刍议提高档案管理科学化水平的措施

刍议提高档案管理科学化水平的措施刍议提高档案管理科学化水平的措施

1引言

档案是对过去发生的行为、信息进行记录和保留的一项活动，具有一定的保留和参考价值。随着社会信息化的建设和开展，各行各业的档案管理工作发生了些许的变化，但是它的重要性没有变。如何在信息化的背景下，去提高档案管理的科学化水平成为了人们关注的焦点。

2档案科学化管理的重要性

档案是每个部门工作的重要载体，这些档案是其发展活动和变更、建立资料的记录载体，是企事业单位、高校以及任何组织的重要依据和凭证，是历史资料。这些档案可以真实反映和记录组织的工作情况、资金情况等等，可以为国家和社会提供了有价值的效劳信息。随着信息技术不断开展，各行各业的工作制度和工作效率在信息化社会下也得到了充沛实现。档案管理工作通过科学化的管理会加快档案管理工作人员收集资料、整理资料、归纳资料、分析资料档案的进度，大大提升了档案查阅与使用的效率。

3现阶段档案管理存在的问题

3.1不足复合型的人才

人是信息的使用者和传播者，所以档案管理员在科学化管理中有着非常重要的作用。国外学者Norris就曾指出过，员工在信息技术方面不足良好的培训，就不能将技术运用到他们的工作中去，就会妨碍工作的进程。除此之外，一项新的技术的产生需要一定的资金支持，主要包括硬件设施和人员的培训。所以，要想加强档案馆科学化管理就必须有充足的资金和设备要求。如果一个档案馆有大量的资金去搭建一个信息管理系统，对信息操作人员进行培训，必定会提升工作的效率。我国电子信息技术的开展速度跟不上其他兴旺国家的节奏，最主要的原因就是不足专业化的人才，不足与电子信息技术相关的人员，同样这种理念也可以运用到档案馆管理上面，档案信息化建设缺乏的原因也是如此，局部馆员从业人员只能解决自己能力范围之内的事情，创新力度缺乏。复合型人才很少，也正是这方面的人才缺失妨碍了档案馆信息化的开展。

3.2不足建设资金

加强对档案的科学化管理是一项重大的项目，需要大量的资金支持，主要包括设备的维护、人员的工资、系统的采购等。在资金紧张的情况下，小型档案馆的开展就显得力不从心，它们在信息化建设方面投入的资金比拟少，严重的妨碍了档案馆推行科学化管理的进程。

3.3平安性能低

在档案馆的经营过程中，信息会在部门与部门之间、部门与外界之间进行传递，如果这些信息被盗，将会给档案馆带来不可估量的损失。所以档案馆在信息传递过程中，一定要重视信息的平安性，尤其是信息的完整性，要积极采取信息平安爱护措施，防止不必要的麻烦。但是在实际生活中，我国关于信息的平安爱护技术还不够成熟，经常会发现信息泄露、黑客攻击、信息篡改等现象。

3.4档案管理人员工作积极性不高

在现有阶段，档案管理工作得不到重视，加之档案管理工作相比其他部《T不容易出成绩，没有很大的晋升空间，他们人微言轻，说话不够分量，都是一些默默无名的工作者，想通过坚守岗位、尽职尽责来获得晋升好比就是一种奢望。档案管理工作人员长期要面对这些繁琐、任务重、复杂的工作，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会不足积极性和主动性。

3.5档案管理制度不健全

目前大多数的档案管理工作不足一套完整的管理系统，管理尚未到达标准的程度，档案管理中心不能及时、完整的收集、归档、整理各个科室的资料，每个科室的资料都分布在自己的科室。加之，档案管理部门对收集上来的资料不能进行标准化的管理，在摆放、查询流程中出现诸多的问题。比方在使用档案时，往往需要大量的人力去查找，影响档案的使用效率。

4提高档案管理科学化水平的策略

4.1建立科学合理的档案管理体系

档案馆的工作信息量大、还有大量的数据等等，工作比拟繁琐，所以必须要建立科学合理的档案管理体系，目的就在于将各类信息进行有序的划分，归档保留，提高档案的使用效率。在建立管理体系时，要充沛的考虑职能和分工，提升管理的效率。首先，档案员要按严格的程序和标准对资料进行归档、整理、保留。其次就是制定相应的平安保密级别，对于重要的文件要加强管理的级别。最后就是要做到分明的标注，做到有据可查。

4.2加强档案员的素质培养

现在档案员大多数是有兼职人员组成，他们只熟悉本科室的业务，不足相应的专业知识，因此，加强档案员的素质培养迫在眉睫。对档案员要定期培训，提高他们的专业知识和对档案工作的认识，并进行专业继续教育。除此之外，档案管员还要学会档案的立卷与编订。随着社会信息化的开展，档案管理工作逐渐从手工操作过渡到了信息化的操作，数字化不断升级，电子文档等信息化文件为检查提供了便利，档案员要不断提升自己的业务知识，还要提升自己的信息处理能力，从而提高效劳质量。

4.3实施绩效考核，促进档案开展

绩效考核是一种有效的鼓励伎俩，建立科学合理的绩效考核体系有利于提升档案员的工作积极性，还能引起领导层的重视，建立奖罚清楚和晋升制度，可以让档案员端正工作态度，提高他们的工作热情，主动的完成繁琐、复杂的档案工作。通过对档案工作的分解、考核，建立绩效考核体系，将会实现档案管理的科学化和标准化。

4.4转变传统观念，提高信息化意识

档案管理部门或机构的领导要坚决档案信息化的决心，逐步树立信心化观念，实现档案信息化的逐渐过渡。充沛认识到档案信息化的重要性，认识到信息化对于整合资源、促进共享的重要性。档案工作者也要积极接受信息化工作方式、认清档案开展的大方向，提供工作责任感、树立现代化管理理念。除此之外，还要增加资金和技术的投资力度，提供设备和人员的支持，使信息化工作稳定的发展下去，而且还要建立相应的软件设施以及档案数据库，对档案进行分类管理，保证档案室除尘、防水、枯燥等。加强信息的收集和处理能力，为组织的开展奠定一定的