公司档案管理制度

档案管理制度第一条、目的：为加公司各类档案管理的规范性，特制定本细则。第二条、应用范围：司的全部文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、财档案。第三条、管理权限：有档案的最终管理权在办公室（专设档案室）。第四条、档案的立卷档：1、行政办公档案的卷：（）立卷范围：公业务活动中的收文及批办过程中的批办材料；以公司名义出的文件（定稿、存本、附件）；各种议文件及会议记录；司内部管理类文件（日常工作中形成的划、总结、统计报表规章制度等）；公司内部形成的除人事财务方面之外的其它请、报告、批复；公司对外签订的经济同原件（一份为办公保存，另一份由财务部保存；只有一份件时，由财务部保存办公室保存复印件，并在其上注明原件放处）；在工作过程形成的照片、计算机软盘及光盘、工具书籍。（）有关部门须保档案原件时，办公室应保存复印件，并在复印件上注明原存放处。

2、工程档案的立卷（）立卷范围：与程相关的，具有现实和长远保存价值的各类工程文件资料建筑工程、施工方案的图样及文字材料图样目录；设备资料工程验收单等）。（）工程建设部派人负责档案的整理、立卷、归档工作，归档的文件资料必须整、准确，经过系统整理、编目后由工建设部部长审查后归。（）工程结束后，由办公室统一存档。3、其他部门档案的卷：商贸合同（或复印件）、永久建筑或大型资产的图纸说明书等。第五条

档案的保管：1、凡公司在各类经活动中形成的具有保存价值的文件资料，均应由各档案管有权部门进行收集、整理、立卷归档及常管理，其它部门和人不得擅自留存。2、凡属立卷归档的件资料，必须为原件，书写格式必须符合要求，书写工具为钢笔或黑色碳素笔，且应保证其完整齐全、分类清楚。3、档案管理实行一一整理制度，各部门要及时送交办公室，办公室有专人负，年终归档。所有归档文件均应为已完文件。

4、各档案管理有权门的部门经理应定期对本部门全部档案的保管及借阅登记况进行核查，如发现问题，应及时向直上级主管领导汇报，便及时采取措施确保档案的安全。5、对破损的档案及进行复制和修补。第六条

档案的借阅：1、档案属于公司机，未经许可不得借阅、外借、外传。外单位借阅公司档案说明用途总经理批准后方可借阅2、凡因工作需要查与本身工作（业务）有关的档案、资料，经办公室主任批予以查阅；公司各部门借阅非本部门的务档案须副总经理以领导批准方可查阅。3、借阅档案必须严履行登记手续，涉及公司重大利益的档案需填写《申请单，档案归还时，由借用者和档案管理人共同进行逐件清点检，并在登记簿注销。如发现档案损坏或失，需报经有关领导根据不同情况做出相应处理。4、借阅档案者必须善保管档案，不得任意转借或复印、不得拆卸、或进行涂、勾划、折叠、抽页、损污等损坏性行，不得转借或携带档案出，归还时必须经档案管理人认真检查方可进行销号，同时证档案材料完整无损。否则，追究当事责任。5、凡借阅的档案、件一律不得私自复制（印）；确需复制（印）的，应按公有关保密规定办理。

6、特殊情况确需转或携带档案外出的，须经总经理批准。7、借出档案时，应借出的档案位置上，放一代替卡，标明卷号、借阅时间、阅单位或借阅人，以便查阅和催还。8、需借出的档案应三日内归还，确因工作需要，借出时间最长不得超过一周必要时可以续借。到期后仍需借用的，办理续借手续。过期档案管理员催还。需要长期借出的，须公司副总经理以上领批准。对无故逾期不还者，停止借阅，追究当事人责任。9、借出档案材料，保管不慎丢失时，要及时追查，并报告办公室及时处理。10、对调出、辞职或除的人员要