浅论南晶公司应收账款的管理

浅论南晶公司应收账款的管理一、南晶概况南晶股份有限是中原地区一家以生产医科内外用药品的制造型公司，公司从乡镇公司起步，经过几次公司体制的改革，逐步成长为一个股份制。公司始建于2001年，现占地面积3.5万平方米，面积7万余平方米，公司现有固定资产近4000万元，现有员工近340人，其中大专、本科以上学历的各类专业人才80余人，是个以中西药制剂为主的现代化中型制药公司。现已能生产了7个剂型，近60余个品种的中西药制剂，并建有年加工中药材2000吨的多功能提取车间。2009年又有一座新厂区建成投入使用，说明了公司的经营规模正在逐步扩大。但是，随着公司规模的不断扩张，公司现存的工作水平函待提高，而作为公司工作核心的工作自然成为公司在提升管理水平中的一个重要的环节。二、南晶公司应收账款现在状况分析〔一〕南晶公司应收账款财务指标分析2011年6月31日，公司应收账款达到2331万元，占流动资产的59%,占总资产的25%.2011年上半年公司产品销售收入比2010年下降了9.6%,但净利润降幅却高达39.5%.固然，由于这两年厂家之间竞争加剧，利润空间下降是导致利润大幅下降的主要原因外，应收账款在收入、利润都下降的前提下，却以19.9%的增幅在增长。可以看出，应收账款居高不下、连年增加无疑也对利润的大幅下降起了推波助澜的作用。〔二〕南晶公司应收账款的账龄分析公司6个月以上的应收账款占应收账款总额的55%,而其中三年以上的应收账款就占到了总额的13%.换句话说，公司的很大一部分的应收账款都已经失去流动性了，变现能力很差，已经不能称其为流动资产了。所以公司营运资金紧张，回收的风险很高，也就不足为奇了。如此高比例的逾期应收账款的存在，说明公司在应收账款的管理上存在很大的问题。它给公司带来的损失决不仅仅仅是账面上所体现出来的损失，如果计入应收账款的管理成本〔主要包括：客户信用调查费用、账簿记录与保管费用、催款费、信息收集费用及其他费用等〕及坏账损失成本，应收账款管理不善而对公司经营造成的损失无疑是非常巨大的，对公司的正常经营带来极为不利的影响：1.降低资金使用效率，延长正常营业周期，增加资金供给的负担，降低南晶公司支付能力。应收账款占有流动资金数额大，加剧了公司周转资金不足的困难。公司在赊销产品时，发出存货，货款却不能同时收回，而公司对逾期不还款的客户若不能采取相应措施，会使公司流动资金被大量占用，长此以往必将影响公司流动资金的周转，资金使用效率降低，使公司货币资金短缺，增加资金供给的负担，从而影响公司的正常开支和正常生产经营，公司的支付能力也会降低，公司信誉、形象也会受到影响，会使公司经营陷入困境。2.虚增公司经营成果，公司业绩与利润中相当一部分只是纸上财富并且还有提前纳税的负担。应收账款夸大了公司经营成果，使公司存在着潜亏或损失。当前，我们国家公司确认收入时遵循权责发生制原则，发生赊销的账务处理为，借记应收账款科目，贷记主营业务收入或其它业务收入科目，将赊销收入全部记入当期收入，公司本期利润的增加并不能表示本期实现的现金收入。如果对应收账款管理不善，则会加速公司现金流出，如公司流转税支出的增加。应收账款带来销售收入，但实际并未收到现金，而流转税是以销售为计算依据的，公司必须按时以现金交纳。这样，反而使公司不得不运用有限的流动资金来垫付各种税金和费用，公司交纳的流转税如增值税、营业税、消费税、资源税以及城市建设税等等，必然会随着销售收入的增加而增加，公司增加了提前纳税的负担。另外，根据谨慎原则，公司可根据实际情况对应收账款自行计提坏账准备，但在实务中，为了便于纳税，有关税法、规中明确规定，计提比例一般为3-5。如果公司应收账款大量存在，存在坏账的可能性也会随之增加，即实际发生的坏账损失远远超过提取的坏账准备。这样，等于夸大了公司的经营成果，而对可能发生的损失不能充分估计。3.公司持有成本加大，增加管理成本、机会成本、收帐成本、坏帐损失。公司信用销售发生的应收账款何时能够变现，以购销双方协商的时间收回，但在实际工作中十分复杂，客户往往有意无意地无限拖延。而公司持有的应收账款持续的时间越长，收账费用就越高，坏账风险也就越大，这样就会使公司产生额外的成本。持有应收账款的成本大体上包括管理成本、机会成本和短缺成本，管理成本是指对应收账款进行管理而耗费的开支，如对客户的资信调查费用，收账费用、坏账损失等等；机会成本是指资金投放在应收账款上所丧失的其他投入，即公司资金如果不被应收账款占用，就可用于其他而取得相应的收益，或归还借款而减少的利息负担。三、南晶公司应收账款管理存在的问题及原因不良应收账款的存在，会极大程度地影响公司的经营，进而影响公司的绩效，严重时甚至会危及公司的生存。那么，南晶公司应收账款管理存在哪些问题，其存在的原因又是什么呢？有必要进行进一步的分析，进而找出解决问题的关键。〔一〕公司对销售风险控制滞后当前药品行业市场竞争十分激烈，销售人员对于任何客户都不会轻易舍弃。真正的风险控制是在销售员与客户签订合同后才开始的，公司也希望通过对签订的销售合同的严格把关来达到控制风险的目的。而这种把关本身只是对合同文本本身的一种控制，真正风险;是客户，即客户违约的概率不仅仅仅是合同条款本身。同时，各部门在参加合同把关时，也只是从本部门的角度考虑合同情况，不能对销售合同进行总体评估和把握。〔二〕合同执行上的缺陷由于相关部门没有能严格执行合同导致大量应收账款拖欠，按照规定公司只有在至少收到货款时才能开增值税专用发票，然而落实到实际上，有些片区为了留住一些老客户或是拉拢新客户，没有付款就开出增值税专用发票，失去了对客户的约束力，造成货款拖欠的问题，同时反映片区销售过程中在对合同执行缺乏严肃性。〔三〕公司应收账款流失严重通过对公司几个销售片区应收账款的调查结果显示，应收账款流失严重，有的销售片区账面应收账款占实际发生应收账款的75%,账面平均应收账款为实际发生应收账款的82%,造成公司应收账款流失除上面谈到的外主要表现为以下几个方面：1.业务员直接从购货方提走货款业务员违反财务和销售制度，直接从购货方提走货款，不交回公司。这种情况有几种操作方法。一种是进行现金交易，收取的货款直接纳入业务员的腰包；另一种是业务员采取向购货单位借款，购货单位直接在应付账款中扣除借款冲抵货款。2.走货走货即明为销往甲方而实际上销往与甲方并无业务关系的单位，甲方未收货，由业务员提取货物后销给乙方。比如业务员找一家没有直接业务关系的单位，货和发票都发往此单位，但该单位并不收货和发票，业务员再提走货物以低价直接在市场上销售或销售给另外的客户以获取现金。3.违规兼职与购货单位串通一气一部分业务员违规兼职，同时兼做其他药厂的业务，为了某种利益或原因与购货单位串通一气，将应付甲公司的货款付往乙公司，而所附发票又为甲公司发票。4.销售折让中应收账款不实应收账款中包含销售折让，而财务部门不知晓，未作财务处理，造成应收账款不实。业务员在进行交易时承诺给购货方一定的让利，而业务员又未通知财务做折让处理，直接挂在应收账款上。购货单位在付货款时，直接在应付货款中扣除让利部分。如某些单位甚至只按货款的85%付款，折让幅度最高达到15%,低的5%.5.发票遗失而拒付款有一些购货单位自身管理不规范，不是货到入库即入账，及时做应付账款挂账，往往是要求厂方先发货，等销货完后再开发票送购货方财务部门挂账等待付款。这样发票长期压在购货方业务员或有关人员手中，时间一长，造成部分发票遗失而拒付款，或者重复开发票虚增应收账款。四、南晶公司应收账款管理对策南晶公司作为一家中型的药品生产公司，其体现行业特色的生产方式和经营过程，决定了在应收账款管理上所面临风险、控制目标、程序和方法等方面具有一定的特殊性。但是其以最大限度的提高应收账款效益的目标和方法，针对不同公司必然存在很多的共性，该公司构建应收账款管理体系对于各类公司加强应收账款管理具有较强的借鉴意义。〔一〕完善应收账款管理组织机构传统的应收账款管理把管理重点放在对逾期应收账款的催收上，管理起点是应收账款逾期以后，因而它是一种被动的、事后的控制。科学的应收账款管理应该从事前防范、事中控制和事后处置三个环节对应收账款实施全方位、全过程的管理，并把管理措施和管理责任分解到应收账款管理的各个环节，实现风险识别和评估、风险防范、风险控制的有机结合，建立一套完整、科学、合理的应收账款管理系统。根据南晶公司的管理模式、业务特点和组织机构的设置情况，考虑经营规模和性原则，建议将各事业部下属市场部收到公司层面，设立统一的销售部，实现对公司产品销售业务的集中管理。同时在公司层面增设独立的信用管理部，构建在应收账款管理委员会协调下由信用管理部、销售部、财务部、法务部、监察部组成的、完整的应收账款管理组织架构。例如：信用管理部会同销售部、财务部、法务部等职能部门，根据公司和现金流量情况制定公司信用政策。包括信用标准、信用期限、收款政策等，报请应收账款管理委员会批准后执行；销售部门及销售人员负责客户资信调查，收集客户资信资料，出具客户信用调查报告并提交信用管理部；信用管理部根据销售部和销售人员提交的信用调查报告，结合自身调查情况〔必要时信用管理部门可以直接调查客户信用情况〕，运用专业知识和技术，对客户的信用风险进行识别、分析和评估，确定不同客户的信用级别，并根据不同客户的信用级别，提出相应的信用额度和信用期限等，通知销售部门执行监察部对应收账款管理制度的执行情况等进行监督检查。〔二〕防范信用风险，控制应收账款发生1.制订信用标准信用标准是指公司同意向客户提供商业信用的基本要求，是给予客户最低的信用条件，通常用预期坏账损失率表示。制定信用标准的目的是实现应收账款风险、收益与成本的最佳选择。南晶公司在确定信用标准时着重考虑三个因素：〔1〕市场竞争情况。面对激烈的市场竞争，公司要知己知彼，根据自身的竞争实力、财务状况等，通过相应的信用标准，提高市场竞争力，取得竞争优势；〔2〕公司的抗风险能力。风险承受能力的强弱直接影响到信用标准高低的选择。公司抗风险能力强，就可以以较低的信用标准争取客户，扩大产品销售。反之，则只能执行严格的信用标准，最大限度地降低违约风险；〔3〕客户的资信程度。客户资信程度高，违约风险就小，公司就可以提供较低的信用标准，以扩大商品销售。反之客户的资信程度低，违约风险就高，公司必须实行严格的信用标准，控制坏账损失的发生。因此，确定信用标准时，必须对客户群进行分类，对客户的资信程度进行充分调查、了解和分析，识别潜在信用风险，确定客户信用等级，并针对不同客户信用情况给予不同的信用标准。当前，工程机械制造行业市场竞争激烈，南晶公司产品市场竞争力不强，资金周转紧张、抗风险能力比较弱，但出于扩大商品销售的目的，建议考虑以预期坏账损失率3%作为信用标准，即对预期坏账损失率低于3%的客户给予信用销售，对预期坏账损失率高于或等于3%的客户不给予信用销售，控制对信用销售客户的选择。2.建立客户信用评估机制信用风险识别只是对客户潜在的信用风险因素及其影响进行的一种了解。为了实现对信用风险的有效控制，还需要公司对客户信用情况进行评估，并针对不同信用级别的客户实行不同的信用政策。只有这样，才能真真实现对应收账款的事前控制。信用评估又称信用评价、资信评估、资信评级。是指由特定的机构或部门根据公正、客观、科学的原则，按照一定的方法和程序，在对客户进行前期调研和系统分析的基础上，对客户的信用能力可靠性、安全性进行评价，并以专用符号或简单文字加以表达的一种管理活动。〔三〕完善应收账款回收日常控制措施1.事前控制应收账款的事前控制也就是在销售环节的控制。应收账款是指公司因销售商品、产品、提供劳务等应向购货单位或接受劳务单位收取的款项，也就是说应收账款是由于公司的销售行为产生的，因此要有效的控制应收账款必须从其产生的源头即公司的销售行为抓起。2.事中控制〔1〕信用管理部门应对赊销客户的资料进行动态管理，随时关注对方的相关信息。〔2〕部门应定期向赊销客户寄送对账单，以确保双方在应付账款数额、还款期限、还款方式等方面的认可一致；对客户提出的异议要及时查明原因，做出相应调整；根据信用管理部门提供的信息督促相关销售人员提前催收账款，避免发生坏账损失。〔3〕销售部门也应随时关注赊销客户的信息，并根据部门的要求催收那些被认为有可能成为坏账的款项。3.事后控制赊销合同到期时，会计部门应书面通知相关销售人员进行款项催收。对于顺利收回的款项应及时入账。对于逾期未收回的款项，会计部门应及时报告给有关的决策机构进行审查，以确定是否确认为坏账。如果确认为坏账损失，应做出相应的账务处理，在账面上核销该笔应收账款；但信用管理部门和相关销售人员还应继续关注赊销客户的情况，一旦发现其经营状况或其他情况好转，有了还款可能，应及时通知会计部门并加以催收；会计部门也应对己注销的坏账进行备查登记，并加强监督，如仍旧定期寄送对账单，以防止相关人员己私自收回坏账却据为己有。结论南晶公司的生存、发展和壮大，不仅需要南晶公司生产出令客户满意的产品，顺利实现销售，而且还要南晶公司能够成功收回货款，获得经营利润。然而，现实经营中，许多南晶公司销出产品后货款难以收回，应收账款居高不下，呆坏账问题突出，严重影响和制约了南晶公司的发展。当前，国家的信用风险管理体制建设刚刚起步，还缺乏相应完