《秘书实务》课件第十二章 公务旅行服务

引言本章主要介绍上司公务旅行时秘书的服务工作，包括对上司国内出差的服务，也包括对上司出国旅行的服务。公务旅行服务按工作程序分为旅行前的准备工作、旅行过程及旅行后续工作的服务。此外，还有随同上司出差时的随行服务。本章旨在使同学们明确公务旅行时秘书的工作职责，掌握有关旅行服务的知识和技能。1旅行准备工作内容章节导览2上司旅行期间及回来后秘书的工作3随行事务旅行准备工作内容1为上司的旅行做好相应的准备，是旅行管理的第一个环节，也是很重要的一个环节，它关系到整个旅行行程的顺利。在上司出差前，秘书应根据上司出差的目的、任务等，把应做的准备工作和需携带的物品等列出清单，经上司检查、补充后一一备齐办妥，对于长途出差及重要出差，更应如此。一、旅行计划地点。包括上司本次出差的目的地（包括中转地），旅行过程开展工作、活动的地点以及食宿地点。时间。出差时间的长短，出发及到达目的地时间，工作活动的具体时间等。交通工具。是乘飞机、火车还是轮船、汽车等。一、旅行计划旅行内容。即旅行的活动内容，如访问、洽谈、考察、会议宴会、娱乐活动或参加某种仪式等。资料、物品携带。根据差旅内容必须携带的资料、物品等。工作时间表。如果旅行内容较多，可把上司抵达目的地(或在中转站）要做的工作安排制成表格。制订旅行计划或旅程表时要注意：明确并尊重上司的意图和要求，了解并遵守组织有关旅行的具体规定。旅程表应按时间顺序编排，条理应分明；时间安排不宜过紧或过松；要考虑上司的身体情况，避免上司过于劳累。如果上司是初次到某地旅行，在征得上司同意后，应留出一定时间为上司处理私务用。制订旅行计划或旅程表时要注意：如果需要中转，应尽量减少衔接时间，以避免时间的浪费。多拟订几个预备的旅行计划方案供上司参考，选择最佳方案。国际旅行要考虑时差。二、票务秘书为上司安排旅行，要按有关规定和要求，精心选择、设计方便、经济、合理的路线，并提前做好机(车、船）票的预订、检查工作。如果旅行地的航（车、船）次比较多，秘书应综合考虑各方面的情况，挑选比较合适的几个航（车、船）次供上司选择。办理票务时要注意：一要确保飞机班次、日期、途经城市、到达城市等信息的准确；二要注意机票上的姓名要与护照（身份证）上的拼写相同；三要尽可能提前将机位订好，避免机位紧张订不到座位。四要注意在航空公司的最后出票时限前购票，以免座位被取消。三、体检事务世界上许多国家明文规定，对患有某些疾病的外国人，不准其入境。因此，预备出国的人员，首先必须在国内进行体格检查。秘书要帮助准备出国的上司做好领取体检表及约定体检时间等工作。四、办理护照护照（passport）是各主权国家发给本国公民出入境及到国外旅行居留时证明其国籍和身份的证件。因此，凡出国人员均必须持有护照。对于出国人员来说，护照很重要。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票或车船票。在国外，有关当局检查时也须出示护照，住旅馆也要凭护照。护照的种类：我国的护照分为外交护照、公务护照和普通护照三种。外交护照主要发给外交官员、领事官员及其随行配偶、未成年子女和外交信使；公务护照主要发给在驻外使馆、领馆或者联合国、联合国专门机构以及其他政府间国际组织中工作的我国政府派出的职员及其随行配偶、未成年子女；普通护照发给我国侨民、留学生和出国办理私事的人员。护照的办理：在国内，外交护照由外交部签发。公务护照由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室）办理。普通护照则由公安部授权的有关机关办理。在国外，护照则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。护照办理时应注意：第一，带齐有关证件。如主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关组织的邀请书、工作单位的派遣函或证明（法人本人可以免交派遣函，但须交验营业执照副本）等。第二，准备好相片。到公安部门指定的照相点照相，按相关标准出像。相片应准备10张左右，办签证时也需用。第三，准确填写有关资料。第四，办好护照后，应仔细核对检查护照填写项目如姓名、籍贯、出生年月和地点等是否准确无误，授权发照人的签字和发照单位的盖章（包括钢印和发照机关印章）是否齐全等。护照的报失和补办：按规定，外交护照和公务护照有效期最长不超过5年，普通护照有效期最长不超过10年，期满后换发新照。护照必须妥善保管，不得污损、涂改，严防遗失。万一不慎遗失，应立即向发照机关挂失查找。若在国外，还应同时通知所在国有关当局。如查找不到，应申请补办。五、办理签证签证（visa）是各主权国家发给外国或本国公民出入国境或在本国经过、停留、居住的许可证明。签证一般可做在护照上，有的也做在其他身份证件上。如前往未建交国，一般用单独的签证，与护照同时使用。我国的签证一般做在护照上。签证一般按出入境性质分为出境签证、入境签证、出入境签证、入出境签证、再入境签证和过境签证六种类别。签证的内容及期限：各国的签证内容大体相同，主要包括：签证种类、签证代号、入出境（过境）目的/口岸/偕行人、停留期限、有效次数、签发机构、签发地点、签证官员签字盖章、签发日期等。有的国家还附有持签证者的照片（应与护照上的一致）。有的还有印花和防伪标识等。一般来说，途经一国的过境签证有效期为一个月，过境停留时间为三天，前往某个国家的入出境签证有效期为半年，居留期限为一个月，入出境一次。签证的办理：一是由本人亲自持护照和有关申请签证的材料到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理；二是秘书可协助上司联系委托权威可靠的签证代办机构（如中国旅行社总社签证代办处）代办；三是可以委托前往国家洽商的组织（如公司）到前往国家的使（领）馆办理。办理签证应注意：取得签证后，要注意检查签证内容。检查的重点是：签证种类是否符合申请目的；有效期和停留期是否清楚；签证持有人的姓名拼音是否正确；签证官员和签发机关是否签字盖章等。如果旅行目的地不止一个国家，应当在国内全部办妥有关签证手续。如果签证过期失效，应向有关部门申办延期手续。六、准备旅费按规定，公务旅行旅费可预支。秘书应按上司要求办理借款。如果是出国旅行，准备旅费时还要注意：准备外汇办理支票和信用卡准备零钞七、入出境手续边防检查海关检查安全检查检疫八、预订酒店（一）使用预订服务预订酒店，一定要按照上司的指示予以办理。如果上司没有指定，秘书可以通过上网、翻阅当地旅行指南、地图和旅行手册等方式，选择酒店，并与之联系，了解酒店的确切位置、与机场或火车站的距离以及收费标准、是否打折等信息，在征求上司的同意后适时预订。八、预订酒店（二）确认预订为了使预订得到保证或确定，秘书必须事先向酒店方面强调申明，这样酒店会在第二天结账之前一直留着房间；如果因特殊情况要取消预订，也要在结账之前打电话或采取其他方式通知酒店，必要时索要一张取消单存档，作为取消凭证。九、旅行社的服务作用旅行社的主要功能是在食、住、行方面给旅行者以协助，为旅行者与食、住、行各方面发生联系提供一个平台。秘书在旅行服务过程中，尤其是旅行准备阶段，借助旅行社安排住宿和订票等，既可以获得质优和廉的服务，也可以节约时间。旅行社的服务包括：提供信息满足特殊需求节约旅行费用安排观光或考察解决其他琐碎问题如何选择旅行社？一是了解旅行社资质情况，如是否具备办理出国业务的资格，办理的质量和社会的信誉度如何等。二是对比预订国内／国际机票、酒店等服务的价格与质量，所谓“货比三家”。三是检查旅行社是否已交纳了旅游质量保证金，公章、发票是否齐全。如何选择旅行社？四是检查旅行社是否有旅游保险。选择可以信赖的旅行社，可以使利益得到应有的保障。如果出现意外，可获得合理的赔偿，避免物质和精神上的损失。五是与一家服务优质、信誉良好的旅行社保持长期联系，也便于旅行社更了解和重视客户的需求，提供更优质的服务。上司旅行期间及回来后秘书的工作2一、上司旅行期间秘书的工作上司动身后，尚未到达目的地之前，如果对方安排接站，应先电话通知对方上司出发的具体时间。估计上司已到达目的地，秘书应主动与上司取得联系，以便有紧急事宜时向上司请示。按照上司出差前的授权和指示开展工作，遇超越秘书职权范围的，或遇紧急、特殊情况，非马上处理不可时，应立即请示在单位的其他上司解决，或与上司联系，请求上司的指示。如有需要上司亲自处理的邮件，上司又不能马上回来，应立即邮寄给上司。一、上司旅行期间秘书的工作工作记录：随时记录上司出差时的一些主要事情及处理结果，以便上司回来后能了解工作的进展情况。工作梳理：秘书可利用上司出差时的“暂时空隙”对工作进行梳理，处理和整理平时无暇顾及的一些事宜和文件。二、上司旅行回来后秘书的工作接站：确认上司回来的时间，前往接站。如果上司问起旅行期间的工作，或者有需要在上司回来后马上处理的，可择要简单汇报。但不宜太多，应考虑上司的休息和适应期。汇报：上司上班后，按轻重缓急次序，扼要向上司汇报他在外期间发生的事情及处理结果。二、上司旅行回来后秘书的工作整理文件资料：协助上司整理旅行带回来的文件、资料等，必要的话，可协助上司将旅行的经过和结果写成报告，交有关部门阅读。核算报销差旅费：帮助上司核算旅行费用，并向财务部门报销。随行事务3一、随行事务的含义所谓随行事务，是指秘书随同上司一起公务旅行，为上司外出开展公务活动进行的综合性服务工作。随行事务的特点：流动性、全面性、复杂性二、随行事务工作程序（一）准备阶段首先，要根据旅行的目的、意图、地点、日程、上司的指示等协助上司确定其他随行人员，并做好分工。同时要根据上司的指示拟订旅行计划和安排行程，经上司确定后加以印发。其次，要准备上司旅行所需的有关资料。再次，准备有关的旅行物品，如办公用品、差旅费等。当然，如果是到国外旅行，还要办理有关出国手续。二、随行事务工作程序（二）旅行阶段要按照日程安排，灵活而有序地对旅行过程实施有效管理，主动处理好日常事务性工作，如安排住宿，协调解决好与出访单位的关系，随时保持与本单位的联系，以便上司及时了解组织的情况。在旅行期间，随行秘书对工作应更主动、更投入。（三）结束阶段旅行活动结束后，随行秘书应做好有关的善后工作，如妥善