前台接待岗位说明书

行政前台招待岗位说明书岗位名称：行政前台招待所属部门:办公室直接上司职位：办公室主任行政前台的工作职责一、平时招待1。招待来访者:招待不明目的的来访者，先问清对方来访原由,依据原由来看来者是不是没关人员，仍是需要找企业有关人员再进行接待.2。招待咨询者，若有咨询者来访，应实时请实验室或办公室有关工作人员来辅助招待。3。接听转接电话：前台是总机电话，一般电话拨入后都需转接其余分机，依据通信录的分机号码，正确的进行电话转接；接听咨询电话，若在前台接到咨询电话，如对方不明确自己的咨询顾问是谁，直接将电话转接至有关部门助理处。招待销售人员：上班时间若有其余企业的销售人员上门销售，应委婉拒绝,见告上班时间在企业销售,会影响别人工作，若有职工需要他们的服务，见告有关部门职工直接与其对接。面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表，并率领其前往会议室等候，通知办公室主任或有关部门领导进行面试.6。招待屡次来往的有关人员：a）快递，企业内部无论发件或许寄件，均以电话通知有关职工至前台处进行办理，不可以让快递员直接进入企业内部。b）物业企业，企业内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作；送水企业，关注企业各处饮水机水量状况，实时联系送水，每次接待时只要要在送水企业的卡片上写清送水“XX”桶，拿走空桶“XX”个即可。每个月月尾结账，填写请款单提交办公室主任,向财务申请花费支付。同时关注企业饮水机能否正常，若有异样实时通知饮水企业进行维修。（二）、办公用品管理1。盘库：每个月23-25日对库存的办公用品进行全面清点，制作“办公用品库存统计表"提交办公室主任审察。若实用品数目不足或已领用完，即时上报，进行增补;2。购置：每个月25-28日通知企业各部门提交下月所需的办公用品清单，统计出“购置清单”后报办公室主任审批.同意后，联系办公用品供给商送货；3。领用：职工领用所需办公用品时，让其填写“办公用品领用表”并署名，而后赐予发放;结算:每个月尾联系办公用品供给商供给本月未结货款清单及发票，确认无误后，填写支出单，报财务人员审批后通知供给商前去领款。（三）、平时事务保证行政电子设施的正常使用，包含：扫描仪、传真机、复印机等，若机器出现故障，实时联系供给商解决问题；每周一准时查察企业信箱,将信函发放至职工手中；3。企业备用门卡的管理，前台应妥当保存备用钥匙以备企业人员有紧迫状况时使用；4。企业有人员招聘时,辅助综合部门电话通知应聘人员各项事宜；收发传真，辅助各部门职工收发业务传真；6。辅助办公室主任组织协调企业内部活动,如职工诞辰会、企业集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。新职工入职时，供给入职表格、办公用品、企业通信录等，并收取新职工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片）的复印件，提交办公室主任整理归档。8。踊跃配合企业的市场宣传活动，做好后勤保障工作。(四）、招待工作1。招待前准备工作来客人数确认：会议前向有关负责人确认来客人数，为部署会议室及订餐做准备;b）会议室桌椅部署：在开会前将会议室的桌面整理整齐，会议椅归位;茶水及点心：会议前准备好茶、热水及杯子，等来客就位后逐一送茶；招待贵宾时，应提早准备必需的水果及点心供开会人员食用；d）相机：准备企业相机，为来客摄影纪念所用。订餐：向会议负责人确认能否需要订餐，如需订餐应确认就餐人数后，电话联系餐厅预定包房；f）预定酒店：如需为来客预定酒店，确认主客姓名后,电话联系酒店预定房间,预定成功后向办公室主任报告确认。会议中服务工作a）为开会人员增添茶水;b）依据领导要求供给会议支持;c）安排专人负责会议中的摄像工作；会议后完美工作a）组织来客及企业领导合影纪念，并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送.b）如遇重要客户来访，应实时将会议相片资料上传至企业网