管证明属实者可申请公伤假，但以一年为限，超过一年尚未痊愈者，得令其退休;公伤住院治疗者的工资，除依劳工保险条例给付外，本公司可辅助其应得的津贴差额。（五）因公司工作的特殊性，本公司员工实行每周七天工作制，周六、周日为正常工作时间。员工实行集中休假办法，原则上两个月可享受七个自然日假期，休假期间员工如回家探亲，公司将按照实际机票价格50%的费用标准进行报销，如在两个月期间没有休假的，将补发旅费。公司销售人员实行轮流休息制度，周六、周日为正常工作日。公司因工作需要，可以安排员工加班。（六）本制度由综合办公室负责解释，本制度经公司办公会审定通过后公布实施，本公司员工休假的管理工作由综合办公室具体负责，各相关部门协助管理。五、公文处理办法为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合公司实际，制定本办法。（一）公文是传达上级主管部门的方针、政策、请示和答复问题、指导工作、报告情况的重要工具。（二）在公文处理工作中，必须做到及时、准确、安全;必须严格执行保密规定，确保公司秘密安全。（三）公司综合办公室，是公文处理工作的管理机构，主管公司的公文处理工作。（四）综合办公室应当设立专(兼)职文秘人员，负责对公文统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。（五）各部门行文，应当根据隶属关系和职权范围、发文目的以及公文内容、行文关系正确选用公文种类。（六）公司执行国家规定的行政机关公文十一大种类即:1、命令(令)2、决定、决议3、指示4、公告、通告5、通告6、通报7、报告8、请示9、批复10、函11、会议纪要（七）公文一般由发文机关名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人姓名、标题、主送机关名称、正文、附件、机关印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关名称等部分组成。1、发文机关名称应当写全称或者规范化简称;联合行文，主办机关名称应当排列在前。2、秘密公文应当在首页发文机关名称左上方分别标明’‘绝密”、“机密”、“秘密”，必要时应当标明保密期限;“绝密”、“机密”公文应当标明份数序号。3、紧急公文应当在首页发文机关名称左上方分别标明’‘特急”、’‘急”。4、发文字号(包括机关代字、年份、序号)应当在首页发文机关下方标明;联合行文，只标明主办机关发文字号。5、签发人姓名应当在首页发文机关右下方、公文标题右上方标明。6、公文标题应当准确简要地概括公文主要内容，并准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。7、公文中使用简称，应当先用全称，再注明简称。8、公文中必须使用国家法定计量单位。9、公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为’‘(一)”，第三层为“1"，第四层为“（1）..010、公文中的数字，除成文日期，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码;统计数字要准确。11、引用公文应当先引标题，后引发文字号;日期应当写具体的年、月、日。12、公文如有附件、应当在正文之后、成文日期之前注明附件序号和标题。13、公文除会议纪要、会议通知外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，联合发文机关都应当加盖印章。用印位置应当上不压正文，下压成文日期。加盖印章的公文不再写机关名称。14、成文日期，以领导人签发的日期为准;会议通过的事项，以通过日期为准。15、公文应当标注主题词。主题词在公文的抄送栏之上顶格标注。16、主送机关名称的字型应当同正文一致，一般用3号字。（八）公文版头用字规格不超过18毫米乘以10毫米(联行文除外)。公文天头一般为40毫米。（九）公文用纸为16开型(长261〕毫米、宽184毫米);也可以采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。左侧装订。（十）向下级机关的行文一般不要抄报上级机关。重要行文需要抄报的，由起草人提出，核稿人、签发人审定。（十一）行文字遵守党政分开的原则，不要以行政的名义向党组织报送文件。不得在行政公文中对党组织下命令，作指示。（十二）请示一般不得越级。特殊情况要抄报被越过的机关。请示公文要一文一事，一般只写一个主送机关，除领导人指定索要的公文外，不得直接送领导个人，也不得既写主送机关，同时又写主送、抄送领导人。（十三）请示与报告必须严格分开，不得在报告中夹带请求指示或批准的事项。公文标题不得用“请示报告”。（十四）无隶属关系的机关之间商洽工作、询问和答复问题，以及向有关主管部门请求批准的事项，应当用函，不得用请示。（十五）受双重领导机关上报公文，应根据内容写明主送机关和抄报机关；上级机关向受双重领导的下级机关行文时，应同时抄送另一上级机关。（十六）文秘人员应当严格按照程序办理公文，确保公文处理工作的高效率和高质量。（十七）公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。（十八）公文处理必须准确、迅速，严格防止因错分、积压、丢失而延误审批和办理。（十九）公文处理部门送领导人批示或交有关业务部门研究办理的公文，除紧急公文随到随办外，领导人一般应在2天内作出批示；业务部门一般要在5天内作出处理。请示和请求批准事项的公函，一般应在收到公文后的7天内将批办情况答复来文机关。（二十）草拟公文应当做到:1、符合党和国家的方针、政策、法律、法规和规章及有关规定，如提出新的规章制度，要切实可行，并加以说明。2、情况确实，观点明确，条理清楚，语句通顺，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。3、人名、地名、数字、引文准确。4、用词用字准确、规范。5、符合公文处理办法的规定。（二十一）审批公文，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。其他审批人圈阅，应当视为同意。（二十二）公文送领导人签发之前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点:是否需要行文，是否符合本《办法》的第二十一条规定。（二十三）以公司名义署名的文件，应由总经理、副总经理签发，也可以由总经理委托的人员签发。（二十四）公文付印之前，应当认真校对;印出之后，再次核对无误，方可发出。公文发出后，发现错误，应当及时更正。（二十五）草拟、修改、审批和签发公文，应当使用钢笔，不得使用不符合存档要求的圆珠笔和铅笔。对不符合规定和字迹潦草的公文，综合办公室有权退回。（二十六）机要文件一律不得翻印、复印。其他文件经机关主管领导批准同意后可以翻印、复印，但要注明翻印、复印的机关和时间，按正式文件管理。（二十七）公文处理部门应当建立公文催办、查办制度，由专职或者兼职人员负责催办、查办工作。1、对送请领导人批示或者转请有关业务部门办理的公文，要做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办，防止漏办和压误公文。2、对下发的重要公文，应当及时了解和反馈贯彻执行情况。机关及其各部门对公文处理部门催办、查办的公文和需要了解的情况，应当及时并实事求是地报告办理和执行情况。（二十八）办理完毕的公文，应当及时将公文形成过程中的重要稿件、定稿、正本和有关材料整理立卷，移交档案部门。（二十九）没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别后，综合办公室主任批准，可定期销毁，不得卖给废品收购部门。销毁时要登记造册，两人以上监销。六、印章使用管理制度为加强对公司印章的使用及管理，制定本制度。（一）本制度中的印章是指在公司发行或管理的文件、凭证文书等与公司权利义务有关的文件上，因需以公司名义证明其权威作用而使用的印章。（二）公司印章的刻制、改刻与废止议案由综合办公室主任提出。（三）综合办公室主任提出的议案中必须将新旧公司的印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。（四）废止印章的保存年限：除特别需要，由综合办公室主任将废止印章保存三年，然后在征求总经理的意见后再行处理。（五）公司印章在遇到丢失、损毁、被盗的情况时，管理者应迅速向总经理说明原因，及时采取措施。（六）用印方法:1、公司印章由综合办公室指定专人管理。凡公司发出的文件、公函，凭公司领导签发用印。2、便函用印，需先由部门负责人审查，经分管副总签字后，方可加盖公司印章发出。3、签订合同、协议、委托书等用印，须由部门负责人认真审核，经总经理同意并签字后，方可用印。4、公司报送有关单位的报表、数据资料等，在符合规定手续的情况下，经分管副总或授权部门负责人签字后，方可用印。5、公司职工需要开具介绍信、证明或其它私人事项用印，须经综合办公室负责人签字后，方可用印。6、为严格管理，确保用印规范、安全，由综合办公室设置“用印登记册”进行记载，所有用印均须登记。同时，用印人必须在登记册上签字。7、公司业务人员出差或外出联系业务需要携带合同章时，应持有公司总经理的授权委托书，到综合办公室印章管理人员处办理手续后，方可携带外出。携带合同章外出签订合同、协议的人员，使用权限一律不得超越授权委托书所规定的范围，违者将由携印人承担责任。8、印章管理人员须严格把好用印关，凡不符合上述规定的，一律不予用印。七、保密制度为保守公司秘密，维护公司利益，制订本制度。（一）全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。（二）公司秘密是关系公司发展和利益，在一定时间内只限一定范围的员工知悉的事项。公司秘密包括下列秘密事项：1、公司经营发展决策中的秘密事项；2、人事决策中的秘密事项；3、专有技术；4、招标项目的标底、合作条件、贸易条件；5、重要的合同、客户和合作渠道；6、公司非向公众公开的财务情况、银行帐户帐号；7、董事会或总经理确定应当保守的公司其他秘密事项。（三）属于公司秘密的文件、资料，应标明“秘密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄秘密文件、资料。（四）公司秘密应根据需要，限于一定范围的员工接触。接触公司秘密的员工，未经批准不准向他人泄露。非接触公司秘密的员工，不准打听公司秘密。（五）记载有公司秘密事项的工作笔记，持有人必须妥善保管。如有遗失，必须立即报告并采取补救措施。（六）对保守公司秘密或防止泄密有功的，予以表扬、奖励。违反本规定故意或过失泄露公司秘密的，视情节及危害后果予以行政处分或经济处罚，直至予以除名。（七）档案室、微机室等机要重地，非工作人员不得随便进入；工作人员更不能随便带人进入。（八）综合办公室应定期检查各部门的保密情况。八、对外接待管理规定为加强对外接待工作的管理，使公司的接待工作既文明规范，又节约从简，制定本办法。（一）接待范围1、上级领导、工作人员；2、来公司联系工作、洽谈业务的外单位客人；3、新闻媒体有关人员；4、其他确需接待的客人。（二）接待原则1、礼貌热情原则；2、勤俭节约原则；3、对口接待原则；4、同级接待原则。（三）接待程序1、公司一般对外接待工作由业务部门自行安排，如有重要接待可提前通知行政部，由公司统一安排接待。2、接待上级机关领导要热情接待，周密安排，主动询问来公司领导的身份，来公司的工作内容和目的，及时向公司有关领导汇报，按领导的指示意见，通知有关人员和部门负责人进行接待。3、重要的接待工作综合办公室负责引见，对口部门负责人陪同活动。必要时请公司领导接见。4、上级主管领导到公司检查工作、参观学习的，要事先通知有关单位或部门做好准备，等候迎接客人光临。5、对首次来公司洽谈工作的客人，要热情友好接待，认真查验介绍信及证件，了解客人来公司的目的和洽谈的工作内容，并根据情况向有关领导汇报并和有关部门联系进行接待。（四）接待用餐、住宿1、一般性接待用餐标准按每人50-80元标准点菜，地点选择在××酒楼等；2、重要接待用餐标准按每人100-120元标准点菜，地点选择在××酒店等；3、其他特殊接待地点一般选择在××酒店或客人指定的地方。4、对外地来客人可根据需要安排在公司指定宾馆住宿或预订酒店；九、办公用品管理制度（一）一般规定1、所有办公用具、用品的购置统一由综合办公室制定计划、报经领导批准后方可购置。2、所有用具必须统一由综合办公室管理员专人管理。办理登记领用手续、办公柜、桌、椅要编号，经常检查核对。3、个人领用的办公用品、用具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作调动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。4、办公用品严禁取回家私用。（二）特别规定1、复印机使用规定（1）复印机的使用、保管与维护工作综合办公室文员负责。（2）各部门需复印文件，应经综合办公室主任同意，并填写“复印机使用登记本”（详细注明复印部门、日期、内容、份数等项目）后，方可有专人复印。（3）复印机操作人员应严格按照操作规范进行。如在使用过程中遇到问题或故障，要及时请专业人员进行维修，任何人未经许可不得私自拆卸，以免造成机器损坏。（4）为了有效节约复印纸张，一般情况下应正反两面复印。2、电话使用规定（1）为使电话发挥最大效力并节省话费，特制订本办法。（2）各部门主管负责监督与控制电话的使用。（3）每次通话时间以三分钟为限。通知时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。（4）接打电话要注重礼貌，体现公司员工良好的文化素养和精神风貌（5）禁止员工为私事挂发长途电话。违者除补交长途电话费外，给予罚款处理。确有急事者，应先请示部门领导同意，并按邮电部门规定交长途电话费。3、电脑使用规定（1）为各部门配备的电脑要专人负责管理、维护，综合办公室有权随时监督检查。（2）电脑操作人员应严格按照操作规范进行，如在使用过程中遇到问题或故障，要及时请专业人员进行维修，以免造成机器损坏。（3）要定时对电脑数据进行备份，防止数据丢失。（4）存有重要信息的电脑严禁连接互联网，防止感染病毒、木马破坏和盗取公司信息。（5）任何人不得在上班时间玩电脑游戏。一经发现，将严肃处理。（6）非本公司人员严禁使用公司电脑，防止泄密。十、车辆管理办法（一）公司车辆由综合办公室统一管理、调度。各部门公务用车，由部门负责人先向综合办公室申请，说明用车事由、地点、时间，综合办公室根据需要统筹安排派车。（二）车辆使用按先上级、后下级；先急事、后一般事；先满足工作任务、接待任务，后其他事的原则安排。除公司领导或各部门到有关部门、工地办事外，单独一人在城区办事，原则上不安排车辆。（三）外单位借车，需经总经理批准。（四）车辆在下班后或节假日必须停放指定位置，并采取必要的防盗措施。（五）车辆实行定点维修，需维修的项目由驾驶员列出清单后，由综合办公室报总经理批准。（六）综合办公室建立车辆的用油台帐，每月核算一次，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，并做到每月核对无误。（七）车辆在外加油须经公司领导审批，否则不予报销。（八）驾驶员不得私自出卖油料和将油料赠送他人，如有发现，按贪污论处。（九）行政部应按时办好车辆保险、养路费缴纳等各项手续，车辆有关证件及资料由驾驶员妥善保管。（十）违规与事故处理1、下列情况，违反交通规则或事故的经济损失及责任由驾驶员负担：a无照驾驶；b未经许可将车借予他人使用；c违反交通规则引起的交通肇事；d违反交通规则，其罚款由驾驶人员负担。2、意外事故、不可抗拒原因造成的车辆事故由公司酌情研究处理。十一、行政档案管理制度（一）总则第一条为加强公司文书档案、声像资料的管理工作，保证文书档案、声像资料的及时归档和妥善保管，制定本制度。第二条公司综合办公室负责档案资料的归档督促和日常管理工作。第三条公司各部门应指定档案责任人，负责收集、整理和保存本部门尚处于随时使用阶段的档案资料。年底装订成册，统一交综合办公室长期保管。（二）文件资料的收集管理第一条归档范围：1、公司印发的内部公文。2、公司的各种规章制度、实施细则、工作程序文件。3、公司重要会议资料，包括会议通知、决议、总结、重要发言、会议纪要等。4、上级机关发来的与公司有关的决定、决议、指示、批复、条例、规定、计划等文件资料。5、公司对外的正式发文及与有关单位来往的文书及传真。6、公司管理人员的任免文件资料以及关于员工奖励、处分的文件资料。7、公司所有员工的考核与培训资料。8、公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的简报、照片（及底片）、录音、录像等。9、公司及产品的获奖证书。第二条资料承办人员应及时将办理完毕或经批准的文件资料，收集齐全，加以整理、归档。第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的重要文件资料，由此项工作的负责人收集并交综合办公室归档保管。第四条公司员工外出参加培训、学习、考察、调研等公务活动，必须将重要文件资料向综合办公室办理归档。第五条各部门须有专人负责档案资料收集工作，负责日常资料的收集整理，定期归档。（三）归档管理第一条档案管理人员应根据公司的业务及工作现状，编制“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上明细名称。第二条档案管理人员应及时将文件资料按照“案卷类目”放入文件夹内，对号入座。第三条在归档的文件资料中，应将每份文件的正件与附件、请示与批复、转发文件与原件，归放在一起，不得分开。第四条对于重要的声像类资料，档案管理人员应在卷首附上文字说明，包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）。（四）保存期限文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理:1、永久保存:(1)公司章程;(2)股东名册;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。2、十年保存:(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。3、五年保存:(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。4、一年保存:结案后无长期保存必要者。5、各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。（五）借阅程序第一条借阅档案(包括文件、资料)，必须在档案借阅登记薄登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。第二条案卷不许借出，只供在档案室查阅，未归档的文件及资料可借出。第三条借阅期限不得超过两星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。第四条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，追究当事人责任。第五条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。第六条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离档案室。第七条外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。十二、业务技术资料管理办法第一条为加强中铁（齐河）房地产开发有限公司建设项目技术业务资料的管理工作，明确职责，制定本办法。第二条凡在业务活动(含物业管理)中形成的原始凭证、资料、文件(包括上下级来往文件)、合同、图纸等均属技术业务资料，都应按本办法规定进行管理。第三条综合办公室档案室设专门的业务技术资料档案，在总经理领导下，负责公司技术业务资料档案管理工作。工程部负责人负责业务指导。第四条公司各业务部门应设一名专职或兼职的技术业务资料管理员，按规定和要求及时收集整理并管好本部门的技术业务资料。工程完工后，按照归档要求整理成册，及时移交综合办公室档案室。第五条任何人不得长期将技术业务资料保存在自己手中，如有丢失或损坏要追究其责任。第六条经办部门或经办人，与承担开发建设项目单位签订有关规划、设计、施工、销售合同时，对技术业务资料的套数等必须做出明确规定。第七条各类技术业务资料的基本套数，按照分级管理、使用方便的要求，一般可编制2一3套，送综合办公室档案室、城建档案馆存档备案。如另有特殊要求需增加套数时，可由编制单位另行编制。第八条技术业务资料应保证完整性、真实性、准确性和系统性。经办人应按规定及时整理移交给资料员或档案室，移交时经手人应列出书目并签字，经单位主管领导审核，办理移交手续。资料员或档案室要按内容分类成卷，技术业务主管签字盖章后归档。第九条根据工作需要，同一份资料需要二份以上者，可以编制相应的套数，原件不足，可以复制(打印、复印)，但严禁用复写纸、草图纸、圆珠笔和铅笔抄写。原始材料一般应归档。第十条上交市城建档案馆的竣工资料，应按规定的基本要求编制整理。十三、费用开支管理制度为了完善财务管理，严格执行财务制度，充分发挥财务部门的监督控制作用，节省公司的费用开支,特制定本制度。（一）费用支出范围及标准：1、工资：财务部门根据公司总经理提供的薪资标准做工资表，工资经总经理批准后发放。工资发放坚持本人领取的原则。2、办公费（办公用品）：由各部门填写《购置办公用品申请单》，报综合办公室主任、主管领导批准后进行询价购买，并登记入账。日常办公用品由综合办公室根据工作需要，填写《购置办公用品申请单》，经综合办公室主任批准后集中采购。购买办公用品需两人以上，财务部门审核购置单及票据后，认为手续齐全的予以报销。办公用品发放时，领取人在办公用品发放登记簿上签字。财务部门应每月核对办公用品入库账及发放帐薄。3、差旅费：（1）住宿：公司部门经理以上人员，外出出差住宿费标准平均每天不能超过120元，业务人员每天不能超过80元，凭票据报销，如超过规定标准，应经过总经理或副总经理批准。项目部在项目所在地的住宿人员原则上由公司统一租房，公司为员工配备床铺，房租、水、电等费用由公司负担。其他个人生活用品由员工自理。（2）就餐：公司出差人员就餐标准为每人每日20元。公司按出差天数发给就餐补助。项目部伙食补贴不向个人发放，由公司统一伙食，员工一同就餐，费用由项目部负担，综合办公室统一控制、支出与管理。就餐标准为每人每日十元。（3）市内短途交通费：各部门出外办事需用车辆（如万元以上取现、收现、远途公于、处理紧急事务或携带重要资料等），由公司统一配车，如公司车辆不足时，经综合办公室主任同意后允许打车，可以凭票据报销出租车费用，但需在下一个工作日填妥《出租车费用汇总表》，由部门负责人审批。（4）车船费：按出差规定的往返地点里程，凭票据审核后，予以报销。（5）出差坐火车软卧、轮船高级舱、坐飞机的，需经总经理批准。4、业务招待费：（1）公司因工作需要招待客人，由部门负责人提前请示综合办公室主任，由综合办公室主任根据来宾人员情况安排就餐标准，一般标准为每位30至70元。公司招待客人由综合办公室统一定点安排，对口业务部门陪客，陪客人员不超过来客人数的一半。（2）公司内部原则上不允许公款消费在外就餐。根据情况确需在外就餐的，应经综合办公室主任同意，公司领导班子批准方可用餐，否则一律不予报销。（3）财务部审核经主管副总经理签字的票据，认为符合规定的予以报销。并制定招待费用明细表，对所有招待费用进行统一登记。项目部每月招待费原则上不得超出一万元，每年一结算，超出的部分不予报销。（4）公司招待客人需备的礼品、水果等，全部由综合办公室统一购买，购买标准由主管领导决定。5、电话费：（1）公司办公用电话费用按实支付。（2）手机费：公司按员工职务级别及工作需要制定员工的手机费标准，与工资同时发放。公司不再为员工另行报销手机费用。标准如下：职级补助标准补助范围总经理按实报销手机副总经理级实报实销手机部门经理200元/月手机一般员工100元/月手机在岗外勤人员50元/月（3）享受通讯费用报销的人员，应保证手机在每天的早上8：00—晚上10：00处于正常接收状态，若每月办公室抽查或其他人员投诉3次以上(含3次)不能正常联系的，取消当月通讯费用补助资格。6、营销费用：（1）营销费用应签定合同（协议），按合同管理程序审批后执行；样板间装修等工程类合同必须按工程合同审批程序进行审批；合同（协议）生效后应报财务备案；（2）样板房陈列用品（用具）的采购需附明细清单，详细列明所购物品名称、品牌、数量、单价及总价，并经综合办公室资产管理人员审核登记、销售部指定专人签收并负责实物管理；（3）广告费应由销售部经理提出申请，领导班子会签后，方可支付。（4）广告费支付时，发票、广告业务合同等手续应齐全。7、其他支出（1）投资、还贷、完税、审计、评估、月刊、公司活动费等，分别由归口部门管理；（2）由公司负担费用的每次公司活动，承办者均应事先列示预算，批准后执行；（3）各部门对于正常费用项目之外的计划外开支，均提交专题报告，经批准后执行；8、借款规定因公出差、交际应酬、购买物品等需借款，可按下列规定办理借款手续：（1）因公借款，由部门负责人控制，财务部分设台帐管理。（2）因公借款由经手人填写“付款申请单”，注明借款用途、借款金额、预计还款时间等，报部门负责人批准。（3）借款额5000元以下的，由部门负责人审批；5000元及以上的需报（总经理）主管副总审批；超过5000元的，需报总经理签批；（4）借款5000元及以上需提前一天通知财务部备款；（5）任务完成后一周内到财务部办理报销清还手续。对借款未还清者，不得再借款；对报销后超过一个月不清还的借款，从该职员下月工资中扣还。（二）费用报销：1、费用申请报销人根据不同费用类别，按项填写《发票报销单》，要求填写内容完整齐全，所附凭证有效合法。2、填写完成的《发票报销单》由报销人签字确认后，经部门负责人批准、主管副总经理审批，方可办理报销手续。3、话费、水电费等日常支出，财务部可直接办理报销手续。4、书籍资料及礼品等物品购入所发生的费用支出，须经物品保管或使用部门签字入帐确认，综合办公室主任同意，财务总监、总经理审批后方可报销，否则财务不予办理报销手续。5、费用支出在5万元以内的，由主管副总经理批准后报销，超过5万元的，须经公司总经理审批后，方可报销。（同上）6、财务经理发现报销费用不符合规定或不合理的，有权拒绝报销。7、每月末，财务部门收集汇总各项费用发生数额，报总经理审阅。其中招待费、食堂费用明细报综合办公室主任一份。8、日常费用现金报销为每周二、四办理（借款及对外支票、汇兑付款不受此限）。（三）项目工程施工费用支出流程1、公司对外支出工程款及其它费用必须有正式的合同，没有签订正式合同的，公司不对外付款。2、签订正式合同前需经过合约部对合同涉及的支出费用和款项进行核算并签字确认，未经合约部签字确认的合同，公司一律不对外付款。3、办理付款业务时，由业务主办部门填写付款申请单，经过合约部负责人审核、领导班子会签确认，总经理、财务总监签字后，由财务根据合同内容审核付款。4、分期分批付款的，与办理首次付款的程序相同。5、代承包方支付工程材料、配件款,提交承包方签署的代付指令，按支付项目工程款办理；6、支付工程款原则要求提供合法发票,特殊情况以收据处理的,必须每三个月清理并追补一次合法发票，发票不齐的财务部有权拒付工程款；（四）办公及工程之外费用的报销流程1、公司实行资金月计划制度，每月底各部门将其下月的资金计划报财务备案。每周一公司工作例会时，各部门负责人将本周内因业务需要预计支出的大额费用进行通报，经合约部、财务部、公司领导班子认为该项费用支出合理并表示同意后，各部门方可进行安排。财务部做支款及费用报销准备。2、对于不合理的费用支出，各部门均有权提出质疑。3、费用支出后，申请报销人填写《发票报销单》，并粘贴合法有效的报销凭证。经报销人签字确认后，按顺序由部门负责人、主管副总经理审批后，经总经理批准后报销。4、各部门因工作需要确需临时支出的费用，报总经理、副总经理批准后可以支出并凭据报销。（五）下列票据，财务部门可不予以报销：1、审批手续不全的；2、内容填写不全，字迹无法辨认或有明显涂改痕迹的；3、无公章的票据或者白条；4、金额、数量、单价不符的票据。十四、合同管理办法（一）目的1、合同是指公司对外签订的规范有关各方具体权利、义务的法律文件。其形式除合同外还包括协议等其它形式的规范性文件。签订合同必须符合国家法律、法规和相关规定。2、各相关部门在经办合同时，应使用公司的标准合同文本，如政府部门有强制性规定，可按政府标准合同执行。但必须通过补充条款充分表达公司的意图、明确双方的责任，以维护公司利益、体现合同的公平、公正。（二）范围本合同管理规定适用于公司经济活动中涉及的合同及协议。（三）职责1、没有标准合同文本的可以根据合同的性质起草合同条款，但必须经公司的法律顾问和总经理审查后方可使用。2、纠纷处理：所有合同索赔、仲裁、诉讼事项均由具体承办部门会同公司的法律顾问共同处理。3、合同应由公司统一进行编号。（四）管理规定1、标准合同文本的确定（1）标准合同文本由相关业务部门与公司法律顾问共同拟定，报总经理批准后执行。（2）标准合同文本内容包括两个部分：标准条款和补充条款，其中标准条款为固定文本，补充条款则由经办人在具体经办合同时自拟加入。（3）客观条件发生重大变化、原有标准合同文本不再适用时，由业务部门及时提出，法律顾问参与共同修改调整，并报总经理批准。2、合同文本的管理（1）标准合同文本定稿后，采用电脑文本格式存储，由起草部门负责统一电脑存盘、管理和发放。（2）业务部门办理合同事项时，对标准条款部分采取填空方式进行，不得对规定的标准条