《档案管理信息化研究4900字（论文）》

浅谈新形势下事业单位档案管理信息化建设摘要：在企业的发展过程中，档案管理显得越来越重要。随着信息技术的发展，企业的档案管理出现了相应的变化，为了符合时代潮流，实现企业档案的信息化，成为企业当前发展的主要趋势。本文对事业单位档案管理信息化建设问题及创新思路进行了探讨，首先以阐述企业档案管理的重要性作为切入点，对档案管理的信息化特点，以及档案管理在企业建设中的作用进行相应分析，并对工程建设档案管理进行相应的研究分析。进而对档案管理信息化建设的总目标以及企业档案管理信息化中存在的问题进行分析，最后针对问题提出了档案管理信息化建设的保障措施。关键词：档案管理；建设；信息化新形势下信息化技术得到了有效的发展，“互联网+”时代的到来，让信息化建设更加全面，更加快捷。如今在档案管理过程中，也开始利用信息化技术对档案进行相应的管理。在企业信息系统中，档案资料是极为重要的组成部分，对档案信息进行科学管理具有举足轻重的意义。由于当前档案管理领域中存在管理水平落后、信息化建设缺乏长远规划、安全性不达标、人员素质不足以及信息化专业水平低等问题，企业的发展受到了一定的不利影响，因此必须采取针对性措施，提升信息化建设质量。一、档案管理信息化的特点（一）在查询和使用方面的特点利用传统的记录方式对档案进行管理所具有的风险是比较大的，在对档案信息就行查询时也不是特别的方便，这就对档案管理工作的顺利进行起到了一定的阻碍作用。随着社会的不断进步，为了可以跟紧时代的脚步，就需要对档案管理体系进行相应的改变，建立有效和科学的档案信息化管理，这样就可以对网络具有的优势进行充分利用，使档案管理工作变得更加安全与可靠。不仅如此，档案信息化管理可以使查询和使用信息的效率得到较大程度的提高，从而使事业单位的各个部门所得到的档案信息是比较准确以及完整的。在存储环境方面的特点对于事业单位的档案信息的安全性来说，档案信息化管理起到的作用是十分重要的。档案信息化管理可以防止与事业单位有关的信息进行流失和泄露，从而使档案信息变得更加准确与完整。随着社会经济水平的不断发展，人们也不断的对档案信息化管理工作提出了新的要求，为了可以更好的对人们提出的要求就行满足，就需要对已有的档案管理体系进行完善，在档案信息化管理建设的过程中，可以在其中运用相应的网络设施，一方面可以使档案信息化管理变得更加科学与合理，使所具有的档案信息更加准确与完整，另一方面可以使工作效率得到大幅度的提升，并对事业单位档案安全性起到了一定的保障作用。二、档案管理在企业的重要性和意义（一）档案管理在企业的重要性改善企业的经营：文件管理本身是企业管理的重要内容之一。文件管理能否顺利进行，取决于企业整体的管理水平。另一方面，通过归档管理的发展，企业的经营会出现各种各样的问题。这些问题整理后会交给企业决策者。企业为了实现企业管理水平的提高，可以集中解决这些问题。档案管理提高企业的经济效率：通过适当地进行文件管理，提高企业的经济效率。对于企业来说，运用的主要目的是获得效率，经济效率好意味着运用和管理的水平高。通过妥善归档管理，可以将企业拥有的知识资产转换成真正的生产力，有助于企业获得更多利益。提高企业决策水平。档案管理有助于提高企业决策水平：竞争环境更复杂，决策更困难。基于这样的状况，通过很好地进行文件管理，可以为商务决策提供各种各样的信息支持。特别是为了提供有关过去的商务管理的信息，可以有效地改善商业决策的科学性质。回避决策的风险。（二）建设档案信息化的意义首先，档案管理信息化成为时代发展的潮流档案管理是企业重要的组成部分。随着互联网技术的发展，企业会产生大量数据，因此，当代社会也被称为大数据时代，数据作为企业进行各项活动的基础，是企业发展的动力。随着技术的发展，互联网技术不断革新，它提高了各个行业的水平。因此，各种企业在发展的过程中，也受到冲击。其中，档案管理工作受的影响最大，传统的管理方式难以适应社会的需求，而互联网档案管理信息化是时代的产物。随着旧事物的落后，新事物必将崛起。因此，提高企业档案管理工作效率，在企业的发展过程中十分重要。档案管理工作在企业的工作中，是最为日常的工种之一。为了满足市场的需求，要加强企业档案管理的信息化建设。只有不断提高企业档案管理信息化建设水平，才能够真正的适应现代化的发展。其次，为了使现代化档案管理工作更加简单，信息技术深入到所有人的生活中，存档信息化的构建使得基于纸张的存档能够数字化执行数据管理。因此，可以提高文件管理的效率，减少环境因素，保证文件信息的安全性，全面性和完整性。最后，为了提高企业的文件信息查询速度，研究开发包含大量信息的信息档案管理系统，在以往的文件管理中，需要查询对应的资金和资料，需要很多程序，会消耗大量的时间。通过构建信息系统，文件查询会更加方便，资源使用率也会提高。不仅可以提高文件管理的效率，还可以促进资源的最佳使用。三、企业现代化档案管理存在的问题（一）对于档案管理工作的认知不够我国许多企业对档案的管理工作重视不足。长期以来，企业为了增强自身的竞争力，多使用扁平化组织，以精简化其组织，来使得成本得到降低。企业对档案管理工作的认知不足，使得企业档案的管理工作效率难以提升。由于企业对于档案管理认识不足，导致很多企业根本没有相应的档案管理，在信息查阅方面造成极大不便。（二）缺乏资金，设备落后在进行企业的档案管理工作中，进行软硬件的建设是保证档案管理信息化的基础。但是，运用软硬件需要使用大量的资金。因此，许多企业只是将资金用于产品研发和市场开发商，所以档案管理工作上依然处于初级阶段。不但资金不足，而且企业高层对于档案的信息化不够重视，所以，建设信息化档案管理建设困难重重。在大部分企业中，技术档案信息化体系还不够完善，而且对于技术档案的归档仍然在被动状态，上头传下来什么文件，便对什么文件进行处理，工作人员的主动性难以得到发挥，无法有意识地对档案中的内容进行筛选，从而导致后期工作中资源整合工作的加重。另外，构建档案管理信息化时，前期需要用到大量的资金来对软硬件进行购买，而企业中许多设备需要升级，因此，企业还需要优化其工作环境。（三）工作人员素质有待提高在事业单位中，管理档案的人员工资往往较低，因此，档案管理人员对于工作常常缺乏积极性。而且，高学历人才在进行工作的选择时，也不会对其进行选择。但是，随着时代的进步，档案管理工作需要拥有更高的素质。管理档案的工作人员不但需要对计算机进行掌握，还要具备综合统筹能力。档案管理人员不仅仅需要技术的提升，更需要职业道德素养的提高，要有强烈的责任心，强烈的文件管理意识，对于档案管理工作需要拥有一个全新的认识，保证档案管理工作的正常进行。（四）档案信息安全没有保障利用信息化对档案进行相应的管理，可以有效的提高档案管理的完整性，但是随着信息化的高速发展，对于信息的泄露可能性也在提升。现如今黑客对于信息的盗窃手段也在不断提升，因此企业信息泄露问题也是常见的一些问题。四、强化企业档案管理信息化建设的策略（一）创新理念新的信息化管理理念是完成企业文件管理的信息化的构建。通过新概念，从而完成实践。首先，我们应该把服务作为档案管理的主要目标。其次，在新的情况下，归档信息管理必须完成归档管理信息的构建，以适应时代。此外，企业还可以使用培训和其他方法，强化员工对自己工作的态度，不断改善自己的品质，为企业做出贡献。（二）信息化技术信息技术构筑开放平台，使网络信息技术能够为文件管理工作实际执行服务，在此基础上，进一步执行文件管理工作的完成，提高其使用效率。电子信息管理系统的科学完成度是电子信息技术的完全使用，以确保电子信息系统的建立和技术的进步。在电子档案信息管理的构建中，为了能有效开发资源，必须将其管理动作标准化。建立可交换的管理平台可以保证管理管理的互联网信息化。通过推进档案管理的互联网，完成电子档案的管理系统，提高档案的利用效率。（三）创新档案管理信息化机制在现在的市场经验系统中，企业内的文件管理工作应该随着社会形势的变化而变化。为了使企业能进行更好的开发，企业可以通过以下几个方面加强独自的构筑。首先，确立后负责系统，并向每一位工作人员确认具体工作内容。其次，对应的报酬和惩罚系统的公式化。通过科学的报酬和惩罚，提高企业内的工作氛围。在上述规定的确立中，根据本公司的企业特性，制定限制员工行动的科学方法，刺激员工的使命感。并且，要改善计算机软件和硬件的管理，指出需要注意的安全问题，确保信息安全。（四）创新档案管理信息化服务为了确保企业的文件管理符合时代的发展，为了革新文件管理的信息服务，需要不断更新文件的信息服务。例如，企业可以使用在线搜索工具来可靠地共享资源。此外，企业还可以建立电子文档信息中心，让用户独立上传电子文档。同时，在下载电子文档时，您可以维护多个平台进行处理。通过文件管理的革新，为了满足用户的需求，适应经济发展，文件管理的形式被变更为开放管理。为了满足时代的管理需求，通过不断创新服务主题，实现网络远程搜索，构建多样化的主题。此外，为了更有效地利用电子信息构建，企业可以在使用范围内手动对照现有网络电子文件信息，实现文件管理、信息服务的一条龙构筑。五、档案管理信息化建设的保障措施重视档案管理工作，对档案进行电子普查企业单位在长期的信息化建设过程中，需要对档案的信息化管理保持一定的关注，并且通过完善相关机制体系来推动信息化成为现实。因此，企业要推动档案电子普查工作的步伐，通过对海量档案信息的查缺补漏，删除内部无价值的内容，借助信息平台及电子技术等对档案展开全面清查，对档案各自的内容及价值进行清晰界定，确保全部的档案资料足够实用。从总体上看，这能够帮助企业单位有效节约资金、人力成本，提升档案管理的准确性及经济性。（二）规范档案分类，提高档案使用效率由于当前许多企业在档案管理过程中造成了档案分类归档不专业、管理流程不够规范等问题，为实现管理的信息化和智能化，必须首先对案卷分类进行修正。工作人员要首先明确不同档案间的差别，对其进行必要的联系整合，形成科学的档案系统。只有在做好档案分类工作基础上，才能进一步提升档案的使用价值，帮助企业在人事资源调配、内部综合管理方面做出成绩。（三）提高档案管理人员信息化专业素质和水平在档案管理的信息化建设过程中，计算机是当之无愧的核心工具，但计算机作用的发挥却完全离不开人为的操作和控制，这就要求提升档案管理人员对信息技术的操作技能。企业应针对档案管理的信息化建设组织系统化的培训工作，帮助员工接触专业的理论知识，使其接触行业前沿的技术手段，使得信息化建设的步伐得到加快。（四）推进档案信息安全保障建设互联网的推广运用改变了群众的生活方式，为企业工作提供了巨大的便利，但网络系统内也存在巨大的安全隐患。企业的档案管理不善将可能导致内部信息的泄漏，进而影响企业的经济收益。为此，需要对信息系统运行状况进行全面监控，保障档案信息安全。结语新形势发展下，利用5W1H分析法对管理流程进行优化5W1H分析法是对项目的原因、对象、时间、地点、人员、方法等六个方面进行分析，进而优化档案信息化管理的流程。通过5W1H分析法可以全面的梳理项目档案中的各项环节，在管理工作中，管理人员不用在项目环节完成后才能看到档案资料，而是随着整个项目的不断推进而鉴定档案资料，通过这一方式能够更好地对档案进行管理。5W1H分析法可以保证项目档案的文件资料具有较高程度的完整性、真实性以及规范性，可以有效防止档案反复整理的问题，并可以通过现代化的信息系统进行操作，有效地档案信息化管理的发展。参考文献：黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程,2018,136(14):223.张博.档案信息化建设与档案