2020年国家机关公文写作格式标准

2020年最新国家机关公文写作格式标准

一、总体要求

1.用纸：采用60g/m2〜80g/m2胶版印刷纸或复印纸，

纸张白度80%〜90%,不透明度285%,横向耐折度在15

次以上，PH值为7.5〜9.5。

2.尺寸：采用国际标准A4型，成品尺寸210mmX297mm,

允许误差±2mm。

3.版心：版心尺寸为156mmX225mm（不含页码）；汉文版

每页22行，每行28个字，行间距为3号汉字高度的7/8（约

5.5mm）,维文版每页27行，行间距用3号字的*2。版面上

空37mm,下空35mm,左、右各空27mm,允许误差±1mm。为

方便印制，每页行数可视情增加或减少一至二行，增减行数

时适当调整行间距，保持版心高度不变。

4.页码：用4号半角新罗马阿拉伯数字，谿于版心下边

缘之下一行，左右各放一条4号一字线，一字线上距版心下

边缘7mmo单页码居右空一字（维文版为左空一字），双页码

居左空一字（维文版为右空一字）。公文的版记页前有空白页

的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起

装订时，页码应当连续编排。A4纸型的表格横排时，页码位

貉与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页

码表头在切口一边。

5.条码：条码尺寸宽为50mln,高大于10mm、小于25nlln,

辂于文件末页右下角（维文版貉于左下角），条码上边缘距版

心下边缘5mm、右边缘距版心右边缘5mm（维文版为左边缘）。

6.标点符号、数字、计量单位：标点符号应采用规范全

身标点，符合排版规范，用法应符合GB/T15834,数字的用

法应符合GB/T15835,计量单位的用法应符合GB3100、GB

3101和GB3102（所有部分）。

7.装订：左侧装订（维文版为右侧装订）；采用骑马订，

无法用骑马订时采用平订，订位为两钉外订眼距版面上下边

缘各70mm处，允许误差±4mm,骑马订订锯均订在折缝线上,

平订订锯与书脊间的距离为5mm,订脚平伏牢固。

二、版头部分

8.份号：密级文件应标注份号，用6位3号阿拉伯数字,

顶格编排在版心左上角（维文版为右上角）第一行。

9.密级和保密期限：用3号方正黑体字，顶格编排在版

心左上角（维文版为右上角）第二行，若只标注密级时，两字

之间空一字，若需标注保密期限时，密级不空字。保密期限

中的数字用阿拉伯数字标注，密级与保密期限用实心五角星

隔开。

10.紧急程度：用3号方正黑体字，顶格编排在版心左

上角（维文版为右上角）；如需同时标注份号、密级和保密期

限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺

序自上而下分行排列。若只标注密级时，紧急程度须空一字，

若同时标注保密期限时，紧急程度不空字。

11.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加

“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简

称；发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mln。

发文机关标志推荐使用方正小标宋字体，颜色为金光红

色，字号不大于上级机关的发文机关标志，以醒目、美观、

庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称,

一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应

当貉于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居

中排布。

12.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号加

“号”字组成，编排在发文机关标志下空二行位貉，居中排

布。年份、发文顺序号用半角新罗马阿拉伯数字，年份外加

中文六角括号；发文顺序号不编虚位（即1不编为

01）,不加“第”字。上行文的发文字号居左空一字编排（维

文版为居右空一字），与最后一个签发人姓名处在同一行。

13.签发人：上行文需标注签发人姓名，居右空一字（维

文版为居左空一字），编排在发文机关标志下空二行位貉，

签发人由“签发人”三个字加全角冒号和签发人姓名组成，

“签发人”用3号方正仿宋体字，签发人姓名用3号方正楷

体简体字。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列

顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓

名：回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

14.版头中的分隔线：发文字号之下4nlm处居中印一条

与版心等宽的分隔线，颜色为金光红色，高度为0.5mm〜1mm。

党委机关公文中横隔线中央带实心五角心。

三、主体部分

15.标题：用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔

线下空二行位貉，分一行或多行居中排布。多行标题排列为

正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上

下长，中间短的沙漏形，每行词意完整，长度适宜，间距恰

当。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符

号。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时

省略。副标题用3号方正楷体字。副标题中的人名，两个字

的中间加开二个字，三个字的中间各加开一个字，三个字以

上的中间不加开。“（送审稿）”、“（代拟稿）”、“（征求

意见稿）”等字间距为半个字。日期用3号方正楷体字。

16.主送机关：用3号方正仿宋体字，编排于标题下空

一行位貉，居左顶格（维文版为居右顶格），回行时仍顶格，

最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多

导致公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记

部分，编排方法见“文尾部分”中的“抄送机关”。

17.正文：用3号方正仿宋体字，编排于主送机关名称

下一行，段首左空二字（维文版为居右空二字），段尾单字不

成行，回行顶格。段落之间一般不空行，特殊情况为划分层

次，段落间空一行。文中标点符号要符合排版规则，数字，

年份不能折行；结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”

“1.”“（1）”标注；一般第一层用方正黑体字、第二层用

方正楷体字、第三层和第四层用方正仿宋体字标注。

18.附件说明：如有附件，用3号方正仿宋体字，位于

正文和发文机关署名之间，与正文空开一行，“附件：”左

空二字（维文版为居右空二字），后接排附件名称，名称后不

加标点符号。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序

号（如“附件：1.XXXX”）。附件名称较长需回行时，

应与上行附件名称的首字对齐。

19.发文机关署名和成文日期：发文机关署名和成文日

期用3号方正仿宋体字；成文日期用半角新罗马阿拉伯数字

将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1

不编01）。

加盖印章的公文，若是单一机关行文时，成文日期一般

右空四字编排（维文版为左空四字），发文机关署名在成文日

期之上、以成文日期为准居中编排。若是联合行文时，一般

将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位貉，

成文日期落在最后一个发文机关署名之下。

不加盖印章的公文，若是单一机关行文时，在正文（或附

件说明）下空一行右空二字（维文版为左空二字）编排发文机

关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文

机关署名首字右移（维文版为左移）二字，如成文日期长于发

文机关署名，应当使成文日期右空二字编排（维文版为左空

二字），并相应增加发文机关署名右空（或左空）字数。若是

联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名

依次向下编排，等距撑开，长度相同。

加盖签发人签名章的公文，若是单一机关制发的公文时,

在签名章左空二字（维文版为右空二字）标注签发人职务，以

签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四

字编排成文日期。若是联合行文时，应当先编排主办机关签

发人职务，其余机关签发人职务依次向下编排，与主办机关

签发人职务上下对齐，每行只编排一个机关的签发人职务；

签发人职务标注全称，使用3号方正仿宋体字。

有主送机关的文种，发文日期编排在发文机关署名下一

行；对于会议审议通过的公文和不标注主送机关的公文，不

编排发文机关署名，成文日期用3号方正楷体字，居中编排

在标题下一行并用小括号括起。

20.印章：印章用红色，不得出现空白印章。单一机关

行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使

发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位貉，印章顶端应

当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，印章应与

发文机关署名一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最

后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章

之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版

心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

签名章使用红色。单一机关制发的公文加盖签发人签名

章

时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字（维文版为左

空四字）加盖签发人签名章；联合行文时，签名章依次向下

编排、上下对齐。联合行文机关过多，无法实现正文与所有

发文机关印章同处一页，可将印章加盖在下一空白页上，并

在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。

21.附注：用3号方正仿宋体字，上空一行，左空二字（维

文版为右空二字），用小括号括起。如果表述中重复出现括

号时，用中文六角括号套小括号。

22.附件：附件应当另页编排，并在版记之前，与正文

一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号方正黑体字顶

格编排在版心左上角（维文版在右上角）第一行。附件标题居

中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明

的表述一致，附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起

装订时，应在附件左上角（维文版为右上角）第一行顶格编排

公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

转发通知类的文件，文件正文用3号方正楷体字，转发文件

正文用3号方正仿宋体字，转发文件另起一页，大标题上空

二行。

四、版记部分

23.版记中的分隔线：版记中的分隔线与版心等宽，首

条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm）,中间的

分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中

第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘

重合。

24.抄送机关：如有抄送机关，用4号方正仿宋体字，

在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄

送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的

首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主

送”外，编排方法同抄送机关，既有主送机关又有抄送机关

时，应当将主送机关貉于抄送机关之上一行，之间不加分隔

线。

25.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期用4号

方正仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字

（维文版为右空一字），使用全称或规范化简称，印发日期右

空一字（维文版为左空一字），用阿拉伯数字将年、月、日标

全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）,后加“印

发"二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期

用一条细分隔线隔开。

五,公文的特定格式

26.信函格式：发文机关标志使用发文机关全称或者规

范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm,使用金光红

色，推荐使用方正小标宋体字。联合行文时，可使用主办机

关标志。

发文机关标志下4nlm处印一条红色双线（上粗下细），距

下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm,

居中排布。

如需标注份号、密级和保管期限、紧急程度，应当顶格

居版

心左边缘（维文版为顶格居版心右边缘）编排在第一条红

色双线下，按照份号、密级和保管期限、紧急程度的顺序自

上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度

的7/8（约5.5mm）。首页不显示页码。

版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后

一面版心内最下方。

27.命令（令）格式：发文机关标志由发文机关全称加“命

令”或“令”字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20mm,

使用金光红色，推荐使用方正小标宋体字。

发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编

排正文。

签发人职务、签名章和成文日期的编排见“主体部分”

中的“发文机关署名和成文日期”。

28.纪要格式：纪要标志由“XXXXX纪要”组成，

居中排布，上边缘至版心上边缘为35mll1,使用金光红色，用

方正小标宋体字。

标注主持人和参加人员名单，用3号方正黑体字，在正

文或附件说明下空一行左空二字编排“主持人”三字，另起

一行与“主持人”三字对齐，编排“参加人”，后均标全角

冒号，冒号后用3号方正仿宋体字标注主持人或参加人姓名，

回行时与冒号后的首字对齐。

六、有关说明

29.公文中文字的字体、字号和颜色无特殊说明的，一

般采用黑色3号方正仿宋体字。维文版使用的字体、颜色参

照汉文版。

30.本标准中，一行是指一个汉字的字高加3号汉字字

高的7/8倍的距离所占的空间(约10mm)o

附件

公文版头说明及样式

(1)《XX党》。发文机关标志“中国共产党XX市XX

局委员会”汉文版用方正小标宋字体，第一排“中国共产党”

字样，单字高18.5mm,宽11.5mm,字间距9.3mm；第二排“XX

市XX局委员会”单字高18.5mm,宽11.5mm；横线线号为

2.25磅，两边线长分别为71mm,中间带实心五角星。

(2)《XX公发》、《XX通》、《XX力、》。发文机关标

志“XX市XX局文件”汉文版用小标宋字体，第一排“XX市

XX局”字样，单字高15nllH,宽9nim；第二排“文件”单字高

20mm,宽19mll1；两行间距7mlli,分隔线线号为1/2磅，长度

为156mm。

(4)《XX函》。发文机关标志"XX市XX局”汉文版用

方正小标宋简体字体，单字高11.5mm、宽10.2mm,字间距

1.9mmo上下加双横线，上双横线为上粗下细(粗纹)，下双

横线为上细下粗(细纹)，长度为170mln。

(5)XX市XX局函头。发文机关标志"XX市XX局”用

方正小标宋字体，单字高11.5mm,宽10.2mm,字间距1.9mm。

上下加双横线，上双横线为上粗下细（粗纹），下双横线为上

细下粗（细纹），长度为170mln。

XX市XX局公文维文版版头比照汉文版版头制作。

设置页面（“页面布局”一“页面设置”）

（-）“页边距”

1.页边距：上3厘米、下2.5厘米、左2.6厘米、右2.5厘米。

2.纸张方向：纵向。

（二）“纸张”

纸张大小：A4o

确保“每面排22行，每行排28个字，并撑满版心”。

设置标题

（一）“字体”

1.主标题：先设置字体为华文小标宋简体（或华文中宋、宋体），

再设置字体为TimesNewRoman；字形，加粗；字号，二号。

2.副标题：字体，与主标题一致；字形，不加粗；字号，三号。

（二）“段落”

1.对齐方式：居中。

2.左侧右侧缩进均为0字符。

3.特殊格式：无。

4.段前段后间距均为。行。

5.行距：固定值，28磅。

（三）内容要求

1.标题可分一行或多行居中排布，回行时应排列对称、长短适宜、

间距恰当；多行标题排列时应当采用梯形或菱形布局，不应采用上下长

短一样的长方形或上下长中间短的沙漏形。

2.正式公文标题应要素完整，一般格式为“发文机关+关于XX（事

由）的+文种，

3.标题回行时应词意完整，不能将词组拆开；发文机关名称应在

第一行居中排布；最后一行不能将“的”与文种单独排列成行。

4.标题中除法规、规章名称可加书名号外，一般不用标点符号。

（四）标题与正文间隔

空一行，字号为五号，行距为最小值12磅。

设置正文

（一）“字体”

1.一级标题：字体，黑体；字形，不加粗；字号，三号。

2.二级标题：字体，楷体_GB2312（或楷体）；字形，不加粗；

字号，三号。

3.三级标题、四级标题和五级标题：字体，仿宋_GB2312（或仿

宋）；字形，加粗；字号，三号。

4.其余正文（包括附件、落款、附注）：字体，仿宋_GB2312（或

仿宋）；字形，不加粗；字号，三号。

5.正文各级各类字体设定完后，应再次选定全文，设置字体为

TimesNewRoman。

（二）“段落”

1.对齐方式：两端对齐。

2.左侧右侧缩进均为0字符。

3.特殊格式：首行缩进，2字符。

4.段前段后间距均为0行。

5.行距：固定值，30磅。

（三）内容要求

1.主送机关（俗称“抬头”）居正文第一行单独成行，顶格不缩进。

2.一级标题、二级标题、三级标题、四级标题、五级标题依次采

用“一、”、“（一）”、“1."、"（1）"、“①”排序标注。

3.公文中引用文件时，应按规范将文件名称和发文字号写全，一

般格式为“《关于XXXX的XX》（XXXX（XXXX）XX号）”，特别注意发文

字号中必须使用六角括号"[XXXX）

4.附件在正文末下空1行，靠左缩进2字符排布；标准格式为“附

件：1.XXXX"；附件名称不用书名号，结尾不加标点符号；单个附件不

标注序号；多个附件用阿拉伯数字"1."标注序号，并按顺序回行排列；

回行时，序号与序号对齐，名称内容与内容对齐。

5.发文机关署名（俗称“落款”）在正文末（或附件末）下空1-3行

（不盖章时空1行，盖章时空3行），靠右空2字符排布。

6.成文日期（俗称“落款日期”）在发文机关署名下一行靠右排布,

以发文机关署名为准居中；标准格式为“XXXX年XX月XX日”，用阿拉伯

数字将年、月、日标全，不编虚位。

7.用印时，公章应端正盖住发文机关署名，印章上部约三分之二

压在空白处，印章上沿距正文最后一行文字空1行，印章下沿骑“年”盖

"月

8.附注（上行文、平行文中用于标注联系人、联系电话）在成文

日期下一行靠左缩进2字符排布；标准格式为“（联系人：XXX；联系电

话：XXXX）"。

9.正文中所有标点符号应在中文输入法模式下输入。数字、英文

中使用的标点符号按相应规范执行。

设置页码

（一）一般情况

1.奇数页页码在页面底端居右空一字，偶数页页码在页面底端居

左空一字。

2.“页面布局"■—"页面设置"—"版式"—贝眉和页脚：勾选"奇偶页不

同，

3.“插入”一“页码”一“设置页码格式”：选择编号格式“-1-，2,

-3-,...Ho

4.将光标置于第1页，“插入”—“页码“页面底端”一选择靠右的

页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四

号字，并在“段落”中设置右侧缩进1字符。

5.将光标置于第2页，“插入”一“页码”一“页面底端”一选择靠左的

页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四

号字，并在“段落”中设置左侧缩进1字符。

（二）信函格式公文（套印函头纸的公文）

1.首页不显示页码；只有两页的可以不标注页码，双面打印即可。

2.三页及以上的，从第2页开始标注页码，奇数页页码在页面底

端居右空一字，偶数页页码在页面底端居左空一字。

3.“页面布局"—"依面设置"—"版式”—页眉和页脚：勾选"奇偶页不

同”、“首页不同，

4.“插入”一“页码”一“设置页码格式”：选择编号格式“-1-,2,

-3-,...Ho

5.将光标置于第2页，“插入”—“页码”—“页面底端”—选择靠左的

页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四

号字，并在“段落”中设置左侧缩进1字符。

6.将光标置于第3页，“插入”一“页码”一“页面底端”一选择靠右的

页码格式插入；消除页码下方空行；选取页码，设置为宋体、半角、四

号字，并在“段落”中设置右侧缩进1字符。