第二部分办公信息处理

第二部分办公信息处理

（一）办公信息处理概述1．了解办公信息系统的含义、构成要素和主要功能。2．了解办公信息系统的层次、模式、特点和意义。3．了解常用办公信息处理软件和现代办公设备的使用。（二）Word2003文字处理1．了解Word2003的启动、退出方法。2．掌握Word2003文档的基本操作、编辑和排版的方法。3．掌握Word2003表格的创建、编辑和表格中数据处理的方法。4．掌握Word2003图文混排的方法。5．了解Word2003的网络功能。（三）Excel2003电子表格1．了解工作簿、工作表、单元格的基本概念。2．掌握Excel2003的基本操作。3．掌握公式和函数的用法。4．了解图表处理、数据处理和保护数据的方法。5．了解Excel2003的网络功能。（四）PowerPoint2003演示文稿1．了解PowerPoint2003的基本知识。2．掌握创建、保存、处理、放映演示文稿的方法。3．了解演示文稿打包的方法。4．了解打印演示文稿的方法。5．了解发布网页的方法。第四章办公信息处理概述学习目标

掌握办公信息系统的含义

了解办公信息系统的层次、特点、意义

了解办公信息系统的构成要素和主要功能

了解常用现代办公设备的使用方法和技术指标

了解几种常用的办公信息处理软件4.1办公信息系统综述办公信息处理是运用计算机技术、通信技术和自动化技术等来实现办公自动化的方法和手段，使用现代化的办公信息系统对办公效率的提高具有重要的意义。4.1.1办公信息系统的含义1936年在美国首次提出办公自动化(OfficeAutomationOA)的概念。20世纪70年，美国麻省理工学院M.C.Zisman教授为办公自动化下了一个较为完整的定义:办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学应用于传统的数据处理方式难以处理的数量庞大且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。20世纪90年代以后，计算机网络的发展不仅为办公自动化提供了信息交流的手段与技术支持，更使办公活动跨时空的信息采集、处理与利用成为可能，并为办公自动化赋予了新的内涵和应用空间，同时也提出了新的问题与要求。

鉴于上述情况，在2000年11月召开的办公自动化国际学术研讨会上，专家们建议将办公自动化更名为办公信息系统(OfficeInformationSystems}OIS，他们认为:办公信息系统是以计算机科学、信息科学、地理空间科学、行为科学和网络通信技术等现代科学技术为支撑，以提高专项和综合业务管理水平及辅助决策效果为目的的综合性人机信息系统。

4.1.1办公信息系统的含义办公信息系统是一个文理交叉的综合型学科，在当今世界中得到了广泛的应用。办公信息系统不仅涉及许多新的技术，而且还涉及许多管理方面的问题和人的因素，这使得办公自动化的理论体系的构建要依托多门社会科学、自然科学的理论方法和技术，如何综合、灵活地运用这些方法和技术成为办公自动化发展的关键。同时，办公自动化实际应用的快速发展又鱼须办公自动化理论的发展和指导。这些都要求人们必须深入研究办公信息系统的理论，充分理解与之相关的内容，从而对现代办公发生的变化有所准备。

随着越来越多的社会科学理论方法被引入办公信息系统领域，办公信息系统作为一门新的交叉学科的地位得以确定。由于“办公”对办公信息系统的限定，管理学家们更倾向于把办公信息系统作为一门综合性的、更多偏重于管理学的学科。这方面获得广泛认可的定义是:OIS是把计算机技术、通信技术、系统科学及行为科学结合在一起的一门综合性科学。它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用计算机技术及通信技术完成各项办公业务，属于综合性学科范畴。由此可见，办公信息系统的思想、概念、方法、手段和理论还在发展中，包括它的名称也叫法不一，如办公自动化、办公自动化系统、办公信息系统、电子办公室、综合办公室、无纸办公室等。2002年，国务院发展研究中心局长邓寿鹏提出:办公设备+自动化=OA,OA+系统化=OIS,OIS+网络=EG/EB(E-Government电子政务/E-Business电子商务)。不管类似的提法是否意味着办公自动化定义的进一步发展，但是有关办公自动化理论和实践的研究探索从未停止过，从政府到企事业单位，人们对办公自动化始终有着巨大的需求，而这些需求正是办公自动化这门学科兴旺发展的希望所在。

总之，无论从什么角度去定义办公自动化，在表示形式和内容上有多少不一致，但都有一些共同之处，表现在:(I)强调利用先进的、综合的科学技术和现代化的办公设备。(2)强调办公人员和办公设备构成的人机信息系统。(3)强调办公自动化的目的是提高办公效率，改进办公质量。4.1.2办公信息系统的层次办公信息系统一般可分为3个层次:事务处理、管理控制和辅助决策。根据3个功能层次，形成3个对应的系统。1.事务处理

事务处理是最基本的应用，包括文字处理、函件处理、文档资料管理、编辑排版、电子报表、人事管理以及其他事务处理。该层次为办公人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效地工作。

事务处理是由计算机配备基本的办公设备(打印机、复印机、传真机等)、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(文字处理软件、电子报表软件、小型关系数据库软件以及专用业务处理软件等)组成。2.管理控制

管理控制为中间层，它包含事务处理。该层次主要是管理信息系统，它利用各业务管理环节提供的基础数据，提炼出有用的管理信息，从而把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率。

管理控制办公信息系统侧重于面向信息流的处理。在事务处理基本办公设备的基础上，其组成结构上增加了高档计算机和工作站设备、通信设备。除了使用通用、专用软件外，它还要求有自己的管理信息系统，在事务处理办公系统的基础上加入专用数据库。3.辅助决策

辅助决策为最上层的应用，它以事务处理和管理控制办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。它运用科学的数学模型，为单位组织者提供决策参考和依据，通过建立综合数据库得到综合决策信息，由知识库和专家系统进行各种决策的判断，最终实现决策支持系统。4.1.3办公信息系统的模式办公活动目前存在两种模式:个人办公与群体办公。与之对应，办公信息系统技术可以分为个人办公信息系统技术与群体办公信息系统技术两大部分。1.个人办公信息系统

个人办公信息系统主要指支持个人办公的计算机应用技术，这些技术包括文字处理、数据处理、电子报表处理以及图像处理技术等内容。它一般通过使用通用的桌面办公软件，如MicrosoftOffice等实现，在单人单机使用时非常有效。

2.群体办公信息系统

群体办公信息系统是支持群体间动态办公的综合自动化系统，为区别传统意义上的办公自动化系统，特指针对越来越频繁出现的跨单位、跨专业和超地理界限的信息交流和业务交汇的协同化自动办公技术和系统。

支撑群体办公的自动化技术具有以下两个主要特征:

.网络化:系统是建立在网络上的，依靠网络和网络信息的支持而运转，信息系统支持组织的动态变化和任何形式的协同交互业务。.智能化:具有人工智能和多媒体等技术的支持，实施信息管理的组织机制，能够挖掘隐性知识、揭示信息的价值和意义、达到组织内信息共享的目的，使之成为组织运用信息进行创造性智能活动的技术基础。4.1.4办公信息系统的特点一般来说，办公信息系统具备以下特点:(1)以计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学为支柱，是综合多种学科和技术的新学科。(2)实现融合人、机器、信息资源三者为一体的人机信息系统，信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。设备是重要条件，但人始终是决定因素。(3)具有文字、数据、语音、图形、图像等信息的一体化处理功能。它包括信息采集、加工、传递、保存等基本环节，能把基于不同技术的办公设备(如计算机、传真机、电话机、打印机等)组合在一个系统中，使之具有综合处理信息的能力。(4)以改善办公环境和条件、提高办公效率和质量为目的，是人们产生更高价值信息的一个辅助手段，能优质高效地处理办公信息和事务。4.1.5实现办公信息系统的意义办公信息系统建设，具有以下重要意义:1.实现办公活动的高效率、高质量

现代化的技术进入办公领域，使参与办公活动的人员能够使用新的手段和方法改变传统的信息生成、传输、处理的方法和手段。例如，公文的往来形式，网上办公事项的审批，文件电子档案的保管和检索，信息的收集、统计、打印等。由此可以提高工作效率和工作质量。

2.实现办公信息处理的大容量、高速度

以计算机为代表的办公设备，具有处理速度快、信息存储容量大的特点。在相应的软件系统配合下，可以对各项办公业务起到辅助决策的作用。3.实现办公活动的智能化

在办公信息系统中，人和机器设备是重要的组成部分。办公信息系统就是人机系统，而智能化的机器设备可以代替工作人员来完成那些重复的、琐碎的以及适合使用智能化机器的工作，以提高工作的速度和准确性。4.2办公信息系统的组成在进入信息社会以后，面临着社会信息量增大，办公事务繁杂，传统的办公方式与日益增长的信息量之间的矛盾日益尖锐，要提高办公质量和办事效率，需要先进的科学技术和手段的介入，实现办公的自动化。4.2.1办公信息系统的构成要素和主要功能1.构成要素

办公信息系统的构成要素涉及人员、业务、设备、环境等多个方面，其中主要要素有办公人员、办公信息、办公流程和办公设备。(1)办公人员

办公人员包括高层领导、中层干部等管理决策人员，秘书、通信员等办公室工作人员，以及系统管理员、软硬件维护人员、录入员等其他人员。这些人员应当具有现代化的思想，掌握一定的现代科学技术知识、现代管理知识与业务技能。办公人员的自身素质、业务水平、对系统的使用水平和系统的运行效率至关重要。(2)办公信息

办公信息是各类办公活动的处理对象和加工成果。办公在一定意义上讲就是处理信息。办公信息覆盖面很广，按照其用途，可以分为经济信息、社会信息、历史信息等;按照其产生的根源，又可分为内部信息和外部信息;按照其形态，办公信息有各种文件、报表等文字信息，电话和录音等语言信息，图表等图像信息，统计结果等数据信息。各类信息对不同的办公活动提供不同的支持，如为事务工作提供基础，为研究工作提供素材，为管理工作提供服务，为决策工作提供依据等。

各种办公信息的收集、输入、处理、存储、交换、输出全部过程是由办公信息系统辅助完成的。对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与显示、不同办公层次的需要与使用信息的特点等方面的研究，是办公信息系统的基础性工作。4.2.1办公信息系统的构成要素和主要功能

(3)办公流程

办公流程是有关办公业务处理、办公过程和办公人员管理制度化、规则化的一系列活动，它是设计办公信息系统的依据之一。办公流程的科学化、系统化和规范化，将使办公活动易于自动化。应该注意的是，由于办公信息系统往往要模拟实际的办公过程，办公流程或者组织机构的变化必然会导致系统随之变化，同时在新系统运行之后，也会出现一些新要求、新规定和新的处理方法，这就要求办公信息系统与现行办公流程间有一个过渡和切换。(4)办公设备

办公设备是决定办公质量的物质基础。传统的办公用品历来以笔、墨、纸、砚文房四宝，记事本、记录本、电话等为主;现代化的办公设备包括计算机、打印机、扫描仪、电话、传真机、复印机、刻录机等。办公自动化的环境要求办公设备主要以现代化设备为主，办公设备的先进与否，直接影响办公信息系统的应用与普及。4.2.1办公信息系统的构成要素和主要功能2.主要功能

办公信息系统可以按功能层次进行划分，分为事务型办公信息系统(事务处理系统)、管理型办公信息系统(管理信息系统)和辅助决策型办公信息系统(决策支持系统)。

面向不同层次的使用者，办公信息系统的功能也有所不同。(1)事务处理系统主要功能

①文字处理:完成各种文件、报告、命令、通知的起草、修改、删除、打印、输出等，为用户提供易学易用的多种文字输入方式，进行全屏幕编辑，也能自动生成表格、文件等。

②个人日程安排:为各级办公人员或某一部门安排活动日程和活动计划，具有自动提醒、提示、警告功能。

③个人文件库处理:处理个人文件，有输入、目录查询、检索等功能。

④行文办理:能对文件进行收发登录，处理领导批示、签阅登记，并有行文追踪检查和自动提示的功能。

⑤邮件处理:能用各种先进的邮件处理设备，如拆信机、信件综合处理机等，完成信件、文件、函件和信封的处理，如装、封、盖章等工作。也能用邮电通信方式或电子邮件方式传输邮件。

⑥文档资料处理:以配有微机的缩微存档设备或小型光盘存储系统为主要设备，微机用于建立目录、索引和查询。

⑦快速印刷:能完成文件、函件等的快速翻印、制版、印刷等工作。快速印刷主要是以轻印刷设备为支持，如制版和小型胶印机等。

⑧编辑排版:它以计算机电子激光照排系统为支持设备，主要进行文件、文稿的排版处理、页面格式、字体字号选择，以及其他的特殊排版处理。

⑨电子报表:能对各种数据进行报表格式处理，能进行各种报表格式数据的输入、加工、计算及输出。

⑩其他数据处理。4.2.1办公信息系统的构成要素和主要功能

(2)管理信息系统主要功能

管理型信息系统除担负事务型系统的全部任务外，主要任务包括以下几个方面:

①对基础数据进行严格的管理，使信息流通渠道顺畅，保证信息的准确性、一致性。

②确定信息处理过程的标准，统一数据和报表的标准格式，以便建立一个集中统一的数据库。

③高效低耗地完成日常事务处理业务，优化分配各种资源，包括人力、物力、财力等。

④充分利用已有的资源，包括现在和历史的数据等，运用各种管理模型，对数据进行加工处理，支持管理和决策工作，以便实现管理目标。(3)决策支持系统主要功能

决策支持系统以事务处理、信息管理为基础，主要担负辅助决策的任务。在办公信息系统中除了低层次的事务处理以外，都存在一定的辅助决策活动，系统中具有辅助决策能力的强弱反映了该系统水平的高低。作为一个较高水平的决策支持系统，除了利用管理信息系统数据库所提供的基础信息或数据资料外，还需要为决策者提供模型、案例或决策方法。所以，决策支持系统还应具备方法库(模型库)和知识库。4.2.2现代办公设备简介实现办公信息系统要求具备现代化办公设备，现代办公设备类型主要包括:信息复制设备、信息处理设备、信息传输设备、信息存储设备以及其他办公辅助设备。其中，信息复制设备包括复印机、速印机、轻印刷系统等;信息处理设备包括计算机、文字处理机、打印机、图形图像处理系统等;信息传输设备包括电话机、传真机以及计算机通信网络等:信息存储设备包括磁盘存储系统、光盘存储系统、微缩胶片系统和摄录像设备等;其他办公辅助设备主要是为了保证上述设备正常工作，包括稳压电源、不间断电源(UPS)、碎纸机和空气调节器等。4.2.2现代办公设备简介1.打印机

打印机是办公自动化中重要的输出设备之一。用户可以利用打印机把制作的各种文档适时地输出到纸张或有关介质上，从而便于在不同场合传送、阅读和保存。

打印机的主要技术指标:打印分辨率:指在单位长度内能实现的可分辨出的点数，单位为每英寸打印点数(DotsPerInch,DPI)。它是决定打印质量的主要指标，决定打印字符的清晰度和美观程度。打印速度:打印速度是表示打印效率的主要指标，打印速度用每分钟的页数(PagesPerMinute,PPM)表示。打印幅面:打印幅面指可以打印的纸张的最大幅面。办公用喷墨打印机和激光打印机一般为A4幅面(也有A3幅面)，针式打印机最大可以达到A3幅面，而专业的工程打印机还可以打印更大幅面。工作噪声:针式打印机的工作噪声应低于65dB，非击打式打印机的工作噪声不能超过SSdB.拷贝数:拷贝数是对击打式打印机而言的，指在多层打印时，打印机所能打印的份数，常用原件加复印件的数量来表示。工作寿命:工作寿命指的是打印机前后两次出现故障的时间间隔，常用平均无故障时间来描述。接口方式:打印机都需要具备某种接口和计算机相连以便用来交换数据，其主要接口方式多为并行接口，另外还有两种常用外部打印机接口方式，分别为IEEE1394接口和USB接口。缓冲区大小:打印机的缓冲区相当于计算机的内存，单位也是KB或MB。在当前CPU不断升级的情况下，为了解决计算机和打印机速度的矛盾，必须扩大打印机的缓冲区。缓冲区越大，一次输入数据就越多，打印机处理打印的内容就越多。因此，与计算机的通信次数就可以减少，打印机效率就越高。4.2.2现代办公设备简介2.复印机

复印技术是将纸或其他媒介上的文字或图像内容转印到其他媒介上的一种技术。在现代办公中，大量的资料需要进行复制，以便保留和分发，采用复印设备可以很好地产生与图、文原稿非常相似的复制品。所以复印机己经成为现代办公活动中主要的设备。(1)复印机分类

复印机有很多分类方法，常见的有以下几种:根据复印机工作原理的不同，复印机可分为模拟复印机和数码复印机两种。根据复印的速度不同，复印机可分为低速、中速和高速复印机3种。低速复印机每

分钟可复印A4幅面的文件1030份，中速复印机每分钟可复印30^60份，高速复印机每分钟可复印60份以上。根据复印的幅面不同，复印机可分为普及型复印机和工程复印机两种。

一般在普通的办公场所看到的复印机均为普及型，也就是复印的幅面为A3^'AS。如果需要复印更大幅面的文档(如工程图纸等)，则需使用工程复印机进行复印，这些工程复印机复印的幅面为A0}-A2甚至更大，不过其价格也非常昂贵。根据复印机使用纸张的材料，复印机可分为特殊纸复印机和普通纸复印机。

特殊纸一般指可感光的感光纸，而普通纸是指普遍使用的复印纸。

根据复印机复印的颜色不同，复印机可分为单色、多色及彩色复印机三种。(2)复印机的主要技术指标

主要技术指标有:复印速度、复印分辨率、连续复印(页)、复印缩放、复印尺寸等。4.2.2现代办公设备简介3.速印机

速印机是一种高级数字式印刷设备，它能准确清晰快速地印刷各种文件资料和图纸，其使用范围日益广泛，己经成为现代办公中不可缺少的主要设备。

速印机的主要技术指标:最高印刷速度、首页印刷时间(s)、分辨率(DPI)、原稿类别、印刷颜色、原稿尺寸、用纸尺寸(mm)、最大印刷面积(~)、缩小和放大比率、供纸器容量(张)、进纸方式。4.2.2现代办公设备简介4.传真机

传真机(FAX)是20世纪中后期得以迅速发展和广泛使用的一种现代化的通信设备。使用传真机，可以将记录在纸上的文字、图片等，以电信号形式通过电话网传到另一台传真机上，接收方可以获得内容相同的副本。传真机的使用大大节省了通信开支，提高了工作效率。传真机是利用扫描和光电变换技术，从发送端将文字、图像、照片等静态图像通过有线或无线信道传送到接收端，并在接收端以记录的形式重现原静止图像的通信工具。

传真机的主要技术指标:分辨率:又称扫描密度。目前大多数传真机的扫描密度为7.7线/rn们n，只能传送字号较大的文件。如果经常发送的传真文件字号较小，建议选择15.4线/rnrn的传真机。

半色调级数:又称灰度级。它是反映图像亮度层次、黑白对比变化的技术指标。传真机具有的中间色调级数越多，其所记录与传输得到副本的图像层次就越丰富、越逼真。可分为16,32,64级3种。一般文件半色调为16级即可，数字表格适合16级或32级，图片或照片应首选64级。

传真速度:通常指传送速度，传送速度是指传真发送一页标准A4尺寸的稿件所需要的时间，通常有15s,9s和6s等几种。发送时间的长短，取决于传真机所采用的调制解调器速度、电路形式及软件编程等。如果传真机的传输速率是9600b/s，一般15秒左右发送或接收一页A4幅面传真文件。如果选择传输速率为14400b/s，每传送一页标准A4幅面只需6s，内置了33.6kb/sModem，使传送一页A4文稿只需要2s，可为用户节省大量的通信费用。传真机幅面:大多数传真机传送的都是A4幅面，但很多文件会因幅面的限制而无法传送。如果要经常发送宽幅文稿，就需选择B4幅面的传真机。附加功能:传真机的许多附加功能也应列入其技术指标。例如，存储发送、定时接收、无纸接收、自动重拨、语音答录等。4.2.2现代办公设备简介5.扫描仪

扫描仪作为光学、机械、电子、软件应用等技术紧密结合的高科技产品，是继键盘和鼠标之后的又一代主要的电脑输入设备。它自20世纪80年代诞生之后，得到了迅猛的发展和广泛的应用，文稿资料、图片等通过扫描仪输入到计算机中，进而实现对这些图像信息的处理、管理、使用、存储或输出。

平板式扫描仪的主要技术指标包括:最大幅面、光学分辨率(DPI)、最大分辨率(DPI)色彩深度(位)、接口、扫描介质。6.刻录机

刻录机可以在可刻写光盘中写入数据，也可以读取光盘数据。刻录机的主要技术指标包括:接口类型、最大刻录速度、最大读取速度、最大复写速度、平均寻道时间、缓存区容量、写入方式、可支持的盘片标准、纠错功能等。4.2.2现代办公设备简介7.视频会议系统

视频会议系统是通过网络通信技术实现虚拟会议，使在地理上分散的用户可以实现远距离实时交流图像、声音等多种信息、开展协同工作的应用系统。视频会议极大地方便了协作成员之间真实、直观的交流。

视频会议系统可以实现多画面、视频电话，广播会议，讨论会议，两点会议，录像回放，电子白板，会议讲稿共享，文字交流，会议控制与管理，会议加密、多服务器级联等服务，为用户提供高清晰度、电视效果的图像。(1)视频会议系统的组成

视频会议系统由视频会议终端、多点会议控制器MCU(MultisiteControlUnit)、网络管理软件、计算机网络或公用通信线路这四大部分构成。由于用户已有的网络状况、硬件设施各有特色，所以对视频会议系统中视频会议终端系统、多点会议控制器、网络管理软件等部分的要求，也各不一样。主要的视频会议终端有3种:桌面型、机顶盒型及会议室型。视频会议终端附属设备如表4-1所示。4.2.2现代办公设备简介4.2.2现代办公设备简介(2)视频会议的发展及标准

①ITU-T(国际电信联盟标准化部门)制定的适用于视频会议的标准有:H.320协议(用于ISDN上的群视会议)1990年提出并通过，成为广泛接受的基于ISDN会议电视的标准，是第一套国际标准协议。H.323协议(实现于IP网络的视频会议)1997年3月提出，为现有的分组网络(如IP网络)提供多媒体通信标准，是目前应用最广泛的协议。基于硬件的视频会议系统，基本上都是采用这个技术标准，这保证了厂商所生产的终端和多点控制单元(MCU)有效地统一控制，使与会终端数据共享，有效协调各种媒体的同步传输，使系统更具有人性化的信息交流和处理方式。

②MPEG一4标准MPEG(MovingPicturesExpertsGroup)即运动图像专家组。该专家组是由ISO(国际标准化组织)与IEC(国际电子委员会)于1988年联合成立的，致力于运动图像及其伴音编码的标准化工作。和其他标准相比，MPEG-4的压缩比更高，节省存储空间，图像质量更好，特别适合在低带宽等条件下传输视频，并能保持图像的质量。基于软件的视频会议系统，多数都是采用这一技术标准。

③H.264标准

它结合了H.323协议中的H.263协议和MPEG一标准，解决了目前基于软件视频会议MPEG一标准无法与H.323协议的终端兼容问题。4.2.2现代办公设备简介(3)视频会议系统分类

当前视频会议系统分为以下几类:

①基于硬件的视频会议系统:是现在最常用的实现手段，特点是使用专用的设备来实现视频会议。系统造价较高，使用简单，维护方便，视频的质量非常好，对网络要求高，需要专线来保证。

②基于软件的视频会议系统:完全使用软件来完成硬件的功能，主要借助于高性能的计算机来实现硬件解码功能。特点是充分利用己有的计算机设备，总体造价较低。

③网络视频会议系统:是完全基于互联网而实现的。特点是可以实现非常强大的数据共享和协同办公，对网络要求极低，完全基于电信公共网络的运营，客户使用非常方便，不需要购买软件和硬件设备，只需交费即可，视频效果一般。

除了以上介绍的办公设备外，现代办公设备还包括数码照相机、数码摄像机等。4.3通用办公应用软件通用办公应用软件在办公中起了相当重要的作用，办公信息系统离不开办公软件，即所说的“信息处理软件”。通用办公软件主要包括文字处理、电子表格处理、商务图表、演示软件等。为了方便用户维护大量的数据，办公软件包还提供了小型的数据库管理系统，如MicrosoftOffice的Access。目前，具有代表性的通用办公软件有中国金山公司的WPS、美国微软公司的Office,IBM旗下Lotus公司的Smartsuiteo4.3.1WPSOfficeWPS(WordProcessSystem)Office是我国金山公司推出的办公自动化软件，是一套功能强大的综合办公系统。WPSOffice符合中国人的使用习惯，在功能上可以与微软的Office相媲美。

1.WPSOffice的功能(I)文字处理WPSOffice除了文档的基本操作、文档的编辑、文档排版、表格、图形图片、文档打印基本功能外，还具有超级链接、跳转、格式刷、脚注、尾注、修改、自动编号、文字背景色、对象渐变色、对象默认属性等功能。(2)电子表格WPSOffice电子表格支持多工作簿立体表格、多种函数运算、条件表达式、自动重算、跨表重算、排序、自动填充、统计图表、控件方式、固定表头、固定表翼、超级链接、控件域等强大的功能。(3)电子幻灯片制作WPSOffice支持演示页母版、演示模式、大纲模式、演示页版式、项目编号和符号、对象动作设置、链接、跳转、整页插入、删除、动画效果即时预览、自定义播放方案、素材、音效库，支持多页并打等。4.3.1WPSOffice(4)电子邮件WPSOffice的电子邮件系统不但提供了电子邮件加密发送、接收、管理、垃圾邮件过滤器、自动识别内码等功能，还提供了远程邮箱管理、排序收取等功能。(5)网页浏览WPSOffice直接提供网页浏览功能，使用户随时随地可以上网，它支持中文网址的识别、其中网页编辑具有代码编辑、可视化编辑、站点管理和特效制作功能。(6)图片浏览功能WPSOffice的图片浏览具有查看图片、图像处理等多种功能。2.WPSOffice的特点(1)率先应用国家机关最新公文模板，可以定制各种公告、公函、命令、通知、文件、简报等。(2)率先支持国家最新合同标准。(3)率先支持国家质量监督局最新GB18030字符标准。(4)基于电子邮件、表单流转、在因特网上实现公文流转。(S)提供企业办公自动化系统，统一管理办公行文、数据报表、人事信息、会议幻灯、新闻报刊等信息。3.WPSOnce的兼容性(1)兼容HTML文档。(2)兼容Word文档。(3)兼容Excel文档。(4)兼容Windows下的其他文本格式。4.3.1WPSOffice

4.WPSOffice2005专业版介绍WPSOffice2005实现跨Windows/Li~操作平台，同一文件在两个操作系统中读写效果一致。WPS的文字处理、表格处理、演示文稿处理的功能分别与微软的Word,Excel,PowerPoint一一对应，从文件格式、用户界面、使用习惯到安全模式、二次开发，无障碍双向精确兼容，独创的安全保障技术，支持PDF格式输出及权限设置，输出后的PDF文档与原文档完全一致。(1)四层柔性架构体系

四层柔性架构体系如图4-1所示。

①应用层支持各种组件应用，支持各类编程语言。

②核心层直接提供二次开发接口，驱动引擎设计为高度兼容。

③公用层软件模块最大程度重用，确保软件轻巧。

④系统层隔离操作系统调用，实现软件跨平台应用。4.3.1WPSOffice(2)WPSOffice2005特色功能

①跨平台:跨Windows/Linux操作平台。

②双向精确兼容:文件格式兼容，WPS文字、WPS表格、WPS演示分别对应Word,Excel,Powerpoint}读写双向精确兼容;用户界面兼容，采用XP界面风格;使用习惯兼容，用户现有使用习惯完全保留，无须再学习;安全模式兼容，无障碍读写MicrosoftOffice的加密文件以及宏文件;二二次开发兼容，兼容MicrosoftOffice二次开发接口。

③超轻巧:安装包仅有23MB，安装后仅有83MBo

④网络化:无须用户动手，主动实时升级;通过网络提供大量模板素材，专业文档随需借鉴;集成金山通行证，简单注册。

⑤安全保障:独创的KRM(KingsoftRightManagement)授权保护技术，基于用户授权的保密新技术，优于传统密码设置，满足协同环境下文档安全要求。

⑥中文特色:文档标签，便捷实现文档切换;文本框间文字绕排，实现“轻量级”排版功能;提供稿纸、斜线表头;中文项目符号，与国家公文规范要求严格一致;支持中文纸张规格;WPS表格输入框智能收缩;WPS表格人民币大写自动转换;可选择的中文度量单位;反片打印;批注框内显示作者名字。

⑦应用随需扩展:按照MSAPI定义和实现的二次开发接口高达250个类，无限扩展用户个性化定制和应用开发的需求;无缝链接电子政务;支持126种语言应用，包罗众多生僻小语种;二次开发接口提供高达256种对象模型，实现OA系统平滑移植;能完全内嵌到IE中，全面支持B/S和C/S应用，满足电子政务应用需求;可扩展的插件、控件机制，无限扩展用户个性化需求。

⑧PDF输出:支持PDF格式输出及权限设置，输出后的PDF文档与原文档完个一致。4.3.2MicrosoftOffice微软公司的MicrosoftOffice2003是目前较流行的办公套件，包含许多具有新增和增强功能的工具，有助于同事间进行协作、更好地使用信息和改进业务流程，从而轻松提高工作效率并获得更好的效果。MicrosoftOffice2003套件主要包括Word2003,Excel2003,PowerPoint2003,Access2003,FrontPage2003、InfoPath2003,OneNote2003,Outlook2003,Project2003,Publisher2003,Visio2003等。1.Word2003Word2003是一种字处理软件，可使文档的创建、共享和阅读变得更加容易。改进后的审阅和标记功能为用户提供多种跟踪更改和管理批注的方式。Word2003还支持“可扩展标记语言”(XML)文件格式，并可作为功能完善的XML编辑器。2.Excel2003Excel是一种电子表格处理软件，可提供对于XML的支持以及可使分析和共享信息更加方便的新功能。可以将电子表格的一部分定义为列表并将其导出到SharePointService网站上进行协同工作。Excel2003中的智能标记相对于OfficeXP中更加灵活，并且对统计函数的改进允许用户更加有效地分析信息。

3.PowerPoint2003PowerPoint2003是一种制作演示文稿的软件，可以编制文稿，并且以幻灯片的形式在计算机屏幕上演示，也可以通过投影在大屏幕上放映。PowerPoint2003具有与Offce其他组件协调工作，创建多媒体幻灯片，打包刻录CD功能，提高网络性能等特性。4.Access2003Access2003是一种数据库管理软件，新增了导入、导出和处理XML(可扩展标记语言)数据文件等功能。由于该程序可以识别和标记常见错误，同时提供更正错误的选项，因此在Access2003中工作变得更加轻松自如。另外，Access2003的新功能还可以帮助数据库开发人员查看有关数据库对象之间相关性的信息。4.3.2MicrosoftOffice5.FrontPage2003FrontPage2003是一种制作网页、创建网站和管理网站的软件。6.InfoPath2003InfoPath2003商务环境中大多数人员都需要填写零用金报销单、考勤卡、员工调查或保险单等表单，而其他人员则负责设计、分发和维护这些表单。用户可以使用MicrosoftOfficeSystem中的新程序InfoPath来设计和填写电子表单。

7.OneNote2003OneNote2003使用OneNote可将用户的想法和观点记录在电子笔记本中，从而可以方便地检索它们。8.Outlook2003Outlook2003是个人信息管理器和通信软件，为用户提供了一个统一的界面，帮助管理电子邮件、日历、联系人以及有关其他人和工作组的信息。9.Project2003Project2003是项目管理软件，帮助单位协调商业计划、项目以及资源，从而获得更好的商业业绩。通过使用其灵活的报告和分析功能，用户可以利用可操作的信息来优化资源、安排工作优先顺序并协调您的项目与总体商业目标。

10.Publisher2003Publisher2003是一种商务排版软件，可帮助用户创建、设计和发布专业的印刷品。11.Visio2003Visio2003是商用和科技图表制作软件，该程序帮助用户以图表的形式诊释用户的想i过程、系统以及数字。Visio能够协助用户分析和传递信息，使用户可以更好地进行决策、公司达成一致的意见、增强交流、监控和维护IT系统。4.3.3LotusSmartsuiteLotus公司的Smartsuite也是一个较流行的办公套件，在商用办公领域更是备受青睐，包括文字处理软件、电子表格处理软件、简报制作程序、电子效率手册、数据库处理程痔屏幕记录器等几部分。LotusSmartSuite1-2-3Office可以兼容阅读和编辑Excel文件，还p.支持把电子表格的工作表转换成HTML网页文件，以便在网站上发布，转换后的网页能翅持全部原始格式。它还支持从网页上的表格直接抓取数据，然后转换成工作表格，这样拜就可以从互联网上自动更新。第5章Word2003文字处理