学院审计档案管理工作规定

学院审计档案管理工作规定为了规范学校内部审计文件的立卷归档工作，加强审计档案的管理和使用，根据《关于审计档案管理工作的规定》，结合我校实际，制定本规定。第一条本规定所称审计档案管理，是指审计部门对校内各类项目审计和委托社会审计机构审计所直接形成的，具有保存价值的各种纸质、磁质、光盘和其他介质形式存在的历史纪录建立审计档案并进行收集、整理、保管、利用和移交等，是学校档案的重要组成部分。第二条审计档案的建立，采取主审立卷、审结卷成、定期归档的责任制度，实行按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。每项审计档案为一式一卷。审计项目一旦实施，立卷人应注意及时收集项目的全部文件和材料，待审计项目结束后一周内，将卷目形成的全部材料按立卷的规定归类整理，经主管处长复查后，依照有关规定进行编目和装订。第三条审计立卷内容包括组成案卷的单元，拟定案卷标题，卷内文件目录的排列和编号，填写卷内目录及案卷封面的编目。所有需归档的审计资料集中由审计部门档案管理员保管。第四条凡记录和反映审计部门在履行审计职能活动中直接形成的文件、电报、信函、凭证、笔记、笔录的原件及其复制件、照片、音像磁带以及与审计事项有关的其他文件材料，均属审计档案的收集范围。第五条财务审计项目应归档的文件材料主要是：（一）上级领导对审计事项的批示和审计部门下达的行文；（二）审计委托书、审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书、审计处理处罚通知书和移送处理书等审计公文；（三）审计工作方案、审计工作底稿、审计证据；（四）审计报告征求意见稿、被审计单位或被审计人的承诺书及对审计报告征求意见稿的反馈意见、审计组的书面说明、审计报告；（五）有关审计项目的请示、报告、批示、批复、问函、复函、调查记录、证明材料以及与之相关的会议记录；（六）与审计项目有关的群众来信、来访记录和单位材料等；（七）后续审计报告及审计意见落实情况；（A）与审计项目有关的其他文件材料。第六条工程审计项目应归档的文件材料主要是：（一）建设工程项目审计立项表；（二）工程预算、标底编制情况；（三）招标、投标文件；（四）施工合同；（五）工程量计算清单，工程主要材料、设备采购价格清单及验收凭证；（六）工程变更签证、隐蔽工程验收记录等施工现场签证资料；（七）工程索赔资料；（八）工程决算书面材料及电子文档，工程结算审计表;（九）委托审计书；（十）其他有关材料。第七条物资采购审计应归档的文件材料主要是：（-）采购立项报告、采购申请、论证报告；（二）比价材料、招标和投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同；（三）采购验收报告、采购项目清单、固定资产登记手续；（四）其他相关资料。第八条合同审计应归档的文件材料主要是：（一）正式合同正本；（二）变更或解除合同文本；（三）合同履行过程中的补充协议、会议纪要、书面签证、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等文件材料；（四）合同纠纷处理材料；（五）领导批示等；（六）其他有关材料。第九条招标管理应归档的文件材料主要是：（一）招标审批手续、招标公告或招标邀请、招标文件；（二）投标单位签到表、招标项目领导组与评委名单、评标报告、实地考察报告、中标通知书、废标情况说明；（三）合同文本等文件材料。第十条除审计工作中形成的档案外，下列材料也需归档：（一）上级主管部门和学校领导对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知和文件；（二）学校有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；（三）审计工作会议或审计学术交流会议，本校代表的发言稿及会议的主要文件；（四）审计部门机构设置、岗位职责、人事任免等文件；（五）有关审计项目的情况报告、通报；（六）审计调查报告及有关文件材料；（七）各种调查取证材料和群众来信来访记录；（八）其他与审计有关的档案。第十一条审计案卷内的文件材料按结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料、其他备查文件材料四个单元进行排列。（一）结论性文件材料，如审计报告正式稿、审计报告征求意见稿、被审计单位反馈意见、审计报告征求意见书、审定审计报告的会议纪要、审计处理意见、审计文书送达回执等；（二）证明性文件材料，如审计证据（含承诺书）、审计工作底稿、审计调查记录等；（三）立项性文件材料，如审计委托书、审计通知书、项目审计计划、审计方案等；（四）其他备查文件材料。第十二条档案内的每份或者每组文件之间的排列规则是：（一）正件在前，附件在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批复在前，请示在后；（四）批示在前，报告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）汇总性文件在前，分列文件在后。第十三条审计文件材料按项目立卷，分年度存档。一个审计项目可立一个卷或若干卷，不得将几个审计项目合并立为一卷。对跨年度的审计项目，在审计终结的年度立卷。第十四条装订审计档案时应注意：（一）拆除文件上的金属物；（二）对破损和褪色文件进行修补或复制；（三）文件材料不规则，用纸加宽装订或贴在标准十六开纸上；（四）文件字迹难以辨认，应附抄件并加以说明；（五）装订要牢固、整齐、美观、便于阅读。第十五条借阅审计档案，仅限定在审计部门内部，审计部门以外的单位不得查阅。如有特殊情况需要查阅审计档案或者要求出具审计档案证明的，须经审计部门领导批准。审计部门内部人员借阅审计档案，应向审计部门领导提出申请，说明借阅的理由，经批准后由档案管理员做好借阅登记手续。借阅人员应做好保密工作，按时归还档案资料,并保持