采购管理采购单位使用手册

采购管理采购单位使用手册西安市电子化政府采购系统使用手册（采购单位）北京用友政务软件有限公司2011年5月目录一、登陆系统31.登陆界面32.登陆页面设置43.系统首页73.1修改密码94.系统流程114.1系统流程图114.2系统流程图描述11二、采购计划管理131.招标与分散采购方式131.1项目采购流程131.1.1项目采购计划流程图131.1.2项目采购计划流程图描述131.2项目采购计划列表界面141.3项目采购计划录入界面161.4项目采购计划编辑界面202.其他协议供货212.1协议供货流程212.1.1协议供货流程图212.1.2协议供货流程图描述212.2协议供货采购计划列表界面222.3协议供货采购计划录入界面242.4协议供货采购计划编辑界面283.电子竞价293.1电子竞价流程293.1.1电子竞价流程图293.1.2电子竞价流程图描述293.2电子竞价采购计划列表界面303.3电子竞价采购计划录入界面333.4电子竞价采购计划编辑界面36三、采购变更371.采购变更流程371.1采购变更流程图371.2采购变更流程图描述372.采购变更列表界面383.采购变更录入界面404.采购变更编辑界面42四、采购合同441.采购合同流程441.1采购合同流程图441.2采购合同流程图描述442.采购合同列表界面453.采购合同录入界面474.采购合同编辑界面51五、报表统计521.项目采购情况表522.合同查询54六、信息查询571.协议供货信息571.1采购品目571.2协议商品592.供应商信息61七、系统需求631.操作系统632.硬件配置63一、登陆系统1.登陆界面登陆网址：(电子政务网：5:7001/portal广电或电信光纤：46:7001/portal)以上网址已更换为:5:7001/portal注：预算单位经办人登陆的用户名为预算单位代码+01预算单位负责人登陆的用户名为预算单位代码+fz主管单位经办人登陆的用户名为主管单位代码+01主管单位负责人登陆的用户名为主管单位代码+fz主管单位（本级）经办人登陆的用户名为主管单位代码+001+01主管单位（本级）负责人登陆的用户名为主管单位代码+001+fz业务处室人员登录的用户名为：姓名为2个汉字则是姓名的全拼，如：肖飞的用户名为xiaofei姓名为3个汉字则是姓的全拼+名的缩写，如：马志阳的用户名为mazy目前密码为空，登陆系统后请自行更改密码。2.登陆页面设置点击网页左上角【工具】按钮→弹出下拉框→点击【Internet选项】按钮。在弹出Internet选项对话框，选择【安全】选项。站点】对话框，输入网址→去掉“对该区域中的所有站点要求服务器验证(https:)(s)”—点击【确定】按钮。在【Internet选项】对话框中，点击【自定义级别】按钮→弹出【安全设ActiveX钮→在【Internet选项】对话框中点击【确定】按钮，页面设置完成。3.系统首页【工作环境】：可以查看登陆用户的工作状态。【我的账户】：可以对登陆用户的基本信息进行修改等操作。3.1修改密码注意java控件，根据提示安装步骤安装直至完成，如下图所示：4.系统流程4.1系统流程图4.2系统流程图描述采购计划审核，再由采购处进行采购计划终审。审核，再由采购处进行协议供货采购计划终审。由采购处进行电子竞价审核，再由采购中心审核通过后发布电子竞价公告，告。由采购处进行终审。由采购单位录入采购合同，再由采购处进行采购合同终审。二、采购计划管理1.招标与分散采购方式1.1项目采购流程1.1.1项目采购计划流程图1.1.2项目采购计划流程图描述由采购单位经办人采购计划录入，采购单位负责人审核采购计划。由主管单位经办人审核采购计划，主管单位负责人审核采购计划。由主管处室经办人审核采购计划，主管处室负责人审核采购计划。由采购处经办人审核采购计划，采购处负责人进行采购计划终审。1.2项目采购计划列表界面采购计划的列表页面。过滤单据，也可以通过【单位查询】来过滤单据（点击隐藏查询条件）。【项目采购计划】搜索条件项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏增删。【项目采购计划】页签项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏和已需要双击选中的数据，打开编辑页面进行操作。以查看并可勾选多条数据送审。核的页签中可以查看并处理。【已审核】：已经审核通过的采购计划单，在已审核页签中可以查看。【终审】：最终审核完成的采购计划单，可以在终审页签中查看。【查看全部】：所有状态的采购计划单，可以在该页签中查看到。1.3项目采购计划录入界面【项目采购计划】列表页面中→点击【新增】按钮→弹出【采购计划】编辑页面。【项目代码】：系统自动生成的唯一系统编号（不需要填写）。【项目名称】：填写采购项目的名称。【项目状态】：显示的是单据当前的状态。【采购单位经办人】：本次采购项目办理人的姓名。【联系电话】：项目采购单位联系人电话。【采购单位负责人】：本次采购项目负责人的姓名。次项目预算金额】中的金额总和。【委托机构名称】：如果有相关的委托机构，选择相应的机构名称。【拟定采购方式】：分为公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、其他、协议供货二次报价。【备注】：若有有相应的文字描述，可以在备注栏填写。注意事项：带*为必填项。【添加】：点击按钮，在资金构成列表中添加一条空白数据。【插入】：选择上一条数据，点击按钮，在上一条数据之后插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在资金构成列表中删除指定数据。【本次项目预算金额】：预算额度。【资金性质】：可以选择预算内、预算外。【指标来源】：可以选择年初指标、追加指标、上年结余等。【支付方式】：可以选在集中支付、直接支付、授权支付。【发文文号】：按要求填写发文文号。【资金附件】：项目采购计划相关资金明细文档，可以通过资金附件上传到系统中。【添加】：点击按钮，在资金构成列表中添加一条空白数据。【插入】：选择上一条数据，点击按钮，在上一条数据之后插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在资金构成列表中删除指定数据。【项目明细名称】：填写详细的项目名称。【品目代码】：选择项目采购具体的品目代码。【品目名称】：根据选择的品目代码系统自动带出品目名称。【到货日期】：选择要求货物的到货日期。【基本规格要求】：填写对于采购货物的一些基本规格要求。【采购数量】：填写采购货物的数量。【市场参考价】：填写单个货物的市场价格。次项目预算】金额总和相同。1.4项目采购计划编辑界面【新增】：在已经填好数据的编辑界面中，刷新页面，呈现初始状态。【保存】：对填写或修改后的数据进行保存。【送审】：草稿状态的数据可以从编辑界面送审。【删除】：草稿状态的数据进行删除。【收回】：已经送审的数据，若审核人没有审核通过，可以收回到待审核页签中。【退回】：错误或者不正确的数据，可以点击退回按钮，退回到上一岗人员的待审核页签中。【销审】：已经终审的数据，若发现错误等，可以点击销审按钮，进行处理。审核人审核意见。2.其他协议供货2.1协议供货流程2.1.1协议供货流程图2.1.2协议供货流程图描述由采购单位经办人录入协议供货采购计划，采购单位负责人审核协议供货采购计划。由主管单位经办人审核协议供货采购计划，主管单位负责人审核协议供货采购计划。由主管处室经办人审核协议供货采购计划，主管处室负责人审核协议供货采购计划。由采购处经办人审核协议供货采购计划，采购处负责人进行协议供货采购计划终审。2.2协议供货采购计划列表界面协议供货采购计划的列表页面。【协议供货采购计划】栏中，点击查看搜索条件，点击鼠标右键设置搜索条件来过滤单据，也可以通过【单位查询】来过滤单据（点击隐藏查询条件）。【协议供货采购计划】搜索条件项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选行增删。【协议供货采购计划】页签项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏和删。需要双击选中的数据，打开编辑页面进行操作。看并可勾选多条数据送审。核的页签中可以查看并处理。【已审核】：已经审核通过的采购计划单，在已审核页签中可以查看。【终审】：最终审核完成的采购计划单，可以在终审页签中查看。【查看全部】：所有状态的采购计划单，可以在该页签中查看到。2.3协议供货采购计划录入界面购计划】编辑页面。采购计划。【项目代码】：系统自动生成的唯一系统编号（不需要填写）。【项目名称】：填写采购项目的名称。【项目状态】：显示的是单据当前的状态。【采购单位经办人】：本次采购项目办理人的姓名。【联系电话】：项目采购单位联系人电话。【采购单位负责人】：本次采购项目负责人的名字。次项目预算金额】中的金额总和。【采购类型】：分为协议供货、协议供货二次竞价两种类型。注意事项：带*为必填项。【添加】：点击按钮，在资金构成列表中添加一条空白数据。【插入】：选择需要上一条和下一条数据，点击按钮，在两条数据之间插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在资金构成列表中删除指定数据。【本次项目预算金额】：预算额度。【资金性质】：可以选择预算内、预算外。【指标来源】：可以选择年初指标、追加指标、上年结余等。【支付方式】：可以选在集中支付、直接支付、授权支付。【发文文号】：按要求填写发文文号。【资金附件】：项目采购计划相关资金明细文档，可以通过资金附件上传到系统中。【添加】：点击按钮，在资金构成列表中添加一条空白数据。【插入】：选择上一条数据，点击按钮，在上一条数据之后插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在资金构成列表中删除指定数据。【项目明细名称】：填写详细的项目名称。【品目代码】：选择协议供货具体的品目代码。【品目名称】：根据选择的品目代码系统自动带出品目名称。【品牌】：依据品目代码，选择该品目协议商品的品牌。【商品】：选择该品牌的商品名称。【供应商】：选择提供该商品的供应商名称。【到货日期】：选择要求货物的到货日期。【基本规格要求】：填写对于采购货物的一些基本规格要求。【采购数量】：填写采购货物的数量。【市场参考价】：填写单个货物的市场价格。【总价】：填写采购货物的总价格。2.4协议供货采购计划编辑界面【新增】：在已经填好数据的编辑界面中，刷新页面，呈现初始状态。【保存】：对填写或修改后的数据进行保存。【送审】：草稿状态的数据可以从编辑界面送审。【删除】：草稿状态的数据进行删除。【收回】：已经送审的数据，若审核人没有审核通过，可以收回到待审核页签中。【退回】：错误或者不正确的数据，可以点击退回按钮，退回到上一岗人员的待审核页签中。【销审】：已经终审的数据，若发现错误等，可以点击销审按钮，进行处理。审核人审核意见。3.电子竞价3.1电子竞价流程3.1.1电子竞价流程图3.1.2电子竞价流程图描述由预算单位经办人录入电子竞价采购计划，预算单位负责人审核电子竞价采购计划。由主管单位经办人审核电子竞价采购计划，主管单位负责人审核电子竞价采购计划。由主管处室经办人审核电子竞价采购计划，主管处室负责人审核电子竞价采购计划。由采购处经办人审核电子竞价采购计划，采购处负责人进行电子竞价采购计划终审，并发布电子竞价公告。3.2电子竞价采购计划列表界面电子竞价采购计划的列表页面。【电子竞价】栏中，点击查看搜索条件，点击鼠标右键设置搜索条件来过滤单据，也可以通过【单位查询】来过滤单据（点击隐藏查询条件）。【电子竞价】搜索条件项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏和已选择条件项，通过【向上】、【向下】进行排序，【〈】【〉】进行增删。需要双击选中的数据，打开编辑页面进行操作。查看并可勾选多条数据送审。待审核的页签中可以查看并处理。【已审核】：已经审核通过的电子竞价计划，在已审核页签中可以查看。【终审】：最终审核完成的电子竞价计划，可以在终审页签中查看。【撤销】：终审完又进行销审的单据，在撤销页签中可以进行查看。【查看全部】：所有状态的电子竞价计划，可以在该页签中查看到。3.3电子竞价采购计划录入界面在弹出的编辑页面中，填写相应的数据，点击【保存】按钮，保存电子竞价采购计划。【项目代码】：系统自动生成的唯一系统编号（不需要填写）。【项目名称】：填写采购项目的名称。【项目状态】：显示的是单据当前的状态。【采购单位经办人】：本次采购项目办理人的姓名。【联系电话】：项目采购单位联系人电话。【采购单位负责人】：本次采购项目负责人的名字。次项目预算金额】中的金额总和。【电子竞价截止时间】：选择截止时间，可以具体到时、分、秒。注意：带*为必填项。【添加】：点击按钮，在资金构成列表中添加一条空白数据。【插入】：选择需要上一条和下一条数据，点击按钮，在两条数据之间插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在资金构成列表中删除指定数据。【本次项目预算金额】：该项目预算额度。【资金性质】：可以选择预算内、预算外。【指标来源】：可以选择年初指标、追加指标、上年结余等。【支付方式】：可以选在集中支付、直接支付、授权支付。【发文文号】：按要求填写发文文号。【资金附件】：项目采购计划相关资金明细文档，可以通过资金附件上传到系统中。【添加】：点击按钮，在项目明细列表中添加一条空白数据。【插入】：选择需要上一条和下一条数据，点击按钮，在两条数据之间插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在项目明细列表中删除指定数据。【品目】：选择具体的品目名称。【品牌】：依据品目，选择该品目下商品的品牌。【商品】：选择该品牌的商品名称。【基本规格要求】：填写对于采购货物的一些基本规格要求。【采购数量】：填写采购货物的数量。【市场参考价】：填写单个货物的市场价格。【总价】：填写采购货物的总价格。【增加品牌】：点击按钮，增加品牌页签。3.4电子竞价采购计划编辑界面【新增】：在已经填好数据的编辑界面中，刷新页面，呈现初始状态。【保存】：对填写或修改后的数据进行保存。【送审】：草稿状态的数据可以从编辑界面送审。【删除】：草稿状态的数据进行删除。【收回】：已经送审的数据，若审核人没有审核通过，可以收回到待审核页签中。【退回】：错误或者不正确的数据，可以点击退回按钮，退回到上一岗人员的待审核页签中。【销审】：已经终审的数据，若发现错误等，可以点击销审按钮，进行处理。审核人审核意见。三、采购变更1.采购变更流程1.1采购变更流程图1.2采购变更流程图描述由采购单位经办人编制采购变更，由采购单位负责人审核采购变更。采购处经办人审核采购变更，采购处负责人终审采购变更。2.采购变更列表界面【变更采购方式记录】栏中，点击查看搜索条件，点击鼠标右键设置搜索条件来过滤单据，也可以通过【单位】来过滤单据（点击隐藏查询条件）。【变更采购方式记录】搜索条件项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏和已选栏，选择条件项，通过【向上】、【向下】进行排序，【〈】【〉】进行增删。【变更采购方式记录】页签项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏增删。需要双击选中的数据，打开编辑页面进行操作。查看并可勾选多条数据送审。待审核的页签中可以查看并处理。【已审核】：已经审核通过的采购变更计划，在已审核页签中可以查看。【终审】：最终审核完成的采购变更计划，可以在终审页签中查看。【查看全部】：所有状态的采购变更计划，可以在该页签中查看到。3.采购变更录入界面方式】编辑页面。方式记录。【变更代码】：系统自动生成的唯一系统编号（不需要填写）。【原项目编号】：选择需要变更采购方式的项目。【采购人】：本次采购项目办理人的姓名。【变更状态】：显示的是单据当前的状态。【涉及变更的金额】：本次采购项目变更的金额。【原采购方式】：选择项目的原采购方式。【拟变更采购方式】：项目需要变更的采购方式。【变更原因】：填写采购计划变更的原因。【情况说明】：填写采购变更情况的具体说明。【上传变更原因附件】：有相关内容的文件可以上传。4.采购变更编辑界面【新增】：在已经填好数据的编辑界面中，刷新页面，呈现初始状态。【保存】：对填写或修改后的数据进行保存。【送审】：草稿状态的数据可以从编辑界面送审。【删除】：草稿状态的数据进行删除。【收回】：已经送审的数据，若审核人没有审核通过，可以收回到待审核页签中。【退回】：错误或者不正确的数据，可以点击退回按钮，退回到上一岗人员的待审核页签中。【销审】：已经终审的数据，若发现错误等，可以点击销审按钮，进行处理。审核人审核意见。四、采购合同1.采购合同流程1.1采购合同流程图1.2采购合同流程图描述由采购单位经办人编制采购合同，由采购单位负责人审核采购合同。采购处经办人审核采购合同，采购处负责人终审采购合同。2.采购合同列表界面【采购合同】栏中，点击查看搜索条件，点击鼠标右键设置搜索条件来过滤单据，也可以通过【单位】或【项目】来过滤单据（点击隐藏查询条件）。【采购合同】搜索条件项可以通过点击鼠标右键自由定义。在可选栏和已选择条件项，通过【向上】、【向下】进行排序，【〈】【〉】进行增删。需要双击选中的数据，打开编辑页面进行操作。并可勾选多条数据送审。页签中可以查看并处理。【已审核】：已经审核通过的中标登记，在已审核页签中可以查看。【终审】：最终审核完成的中标登记，可以在终审页签中查看。【查看全部】：所有状态的中标登记，可以在该页签中查看到。3.采购合同录入界面【选择项目】：点击弹出采购项目对话框，选择所需的数据。【项目名称】：根据项目的选择，系统自动带出项目名称。【采购预算】：根据选择的项目，系统自动带出预算金额。【采购类型】：根据选择的项目，自动带出采购类型。【合同名称】：填入合同的名称。【支付方式】：选择现金、银行卡、汇款。【选择中标】：点击，选择中标的名称、金额。【供应商名称】：如果是项目采购，根据选择的中标名称，系统自动带出供应商名称；如果是协议采购，需要自行选择协议供应商。【银行名称】：根据选择的供应商，系统自动带出银行名称。【银行账号】：根据银行名称，系统自动带出银行名称。【合同签订日期】：点击，在弹出的对话框，选择合同签订日期。【合同金额】：系统自动读取【资金构成】列表中的【合同使用金额】中的额度总和。【合同文本】：上传扫描的合同文本文档。【备注信息】：如果有其他信息需要填写的，可以在备注里标明。【添加】：点击按钮，在项目明细列表中添加一条空白数据。【插入】：选择需要上一条和下一条数据，点击按钮，在两条数据之间插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在项目明细列表中删除指定数据。【合同使用金额】：填写签订合同时的项目金额。由系统自动带出。【添加】：点击按钮，在项目明细列表中添加一条空白数据。【插入】：选择需要上一条和下一条数据，点击按钮，在两条数据之间插入一条空白数据。【删除】：勾选一条或多条数据，点击删除，在项目明细列表中删除指定数据。【商品信息】：填写采购商品相关信息。【品目代码】：选择商品具体的品目代码。【品牌名称】：商品品牌【规格型号】：产品基本规格【采购数量