李化德通知、通报及报告、请示写作规范

通知、通报及报告、请示写作规范

主讲：李化德教授通知与通报写作

一、下行文规则

《党政条例》第十六条规定：向下级机关行文，应当遵循以下规则：

(一)主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

(二)党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

(三)涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

(四)党委、政府的办公厅(室)根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

(五)上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

二、通知写作（一）通知的性质及使用原则

《党政条例》规定：通知“适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。”

通知是下行文。用于上级机关对下级机关就某项工作的开展作出安排、发出指示、提出执行要求。这类通知又称为指挥部署工作通知、指示性通知、规定性通知。

特殊情况下可平行传递；

党政机关的办公厅（室）经党政机关授权，可向下级党政机关发通知，但须在正文开头部分写明“经××（授权机关或授权机关负责人）批准（同意）”等表明得到授权的文字，并提出执行要求。发文字号编为：“×办发〔20××〕××号”。

在公文写作实践中，主管上级机关对下级机关呈送的部分请示也授权其办公厅（室）使用信函版式以平行性通知行文，主送机关为呈送请示的下级机关（或者呈送请示的下级机关和相关下级机关），但须在公文开头部分写明“经××（授权机关名称或者授权机关负责人）批准（同意）”等表明得到授权的文字，发文字号编为：“×办函〔20××〕××号”。

中华人民共和国国务院办公厅

（二）通知的分类可分为，指挥部署性通知、颁转性通知和事务性通知三类。在机关、单位日常工作中所见在“公告栏”上张贴、在黑板上书写、在传媒广告栏刊登的通知，不属于正式公文，而是一种事务文书，其性质与“启事”相同。标题写成“通知”，仅是习惯做法，只起“告知”作用，不具有正式公文的法定效力。

（三）指挥部署性通知写作又称工作通知，用于部署工作，安排活动，传达领导人的指示。

1.主送机关。通常使用同类型机关的统称。

2.标题。为完全式标题。

●国务院关于调整和完善固定资产投资项目资本金制度的通知

●××公司关于开展××活动的通知

●关于传达×××重要讲话的通知

有时根据行文需要，在标题文种“通知”之前加上“紧急”“重要”“补充”“联合”等说明性文字。

●

中共中央、国务院关于党政机关今年不安排休息的紧急通知

●

××市税务局等部门关于开展税收财务物价检查工作的联合通知

●

××关于2014年重点工作安排的补充通知

3.正文。写作格式为：

通知缘由（原因、意义、目的、依据）+事项（布置的任务或活动内容）+主要措施+（注意事项）+执行要求（如“请遵照执行”“希认真贯彻执行”“于×月×日前将执行情况报×××”等）。如果只是传达领导人指示的，写法较简单。如：最近，工商总局陈局长对××工作作出以下三点指示：一、……

二、……三、……

（四）事务性通知写作又称为周知性通知、告知性通知、知照性通知,主要用于告知，一般无执行要求。向下级组织（有时用于平行单位）告知某项事务、某些情况或某一安排、召开会议、设置（撤并）机构、任免干部、启用（作废）印章、变更机关（单位）名称、电话号码、迁移办公地点、更正已发文件的错漏等事务，均可以此类通知行文

1.标题。使用完全式标题。

●

重庆市人民政府关于秦向阳等同志职务任免的通知

●××关于召开××会议的通知

●××大学关于启用新印章的通知

2.正文。其写作结构：发文缘由（原因、依据）+

告知事项+

结尾语（“特此通知”，也可不写）。

会议通知的正文多以分条列项式写明：会议名称、召开会议的缘由与目的、会议议题、会议时间与地点、报到时间与地点、与会人员范围及须准备的文件材料等。有的通知还附上会议日程安排、座次表、与会的有关证件、交通路线图、联系单位以及联系人姓名、联系电话号码等。

（五）颁转性通知写作

1.发布性通知。发布对象是本机关制定的规章、内部管理制度，其名称的全称应加书名号。如：××市财政局关于印发《差旅费报销管理办法》的通知此外还包括印发工作计划、要点、安排、工作总结、领导重要讲话等事务文书。

2.转发（批转）性通知。转发对象是上级机关及平级机关或不相隶属机关的来文,要求下级执行、办理或参照、借鉴；批转即批示转发，对象是下级来文，是将下级文件变成发文机关自己的意志，要求其他下级执行、办理。

写作注意事项：

1.发布（印发、颁发）的公文以及被转发（批转）的文件是正文的组成部分，不是附件。应置于成文日期之后的下一页至版记之前位置。

2.正文多采用篇段合一式或者多段式写法，文末应当提出执行要求。如：“请认真贯彻执行”“请认真实施”等。

3.标题写作应规范。写作格式：

发文机关名称

+

转发（批转）二字

+

被转发（批转）公文的完全式标题（事由）+

文种（通知）

●

如果被转发或被批转公文的标题是四个以上机关的联合行文，为减少标题字数，保证排列美观，可以只用主办机关名称，并在其后加“等”字，其他联合行文机关的名称可以在正文开头部分写明。

●不宜重复使用介词结构“关于……的”。有两种写作方式：

国务院关于批转发展改革委等部门法人和其他组织统一社会信用代码制度建设总体方案的通知

（发布日期：2015年6月17日，国发〔2015〕33号）

国务院办公厅转发财政部发展改革委人民银行

关于在公共服务领域推广政府和社会资本

合作模式指导意见的通知

（发布日期：2015年5月22日，国办发〔2015〕42号）

●无需层层转发，以避免相同文种叠加使用。如果被转发公文标题的文种也是“通知”，层层转发会则会形成“……的通知的通知的通知”这类令人费解的标题。为了避免产生上述问题，可以省略中间环节，直接转发初始发文单位的公文标题，可以保留，也可以去掉其标题中的“的通知”三字。如：

XX县工商局转发国家工商总局关于加强基层建设工作（的通知）的通知

●标题“事由”部分不得直接引用被转发机关公文的发文字号和使用含义模糊的缩略语。

XX省高级人民法院关于批转

XX市人民法院X法〔2014〕4号的通知

XX县人民政府办公室关于转发“三个文件”的通知

三、通报写作

（一）通报使用要求

《党政条例》规定：通报“适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要情况。”通报用于系统内部。特点：

1.内容真实；

2.作用多重（指导、交流、教育）；

3.行文讲求时效。

根据内容，通报可分为表彰性通报、批评性通报和情况通报三类。

通报的结构：一般由标题（采用完全式）、主送机关（用于公布时，可省略主送机关）、正文（事项与决定）、结语（提出希望与要求）和落款五个部分组成。

（二）表彰（批评）性通报写作

这两类通报的结构与写法相似。

1.标题。用完全式标题。

●××大学关于表彰肖××见义勇为的通报

●××局关于江××同志所犯错误的通报

2.正文。通报单位或个人，通常采用直述式写法，分为四个层次依次写明以下内容：

●

概述通报对象情况。即人物或单位主要事实、时段、地域、结果；

●

分析、评价。（先进事实的意义及表率作用；错误事实的性质、危害及不良影响）；

●

处理决定。（奖励或处罚）

●

提出要求与希望。（向先进学习或者引以为戒）。

进行集体表彰时，通报正文多采用转述式的写法。其结构：

表彰的原因（背景、总括主要事实）+

列举表彰对象的先进事迹

+

进行总体评价

+

提出希望与号召为减少正文篇幅，有关先进材料可用“附件”形式附于通报正文之后。例文

（三）情况通报正文写作

情况通报的内容比较集中，一事一报，写作灵活，其结构因所涉及的工作情况而定。正文内容包括：

1、概括叙述情况。分直述式（内容较详细）和转述式（只简要叙述）两种。

2、分析情况，对下属单位提出希望和要求。

国务院安委会办公室文件

安委办发〔2011〕43号——————————————————————————-----------

国务院安委会办公室关于甘肃省庆阳市“1116”重大道路交通事故情况的通报各省、自治区、直辖市及新疆生产建设兵团安全生产委员会：

2011年11月16日9时15分许，甘肃省庆阳市正宁县榆林子小博士幼儿园一辆号牌为甘MA4975的运送幼儿的校车（核载9人、实载64人），由西向东行驶至正宁县正（宁）周（家）公路榆林子镇下沟村一组砖厂门前路段时与由东向西行驶的号牌为陕D72231的重型自卸货车发生正面相撞，造成21人死亡（其中幼儿19人）、43人受伤。据初步调查分析，……

事故发生后，国务院领导同志高度重视并作出重要批示，……为认真贯彻落实国务院领导同志重要批示精神，进一步加强校车交通安全工作，有效防范和坚决遏制此类事故的发生，现提出以下要求：一、高度重视中小学和幼儿园校车交通安全工作，建立完善校车交通安全监管的长效机制。……

二、全面开展中小学和幼儿园校车安全隐患大排查。……

三、进一步加大对中小学和幼儿园校车安全的宣传教育力度。……

四、认真执行事故查处挂牌督办制度，严肃事故查处。……要认真执行事故查处挂牌督办制度，确保按期结案，及时向社会公布查处结果，并跟踪督促事故责任和整改措施的落实。要认真吸取事故教训，举一反三，切实搞好道路交通安全尤其是中小学（幼儿园）校车安全工作。国务院安全生产委员会办公室（印章）

2011年11月23日

请示与报告写作

一、上行文规则

《党政条例》第15条规定：向上级机关行文，应当遵循以下规则：

(一)原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。

(二)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(三)除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

(四)受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

(五)党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(六)下级机关的请示事项如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

二、请示写作

《党政条例》规定：

请示“适用于向上级机关请求指示、批准。”

（一）请示的分类

请示按内容分为两类：请求指示的请示（需要上级机关作出明确的指示或解释）和请求批准的请示（涉及人事、财务、外事、机构设置等下级机关无权办理或决定的事项）。

（二）请示的结构与写法

请示由标题、主送机关、正文、结束语、落款和附注六部分组成。

1.标题。使用完全式标题。不得在文种“请示”前使用“申请”“请求”“申报”之类词语。如：

●水利部关于报请审批全国水土保持规划（2015—2030年）的请示

●

××分公司恳求上级增加部分科研资金的请示

2.主送机关。为上级主管领导机关。特殊情况下为直接交办某一工作事项的上级机关负责人。

3.正文。由请示缘由＋请示事项＋结尾语组成。

●

请示缘由。即请示依据，是请示的重点部分。多用事实、数据与对比资料说明，以利于上级机关了解实情，正确决策或者理解、认同，予以批准或指示。

●请示事项。是请示目的所在。应具体、明确第写明请求解决什么问题。

●结语。要写明向上级机关提出的请示要求。常用“以上意见妥否，请批复（批示、批准、指示）”等。不宜用“请从速批复”“请尽快……，以解燃眉之急”等语句。

4.落款。包括四项内容：发文机关署名、成文日期、发文机关印章以及附注（在成文日期下一行，注明联系人姓名和电话号码，用圆括号括入）。

三、报告写作

《党政条例》规定：报告“适用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。”还用于向上级机关报送文件、物品。在《党政条例》发布以前，有用报告向上级机关提出建议并请求批转的，现在应改用“意见”行文。（一）报告的分类

1.按报告时限。分为例性报告（周报、旬报、月报、季报、年报等）和不定期报告。

2.按报告性质与范围。分为专题报告（内容单一，专指性强，一事一报）和综合报告。

3.按报告内容与作用。分为工作报告（一个阶段或一个时期）、情况报告（新情况、新问题、突发事件、特殊情况、意外事故及处理情况）、答复报告和报送报告（文件物品）。

（二）工作报告写作用于向上级机关汇报工作进展及完成情况。有综合性、专题性两类工作报告。

1.标题。用完全式。如：

●

辽宁省人民政府关于完善城镇社会保障体系试点情况的报告

●××大学关于2014～2015学年度教学工作情况的报告

●××局关于报送2014年度工作总结的报告

有的报告因工作事项紧急，可在文种前加“紧急”二字，如：

××县人民政府

关于突发严重地震灾害的紧急报告

2.主送机关。报告一般只能主送直接的上级主管领导机关，不能多头主送。

3.正文。由前言（报告缘由）＋主体（报告事项）组成。

报告缘由即开头。概括说明在什么时候、什么情况下、开展了什么工作，然后用“现将有关情况报告于后”过渡到主体。

例1：“今年4～6月，我厅遵照省政府关于加强交通安全工作的指示精神，在全省范围开展了一次交通安全大检查，现将有关情况报告于后。”

例2：“2015年上半年，我市在党的十八大精神指引下，认真贯彻国务院经济工作会议精神，加强了新产品研发工作，取得了较好成绩。现报告如下：”

也可直接用过渡语表达。如：“现将我县开展税收大检查工作的情况报告于后（如下）”。

报告事项是工作报告的实体部分，语言以叙述为主。内容是汇报全面工作的进展及完成情况。

常用“四部式”写法：工作情况陈述与分析＋主要做法或体会（实际是谈经验）＋存在的问题及原因

＋今后打算。但不能夹带请示事项工作报告正文内容通常较多，可用条列式或小标题式结构，使层次分明，条理清楚。

●基本情况按工作内容分项列述

●主要做法应先进行材料归类，每类用几句话加以概括，分条写出，每条取一个概括该条核心内容的小标题，表达一个观点（说明某方面经验）。应重在观点的表达；形式的整齐美观是第二位的，不应强求。如：

一、信息引导找准研发方向二、科技为本确保产品质量三、深入调查做到以销定产

●存在问题及原因应根据具体情况，确定略写或详写。略写采用一笔带过的方式，点到即止；详写则要分条列述。

●今后打算应简明扼要，具体实在（可作为全文的结尾）。两种写法：写明下一步工作要点；针对存在的问题写明整改措施。

（三）专题工作报告写作一般有三种形式：

1.工作情况（含成绩）+

做法或措施（经验）

2.工作情况

+

做法

+成效

+体会（经验）

3.工作情况

+

问题及原因

+

整改措施

注意：专题工作报告通常无专门结尾。也可用“特此报告”“特此报告，请审阅（指正）”作结。

（四）情况报告写作

反映除通常工作情况以外的其他工作事项，如：突发事故、突发事件、重要社会动态、思想动态、研制成功的新成果、出现的新问题、发生的新现象等。这里重点讲突发事故情况报告。

1.标题。用完全式。

××公司关于棉花仓库发生火灾事故的报告

2.正文。应分层次写明以下内容：

●何时、何地、发生何种事故，情况如何？

●事情发生后已采取的应急措施；

●发生事故的原因分析；

●处置意见（有处理权的写明如何处理，无处理权的可提出处理意见）；

●本单位负有领导责任的，应自我批评，表明整改态度（无责任的不写）。

2007年4月9日发布的《生产安全事故报告和调查处理条例》（国务院令第493号）第12条规定，报告事故应当包括下列内容：

1.事故发生单位概况；

2.事故发生的时间、地点以及事故现场情况；

3.事故的简要经过；

4.事故已经造成或者可能造成的伤亡人数（包括下落不明的人数）和初步估计的直接经济损失；

5.已经采取的措施；

6.其他应当报告的情况。

从调查核实的情况看，这次火灾是一起重大责任事故，……领导负有重大责任。一是长期以来，厂领导无人过问安全工作。……二是××市委、市政府对该厂的领导班子建设抓得不紧。……三是这次事故虽然发生在基层，但也反映出省政府、××行署的领导，在经济体制改革的新形势下，对安全生产工作中出现的新情况、新问题认识不足，抓得不力。为了认真吸取这次特大火灾的沉痛教训，我们采取了以下措施：

（一）