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公司不相容职责分离制度文档信息文档拥有者田志莉文档存储位置电子版:文档中心/制度适用范围上海来伊份股份有限公司及各子公司管理类别综合管理审核角色姓名部门.签名日期撰写人郁林内控部2011-8审核人1田志莉内控部2011-8文档品质管控田志莉内控部2011-8批准角色姓名部门.签名日期审批人1田志莉内控部2011-8文档拥有者田志莉内控部2011-8文档变更历史版本变更说明生效日期1.0已批准的第一版本2011-9
公司不相容职责分离制度目录第一章 总则 3第二章 职责分离原则 3第三章 职责分离设计细则 4第四章 示例说明 6第五章 附则 7
公司不相容职责分离制度总则目的为了提高公司内部控制质量,保证公司内部机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,需坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督;使用范围本制度适用于上海来伊份股份有限公司及控股子公司。职责分离原则不相容职责是指那些如果由一个人担任既可能发生错误和舞弊行为,又可能掩盖其错误和舞弊行为的职责。不相容职责分离是内部控制的有效措施之一,而不相容职责分离的核心是“内部牵制”。对于不相容的职责如果不实行相互分离的措施,就容易发生舞弊等行为。不相容职务一般包括:授权批准与业务经办、业务经办与会计记录、会计记录与财产保管、业务经办与稽核检查、授权批准与监督检查等。单位在设计、建立内部控制制度时,首先应确定哪些岗位和职责是不相容的;其次要明确规定各个机构和岗位的职责权限,使不相容岗位和职责之间能够相互监督、相互制约,形成有效的制衡机制。不相容职责分离的基本原则如下:1、授权某项经济业务和执行该业务的职务分离;2、执行某项经济业务和审核该业务的职务分离;3、执行某项经济业务和记录该业务的职务分离;4、保管某些财产物资人员和对其记录的人员职务分离;5、保管某些财产物资和核对实存数与帐存数的职务分离;6、记录明细账和记录总账的职务分离;7、登记日记账和登记总账的职务分离;8、业务经办与稽核检查的职务分离各部门在制定相关制度、流程及设立岗位职责时必须遵循不相容职责分离的原则,做到必要的岗位分离。在发生职务代理期间,被授权人同样必须遵循不相容原则,即本人不得与自身前道业务发生直接的签发、核准关系。职责分离设计细则一般情况下,单位经济业务活动通常划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤,上述五个步骤均由独立人员或部门实施或执行,就可保证不相容职务分离,从而保证内部控制作用的发挥。各业务循环中不相容职责:一、货币资金业务的不相容岗位,至少应当包括:(一)货币资金支付的审批与执行;(二)货币资金的保管与盘点清查;(三)货币资金的会计记录与审计监督;(四)出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。二、采购与付款业务的不相容岗位,至少包括:(一)请购与审批;(二)询价与确定供应商;(三)采购合同的订立与审核;(四)采购、验收与相关会计记录;(五)付款的申请、审批与执行。三、存货业务的不相容岗位,至少包括:(一)存货的请购与审批,审批与执行;(二)存货的采购与验收、付款;(三)存货的保管与相关会计记录;(四)存货发出的申请与审批,申请与会计记录;(五)存货处置的申请与审批,申请与会计记录。四、对外投资不相容岗位,至少应当包括:(一)对外投资项目的可行性研究与评估;(二)对外投资的决策与执行;(三)对外投资处置的审批与执行;(四)对外投资绩效评估与执行。五、工程项目业务不相容岗位,一般包括:(一)项目建议、可行性研究与项目决策;(二)概预算编制与审核;(三)项目决策与项目实施;(四)项目实施与价款支付;(五)项目实施与项目验收;(六)竣工决算与竣工决算审计六、固定资产业务不相容岗位,至少包括:(一)固定资产投资预算的编制与审批,审批与执行;(二)固定资产采购、验收与款项支付;(三)固定资产投保的申请与审批;(四)固定资产处置的申请与审批,审批与执行;(五)固定资产取得与处置业务的执行与相关会计记录。七、销售与收款不相容岗位,至少应当包括:(一)客户信用调查评估与销售合同的审批签订;(二)销售合同的审批、签订与办理发货;(三)销售货款的确认、回收与相关会计记录;(四)销售退回货品的验收、处置与相关会计记录;(五)销售业务经办与发票开具、管理;(六)坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。八、筹资业务的不相容岗位,至少包括:(一)筹资方案的拟订与决策;(二)筹资合同或协议的审批与订立;(三)与筹资有关的各种款项偿付的审批与执行;(四)筹资业务的执行与相关会计记录。九、成本费用业务的不相容岗位,至少包括:(一)成本费用定额、预算的编制与审批;(二)成本费用支出与审批;(三)成本费用支出与相关会计记录。十、担保业务不相容岗位,至少包括:(一)担保业务的评估与审批;(二)担保业务的审批与执行;(三)担保业务的执行和核对。示例说明公司各部门设定岗位职责时可参照以下岗位不相容职责的举例说明:1.登记明细账&登记总账2.出纳&稽核,会计档案保管,收入、支出、费用、债权债务账目的登记3.支票保管&印章保管4.票据保管&票据贴现审批5.合同谈判&合同订立6.销售&赊销审批7.请购&审批8.询价&确定供应商9.合同订立&审批10.采购&验收11.
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