总结报告写作技巧

演示文稿写作技巧如果内容很精彩，谁在乎他是否“看上去很美”？如果你已经花了很多时间去做？这个输出结果对业务对你有多重要？你希望你的工作如何被重视？“在我们卖房子之前，首先要有能力销售自己！”为什么我们使用PowerPoint来做演讲？浅显的原因努力工作的证明比文本看上去更吸引人一个专业营销人员的标志深刻的原因用有力的业务讨论来吸引听众加强理解和聚焦视线在问题、选择、决策方面获得统一意见在我们的环境里报告演讲是经常遇到的把有关你和你思维的信息发送给每个人能够立刻把你是谁以及你如何思考等这样的信息传递给每个人包含有价值的的信息含有宝贵——而且往往昂贵——的信息经常在系统内部广泛交流在系统内经常进行广泛流通营销团队形象的直接反应是直接反映了营销队伍的形象今天，我们将侧重于从两个方面来报告讲稿开发－幻灯片及投影片PowerPoint讲故事的工具Slides故事的组成部分Presentation整个故事议程写出有效的幻灯片原则/提示(30min)用图表解说(20min)写有影响力的报告（20分钟）PowerPoint的写作技巧（20分钟）演示文稿写作艺术演示文稿是一种把复杂信息转换成简单扼要、有效沟通的艺术5原则塑造好文章

Fiveprinciplesunderpinallgooddocumentwriting为你的观众而写采用一个逻辑化和统一的结构简化用事实支持论点说故事有效写作的10个技巧彻底理解写作的内容和目的每页一个观点用标题使观点更为直接，从而吸引观众采用金字塔原则来创造逻辑结构使用编号来扩展结构在视觉上强调你想观众去关注的地方简单、简单、再简单－拿走所有不增加价值的元素杜绝错误理想的字体大小：14-16pt，最小10pt拷贝好的演示文件－使用它的风格、顺序、结构和图片等#1:彻底理解文章的内容和目的

Thoroughlyunderstandthecontext&purposeoftheslideIfyouwritetheslide,YOUOWNIT…yourresponsibilityistogettheinformationyouneedtodoagoodjob

(AppliestoALLtypesofslides)如果你做幻灯片，你的职责就是得到所需要的全部信息来做好它！Who人物听众是谁？他们已经知道多少了?他们为什么关心这事?他们需要被说服还仅仅是确认?What事件你希望在你的报告里表现什么？

--在整个陈述中表现什么？--在整个会议中表现什么？采用什么样的形式？Where地点报告提交到何处?在一个小型会议室？在一个500人的活动大厅？When时间什么时候提交报告并举行会议?事先需要什么资料？事后将有哪些沟通？Why为什么为什么报告需要摆在首位？是否有更好的替代方案？#2:每页一个观点

KeeptoonepointperslideTHE

POINT如果你没有一个观点，不要这页内容如果你不知道建立哪个观点，回到第一点如果你有几个不同的观点，把他们分在不同页面如果你有互斥的观点，你就没有成功树立你的观点。Heis

ThePoint!#3:用标题来吸引注意和抓住重点

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint标题说故事读者只看标题就可以有一个清晰的概念简单，减少失去听众的风险一旦听众失去兴趣，你就很难找回他们复杂和无逻辑的故事线会提高风险简单但不是过分简单的故事可降低风险使用标题

快速创造和抓住听众的兴趣作为诱惑点，把听众的注意力落到下面的文字上作为你的文章的故事板通常使用一个简单的句子一行文字最佳两行字最多了说些有意义的东西直接把注意力引到本页重点例如：最好说“我们的市场份额在北方提升，而在南方保持”，而不是说“份额变化应地区而改变”#3:用标题来吸引注意和抓住重点

Usetheheadlinetograbattentionandmakethepoint目前中国老年人口相当于日本全国人口注：1953、1964、1982、1990、2000年资料源于建国后五次人口普查资料；1985、1987年源于《中国社会统计资料》(1990)；1997年源于《中国统计年鉴》(1998年版)；2005年根据国家统计局2006年3月16日公布的2005年全国1%人口抽样调查主要数据公报。#4:采用金字塔原则来创造逻辑结构和流程

FollowthePyramidPrincipletocreatealogicalstructureandnaturalflowA.Keypoint

观点B.Keyassertions

主论点C. Sub-assertions

分论点D. Evidence

论据观点论点2

APyramidStructure一个金字塔结构通常。金字塔结构在信息沟通方面更为有效。论点1

写作”金字塔原则”幻灯片需要你从观点或结论出发，然后跟进支持在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长

明年现有产能将达到饱和需要考虑增加产能，满足需求把精力从吸引听众注意转移到思想沟通上确认观众会关注要点防止听众错误理解观点或关系从金字塔的顶部开始，使听众能清晰高效地理解故事结构我们应该考虑新增产能，以满足日益增长的需求在未来五年内，薄荷糖果消费量预计将迅速增长（年复合成长率30％）

明年现有产能将达到饱和

扭转你的逻辑流金字塔原理例子11调研评估市场环境和东风的能力3确定细分市场战略、产品组合战略及总体发展战略2评估细分市场、产品组合的战略选择阶段1.战略的形成业务模式

调整组织调整45分析方案和目标的可行性确定企业发展机会-整体思路-市场和产品战略根据行业变化因素和关键成功因素分析能力差距预测采取战略选择后业务状况，以及与企业发展目标之间存在的差距收入/利润/投资风险/回报充分利用市场发展的机会缩小与企业发展目标之间的差距企业发展机会的最终排序发展战略确定业务模式需要的变化以支持新的战略确定业务重点的调整确定组织需要的优化和调整确定战略实施的先决条件金字塔原理例子23.4.1.2508年1、2月的价格下降有效稳定住成交量，使市场占有率明显回升。1.2.#5:使用题点来扩展结构

Usebulletpointstoaddstructure把长句变成信息点和短句，不但可以看起来考虑更周全，也会使读者容易理解和记住。把长句变成信息点和短句：更好看容易阅读和理解更容易记住#5:使用题点来扩展结构

Usebulletpointstoaddstructure180-200平米厨卫装修需求不满及改进方向180-200平方相对来说是对卫生间和收纳系统的重视程度高于厨房;而目前最多的不满集中客卫的设计及分类收纳方面卫生间收纳系统厨房客卫目前过于简单,无法满足主人的标签符号的需求体现舒适温鑫加强装饰性专门的客卫空间（取消淋浴房）主卫和次卫：更加完备分类的收纳系统保证美观性玄关需要体现面子和档次感收纳系统要做到分类收纳（特别是对于大件）对收纳区间做到功能分隔，例如专门的储物间，步入式衣帽间，洗衣房，工作阳台厨房装修问题相对不那么严重，需要加强享受性／情感性的设计如何在设计细节方面体现品质感可以考虑中岛的设计#6:视觉突出你需要观众注视的部分

VisuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolookVs.突出数据突出文本突出思路Vs.突出数据突出文本突出思路#6:视觉突出你需要观众注视的部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook突出数据突出文本突出思路良性循环的市场营销大投资拉动高消费需求改善交易环节改善铺货大量利润再投资良性循环的市场营销高消费需求大投资拉动改少交易环节改善铺货大量利润再投资图片能简化思路并帮助强化观点案例:#6:视觉突出你需要观众注视的部分

Visuallyemphasizewhereyouwanttheaudiencetolook#7:简化，再简化－抛弃所有无附加值的部分

Simplify,Simplify,Simplify–takeoutallelementsthatdonotaddvalue简化文本使用题点bulletpoint删除不必要的词不必要的话

用最少的话可能表达了同样的想法

用最少的话可能表达的理念一致

用最少的话

[空白]简化图片检查图片中的每个部分是否都有用刻度：有时没必要，如果每个数据值已经标出，你通常并不需要在轴上标出每5％一个标签，也许永远不需要标题：永远需要资料来源：永远需要标注人们难以一下子看完太多的东西，所以要留出一些空间，不要将页面填满#8:杜绝错误

AbsolutelyNoMistakes一个错误数字可以毁灭整篇文章的可信度这是你的报告……如果你自己不确定是否正确，请检查#9:理想的字体大小为14-16磅，最小不低于10磅

Ideally14-16ptfont,minimum10pt题目,18pt如果你不能用1-2行的标题和18pt字体，可能你的标题是过于冗长，请考虑重新措辞主体文字,14-16pt页面上的文本就是打算读出来的人们并不关注较小的文字在一般的会议室用投影机进行介绍，理想字体是14-16pt，最小的是12pt图表中的数据和标签,10-12pt注解和来源说明,10pt如果你确实需要小于10磅的文字，说明你要说的东西太多了，应重新考虑设定你的信息。议程写出有效的幻灯片原则/提示(30min)用图表解说(20min)写有影响力的报告（20分钟）PowerPoint的写作技巧（20分钟）一个图表里的关键要素题目单位备注：资料来源：

数值名称备注：资料来源：

题目单位标题永远是最重要的，它告诉观众这些数据反映了什么。单位可表示图表所示名称（如"市场份额的趋势，％"）类似的图表中，刻度应该统一起来

但如果只是显示数值，刻度就并非总是必要的数据序列标签应尽可能多地横向表示所有图表必须标明数据来源；备注主要是用于提供有用的细节，并不是必须的除非只是为了显示趋势或比较，数据的数值通常是必须表示的一个图表里的关键要素数据表现的逻辑顺序巧克力在西部地区的消费量，1997年Tons吨(千)巧克力在西部地区的消费量，1997年这个?或者这个IdahoMontanaNevadaS.DakotaWyoming为了突出数据强调的重点，你必须按升序或降序排列。合理的突出数据：给有意思的数据，如最高或最低的做下划线。减少不必要的细节把所占比例小的统一归为“其他类”保留一位小数位数，使图表更清晰解说数据只要到必要的小数位数数据的小数位数太多，会制造出干扰并不利于信息的传递小数位数要统一保留尽可能少的小数位数百万美元西部地区的媒体花费这个？或者这个西部地区的媒体花费西部地区的媒体花费还是这个!源于经验选择合适的刻度确定刻度高度来满足柱型图的要求（如果有必要的话，为数据标注留下足够空间）对于有极端差异情况的数据，主动把数据分段并排出现的两个图表的刻度应该是相匹配（具有可比性），或者是根本上不同的避免出现0到10和0到15这样两个表的比较，0-10和0-1000是可以的从百分比刻度来说，人们一般习惯于到100%避免出现0-90％，但可能出现小刻度，例如所有的数据都在40%以下源于经验选择合适的刻度亚洲可可豆加工机，1997年产量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant6亚洲可可豆加工机，1997年产量JumboPlant3Plant2Plant4Plant5Plant62550这个?还是这个!源于经验提供必要的“补充资料”Tons(Mln)72不同场合的糖果消费量ChristmasEaster复活节Mother’sDayValentine’sDay75正确……，但占有率有什么不同？（缺少占有率）品牌在不同地区占有率NorthEastSouthWestCentralOthers好……但绝对数值是多少？XXX赔付总额（95-00）US$’000哼…那么复合年增长率是多少呢？（缺少复合增长率的说明）为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料”并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题源于经验提供必要的“补充资料”XXX赔付总额（95-00）US$’000Tons(Mln)72不同场合的糖果消费量ChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay75(17%)(25%)(26%)(32%)(11%)(35%)(19%)(36%)0.70.90.60.60.80.1RMS0.7Total1995-2000

CAGR=22%品牌在不同地区占有率NorthEastSouthWestCentralOthers为更好的进行说明，图表经常需要“补充资料”并不总是需要，通常是案例考虑什么是接下来需要的信息，你看到这张图自然会问的问题源于经验使你的图例更易解释用某种方式做图例说明，使数据更容易被识别。确保秩序是一样的，自上而下对于折线图和柱状图直接标注如果报告是黑白的，这一切就更重要了不要只依靠PowerPoint的自动图例说明源于经验96102不同场合的巧克力消费Tons(Mln)96102不同场合的巧克力消费ThankyouDateBirthdayChristmasEasterMother’sDayValentine’sDay这个?或者这个!使你的图例更易解释源于经验其他需要注意的…

为你的数据选择适当的图表类型柱状图：适合表现比较和与基准对照线图：适合表现发展趋势饼状图：适合表现比例双垂直轴线：适合表现2维数据Merrimeko和气泡：3维数据FIDOThisFIDOCanlooklike

this…当数据名称在纵向柱型图上无法良好显示时，可考虑使用横向柱型图不要随意拉升你的图表，注意保持正确的图形比例各省（％）RandomProvinces(%)RandomProvinces(%)不要拉伸！使用横向柱状图其他需要注意的…最后，考验着一个好的幻灯片还有你是否愿意站出来，并展示您的幻灯片给人看？在一个房间里，一对一地讲？他是否愿意让你把它讲完？议程写出有效的幻灯片原则/提示(30min)用图表解说(20min)写有影响力的报告（20分钟）PowerPoint的写作技巧（20分钟）在做报告时需要知道的重要事项基本报告原则有立场告诉别人需要关注的原因有逻辑的陈述有明确的行动和后续方案会使听众发疯的做法…150页或更长的报告数据过多离题意识流（无数据或不务实）问题摇摆不定独角戏（没参与感）他喜欢…用图像/图表/数据支持直接有效的内容支持做报告时的投入感加强报告影响力的11条

Ron’s11TipsToBuildPresentationImpact理解你的听众内容越少越好每页纸都有观点准确我信任你写报告，不全是演说清理逻辑看起来舒服－“艺术指导”三分钟原则聪明的重复运用议程写出有效的幻灯片原则/提示(30min)用图表解说(20min)写有影响力的报告（20分钟）PowerPoint的写作技巧（20分钟）一些小窍门Tip#1:使用键盘快捷键Tip#2:移动/复制用Shift和CtrlTip#3:调整大小用Shift、Ctrl和组合键使用Tip#4:网格和参考线Tip#5:使用连接Tip#6:如果看上去可用一个文本框来解决，就用一个文本框Tip#7:在一个文本框里写文字时，尽量少留空白Tip#8:使用“题点”来获得最好效果Tip#9:使用行间距，而不是空白行Tip#1:使用快捷键因为它看上去令人印象深刻因为它非常快因为它在节省自己时间的同时，也节省了与你一起工作的其他人的时间

时间就可以被用来关注更多其他的事情，比如工作和生活的平衡键盘快捷方式摘要快捷键说明Ctrl-A全选Ctrl-C复制Ctrl-X剪切Ctrl-V粘贴Ctrl-ZorF4撤销Ctrl-D复制被选择目标Ctrl-Shift>增大选定区域的字号Ctrl-Shift<减小选定区域的字号Ctrl-B加粗所选区域Ctrl-U下划线Ctrl-I斜体Ctrl-L(orR)靠左或右对齐Ctrl-E居中Shift-Enter增加一行快捷键说明Alt-R-GGroupallselectedobjectsAlt-R-UUngroupallselectedobjectsAlt-R-A-L(orR)AlignallselectedobjectsLeft(orRight)Alt-R-A-T(orB)AlignallselectedobjectsTop(orBottom)Alt-R-A-CAlignallselectedobjectsalongtheCenterAlt-R-A-MAlignallselectedobjectsalongtheMiddleAlt-R-A-HDistributeselectedobjectsevenlyalongaHorizontallineAlt-R-A-VDistributeselectedobjectsevenlyalongaVerticallineHome/EndMovecursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl(or)Movecursortofrontofparagraph,i.e.Home(orEndofparagraph)Ctrl-ShiftHome/EndSelectalltextfromcursortofrontofline,i.e.Home(orEndofline)Ctrl-Shift(or)Selectalltextfromcursortofrontofparagraph(orEndofparagraph)个人觉得右边部分基本不会用上Tip#2：移动/复制用Shift和Ctrl在拖动时单击shift，目标将固定地向某一个方向移动1+Shift在拖动时单击Ctrl，将复制目标到选定区域2+Ctrl3你可以同时使用shift和Ctrl+Ctrl+ShiftTip#3:调整大小用Shift和、Ctrl和组合键使用

Byhitting

theCtrlkeywhiledraggingthemouse,thescalingreferencepointwillbethecenter

oftheobject

When

resizinganobjectusingacornerhandle,theshiftkeywillmaintaintheaspectratiooftheoriginalobject1234

Toresizea groupofobjectsandthespacetheyoccupy,itisnecessarytogroupthem(Alt-R-G)

Youcan combineboththeCtrlandtheShiftkeystoresizeobjects,maintainingproportionswhileusingthecenterpointreference+Ctrl+Shift+Ctrl+ShiftTip#4:网格和参考线总是打开“网格和参考线”“对齐网格”可以帮助对照网格来控制目标位置“对齐图形”可以帮助控制把一个目标和最靠近的目标靠拢Demo

BOXDemo

BOXDemo

BOXDemo

BOXTip#5:使用连接器连接器是将各种物体连接起来的最有效的方式联合使用连接器、对齐网格/图形和各方向对齐按钮(Alt-R-T/B/L/R)使用连接器吸附到网格或形状，并对准顶部/底部/左/右ThePointAssertion2

Assertion1

Tip#6:如果可放在一个文本框里，就放在一个文本框，便于修正1%28%11%18%30%20%8%20%20%31%SOS

‘04Volume

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‘048%20%17%11%44%SOS

‘011%34%10%14%40%Volume

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‘01好的例子不好的例子SOS

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