文职人员文书及事务管理

文职人员文书及事务管理第一页，共三十六页，2022年，8月28日游戏规则1、准时上课、下课2、吸烟有害您和他人的健康3、手机请转为按摩器4、举手发言&掌声鼓励5、随手清洁(爱护桌椅)6、按要求完成全部练习和作业第二页，共三十六页，2022年，8月28日培训内容文职人员的工作职责及要求如何做好上司的助手文件与档案的管理会务管理部门物资的管理第三页，共三十六页，2022年，8月28日调查表明：1、7％的被调查者认为“做文职就是打杂，跑腿，没有什么前途”；2、10％文职就是一个过度性的职业，没有专业可言，是女性结婚前的最好职业；3、13％的人觉得文职在国外是越老越值钱，国内却还以年轻取人；4、22％的公众赞成经济越发展，好的文职越缺乏；5、48％的公众都认为，文职是一个可以积累经验的职业，是走向管理岗位的一个阶梯；第四页，共三十六页，2022年，8月28日文职人员的工作内容是什么？请写出你目前主要的工作内容:1、时间:5分钟；2、用最快的速度写下来，不用思考；3、至少要写下10个；第五页，共三十六页，2022年，8月28日文职人员的工作职掌与权责

项目内容1、日常行事计划表管理预约会面的受理及安排，预定表的制作及分发，预定计划的变更及联系、调整、向有关方面联络、交涉、调整，向上司再次确定，预计计划进行管理．2、环境的整理准备上司办公桌的整理、用品、消耗品的准备和管理3、会议及集会的动作开会通知的制作及寄发、参加者名簿的制作、会场的选定及预约、会场的设立、必要用品等准备、确认出席者、与延迟未到者的联络、茶点及饭菜的准备、端头、会场结束后的整理、议事记录的制作及分发、集会的准备，运作及事后的处理。4、照顾身边琐事上司外出的准备、汽车的安排（与司机联络及调整）、上司的接送、上司其它事务的代理。5、沟通支持性工作沟通公司内外部领导或合作部门的协作关系、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作及其它主管临时交办事项第六页，共三十六页，2022年，8月28日文职人员的工作职掌与权责项目内容6、会计方面的业务各种票据的制作、旅费、交际费、机密费、各种会费的处理、手续的代办与记帐。7、紧急情况的处理发生紧急情况时，对公司内、外的联络。8、接待工作面谈、执行访客的安排、引导、招待、接送、上司办公室及会客室的事后处理．9、交际应酬的业务电话的接听、传达、代替上司接、打电话、上司不在时的应付。10、文书的处理和保管公司内外文件的制作、收发、处理、传递、及相关文件的传达、办公机器（电脑、复印机、传真机）的操作和管理；文件档案的管理；11、资料的储存、检索上司及秘书用数据库的制作、数据库的利用、文献及资料索引的制作、储存、检索和上司有关者的个人记录资料的制作、储存和检索第七页，共三十六页，2022年，8月28日第一单元

文职人员的工作职责及要求1.上司的助理还是上司的阻力2.全能型的秘书攻略第八页，共三十六页，2022年，8月28日1、上司的助理还是阻力思考：你现在是上司的助理还是阻力？√协助√分担√管理√参谋√支持√辅助其塑造良好的形象

领导者替身决策支持

事务执行者服务人员

协调人

参谋

领导第九页，共三十六页，2022年，8月28日1、主观态度上的问题——服从和服务意识淡薄——没有敬业精神，工作态度不佳——保密意识差，导致泄密事件——向上错位，擅作主张2、客观能力上的问题——专业技能水平差——各类知识较浅薄——概念、判断、概括能力差1、上司的助理还是阻力常见的角色错位第十页，共三十六页，2022年，8月28日2、全能型秘书攻略A外交官的圆滑骡子般的耐力光线般的速度修女般的忠诚犀牛般的厚韧爱因斯坦般的头脑母亲般的温柔与耐久力21世纪全方位秘书应俱备的条件第十一页，共三十六页，2022年，8月28日文职人员必备的职业素质

正直--坚持既定政策和原则实事求是热情—对人、对事积极、乐观

敬业--以工作为荣，设定高的工作水准

守信--不失约、不违约、不食言、不泄密忠诚—忠于上级忠于事业有序--利落，有条不斋高效--追求效率和效益 可靠--按约定完成工作，保质、保量、及时细心--尽可能的考虑事情周到、细心2、全能型秘书攻略B悟性—领悟上级或领导的真实想法自信—积极向上勤奋—不断学习提高能力默契—捕捉起真正的含意

分寸—大智若愚谦虚—为人处事时的谦和与内敛

承受压力第十二页，共三十六页，2022年，8月28日第二单元

如何做好上司的助手1.研究与了解上司2.与上司达成心理默契3.形成良性的工作模式4.如何为上司进行合理的屏闭第十三页，共三十六页，2022年，8月28日1、研究与了解上司1.上司每天都在干什么？2.你的上司都有哪些技能？3.你的上司对你的态度怎么样？4.什么事情会让你的上司行动起来？第十四页，共三十六页，2022年，8月28日2、与上司达成心理默契1.上司的领导风格2.上司思考问题的风格3.如何同上司交流？第十五页，共三十六页，2022年，8月28日3、形成良性的工作模式1.工作的模式2.主动的程度3.良好的印象第十六页，共三十六页，2022年，8月28日4、如果为上司进行合理的屏闭1.来电者有什么要求？2.哪些来电应当直接转给其他同事或部门？3.那些主可以直接由秘书说明？4.什么时间不希望被打扰？5.哪些人是不希望被接待的？6.哪些人只能在特定的时间联络到？7.那些时间最适合回复电话？8.什么时间最适合给来电者回复电话？第十七页，共三十六页，2022年，8月28日第三单元

文件与档案的管理1.建立正确的文件与档案管理的意识2.建立归档的范围3.分类与标识4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素第十八页，共三十六页，2022年，8月28日1.建立正确的文件与档案管理意识档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教、等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。文档管理：文档管理是以管理规范为主，对文档进行有效管理的解决手段。它主要提供对文档的分类、整理、存储、更新及使用的统一解决和管理办法。第十九页，共三十六页，2022年，8月28日2.建立归档的范围所谓归档，是指文书部门或业务部门将文件整理立卷后，按照规定的时间移交给档案室集中保管。归档范围是指一贯单位形成的全部文件中哪些该归档，哪些不该归档。按问题特征立卷按作者特征立卷按时间特征立卷按名称特征立卷按通讯者特征立卷按地区特征立卷灵活地结合运用2-3个特征来组立一个案卷立卷6特征第二十页，共三十六页，2022年，8月28日3.分类与标识1、分类：方便使用；操作简单；设置合理．方法：按对象划分：根据资料来自何人，与哪些企业有关进行划分

按主题划分：比如把资料分成技术开发领域的资料和销售领域的资按形式划分：如适用于会议记录的资料，或者规定格式的文档等

按项目划分：项目也叫专案

按时间划分：比如可将2002年的资料都收集在一个资料夹里2、标识：♣使用大写、清楚的字母标示档案。♣使用彩色标识能让你一眼就找到某一类型文件的位置。♣将类别与次类别标签排成一列，类别与次类别用不同颜色标示。♣为大型的资料建立索引。第二十一页，共三十六页，2022年，8月28日4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素A您有以下工作内容，请问您会如何分类归档：1.收发E-mail2.会议记录工作3.项目性质工作(发表会、尾牙、股东会…等)4.报价工作(国内、国外客户)5.计算机文书工作(发布公告、人事令、联络单、签

呈、各种报表的汇总…等)6.主管的名片管理7.其它检索利用的方法：直观法、联想法、顺查法、倒查法等第二十二页，共三十六页，2022年，8月28日4.各类文件与档案的收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素B个人档案管理1.待办及追踪档2.待归档3.参考数据文件4.家庭生活档5.名片档1.集单件数据组成案件完整的档案2.一文一事一卷一案3.文件分存单及影印本之存盘4.分类适当5.务必制作索引﹝目录单﹞6.定期清理

档案管理应注意之细节点击第二十三页，共三十六页，2022年，8月28日第四单元

会务的管理1.会议的计划与通知2.快速进行会议记录3.如何整理会议纪要第二十四页，共三十六页，2022年，8月28日会议的重要性大多数企业在会议中决定其基本走向90%以上的重大决策是通过会议制定的企业花在开会上的时间越来越多开会的频率越来越高注意重点第二十五页，共三十六页，2022年，8月28日1.会议的计划与通知A会前工作计划会中工作计划

会后工作计划

议题及参会人员范围的确定会议场所的选定会议通知的起草申报会议预算人员确认设备准备预定车辆安排会务通知起草议程PPT制作食品的采买指导服务员工作会议场地布置与熟悉会议室保障汇报人员的保障用餐的保障娱乐的保障住宿的保障离会车辆安排退房设备整理结帐设备归还费用报销会务总结第二十六页，共三十六页，2022年，8月28日1.会议的计划与通知BY开始确定会议目的、参会人员、时间、议程安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）修改审批下发接收反馈会前准备（仪器调试）会中服务整理会议记录/纪要审批修改下发N结束YN

例：委员会会议议程

7月6日上午11点格林·德雷戈饭店

1、（11：00）任命一位会议主席

2、（11：10）为缺席致歉

3、（11：15）批准上次会议备忘录

4、（11：30）上次会议提出的事项

5、（11：45）讨论联络事宜（12：00）会间休息

6、（12：15）财务事项

7、（12：45）特别事宜

8、（13：00）其他动议

9、（13：15）其他事宜

10、（13：35）下次会议细节

议程的开头为会议的日期、时间和地点每项均有一个起始时间下次会议细节写在议程的末尾会议流程会议通知第二十七页，共三十六页，2022年，8月28日2.快速进行会议记录１．手脑并用，紧跟发言者的思路，及时判断发言内容的线索、层次、联系、结论。２．一时没听懂或没听全的发言，空出格子，会后请发言者补上。３．可采取缩写或简写的方式提高记录速度。４．切莫忘记日期。会议记录内容的形式:2种１．摘要式会议记录．对于会议人数较多，讨论后能就某中升心议题达成协议的会议，一般采用摘要式记录。只记发言的要点，讨论的问题、结论通过的决议等中心内容。２．详细式会议记录．对于人数较少，观点各不相同的会议，可以采用此方法。主要把与会人员阐明观点、表明态度的讲话，详细记录下来。写作要求第二十八页，共三十六页，2022年，8月28日3.如何整理会议纪要整理会议纪要会议纪要格式：由标题、正文、主送、抄送单位构成两种：一是会议名称加纪要；二是召开会议的机关加内容加纪要

会议纪要正文：

Θ会议概况:会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本议程。Θ会议的精神和议定事项

会议纪要的三种写法:集中概述法分项叙述法发言提要法会议纪要的特点:内容的纪实性表达的要点性称谓的特殊性第二十九页，共三十六页，2022年，8月28日请讨论:在会议管理过程中还有什么问题？第三十页，共三十六页，2022年，8月28日第五单元部门物资的管理1.部门物资的申购与审批2.部门物资的保管3.部门物资的建档4.部门物资的清查第三十一页，共三十六页，2022年，8月28日1.部门物资的申购与审批确认物资采购量

采购量＝该物资需要量+期末储备量－期初储备量+计划期内不可用资源－企业内部可利用的资源领导审批提交采购单为领导提供物资信息第三十二页，共三十六页，2022年，8月28日2.部门物资的保管2、物资的保管

四号定位、五五码垛摆放科学、数量准确、质量不变、消灭差错。1、物资的验收入库提货、验收、办理入库手续等过程3。物资的发放及时、迅速、准确的发放。