第二章秘书人员的素质

输给纸条

我的两次应聘经历让我印象深刻，因为我居然都输在纸条上。第一次应聘，我一路过关斩将，顺顺当当地回答完最后一个问题，心里正美滋滋的时候，忽然看见一张纸条从总经理的办公桌上落下来，刚好飘落在我的脚边。我很自然地蹲下身，捡起纸条，向纸条上看了一眼，上面是被笔抹掉的几组电话号码。我见是废纸，便揉成一团扔进了旁边的废纸篓。这时，总经理的脸色变了，向我摆了摆手说：“你可以出去了，你不符合我们的条件。”我不解地问原因。“你刚才拾起纸条时，犯了两个错误，”总经理不无遗憾地说，“这张纸条是我故意碰落的，以考验你有什么反应。作为秘书，对领导桌上的东西是不能随便翻看的，而你拾纸条的时候，一直盯着看，这是错误一；捡到纸条后，你没有经过我的同意便擅自扔进了废纸篓，这是错误二，所以你不适合当秘书……”第二次应聘，我也是很快过了三关，复试时总经理问了我一些做秘书应具备的素质，我一一作了回答，总经理很满意。这时，我看到了纸条飘落下来，又落到我的脚边。又要作考验？我可再也不上当了。故意装作什么也没看见，依然直视着总经理。总经理见我坐着一动不动，用异样的眼光看了看我，然后自己走到纸条边，捡起纸条放回原处，向我摇了摇头说，“年轻人，你之前给我的印象被这张纸条破坏了。”我疑惑不解地问：“为什么？”

“我刚才跟你说了我们公司人手少，一个人要干几个人的事情，”总经理遗憾地说，“可是你见到一张纸条掉地上了，连弯一下腰都不愿意，所以你不符合我们的要求。”“啊!？……”问题：做秘书应具备怎样的素养，怎样才是合格的秘书？

“据有关方面报道，仅北京市的高级秘书，人才缺口在1万人以上，并且这个缺口在以每年10％的速度扩大。”－－摘自《成才周刊》“负责招聘的一些人力资源部经理们曾向记者诉苦：公司一旦发布招聘“秘书”的信息，前来应征的往往不下数百人，能达到“职业秘书”水平的则很少，真正有经验、有能力、有地位、能够称得上高级秘书的人更是凤毛麟角。”－－摘自中国教育招生考试网

“为什么理想的秘书难找？不是没有人打字与速记的水准一流，一年一届秘书训练班中出的人材就有不少，个个在秘书技巧上都成绩优异，到头来能在大机构与大人物身边成为一个举足轻重，备受上司重视的秘书，少之又少。就为了一句话，只晓做事，不懂做人。而秘书偏偏就是最需要会做人的工作。

－－梁凤仪《秘书必读》问题：什么才是优秀的秘书？第二章秘书人员的素养

秘书素养是指秘书人员开展秘书工作必须具备的内在基本条件。作业：查找10篇与秘书素养有关的文献（类型不限）。作业具体要求：1、仔细阅读并归纳出每篇的主要内容（写出内容摘要），写出文献的来源出处，查找文献信息的方法与途径。2、看完所查的所有文献，写一篇读后感。（谈谈你对优秀秘书应具备素养的认识，就你现有状况，列出你的差距主要在什么地方，你的打算，有无解决的方法与计划等）3、字数无固定要求，文字表达要有条理。用人单位、单位领导专业人士从业人员社会民众

总经理秘书招聘职位描述：1、本科以上学历，英语或国际贸易相关专业毕业；

2、年龄25-35岁，女：身高1.65米以上，男：身高１.72米以上,形象气质佳；

3、具有良好英语口语及读写能力；良好的文字功底；

4、工作有条理性，思路开阔，对事物有敏锐的观察力，公关能力强，具有良好的语言表达能力，能做文案的优先考虑，责任心强，为人诚恳；

5、出色的沟通技巧及良好的对外沟通、联络、协调能力，二年以上独资企业及合资企业相关工作经验；

国家重点实验室业务秘书

工作职责：协助室领导处理与业务相关的工作，负责国家重点实验室网站建设和维护，负责研究生工作。

人数：1人

应聘条件：大学本科以上，化学或药学专业毕业，熟练使用计算机各种软件和网站建设与维护，较好的中英文表达能力。为人正直，处事公正，有较强的服务意识和良好的组织协调能力。

北京居易伟业投资管理有限公司

职位描述：秘书工作年限:1-2年学历要求:本科以上年龄23岁以上，女性，本科以上、有2年以上的相同工作经验，有英语听说读写能力，能起草文件，记录/提醒总经理日常工作安排，能独立出差工作，形象好、气质佳、文笔出众、口齿伶俐、细致周到、沟通交际能力强。

微型调查：老板喜欢什么样的秘书

（深圳新闻网）

得力的秘书将使老板左右逢源，受益匪浅，选择一位好秘书对老板至关重要。不同的老板有自己不同的标准。陈先生

（某外企大区经理）：

有些人说秘书是吃“青春饭”的，不客气的讲我认为这是对秘书职业的一种亵渎，是一种认识上的误区。在高级秘书身上，聪明、有团结精神。这个队伍的凝聚力、认真可靠是他们的共性。悟性对于秘书来说也是很重要的，他们会为领导提出有创造性的建议，并且在任何事情上可以分出轻重。秘书必须具备一种职业的道德。对于一位秘书来讲，又有靓丽的容貌又有能力当然是最好，但是当两者不可兼得时，能力和悟性是关键的。吴迪（顺捷彩悦化妆品有限公司董事长）：

选择秘书最重要的是看她的工作经历。除聪明以及硬件条件外，秘书必须具备很强的专业能力，在财务、销售方面能够独立处理问题。在沟通、协调上有一种悟性。胡成（北京捷德智能限公司人事部经理）：

有没有高级秘书职业资格证书在老板眼中已经不重要了，取而代之的是“全能型”的秘书。另外，由于秘书会接触到公司的一些内部的文件，所以保守秘密很关键，秘书的职业道德也越来越被老板所看重。

秘书人员应“政治上可靠，思想上敏锐，工作上勤奋，学习上刻苦，作风上严谨”。

－－邓颖超出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比没有七大硬功不要去当秘书－外在形象、气质；职业性格、心理素质；知识结构；专业能力；职业道德等。

注意1：外在形象与形象管理个人的仪表风采是很重要的。－－梁凤仪长相不成为出色秘书的障碍，但这不包括个人的仪表风采在内。

出版社访问香港地区约60位秘书的问卷调查结果一位出色秘书具备以下条件之重要性百分比案例小李是一个活泼开朗的女孩，大学毕业后，到某网络公司当一名行政助理。小李平时爱翻时尚杂志，穿得比较新潮和前卫：薄纱连衣裙、改良后的中式旗袍等。小李上司是位严肃的中年男子。他从一开始就对小李的服饰表现出反感，多次提醒她注意自己的形象，可小李想这又不是部队和政法机关，干嘛要穿得那么规规矩矩？于是依然我行我素。结果，上司对小李印象特别差，经常借故对她大发脾气。最后，小李不得不带着满腹的委屈离开了那家公司。魏小姐是一位很棒的电子工程师，曾在国家电视台工作。为了事业的发展，她前往另一家广播电视公司应聘，却遭到失败。不久，她又得知索尼公司招聘秘书，并收到面试通知。为了不再错过机会，这次她请教了形象设计师。当魏小姐拿出面试时的衣服－－一件花边过时的衬衣、一件宽构化纤混纺的黑西服、一条棕色肥大的西裤时，设计师说：“这身衣服让你看上去像个在北京郊区卖菜的大姐，你的技术再好，别人也会有疑问，她的能力和她的外表为什么不相称？她可能是个全面素质都优秀的人吗？”最后设计师为她挑选了一套深蓝西服套裙，外加一件优质纯棉白衬衫。魏小姐后顺利拿下了索尼公司的工作。老板说：“从你一进门，你的神情和外表就告诉我你是我们所期望的人。”宏远公司欲招聘一名行政助理，前来应聘者络绎不绝，不乏重点大学中文、行政管理等专业的毕业生，也有风度翩翩的职场人士。但行政经理最终选中了一个普通高职商务秘书专业毕业的小伙子陈成。经理后来道出原因：“我注意到他的衬衫袖口和领结这两个细微之处。另外，我还发现他在门口时就蹭掉了鞋底的泥，以免弄脏地板，进门后随手关上了门，说明他做事小心仔细；其他人都从我故意放在地板上的那支钢笔上跨过去，只有他弯腰捡起笔放回桌上。而且他一走进我的办公室，就先脱去帽子，态度谦恭，回答问题时清楚果断，这些都证明他既懂礼貌又有能力。”

作为办公室的一员，我们每天都可能要走进别人的办公室。或许请示汇报工作，或许是洽谈业务，或许只是递送一份文件。不管你的目的是什么，只要你在别人的办公室出现，就总会有人在一旁打量、观察、评析你的外表与自信，如果你出现时面带羞愧、歉疚和不安，那么你极有可能在未开口前就已失掉顾客、生意和业绩了。一般要求：整洁的发型清爽的面孔干净的手部合适的着装优雅的姿态谦和的态度得当的言谈举止等思考与训练题着装穿衣也是一种品位，这与教育、经历、心态有关。即使你生性随便，不拘小节，但在着装规范上仍然必须有所讲究，对此你能否做到，或换句话说，你能否为了职业要求而改变自己？请专业发型师为你的发型确定最合适的标准，然后以此作一些变化来丰富与生动自己的形象。平时注意按礼仪规范训练自己的姿态（如：站、坐、行、表情、动作等）、举止，请同学、亲朋指出自己的不足，进行及时纠正。为什么说职业秘书的表情有着严格的标准，既不能张扬，又不能内敛，而是恰到好处的平和？难道这对其职业形象真有那么重要的关系吗？在镜子前反复训练正确的表情神态，努力把握住职业需要的分寸感，将自己以为最符合职业身份的表情定格，作为你的招牌表情。表情规范并不是呆板，努力让自己的表情可亲可敬，既要平和，又要生动。注意2：职业性格与性格塑造性格是一个人对外界事物及他人的态度和行为上表现出来的比较稳定的心理特征，也是一个人内心情绪的定位。如：冷漠、热情、诚实、虚伪、认真、马虎、自信、自卑、大方、羞怯、勇敢、胆怯、果断、犹豫、开朗、抑郁、敏感、迟钝等职业性格性格与人的职业有很大的关系，长期固定做一件相同的事，无疑会使从事同一职业的人形成相同的职业性格，然后约定俗成，这种职业性格也就成为了同业公认的职业标准。秘书职业性格：豁达温和热忱缜密敏捷内敛自制等思考或训练题（性格塑造）：查阅有关书籍，写出对于性格的解释，仔细思考你理想中的成功性格，无论是书中论述还是你的看法，都将它们罗列出来。自我诊断：自己性格现有的特征，与职业性格特征的差异和优劣对比，需要改变和塑造的性格特征。用修正自己不良行为的方法改变自己的性格写出你自己以为需要修正的外在表现，寻找它们与你性格中哪些不合理内容有关。详细写出你的修正措施，具体到方法与期限，以及承诺和奖罚的做法。(只有给自己必要的压力，你才能克服人性的弱点尤其是惰性，达到改变性格的目的)。进行情绪管理训练

控制自己的情绪，把握适当的分寸，合情合理地运用在日常生活与工作中，这是秘书的职业要求之一。

在心理学上，对情绪的认识、评价和协调管理能力被称为情商（EQ）。

一是对自己情绪管理的能力和技巧；二是管理别人情绪的能力和艺术。

注意：情绪是非常私人化的东西，别人有可能影响你，但无法控制你，真正能够控制你的情绪的人只有你自己。

“能控制自己情绪的人是命定的领导者，他们之所以被选出来管理别人，正是因为他们具备了管理自我的能力。”－－培根清楚察觉自己的感受(认清自己的情绪)了解情绪产生的原因，找到有效的解决方法用合适的方式表达自己的情绪成为情绪的主人，而不是成为情绪的奴隶

课后阅读要求选择一本有关“情商”的书籍阅读

如：丹尼尔·戈尔曼《情商》

新世界出版社：《哈佛情商课》

第一节秘书的职业道德

道德：是以善恶评价的方式来调整人与人、个人与社会之间相互关系的标准、原则和规范的总和，也指那些与此相应的行为、活动。它是人类社会所特有的，依靠社会舆论、传统习俗和人们的内心信念来维系，对人们的行动进行善恶评价的社会意识、原则规范和行为活动的总和。

秘书的职业道德是人类普遍道德精神在秘书工作实践中的具体运用，是从事秘书工作的人们，在长期的职业实践中形成的调整相互关系的行为规范的总和。秘书职业道德规范规定秘书人员在职业活动中的行为规范。

这样插话该不该？

一次，某基层单位向领导汇报如何落实科学发展观的有关问题。某领导还未讲话，他的秘书就抢先不断插话提问题。后来不等领导做出决定就大谈有关的几条办理意见，而且经常这样，在类似场合插话、提问，做决定性的讲话。注意：

秘书人员的职业道德要求主要由秘书工作的特点和要求决定，同时受各国的社会制度，文化背景、价值观念和风俗习惯等的影响。忠于职守，自觉履行各项职责；服从领导，当好参谋；兢兢业业，甘当无名英雄；谦虚谨慎，办事公道，热情服务；遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私；恪守信用，严守机密；实事求是，勇于创新；刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质；钻研业务，掌握秘书工作各项技能。

－－《秘书职业技能培训鉴定教材》敬业爱业，甘于平凡

“如果你只掌握一些基本的技能，但并不真正喜欢秘书这种‘伺候人’的工作，就肯定成不了一个让领导满意的职业秘书。态度决定一切”

－－《一个外企女秘书的日记》“我和微软的成功因为有露宝”

－－比尔·盖茨

“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行了。”

－－比尔·盖茨美国总统布什

参考译文：

我很高兴地对本次由国际行政专员协会（IAAP）主办的行政专员周50周年庆典活动表示热烈的祝贺。

五十年前，设立这一特别周目的在于肯定秘书工作的作用，并为秘书和行政工作创造机遇。今天，在美国有390万秘书和行政助理人员。他们在政府办公室，私营公司、社区组织及其他无数机构中从事着重要的工作。这些专业人员的工作已经，并将继续促进美国的进步。

韩国《现代经营》杂志近日对该国百强企业最高执行官（CEO）的约30名秘书进行了调查，结果发现他们平均每天的工作时间达10小时40分钟。该杂志公布的“CEO秘书的生活方式调查”报告称，这些大企业首席执行官的秘书们工作非常辛苦，他们一般要比公司总裁早20分钟、也就是在上午7时32分上班，下班则要晚于总裁26分钟，即在下午7时12分离开公司。但令人奇怪的是，和一般工人不同，这些秘书中有17％的人并不认为自己的业务量“过重”，多达83％的人甚至认为这样的工作量“正合适”任劳任怨，不辞辛劳

案例：SG的含义

SecretaryGeneralScapegoat案例：

某董事长收到一封有长年生意往来的代理商寄来的无礼信函。于是，董事长把秘书叫来，要他速记下回信大意：“真没想到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过长久的生意往来，也只能到此为止了。对此事，我还打算对外公开。”他要秘书依据以上内容，迅速复函给对方。那么，秘书应如何做呢？1、“是的!遵命。”立刻走出办公室，去打字、投邮。2、认为这项在董事长盛怒下所作的决定，对公司、董事长本人都没有好处，倒不如擅作主张，把信“压不来”，不必去打字，更谈不上投邮。3、“董事长，何必为了一时之气，得罪往来已久的代理商呢？请您三思啊!”向董事长提出这样的建议。4、当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后，将打好的信件，送他过目，并说：“您觉得这样可以寄出去吗？”服从领导，当好参谋

辅助而不干预协助而不干扰参谋而非全谋

姜秘书错在哪？

某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20万英镑的茶叶出口合同。姜秘书做接待工作兼翻译。史密斯一进门，姜秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里，经过一番介绍，他们发现史密斯粗通中文。罗经理与史密斯寒暄的时候，姜秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，姜秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢!”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。”史密斯说：“刚才那位小姐给我泡茶不是用手抓的吗……”

罗经理转移话题，引导史密斯到茶叶样品桌前，双方就合同事宜谈了起来，在价格问题上双方争执不下。最后，罗经理说：“我按最低价格打九折给你。”史密斯沉思着，姜秘书接口：“我们已经给你成本价了，你应该接受了，你连茶都没有喝一口，怎么知道茶叶的质量呢？”史密斯听了，耸耸肩，说了声抱歉，拔腿就走。望着史密斯的背影，罗经理冲着姜秘书一顿责备：“好好的一笔大生意，都让你给搅了!”

姜秘书茫然不知所措：“经理，我不是一直在帮你吗？怎么会是我的错？”

“当大人物的秘书要有极高的学识知识与智慧修养，然而，本事却要深藏不露，静静渗透于工作之中。”“秘书呢，一旦表现得稍为高调，就会惹人瞩目，有可能被认为过分抢风头。”—梁凤仪：《秘书必读》甘居幕后（甘当无名英雄）

“十年京兆一书生，爱书爱字不爱名”－－田家英协助上司处理事务，协助上司正确思考，协助上司打理企业。像上司那样思考，比他们考虑得更全面更深刻！像上司那样行事，比他们做得更周到更出色！将微不足道的事做到完美无暇，将举足轻重的事做得无懈可击！我们无法改变上司，但是我们可以影响上司！－－廖金泽案例：

2005年某省委副书记因贪污受贿被“双规”后移交司法机关，追究刑事责任。而跟了这位副书记四年的秘书陈某一样有受贿嫌疑，而且在书记与其情妇之间牵线搭桥，甚至为其情妇造假文凭，并雇佣流氓地痞替书记的情妇除掉心腹之患。最终这位重点大学的毕业生，跟着书记一起入狱。案例：原北京市常务副市长王宝森的秘书闫振利深受王宝森信任，他常自恃是王宝森的秘书，称王称霸，随意扣押请示报告，代替王宝森发号施令。后因贪污1万元，挪用公款64万元，判刑7年。摆正位置，自尊自重，平等待人

“下属”而非“奴仆”；

不可盲目遵从；案例：良禽择木“协调”而非“指挥”；

不可妄自尊大；不可越权办事案例：危险的“错觉”

严守机密，提高警觉

第三大硬功：宁死不说的铁嘴钢牙。由于秘书和领导基本上形影不离，领导所作所为、所思所想，秘书最为清楚。如果你是个大嘴巴子，肯定用不了一天就被领导踹出门外去了。功夫老练的资深秘书，就是到了渣滓洞用上火刑，也照样是一个字也透不出来。

－－《没有七大硬功就别去当秘书》

案例：男朋友

守口如瓶的美德

严谨细致，迅速敏捷

无微不至和无懈可击

秘书职业的特点是对所有问题所有细节的全部掌控与恰当处理，任何一点疏忽都有可能带来无法想象的可怕结局，对此绝对不能掉以轻心。

案例：

Onething,once

秘书“八戒”一戒盲目遵从、缺少主见二戒作风浮躁、处事不稳三戒心胸狭窄、缺少气度四戒私欲膨胀、忘乎所以五戒妄自尊大、脱离群众六戒头脑空空、不学无术七戒假承意旨、越权办事八戒麻痹大意、失密泄密

－－《秘书之友》1996年3期第二节秘书人员的知识结构及能力要求

知识是能力的基础、源泉，能力有赖于知识，但不等同于知识。

一、秘书的知识结构

知识结构，是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习与选择后，在自己头脑中形成的具有一定层次的互相协调的知识系统。是指一个人掌握知识的门类和深广度，是知识整体构成的各个部分及其结合方式。

“一位秘书常被认为是一位‘万能博士’，她是一位心理学家、政治家、外交家、研究专家、一位饱学之士、作家、业务律师、机械师、上司的私人财务出纳、跑街女郎与办公桌的清理人。”

－－(美)赖特：《秘书工作手册》秘书人员的知识结构的总体应体现：

一、丰富性（宽阔性）二、动态性－三、层次性（整体合理性）

了解新技术的秘书小琳

小琳是北京某机械公司总裁办的秘书。由于近年机械行业竞争激烈，利润微薄，公司打算开发纳米技术产品以形成新的利润增长点。一天，公司召开临时董事会，讨论纳米产品项目的问题。由于与会董事大都是从事机械产品的研发和生产的，对纳米技术了解得不多，所以尽管技术总监用原子、电子负荷等原理加以解释，大家还是听得云里雾里。眼看会议陷入僵局，总裁有些坐不住了。这时，坐在总裁身后做会议记录的小琳轻声请示总裁，能否允许自己为大家讲解。总裁马上点头。于是小琳用通俗的语言讲解了什么叫纳米、纳米技术的功效、纳米技术的应用等，使会议达到了预期的目的。会议结束时，总裁宣布，由小琳负责整个纳米技术产品项目的协调工作。

“作为一个公司的秘书，必须有相应的财会税务方面的知识。会计和税务方面的数据，是一个企业进行管理的最基本资料，公司领导最关心的就是财务方面的数据了。虽然财务部门每个月、每个季度都要向他们提供财务报告，不需要我们具有这方面很高的专业水平，但是，我们秘书一般的财务报告和财务报表还是要能看懂。通过了解财务方面的情况，能知道公司目前经营现状和发展前景，这样，在协助领导工作时，不至于两眼一抹黑。如果你们连增值税和营业税、所得税、费用和成本这些基本的概念都分不清，那我建议你们都辞职，回去念几年书再来上班。”

—某秘书科长二、

秘书知识结构的模式－

“通才型”（复合型）的秘书，其知识结构应由以下几个部分构成。

基础知识－专业知识行业知识－

边缘相关学科知识

某县1992年刑事犯罪51件，1993年刑事犯罪18件，秘书在上报材料中写道：“1993年刑事犯罪数比1992年下降了1.83倍”新浪与智联招聘的一项联合调查结果：

40%的人认为好的秘书最好具备本行业的专业知识背景，34.30%的人认为具备专业知识的秘书更有出路，只有9.92%的人认为不需要。日本高等院校秘书学科课程门类设置课程门类培养目标课程设置教养教育科目向上分野表现力类似我国的基础课但又不完全相同，主要是进行秘书的素质培训，既有知识、修养，又包括文艺、体育等在内体育（健康体格）与书法两科人文教养文学、戏剧、音乐、美术与儿童文化社会教养国际知识(类似于世界历史、地理与世界文化、政治等)；现代社会(主要指日本国内的社会文化、经济、政治以及社会服务事务)科学教养妇女科学；环境科学；自然科学；健康科学；生活科学；情报科学专门教育科目秘书基础知识即秘书学科专业基础课和专业课，主要培养秘书专业素养和业务技能秘书概论、社会心理学、人格心理学、人间关系(近似我们的人际关系与公共关系)论、经营管理概论等秘书实务秘书实务、文章写作、会话表现、英语作文、英语会话、中国语会话、文书处理实务相关学科会计学；簿计；情报处理；服装艺术；事务机器(即办公自动化)；书道、茶道、广告事务、音像录放、旅行参观事务、时事形势研究等职业教育科目社会职业教育训练培养作为一种遍及各行各业的社会职业的通用素质社会职业概论；职业伦理(即职业道德、纪律等)；公务员法规(政策)三、秘书人员的能力要求理解和领会的能力

“老板很多时因为种种原因，导致他不能细说因由，因而只隐晦地开个头，把事情透露端倪，而不把全部真相以及来龙去脉予以交代。很多时，忙碌起来，每有这种交代不清楚的情况发生，也有可能老板在讲述此事时，心里还未完全构想到一个明确的解决方案，故而就有含糊的主张出现。凡此种种情状，职员能见微知著，把老板的心意摸清而付诸行动，把责任完成，甚或因这透露出来的一点资料，而代老板想到办法解决，都是值得老板开心的。”--《秘书必读》“想他人之所想，凭自思而办事”

案例：

秘书要有“听辨功”表达能力书面表达（写作能力）口头表达等宏远汽车制造股份有限公司因发展需要，欲引进一批汽车类专业人才，于是准备前往全国各大高校举行专场招聘会。招聘会程序为：

一、董事长作“宏运汽车的发展之路”报告；二、人力资源部长作公司所需人才职位说明；三、简历投递与筛选；四、笔试；五、面试；六、签订聘用协议。为了保证此次招聘会的成功，按领导的要求，人力资源部高度重视，实行分工。作为部长助理的小胡负责资料的收集等前期准备工作。为此，他搜集了一大摞的信息资料，并标明了资料来源。1、公司发展史、“十五”期间发展概况材料（从公司办公室索取）2、公司主要产品及品牌介绍、公司上市情况资料等（市场部提供）3、开设有机械、汽车类专业的高等院校一览表（网络查询）4、安徽汽车工业发展概况（专业报纸有关报道）5、公司自主创新情况汇报材料（技术部资料）6、三十周年庆典纪念光盘（信息中心提供）7、公司企业文化建设宣传材料（公司党委办资料）8、公司近年来主要生产经营指标数据（生产部报表）9、政府出台的扶持汽车产业发展的相关优惠政策、措施（政府文件）10、同行近年发展情况资料（与外单位朋友交换而来）

当小胡把一沓厚厚的资料送给部长看后，部长的反应是：“这怎么行？你以为是搞收藏啊？！”小胡站立了半响，显得有些不知所措。分析综合能力

“秘书每天的工作，看上去十分杂乱无章，各科室送来的资料也五花八门。秘书在这种情况下，如果没有一定的综合归纳的逻辑思维能力，就不能了解领导的中心工作，从而把握自己工作的重点，结果往往是事倍功半，越忙越乱，甚至被领导批评费力不讨好。”沟通协调能力应变能力案例：

一天某县委院里停放着一辆黑色轿车，正准备上车的A书记突然回过头对送行的张秘书说：“张秘书，我爱人明天从北京旅游回来，你与行政科李科长联系一下，派一部小车，12点以前去机场把她接回来。我要到市里开几天会，就请你帮助办一下吧。”张秘书左右为难。明知A书记是用公车办私事，又无付车费之意（往返一次要80元），与制度不合。何况前不久A书记还在机关大会上批评了公车私用的现象。不办吧，后果不甚设想。这该怎么办？操作能力秘书人员主要专业技能序号专业技能名称具体内容1操作办公设备主要指使用计算机、电话、传真、打印、复印、扫描设备等处理各种信息。2输录这是秘书使用计算机等设备进行文字资料录入的最基本的技能。3编辑在文稿正式付印之前对文稿进行整理和加工。4速记用各种记音符号和缩写符号代替字母、词或短语迅速记录语言的一种方法。5文件整理归档按照一定的要求和方法把具有保存必要的文件归入档案，包括分类、立卷、编制索引等工作。6统计运用定量研究的方法，其中包括运用数字来说明问题。7··································交际能力“据调查有52%的秘书认为秘书工作中，最苦恼的是：处理不好人际关系”－－99年5期《秘书》注意：秘书素养的不同层次需要秘书班子的群体优化第三节秘书的培养一、培养目标秀才型通才型专才型通才－专才型管理型、助理型等二、培养途径学历教育短期专业培训岗前培训与在职培训自我培养

高级秘书是一种感觉，也是一种境界，她必须有相当高的悟性，相当好的忍耐力，相当丰富的经历和相当长的时间修炼。