园林采购部管理制度170707

第1章采购价格管理制度1编制目的为确保物质高品质低价格，从而达成降低成本的宗旨，规范采购几个审核管理，特制定本制度.2实用范围实用于各种物资采购时，价格的审核、确认。3管理规定报价依据项目部提供物资的规格要求，作为采购部成本分析的基础，也作为供应商报价的依据非通用性物资的规格要求，一般由供货商先提供样品，供项目部确认可用后，方予报价。价格审核供应商接到规格要求后，在规定的期限内提出报价单采购部一般应选择三家以上供货商询价、比价、议价。采购人员以“单价审核单”一式三份呈部门主管（经理）进行审核。采购主管经理、副经理审核后，认为需要进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。采购部主管审核的价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。副总、总经理均可视需要再行议价或要求采购部进一步议价。"单价审核单“经核准后，一联转财务，一联由采购存档，一联转供应商价格调查已经核定的物资，采购部必须经常分析或收集资料，作为降低成本的依据。公司各相关单位，均有义务协助提供价格信息，以供采购部比价参考。已经核定的物资采购单价如需上涨或降低，应以“单价审核单”形式重新报批，且附上书面原因说明。单价涨跌的审核流程，应同新价格审核流程。在同等价格、品质条件下，涨跌后采购员应优先考虑与原供货商合作。为配合公司成本降低策略，原则上每年应就采购单价要求供应商做降价配合。采购数量或频率有明显增加时，应要求供应商适当降单价。比价定价单第2章采购合同管理1采购合同制定与审批采购合同制定合同是公司与供应商之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立的合同，受法律保护。制定规范的采购合同时规范采购工作的开端。采购合同的制定流程：定内确同容③合确依明律据②法确部明任门①责①确责任部门采购合同文本由采购部门负责编写，其他部门从旁协助②明确法律依据一般来说采购合同的法律依据是《中华人民共和国经济合同法》，合同的制定不能违背法律规定③确定合同内容：合同应制定标准的文本，其中内容一般包括以下条款：合同名称、编号、签订时间、签订地点采购物品、项目名称、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是不可分割的部分包装要求合同总额应含税，含运达公司的总价，特殊情况应注明（5）付款方式工期质量保证期其他约定④协商采用合同标准文本的，经双方协商，可以对标准条款进行修改，也可以增加补充条款⑤定稿经过双方协商，最终确定合同所有条款，形成定稿，并报相关领导审批，经过逐层审批后，审批通过才能实行合同审批采购人员与供应商商谈一致后，制定采购合同文本，报部门负责人审批核准采购人员与供货商商谈一致后，经办人制定采购合同文本，附”采购合同会签表”，报部门负责人核准，部门负责人如果不同意，则可以对合同提出书面修改意见，采购人员根据修改意见整理处最终的合同文本，并再次与供应商协商妥当采购合同审批会签表采购合同审批会签表合同名称合同编号供货单位合同金额合同类别主材辅材石材管件其他付款方式交货期会签人员采购部经办人： 采购副经理： 采购经理：公司领导主管副总：合同签订供需双方达成一致意见，并经过相关人员会签完毕，由委托代理人负责合同的签字盖章第3章采购付款流程管理1.采购常规付款采购常规付款是指按照一般程序，在供货商送货之后的付款。具体付款流程：核发票

②对票

收生

①货付申青③款第3章采购付款流程管理1.采购常规付款采购常规付款是指按照一般程序，在供货商送货之后的付款。具体付款流程：核发票

②对票

收生

①货付申青③款1财审亥

④务木总理批

⑤经审财部款⑥务付报发雪

⑦销手付汇总

⑧款总①收货供应商将货物送到后，由项目验收，并开具材料验收单，并将采购验收单送达采购部②核对发票由采购部将供货商提供的发票与材料验收单进行核对③付款申请；采购部根据核对的发票、材料验收单等文件填写“付款申请单”申请付款④财务部审核由财务部对“付款申请单”进行审核，主要审核申请金额、支付日期等

内容是否正确，审核未通过则需要发回重新审核，审核通过后交由总经理审批⑤总经理审批由总经理对财务审核过的：付款申请单“进行审批⑥财务部付款总经理审批通过将“付款申请单”交至财务部安排付款，财务部向供货商付款是必须再次仔细核对、确认、保证无误。⑦报销发票财务部按照发票报销数据报销发票，完成付款工作。⑧付款汇总财务部要对每次付款做好记录，记录在“采购付款汇总表”，并定期与采购人员核对2.采购预付款预付款是指供货商在货物送达之前，提前向供货商预付货款。一般来说，当供货商的物资比较紧俏，多家公司需要，为了使供货商按时按量发货，或预付款价格优惠力度比较大，为节约成本，采取预付款的方式。预付款流程：①确认预付款根据采购合同，与供货商商定的付款方式为预计款预付款申请采购部相关人员根据采购订单预算情况，计算预付款金额，编制“付款申请单”，并注明为预付款项，提出预付款申请财务部审核由财务部对“付款申请单”进行审核，主要审核申请金额、支付日期等内容是否正确，审核未通过则需要发回重新审核，审核通过后交由总经理审批总经理审批由总经理对财务审核过的：付款申请单“进行审批财务部付款总经理审批通过将“付款申请单”交至财务部安排付款，财务部向供货商付款是必须再次仔细核对、确认、保证无误。河南裕华园林付款审批表申请人：日期：用款事由：结算方式：□即付□预付口节点结支付方式：□现金□银行转账是否计划内资金支付：□是□否资金计划金额：合同编号：合同总价款：结算金额累计已付款金额：本次申请付款金额：下欠金额：本次实付金额：¥人民币大写：对方收款单位信息单位（个人）账户名称：开户行：账号：联系电话：项目采购副经理：采购经理：主管副总：总经理：成本（预算）中心经办人：

负责人：财务管理中心项目会计：项目财务经理：财务总监：董事长审批备注：成本控制中心统计备案，财务登记台账填表说明：1、本表适用公司项目预付款、进度过程中付款、月结、支付尾款等支付行为；以元为单位；尾数在结算完成后支付； 2、编号：各部门按部门序号自行编制。举例：yh201612-001mm第4章供应商的管理.供应商的开发与考核供应商的开发供应商的开发的基本要求“Q.C.D.S”也就是质量、成本、交付、服务并重。在这四点中，质量因素是最重要的，其次是成本与价格，在交付方面，要确定供应商是否拥有足够的供应能力、人力资源是否充足，同时要确认是否能提供足够好的服务供应商开发的流程：⑧选择供应商①分析特定的市场分类⑦价格谈判②建立初步的供应商数据库③供应商调直⑥报价分析④对供应商现

场考察⑤洵价⑨通知供应商①分析特定的分类市场在供应商开发的流程中，首先要对特定的市场进行竞争分析，要了解谁是市场的领导者、目前市场的发展趋势是怎样的，从而对潜在供货商有个大概了解②建立初步的供应商数据库在这些分析的基础上，就可以建立初步的供应商数据库并做出相应的产品分类③供应商调查寻找潜在的供应商，也就是对其进行调查，经过对市场的仔细分析，采购人员可以通过各种去顶得到供应商的联系方式，而这些到包括现有资料、供应商主动询问和介绍、专业媒体广告、互联网等方式④对供应商进行现场考察现场考察供货商，应着重从管理能力、对合同的理解能力、设备能力、过程管控能力等方面入手，现场考察做好记录⑤询价对供应商审核完成后，对合格供应商发出书面询价单，如果有特殊形状及规格要求，也可以提供样品供供货参考⑥报价分析在收到报价后，对其条款进行仔细分析，对其中的疑问要彻底

澄清，如果可能的话，应要求供货商进行成本清单报价。⑦价格谈判在价格谈判之前，一定要做充分的准备，设定合理的价格；价格谈判是一个持续的过程，根据每个供货商的情况不同，供货量的差异，促进供货商提出改进方案，并到达降价的目的⑧选择供货商最终选择供货商时应优先考虑本地供货商，同时考虑备选供应商⑨通知供货商确定了供货商以后，一定要通知被选中的供货商，同时也要通知未被选中的供货商，并告知未被选中的原因。2供应商的考核供应商考核流程如下：『①明确考核I②建立考核

目的『①明确考核I②建立考核

目的I评分体系③实施考核④根据结果

实施奖惩①确考核目的掌握供应商的经营概况，确保其供应商的产品质量符合公司的需要；了解供应商的能力与潜力；协助供应商改善质量，提供交货能力②建立考核评分体系交货质量评分；配合状况评分；供应商管理体系评分；其他项目③实施考核公司按照规定时间对供应商实施考核，在考核过程中最好制定标准的考核评价表④根据结果实施奖惩依据考核的结果，给予供应商升级或降级的处分，并根据采购策略的考虑，对合格、优先的供货商给予优先议价、优先承揽的奖励，对不符合标准的供货商予以拒绝来往的惩罚2.供应商的日常管理与沟通供应商沟通就是采用定期或不定期与供应商进行交流，通过交流交换彼此的意见。沟通的状况，应当作为考核评价定级的依据。供应的的沟通流程：明确沟通相

关规定建立.沟通渠

道保持沟通渠

道畅通做好沟通记拒绝沟通处

录 理建立相应的

沟通程序流程说明：①明确沟通渠道相关规定沟通渠道包括定期与不定期的，定期的如会议、走访，不定期的如临时出现问题而采取的沟通；如果供应商过多，可以通过召开供应商大会的形式沟通工作②建立沟通渠道沟通渠道主要包括：负责沟通的部门及人员；供应商接受沟通的部门及人员；沟通的方式，如电话，邮件，走访，会议等③保持沟通渠道的畅通要保持沟通渠道畅通，以便发现问题能及时通知供应商，并迅速予以解决；采购人员必须掌握供应商的基本情况，而这些情况包括供应商的名称、地址、负责人、供应商负责沟通的部门及人员等④建立相应的沟通程序为了使双向沟通更有效，公司与供应商都建立相应的程序，而该程序应该规定定期和不定期沟通的时间、条件、内容、沟通方式等、⑤拒绝沟通的处理对于拒绝沟通或沟通不及时的供应商，则要让其限期改进，如果供应商不及时改进，应该考虑从“合格供应商名单”中除去⑥做好沟通记录每次沟通都应该做好记录，注意记录参与沟通的人员、沟通的内容、沟通需要解决的事项等第5章采购部人员管理.制定采购规范采购工作往往涉及大量的资金来往，因此，公司必须制定采购规范，使员工按照规范开展工作.采购队伍的组建要预防采购腐败的发生，首先就要打造一支高效优质的采购队伍，从根本上杜绝腐败的发生3・采购人员培训不论是采购何种采购制度与作业，人事成败的主要因素。采购所产生的经济效益，都由采购人员的贡献而来。因为采购人员不仅要处理例行采购工作，还需要运用其创造力、想象力与机智力来处理采购业务，因此，对采购人员进行专业的培训室特别重要的4・采购人员的考核公司应加强对采购人员的考核，通过考核来确定采购人员的日常工作成绩，并根据其成绩实施奖惩采购员绩效考核表序号考核项目定义衡量标准权重完成情况考评得分备注1管理制流程的执行情况定与工作(1)违反公司管理制定及工作流程，每次扣1分(2)违反公司管理规定及流程，且给公司造成损失，直接责任扣5分及以上，间接责任扣2-5分2采购及时性未按采购计划进度完成物资采购，根据延误时间，扣2-5分3采购入库手续的及时性采购物资验收手续办理不及时，扣2-5分4采购资金计划报表提交采购资金计划报表提交部及时或出现错误，扣2-5分5采购单据及台账未及时、准确制定分管