公司财务费用报销制度

公司财务费用报销制度1、目的为规范费用管理审批程序及费用报销标准，强化成本管理意识合理控制成本，特制定本制度。2、原则以保证最高的工作效率、兼顾成本为原则。3、适用范本制度（包括办公用品采购及报销制度、出差审批及报销制度、业务招待费报销制度、交通补贴、通讯补贴管理办法）适用于集团总部及下属子公司在职员工的报销管理。如需对本制度给出的报销参考标准做出调整，由各公司提供调整方案，报集团人事行政中心、财务中心、总裁办公会审批后执行。4、办公用品采购及报销制度办公用品采购及报销程序4.1.1办公用品的采购和管理由人事行政部门负责。办公用品中的实物资产由人事行政部门指定专人建立个人领用登记台帐。4.1.2需集中、大批量采购办公家具和固定资产应当由成本管理部门/采购部门根据需求状况按照相关采购管理制度进行采购。4.1.3人事行政部门采购日常办公用品（除集中、大批量采购办公家具和固定资产）应当由人事行政部门根据需求状况按月编制采购费用预算，按预算管理办法报有权审批人审批后执行。4.1.4人事行政部门安排采购人员购回办公用品后，应当指定专人验收，并做台帐入库登记。大额零星办公用品领用应由需求部门事先申请，便于人事行政部门及时列入预算范围。日常办公用品采购及报销程序如下：4.3.1报刊杂志的订阅，由各部门提出申请，报人事行政部门审核后统一办理。各部门可根据业务需要经分管总经理批准后，购买有关业务书籍、资料。所购书籍须经人事行政部门登记入册后，方可报销。4.3.2员工所需名片，由个人申请，部门领导审定，人事行政部门统一安排印制，按程序报销。4.3.3各项行政费用，如办公费、通讯费、电费、水费、燃气费、保洁费、员工午餐、植物租赁等费用，由人事行政部门指定专人按月编制预算，经预算审批程序批准后实施。4.3.4由个人领用的办公用品如发生丢失或损坏，一律由个人赔偿。员工离开公司时，须退还办公用品（易耗品除外），否则，人事行政部门不予办理有关离职手续。5、出差审批及报销制度5.1术语、释义5.1.1出差：员工因公事出差超出公司所在省/直辖市辖区范围的公务出行，以及员工因公事去往所在省/直辖市辖区范围内无驻地公司的城市公务出行。按制度报销：是指员工按公司岗位级别及出差规定的标准持有效票据在限额内据实进行报销。5.1.3超标准报销：因进行特殊商务活动，对超标准部分经审批后采取实报实销方式报销差旅费的，持有效票据进行报销。5.2出差审批规定公司员工因公出差，应至少提前一天填写《出差审批单》，明确出差事由、地点、时间、用款额度以及费用报销方式（即按制度或超标准报销），根据公司相关规定经有权批准人（按5.3的规定执行，下同）批准后方可出差。若遇到特殊情况需立即出发，无法在出差前提交出差申请审批单的，应该事先口头请示有权批准人批准，在出差回来后三个工作日内补报出差审批单，并说明补报原因。将审批后的《出差审批单》递交至公司人事行政部门、财务部门各一份。行政人事管理部门凭《出差审批单》记录员工考勤并根据要求代订往返车、船、飞机票，财务部门凭《出差审批单》及《借款单》暂支款项，凭《差旅费报销单》报销出差费用。在行政人事管理部门不能提供公务车的情况下员工可据实报销出发地至目的地的市内交通费用（此费用不在出差补助范围内）。到公司有签约宾馆地区出差者，由当地公司行政人事管理部门根据《出差审批单》统一安排入住签约宾馆，若遇签约宾馆入住满员，则在本制度规定的住宿费用标准内统一安排住宿。未按上述程序办理出差手续的，出差时间按旷工论处，并不予报销任何费用。超出出差报销标准而需特批费用的必须由各环节有权审批人审批。5.3出差审批权限5.3.1集团分管副总裁及城市区域公司总经理（负责人）由集团总裁审批。5.3.2集团各中心或直属部门负责人由分管副总裁审批（无分管副总裁由总裁直接审批）。5.3.3各城市区域公司副总经理由城市区域公司总经理审批（总经理出差由委托人代签）；5.3.4集团直属部门及各城市区域公司部门负责人（含）以下员工或两个部门以上人员出差由分管领导审批。差旅费用报销限额标准差旅费用开支范围包括：交通费（指乘坐飞机、火车、轮船等交通工具发生的费用及出发地至目的地无公务车辆接送产生的市内交通费）、住宿费和出差补助（包括市内交通及餐饮补贴等杂项支出）等。市内交通费指：出差期间（指从离开本公司之日起至回到公司为止）在出差目的地城市乘坐公共汽车、出租车、地铁等短距离合理交通费，一律在本制度规定标准内报销；凡自带公司车辆的均不予报销市内交通费。根据出差城市不同消费水平划分如下：直辖市：省会城市：沿海城市：长期驻外人员的差旅费标准员工连续出差满一个月即30天（含），视同公司派驻外地工作，应当在当地租房，租房标准按职务级别而定。对市内交通及餐饮补贴等杂项出差补助费用采用不区分职务级别的统一驻外津贴报销标准。若驻地公司提供公务用车及用餐条件的，则不享受此驻外津贴报销标准。出差补助实行在核定标准内凭有效票据实报实销。长期驻外人员差旅费标准如下：

报销标准岗位级别交通工具住房补贴限额标准（单位：元/月./人）驻外津贴限额标准（单位：元/月./人）飞机火车轮船其他直辖市、省会及沿海城市其他地区直辖市、省会及沿海城市其他地区集团副总裁及区域公司总经理以上头等舱软席头等舱实报实销45003000交通费实报实销交通费实报实销集团总监裁及区域公司副总经理以上经济舱软席舱实报实销40002500100（其中交通补贴和餐饮补贴各50%）80（其中交通补贴和餐饮补贴各50%）各中心负责人、区域公司总监以上经济舱软席—人—■等舱实报实销25001500部门经理舱硬卧—■等舱^报-实销15001000一般员工舱硬卧四等舱^报-实销10007005.433凡是驻外人员享受车辆交通补贴的，不得报销任何市内交通费；据实在限额内报销市内交通费的，则不享受车辆交通补贴；

凡是出差所在地城市有交通车辆的城市，不得享受交通补贴；凡是出差所在地提供住房的城市，不得享受住房补贴。5.4.4短期出差人员差旅费标准短期出差人员即除长期驻外人员界定以外的其他所有出差人员。员工因公短期出差，其出差补助实行在核定标准内凭有效票据实报实销。其核定标准中包括员工至出差地的交通费、住宿费用、市内交通费用和餐饮补贴。规定标准如：报销标准岗位级别交通工具住房补贴限额标准（单位：元/月./人）驻外津贴限额标准（单位：元/月./人）飞机火车轮船其他直辖市、省会及沿海城市其他地区直辖市、省会及沿海城市其他地区集团副总裁及区域公司总经理以上头等舱软席头等舱实报实销1000700交通费实报实销交通费实报实销集团总监裁及区域公司副总经理以上经济舱软席舱实报实销700500100（其中交通补贴和餐饮补贴各50%）80（其中交通补贴和餐饮补贴各50%）各中心负责人、区域公司总监以上经济舱软席—人—■等舱实报实销500300部门经理经济舱硬卧 ■等舱实报实销400300一般员工经济舱席四等舱实报实销3002605.443出差天数的确定：以车、船、飞机票所载时间为依据、每日中午12点为限，按半天为单位计算实际出差天数。出差补助的享受标准出差人员的出差补助在限额内按出差自然日历天数（出发时间至返程时间）计算，凭出差当地合法票据总额控制、据实报销。实际差旅费（扣除往返交通费）超过规定的限额标准部分自理不予报销。已享受出差补助的，其餐费、市内交通费不可进行报销。工作人员参加会议、讲座、培训或业务活动，会议和活动期间的伙食、住宿由主办单位统一安排，费用从会务费支付的，不得报销出差补助；如果未统一安排食宿，必须提供会议通知单等证明，方可在财务部门按标准报销出差补助。出差人员在出差期间发生业务招待费，报销时需按业务招待费管理规定要求，另附招待事项说明和有权审批人书面确认并不再报销当日餐饮补贴；出差人员到集团旗下驻地公司所在城市办理公务的，若驻地公司提供食宿、交通或餐饮的，一律不予报销出差补助。集团经理级（含）以下及直管公司总监级（含）以下员工住宿费用原则上同性两人按一套房计算，住宿标准按照孰高原则执行；不同岗位级别员工出差应按各自享受标准作为本次出差报销的控制标准，不执行低就高原则。出差期间，因游览、探亲等非工作需要而开支的一切费用，包括绕道车票，均由个人自理，并且不得享受期间出差补助。员工出差购买绕道车票，且无特殊原因和专项报告的，财务部门审核时只按直达车票报销，差额自负。出差期间，员工自行解决住宿的，公司给予其享受住宿限额标准40%的补贴，员工凭出差当地合法、有效住宿费发票报销。凡是出差所在地有提供午餐或公务车的城市，只享受未提供部分相对应的出差补助；驾驶或搭乘公司车辆出差时，也只享受出差补助限额标准的50%。工作人员出差不得超标准乘坐交通工具或住宿，因特殊情况发生超标准的费用需要书面报告，经有权审批人审批后，方可在财务部门报销。车船、飞机票的目的地与出差地必须相符，出发地至目的地交通工具选择应本着节约原则进行。一次出差任务经由多地完成的，有关票据须一一对应出差补助亦按照不同区域标准据实报销。出差休假长期驻外人员执行驻地公司的作息时间。每六个月可享受7天的带薪探亲假期，并报销派出工作地或其他探亲地至派遣驻地往来交通费。若因工作未能享受此假期，可按总部至派遣驻地往来飞机票款的50%予以补偿。对个别特殊情况可另行审批。5.4.5.2短期出差人员在出差过程中，如遇公休日，应以公务为重继续执行出差任务。但是，如遇出差单位公休日，无法开展工作时，可安排休息。为避免这种情况出现，出差前，应事先与相关单位联系。出差回来后，可在不影响工作的前提下采取调休方式，一对一补足休息日。差旅费报销程序业务经办人员按规定粘贴需报销发票，填写《差旅费报销单》。《差旅费报销单》需按时间顺序填写，不得将出差期内某一项费用合计填写，并在“备注”栏中注明单据的张数。出差人员应严格按申请出差的内容进行报销，不得虚报、重报、多报或将无关单据列入差费报销，如有违反报销规定者，予以3－10倍扣罚。5.5.2业务经办部门负责人审核签字，对支出事项的必要性、真实性、合理性负责。财务部门相关审核人员对票据的有效性、合法性、合规性和准确性进行审核。5.5.4有权审批人审批（按《组织权责手册》授权执行）。5.5.5财务部门结算。其他要求员工出差返回公司后，必须两周内到财务部门办理报销手续。6、业务招待费报销制度业务招待费指因经营管理业务需要而招待业务往来单位所发生的餐费、茶费、烟费、礼品等接待费用，不得用于与公司经营无关的活动。6.2业务招待费实行“对口接待，预算管理，注意节约，适时监控”的管理原则。各中心及子公司应于年度财务预算中列明业务招待计划和预算并分解到各月（不可预见业务招待按预算外支出规定单独报批）。6.4单次招待费用1万元以内，月累计W5万的，由集团分管副总裁和各城市区域公司总经理负责人审批和严格控制业务招待费的发生额度，单次招待费用1万元以上，月累计＞5万元的，上报集团按组织权责手册》规定的相应流程审批和控制。各部门确需招待公司客人，需事先书面经有权审批人同意（包括招待事由、接待人员、招待标准）后方可办理招待事务。特殊情况也须事先及时与有权审批人请示，并及时补办手续。各中心和城市区域公司为开拓业务或对外公关而购置礼品、礼券的，必须详细报告用途和数量，按本制度6.3和6.4的规定审批由人事行政中和各公司行政管理部门心统一采购、登记和保管。特殊情况下可由有权审批人指定专人办理。7、交通补贴、通讯补贴管理办法交通补贴公司根据员工职级、是否有自驾车、车辆是否用于办公用途等因素制定补贴标准，该补贴分为行车和交通补贴。行车补贴主要对员工自驾车辆外出办理公务所发生的油费、路桥费、停车费、日常维护修理等的补助。交通补贴是公司对员工上下班交通出行的补助，公司不再提供交通班车。对愿意自驾车外出办理公务的员工，按职务级别享受行车补贴，由员工提交票据或凭证每月以费用形式报销（报销所需的票据或凭证包括加油费、路桥费、停车费、洗车费、出租车费等票据但不包括车辆保险费、修理费等票据）。具体报销额度参考标准如下：一类地区 二类地区三类地区集团副总裁及区域公司总经理以上3000元/月2500元/月1500元/月集团总监及区域公司副总经理以上2000元/月1500元/月1000元/月集团及区域公司经理级（含副经理）1500元/月800元/月600元/月主管及普通员工级800元/月600元/月500元/月一类地区主要指：北京、上海、广州、深圳二类地区主要指：天津、成都、重庆、石家庄、济南、南京、武汉、西安三类地区主要指：大连、青岛、沈阳、长沙、哈尔滨、海口其他城市分类由集团届时确定。享受行车补贴的员工不再报销外出办理公务发生的其他交通费用。行政部不得对享受行车补贴的员工提供公务用车（出差的除外）。如享受行车补贴的员工违规要求或行政部违规提供公务用车者，一经查出，对双方当事人给予100元/次的