公文写作辅导讲座课件

公文写作辅导讲座主讲人：XXX

鲁迅先生在谈自己的写作体会时曾说：“文章应该怎样做，我说不出，因为自己的作文，是由于多看和练习，此外并无心得和方法的。”

本人从事文字工作已经好多年了，期间，当过战士、文书、指导员、参谋、秘书、编辑、主任，回顾这些年来的经历，我感到，机关工作就是搞文字工作，无论上情下达，交流情况，推广经验，都离不开公文写作。做机关工作必须要过文字关，过不了关，肯定不行。第一部分公文处理基本常识第二部分写作材料的搜集和使用第三部分消息信息公文写作辅导

第一部分公文处理基本常识一、公文概念和种类二、公文格式三、行文规则四、发文办理和收文办理2000年8月24日，国务院以国发﹝2000﹞23号文件发布了《国家行政机关公文处理办法》，这是迄今为止法律效力和权威性最高的一个关于公文处理的办法，具有行政法规性质。2000年12月21日，公安部办公厅印发了《公安部公文审核办法》(公办[2000]103号)，对公安机关公文处理和公文审核，提出了明确要求。2001年12月28日，厅办公室结合厅机关实际，修订了《江苏省公安厅公文处理办法》（苏公办﹝2001﹞46号）。2003年6月4日，省厅印发了《江苏省公安厅工作规则》（苏公发﹝2003﹞52号），对公文审批作了具体要求。此外，1999年6月23日省厅下发的《江苏省公安厅产生的国家秘密事项》（苏公发﹝1999﹞249号），2001年6月12日《江苏省公安厅关于认真贯彻<公安机关警务工作秘密具体范围的规定>的通知》（苏公厅﹝2001﹞211号），分别对国家秘密和警务工作秘密作了具体规定。上述6个文件，都是做好省公安厅公文处理工作必须认真学习和掌握的规范性文件。

第一节公文概念和种类行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。因此，机关中产生的大量简报、信息类材料，不是严格意义上的公文。根据上述公文的定义，行政机关的公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个文种。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。“命令”和“令”是一个文种，“令”可视为“命令”的简称。什么时候用“命令”，什么时候使用“令”，要视情况。命令（令）是下行文，法定文种。《人民代表大会和地方各级人民政府组织法》的规定，国务院、国务院各部委、地方各级人民政府（包括乡镇政府）和地方各级政府所属的工作部门可以发布命令。国务院的命令（令）主要用于颁布行政法规和宣布实行重大强制性行政措施，如颁布《中华人民共和国国务院令》，宣布施行重大强制性行政措施的《国务院关于在北京部分地区实行戒严的命令》。（一）命令（令）国务院直属工作部门、省级政府、省级政府所在地的市政府、国务院批准的较大市政府可以通过命令（令）的形式颁布行政规章。如《中华人民共和国公安部令》、《江苏省人民政府令》、《南京市人民政府令》。各级行政机关嘉奖有关单位和人员也可以用命令（令）的形式：如《关于给吴明忠同志记功的命令》、《关于给扬州市公安局“10.11”专案组记功的命令》。（二）决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。下行文，法定文种。各级国家行政机关均可使用。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》、《国务院关于设立中华人民共和国澳门特别行政区的决定》、《公安部关于向任长霞同志学习的决定》、《关于表彰2003年度省公安厅直管领导保卫部门先进集体先进个人的决定》、《江苏省监察厅关于对×××停职审查的决定》。（三）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。（四）通告（五）通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。下行文，也可以是平行文。

如《国务院批转审计署关于审计民政事业费报告的通知》、《江苏省公安厅关于转发<公安部关于大力推进县市公安机关110、119、122“三台合一”工作的通知>的通知》一是转发上级机关文件要逐级转发，省公安厅不得直接转发国务院文件。二是不提倡两个转发，遇此情况，可翻印、提贯彻意见、改写等。

三是转发文件，如果没有结合本单位、本系统实际，提出具体贯彻要求，可以直接翻印，不得以省厅名义三言两语起草通知转发上级机关公文。对公安部局级单位的公文，一律以各相应处级单位名义转发，不得以省厅名义转发公安部局单位的公文。公安部督察委员会的公文，联系本省实际如确需转发，可提出具体贯彻要求以厅名义转发。转发内部传真电报和密码电报，尤其是对公安部办公厅以内部传真电报下发的电视电话会议通知，建议改写，不提倡以电报转发电报。如《关于转发省财政厅关于行政事业性收费的有关要求的通知》、《江苏省公安厅关于进一步做好涉及外资企业群体性事件预防和处置工作的通知》、《江苏省公安厅关于召开全省公安工作会议的通知》、《关于杨卫平通知职务任免的通知》。（六）通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者通报重要工作的情况。下行文，各级行政机关均可使用。如《公安部关于近期各地公安机关成功破获一批重大刑事案件的情况通报》、《公安部关于河北省晋州市公安局发生刑讯逼供致人死亡案件情况的通报》、《外交部办公厅关于朱镕基访日情况的通报》、《关于全省公安机关开展服务“两个率先”、建设“平安江苏”活动的情况通报》。（七）议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。在厅机关工作涉及不到。（八）报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。上行文。如《江苏省公安厅关于全省公安机关开展严打整治斗争的总结报告》、《关于全省经济欠发达地区公安经费情况的调查报告》、《江苏省公安厅关于查处丹阳市公安局吕城派出所不履行职责问题的情况报告》。“报告”的适用范围删去了“提出意见或者建议”，“报告”中不得再提意见和建议，向上级机关提出意见和建议，可使用“意见”这个新文种。适用于向上级机关请示指示、批准有关事项。上行文。

如：《关于将台湾居民吴铭仁列入不准入境人员名单的请示》（主送：公安部）。（九）请示（十）批复适用于答复下级机关的请示事项。下行文。

如：《关于同意徐州市公安局销毁枪支的批复》、《关于同意镇江市公安局京口分局丹徒派出所更名的批复》。（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。“意见”，可以是上行文，也可以是下行文，还可以是平行文。如：《关于进一步加强和改进公安信访工作的意见》、《关于对苏州市公安局建立绕城高速公路交巡警大队的意见》、《关于对邳州陆夫年信访案件有关情况的意见》。（十二）函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。平行文。如：《关于商请解决机场高速公路监控系统信息共享的函》、《省政府法制办关于征求对<森林法（修改草案）>修改意见的函》、《江苏省公安厅关于报送<森林法（修改草案）>修改意见的复函》、《关于申请免交固体废弃物费用的函》、《关于对南通港公安局车辆服装进行管理的复函》。（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。下行文。如：《江苏省公安厅厅务会议纪要》、《江苏省公安厅厅长办公会议纪要》等。

以上是我国行政机关现行的13种公文，党内公文种类另有规定（详见《中国共产党机关公文处理条例》）。行政机关公文已成为我国专用公文外的通用公文，群众团体、企事业单位都在使用。此外，外交、军事（《中国人民解放军机关公文处理条例》）、司法等方面均有各自的专用公文。公文的分类按照公文的行文方向，上述公文可分为上行文、平行文、下行文三类。

上行文是指下级机关向上级机关发送的公文，如报告、请示、意见；

平行文是平级机关或不相隶属机关之间的往来公文，如函、意见；

下行文市上级机关向下级机关所发的公文，如命令、决定、意见、通知、通报、批复、会议纪要等。按公文作者的性质分，有党内公文、行政公文、群众团体公文。按公文办理时间的要求分，有特急公文、急办公文、常规公文，简称为特急件、急件、平件。按公文涉密程度分，有绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文，简称为绝密件、机密件、秘密件和平件。按公文的收发分，有收件和发文。一是将“总结”、“综述”作为文种

如相当一部分处室以处室名义印发《2003年全省××工作总结》、《2004年上半年××工作综述》，均为错误，遇此情况，如主送单位为上级机关，可用“报告”这个文种；如主送单位为下级机关，可用“通报”这个文种。二是向省财政厅、省发改委、省人事厅等申请资金、项目、人员时，出于尊重，用“请示”文种，遇此情况，应当用“函”。三是“请示”与“报告”混淆使用，该用“请示”的，却用“报告”。省厅各处级单位在使用文种时，易出错的：第二节公文格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等十六个部分组成。（一）涉及国家秘密的公文应当表明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文按要求都应当标明份数序号。密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”，与“保密期限”一起标注在公文首页右上角。份数序号标注在公文首页左上角。“密级”和“保密期限”之间用五星隔开。密级公文如不标注保密期限，视为按照《国家秘密保密期限的规定》（国家保密局1990年第2号令）第九条执行，即“凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项，其保密期限按照绝密级事项三十年、机密级事项二十年、秘密级事项十年认定”。警务工作秘密是指公安机关在警务活动中产生的，在一定时间内只限一定范围内的人员知悉，泄露会给警务工作造成被动或者损害的事项。凡属警务工作秘密的公文、资料，须在首页右上角标注“内部文件”、“内部资料”或“内部”字样。绝密级公文不得转发。转发其他涉密公文和涉及警务工作秘密的公文，应在转发首页标明相应的密级。（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。电报的紧急程度增加了“特提”，即“特急提前”。公文的紧急程度标注在右上角。如果遇到“密级”和“紧急程度”需同时标识时，先标“密级”，再在下一行标“紧急程度”。

（三）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。机关代字、年份、序号是“发文字号”的三要素。机关代字，即发文机关的代字，机关代字应准确，尽量减少字数。年份应写全称，例如“2001”，不得写成“01”，用方括号括起来，不可用圆括号。序号是发文的流水号，序号不编虚位（如“1”不编为“001”），不加“第”字标注在“发文机关标识”下方红色横线以上居中位置。如苏公发﹝2004﹞1号。（四）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。“签发人姓名”标注在发文字号右侧，“签发人”后标冒号，冒号后标签发人的姓名。凡标注签发人的公文，发文字号不再居中了，与签发人在同一行，移至左侧。“联系人”应当是熟悉文稿的具体负责人。以省公安厅向上级领导机关报送“请示”为例，联系人应是负责审核该“请示”的业务处室的负责人。（五）上行文应当标明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。“发文机关”、“主要内容”、“文种”称为公文标题的三要素，下行文的标题，三要素缺一不可，上行文的标题，有时可省略发文机关。标题回行时要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当，数字、年份不能回行。从厅机关情况看，“苏公发”文号的公文，标题需加发文机关“江苏省公安厅”，如《江苏省公安厅关于转发<公安部关于向任长霞通知学习的决定>的通知》，“苏公厅”文号及各处级单位文号的公文则不需加，如《关于改革公安车辆购置等手续及登记程序的通知》。（六）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

主送机关名称的简称、统称要规范。以省公安厅名义普发下行文的主送机关的规范化统称为：各市公安局或各市、县公安局，城市公安局。

（七）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。“附件说明”标注在正文之后，成文日期之前，有两个以上附件的，不仅应注明附件名称，而且应注明附件顺序号。附件一般应与正文装订在一起，附件首页左上角应注明附件顺序号，如“附件1”，“附件2”等等；如果附件与正文不能一起装订，附件首页左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号，如“苏公厅﹝2004﹞18号附件1”。（八）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。印章包括公章和领导人名章。公章位置上不压正文，下压成文日期，并尽量使年月日露出，只盖一个公章的，不再落款发文机关名称。领导人名章，一般盖在职务之后，成文日期上方（如：公安厅长黄明）。当联合行文需加盖两个公章时，应将成文日期拉开，两个公章平行排列，上不压正文，下压成文日期，主办机关印章在左侧。只盖两个公章的，也不再落款发文机关名称。当联合行文需盖三个以上公章时，为防止出现空白印章，应落款发文机关名称（可用简称），主办机关名称排列在前，公章对应盖在机关名称之上。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（九）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合印发的公文，发文机关都应当加盖印章。（十）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期应使用汉字写明年月日。附件是在正文中不宜说明的事项，如“此件可见报”、“此件不得翻印”、“此件发至县团级”等等。“请示”标注联系人的姓名和电话也标于此。“附件”位置，居左空两字、成文日期下一行。（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。因此，文件均应标注主题词。省公安厅文件使用公安部办公厅编制的《公安主题词表》。一份文件标注的主题词词目，除类别词外最多不超过5个主题词。“主题词”三个字居左顶格用黑体字在“抄送机关”之上，每个主题词空一字。先标类别词，再标类属词。

（十二）公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一份文件如果有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如：《国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知》，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标“通知”。（十三）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。“抄送机关”标注在主题词下一行，在抄送机关上下各画一条相互平行的横线。“抄送”两个字居左空一个字，“抄送”后标冒号，再排印抄送机关名称；抄送机关名称回行时与上一行抄送机关名称对齐，右侧空一个字；各抄送机关名称之间用逗号隔开，最后一个抄送机关名称之后用句号。根据各行政机关之间的关系，有的抄送机关之间也用顿号，如省委办公厅、省政府办公厅之间用顿号，省政府办公厅与公安部办公厅之间用逗号。命令和会议纪要用分送。抄送机关排列一般按党委、人大、政府、政协、政府部门、群众团体、本机关的排列顺序。“苏公厅”文号的下行文公文一般抄送范围是：省委办公厅、省政府办公厅，公安部办公厅，省委政法委。本厅党委成员，巡视员、助理巡视员，各处级单位。“苏公发”文号的下行文一般抄送范围是：省委办公厅、省人大常委会办公厅、省政府办公厅、省政协办公厅，公安部办公厅，省委政法委。本厅党委成员，巡视员、助理巡视员，各处级单位，南京、徐州铁路公安处，南京海关缉私局、省维稳办，江苏警官学院。上述抄送范围要视公文内容而定，并不是每一份公文都要抄送这些单位。（十四）有关公文字体、字号和排行的规定根据《国家行政机关公文格式》的有关规定，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，密级、紧急程序和“主题词”用3号黑体字，签发人的姓名用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，主题词的词目用3号小标宋体字，除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。一般每面排22行，每行排28个字。一是公文组成部分不完整。相当一部分单位送来审核的公文该标注密级的没有标注密级、该标注抄送机关的没有标注抄送机关、该标注主题词的没有标注主题词，有的甚至连页码都没有，有的单位在拟稿纸上填写抄送机关，正文却没有，不利于修改。二是把附件说明标注在日期下面、抄送机关上面，位置搞错。三是将密级标注在印发的斗争方案或行动方案上，首页却不标注。四是少数处室的公文没有主送单位，只有抄送单位。五是印章位置不正确，有的盖的过高，成为空白章；有的直接盖在年月日上；有的只盖一个公章的，同时落款发文单位名称。在公文格式方面，省厅公文易出错的地方第三节行文规则

所谓行文规则，是各行政机关之间行文时所应遵循的原则。主要是指行文原则、行文方向和行文要求等三个方面。（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

一个机关的行文关系是根据该机关的隶属关系和职权范围确定的。行文关系是各级行政机关相互之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。每个机关各自都有一定的职权范围，各处于一个组织系统之中，从而构成相互之间的不同的组织关系，例如：领导与被领导的上下级关系；指导与被指导的上下级关系；同等级别的平行关系；有业务往来而不相隶属的关系。这种组织关系及各机关的职权范围决定各机关的行文关系。而行文规则，是根据行文关系确定的，也是规范行文关系的。请示和报告只能向有隶属上下级关系的上一级机关行文，不得越过自己的直接上级机关请示和报告工作。不得越级上报公文原则，也是行文规则中的一个重要原则。（三）省公安厅与省级机关各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。如有重要文件，可抄送各直辖市政府。省公安厅内设机构除办公室外不得对外正式行文。省公安厅内设机构可以相互行文。

省公安厅如果确需向下一级政府以“文件形式”行文，应经省政府批准，行文时应注明经省政府同意。（四）省公安厅与各直辖市政府可以联合行文，与相应的党组织和军队机关可以联合行文，与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。这一条主要说明经常联合行文的几种情况。行政机关不得对党组织作指示、发号令。（五）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。“报告”不得夹带请示事项。“请示”一文一事，就是在一个请示中，只能讲一件事，不能一文数事。请示只能写一个主送机关，即主管机关，不得多头主送，协管机关可以抄送，但不可抄送下级机关。如以省办公厅名义的请示不得抄送本厅各处级单位，不得抄送各市公安局。（六）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。第四节发文办理和收文办理

发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等八个程序。（一）草拟公文的基本要求

阐述草拟公文的基本要求，提出了九项规范。

草拟公文必须做到不违法、不违规、不违反政策、不违反上级机关的规定。省公安厅请示省政府批转的公文和代拟的省政府发文稿，如提出新的政策、规定，应在向省政府的请示中加以说明。

（1）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。（2）文风要求：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。情况确实：就是反映、引述的情况真实可靠，实事求是，不夸大，不缩小，实话实说。观点明确：观点，包括公文的总观点和分观点。公文的总观点即公文的主旨或主题，也就是公文内容所表达的基本观点和中心思想。公文的分观点就是说明公文总观点的各个观点。明确，就是正确、清晰、集中。一篇公文，不论是上行文，还是下行文，不能让人看后不知所云。表述准确：正确使用语言文字，语句符合文法，叙述头绪清楚，交代明白，详略得当，人称得体，概念明确，判断推理正确。结构严谨：结构，即公文的正文内部构造，也叫公文的“骨架”，是对材料具体恰当的组织和安排。结构的内容包括段落和层次、开头和结尾、过渡和照应。严谨：结构能够正确地反映公务活动的内在规律和联系，结构能够为表达主题服务，结构符合各种公文的不同体式。总之，结构严谨，应当做到眉目清晰，合乎逻辑。条理清楚：进一步讲结构。是指公文各层内容表达的次序要有条理。安排层次结构必须注意各层次之间内在的逻辑联系。如：并列关系层次，应是同类事物并列，不可将不同类或彼此矛盾的事物并列在一起；进层关系层次，应确实有逐步深入的层次关系，不能有混杂交错关系或其他关系；时间先后顺序关系层次，应完全符合各层次间的时序，不能搞乱时序。每一层还应做到：层意相对独立完整，每一层意思表达不能欠缺；层意相对集中、突出，不能层意分散、重复。直述不曲：即开门见山，平铺直叙地表述事情发展始末。多用直笔，忌用曲笔，不组织波澜、悬念和曲折。多用直言义，不用婉言义，更不用双关语。在句式方式，多用平实得体的语句，少用或不用具有描绘性的语言形式。如某省报国务院的公文“请国务院体察民情”，暗含批评国务院有官僚主义作风。公文不能有言外之意、弦外之音。字词规范：不写错别字，不生造词语，不滥用不规范简称。标点正确：正确使用标点符号。省厅公文中常见的标点符号错误是用错分号，句内括号和句外括号不分。篇幅力求简短：篇幅简短，是公文的特点。做到公文篇幅简短，一是要坚持一文一事；二是凡是与公文主题无关的内容不写；三是去掉一切官话、套话、空话、废话。虽然正确但没有用的话也应去掉，达到“削尽冗繁留清瘦”；四是精炼文字，做到言简意赅，文约事丰，去一字不可，多一字冗余。草拟公文要准确地使用文种。文种是根据行文目的、发文机关职权和与主送机关行文关系确定的。如：同是请求批准，报直接上级领导机关，用“请示”；报不相隶属机关，用“函”。

（3）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

要求实事求是地确定紧急程度，不可滥用“特急”，尤其不可滥用“特提”。（4）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程序。（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

人名、地名、数字、引文准确：人名、地名、数字、引文，最易出错，要认真核对，切忌凭印象、凭想当然。公文中的数据也要准确无误。引用公文应当先引标题，后引发文字号：引用公文要规范。第一次引用，不可只引标题，或只引发文字号；应先引标题，后引发文字号，发文字号在标题后用圆括号括起来。法律法规应当先用全称，并注明简称，如《中华人民共和国行政许可法》（以下简称《行政许可法》）。日期应当写明具体的年、月、日：一是尽量少用“今年”、“明年”、特别是在年末年初，不要用“今年”、“明年”；二是年份要写完整，如：“2001年”，不可写成“01年”。

因为公文的篇幅力求简短，四个层次够用了。（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

严格执行《国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令》。常见的错误是仍然使用市斤作为重量的计量单位。（7）应当使用国家法定计量单位。

规范化简称不必注，因为已经约定俗称。国际组织外文名称或其缩写形式，必须注明中文译名，如“WTO（世界贸易组织）”。（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。成文日期用汉字。结构层次序数中的第一层“一、”第二层“（二）”用汉字。在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字，也就是说数字在上述情况下作词素的，必须用汉字。词素是语言中最小的有意义的单位。在词中作词素的如“三九”、“三伏”（冬练三九，夏练三伏）“三通”、“四至”这类词中的数字必须使用汉字；在词组中作词素的如“三心二意”、“四平八稳”、“九牛一毛”这些词组中的数字必须使用汉字；在惯用语中作词素的如“十八般武艺”、“三八式”、“三朝元老”、“三寸不烂之舌”这些惯用语中的数字必须用汉字；在缩略语中作词素的如“五讲四美三热爱”、“三讲”、“三个代表”这些缩略语中的数字必须用汉字；在具有修辞色彩的语句中作为词素的如“人们三三两两地在河边散步”这个具有修辞的语句中的数字必须用汉字。整数一到十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致，如“一个人”、“两本书”，其中“两”不得写成“二”。除上述情况外，公文中的数字应当使用阿拉伯数字。（二）公文审核公文审核是指：厅发公文除厅领导有专门交代的以外，拟文单位应当将文稿经本单位文秘部门初审，交单位领导审签，然后送厅办公室审核。由厅办公室送厅领导签发。其中涉及法律、政策问题的，应先送法制处审核；涉及公安队伍建设和人事工作的政策性问题，边防、消防、警卫部队警务管理工作，表扬或批评下级公安机关和公安民警内容的，应先送政治部审核，其中涉及领导人姓名和职务的，如《关于调整全省派出所等级评定工作领导小组成员的通知》，须先送政治部人事处审核；涉及公安经费、装备的政策性内容的，先应送后勤管理处审核，然后送厅办公室审核。文稿改动较大，应由拟稿部门清稿。厅办公室审核后应当在发文稿纸上加盖“办核”章并注明日期。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合公文处理规定等。一是审核确定是否需要行文（例如各处级单位代拟的以省公安厅名义行文的文稿，不论是上报公安部的请示、报告，还是下发的决定、通知，都应问清楚以省公安厅文件行文的依据，应当向谁行文，以什么形式行文，如对省信访局转来的人民来信的核查情况，应用“复函”而不用“通报”）。二是审核是否符合行文规则，即前面所讲的效用原则，不越级报文原则，部门不得对下一级政府正式行文原则，部门内设机构除办公室外不得对外正式行文原则，联合行文主办机关排列在前原则，发文不升级原则，主送机关不升级原则，协商会签原则，一文一事原则，请示与报告分开原则，不直送原则，等等。三是审核是否符合拟制公文的基本要求，即草拟公文的九项规范，把住内容关、政策法规关、文字关、会签关。四是审核公文格式，把住公文体例格式关，即是否符合公文格式及《国家行政机关公文格式》国家标准的要求，检查公文的组成部分有无遗漏，标识是否规范。

一是审批签发手续是否完备；二是检查文稿是否齐全，有无落项、丢页等等；三是审核格式，按《国家行政机关公文格式》国家标准的规定审核，特别要检查涉密公文是否标注密级，上行文是否标注签发人姓名，公文附件有无遗漏、附件标识是否规范，公文主题词标注是否正确，等等。复核公文，不得对文稿内容进行实质性修改，因为复核的文稿是已经机关负责人签批过的。确有错误，需进行实质性修改的，应按发文办理程序征得审核部门同意后报厅领导审定。（三）公文正式印制前，各单位文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。（四）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等七个程序。收到下级机关上报的需要办理的公文（主要是指请示、意见和报告），文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则（如是否越级请示或请示性公文一文数事）；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门职权的事项是否协商、会签；文种使用、公文格式是否规范（如需要批复的用“报告”这个文种或“请示”没有签发人姓名）。收到涉密公文，首先要清点页数是否正确，有无漏页、重页。对不符合公文办理办法的公文，经办公室或本单位负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。（五）收到上级机关下发或交办的公文，由文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。

办理上级机关来文必须送给领导先作批示，然后再承办，不能先承办后报告。拟办意见的内容：一是明确牵头承办的部门。二是来文中如有要求制定实施方案、向省委、省政府、公安部、省委政法委报告贯彻落实情况等内容的，要在拟办意见中列出，明确由主办部门牵头办理。三是提出办理时限。第二部分写作材料的搜集和使用一、从事写作的人必须重视材料的积累二、材料的分类三、材料的使用

收集、积累材料是从事写作的人的一项基本功。它就像工厂里储备原料，原料丰富，生产才会有比较雄厚的基础。从事写作的人一定要像蜜蜂那样，善采百花，酿出佳蜜。第一节从事写作的人必须重视材料的积累1、再好的媳妇也要找米下锅2、材料对文章起着不可或缺的支撑作用3、材料的搜集方法4、材料的收集要求（1）再好的媳妇也要找米下锅

作为文秘人员、党政领导干部，以及其他从事写作的人员，无论进行机关公文、日常应用文、新闻报道还是各种论文的撰写，都离不开对写作材料的搜集和储备。要完成好一篇文章的写作，我们必须通过引述多种有关材料，说明事实和道理，以表达自己的见解。我们写文章，特别是写一些高质量、有分量的文章，不可能什么都从零开始，总是要在继承前人成果或知识的基础上加以借鉴、吸收、创新和发展。因此，搜集、积累写作材料，建立起自己的材料库，是我们写作的前提和写好文章的保证。否则，“巧妇难为无米之炊”，是不可能搞好写作、写出好文章来的。没有写作材料，写作无法进行，硬写出来的文章，也是干的。（2）材料对文章起着不可或缺的支撑作用（a）材料是文章的“血肉”。写作材料是为写文章而预先搜集和准备的材料。材料对文章的支撑作用可以这样概括：动笔之前，材料是形成观点或灵感的“支柱”。可见没有材料就写不出文章来。如果写一篇文章的主题是“灵魂”，那么，材料就是这个灵魂赖以生存的“血肉”。没有材料，主题就没有形成的确立的基础，更无从表现；相反，没有主题，材料再多、再丰富也形不成一篇好的文章，二者相互依存，不可或缺。所以，材料就是文章的根基，没有材料就生产不了观点，也表现不了观点；没有材料，构思就缺乏依据；没有材料，立论就站不住脚，作者头脑里空空如也，拿起笔来“硬写”，再怎么搜肠刮肚，也会限于终难成篇的困境。（b）材料是文章主题形成的基础。任何文章都是要提出一个科学的，富有新意的主题。材料是支撑、形成主题的基础和依据。搜集、提炼材料的过程，也正是主题逐步形成和确定后，同时，又起着统帅材料的作用。主题形成和确定后，就有一个选取最有力的材料把主题表现出来的问题。作者只有积累了丰富的材料，再认真的分析材料、认识材料，才能从中形成思想观点，确立写作意图。（c）材料是表现主题的物质依托。没有材料这一物质依托，主题就无法确立。形象地说，材料与主题有关系，就如同《庄子·逍遥游》所说的水与舟的关系：“水之积也不厚，则其负大舟也无力。”一篇文章的主题，只有用大量准确的材料作为依据，才能鲜明突出，令人信服。(3)材料的搜集方法（1）卡片式。一旦从书籍、杂志、报纸等书刊上发现某一观点、某一实例、某项数据，或古今中外名人名言有“可用性”，即可采用做“卡片”的方式将这些材料摘录在卡片上。摘录的观点、实例、数据、名言等要忠于原文，保证内容准确。此外，还要将原文的题目、作者、书刊名称、出版社、出版日期、原文所占页码（版面）等项内容准确地写清楚，以便日后查找。（2）索引式。有时所需要搜集材料原文过长，可以采用“索引”方式搜索。具体做法是：先用自己的语言写清这份材料的特点、用途，然后清楚地记下原文所占页码（版面）等项内容，以便日后用时在去翻看原文。（3）剪贴式。有些书刊上的有用材料可以用“剪贴”的方式来搜集储备。剪贴时要注意三点：第一，同一专题的材料剪贴在一起；第二，要在被剪贴材料的适当位置上写清报刊名称、日期、页码（版面）；第三，粘贴用纸要选择质地较好、规格同一的白纸，装订时要加封面和目录页，可按标题立目。（4）备忘录式。在平时工作中发现一个新的信息材料，就随手记在备忘录上。出差或外出工作时也应该随听随看，记下新的信息材料，然后再归列到上述三种储备材料的材料库中。（5）做读书笔记。为了获取写作材料，读书要做读书笔记。读书，要眼到、心到、手到，随时做读书笔记或札记。读书笔记最好用大小一式的本子。积累的材料多了，可以编号，按类分置，便于查找使用，也可以在自己的藏书中夹上纸签，签端注明题目或主题词。（4）材料的收集要求（1）要全面详尽。写作要求作者占有大量丰富的材料，搜集材料的多少决定着写作的成败。因此，搜集材料一个主要的要求就是“多”，要博采广积，多多益善。唐代大文学家韩愈提出：“贪多务得，细大不捐”，“俱收并蓄，待用无遗”。现代大文学家矛盾也说：“采集之时，贪多务得……不厌其多。”人民作家老舍说：“先搜集材料，越多越好。”著名作家周立波也说：“材料是不怕多的，材料少了不好办。”强调占有大量丰富的材料，是古今作家共同的经验。这看起来是一个数量要求，实际上也是一个质量要求。因为，没有一定的数量积累，就没有一定的质量可言。有一个日本的新闻记者说，要写一百行的报道，就要积累两千行的素材垫底。两千行与一百行，就是“二十比一”，这样，文章的“底”就垫得非常厚实了。在论文写作中，有人估计说，初学写作者写一篇一二万字的论文，大体上要用60个工作日阅读材料。每天研究记录卡片、笔记二至三千字，大约会有十几万字的材料积累。搜集特别要善于抓住关键性的材料。在搜集材料的过程中，有些可能无法一下子辨别清楚某一材料的用处和价值，开始觉得没有用的可能有用的，最后用不上的，在形成观点、主题时也可能起作用。像这类材料也应先搜集起来。搜集材料时虽也有选择，但总的原则是“兼收并蓄”，尽量全面详尽。“材料”的不足，势必导致整个写作活动的阻滞或解体，势必限制作者的思路和视眼。许多时候，写作的失败往往并不是在动笔之时，而恰恰是在动笔之前！对每个作者来说，根据自己的写作需要，建立自己的“材料库”尤其必要。用心去记，用手勤写，经常剪辑报刊材料，日积月累，材料库自然会丰富起来，这样作者便会感觉到写作并非难事。（2）要有一定的方向范围。搜集材料要在充分占有的前提下突出重点，也就是要处理好“多与广”和“少而精”的关系。搜集材料必须要有一定的方向范围。常用的有两种方法，一是按工作单位、部门、系统搜集，结合所从事的工作。此外，还有一种是按课题或专题搜集。（3）要经常分类整理、分析研究。材料光记在本子上、卡片上，包括搜集的各种剪报，都是死材料，要变为活材料，就得经常分类整理，才能便于使用，也可以在一个较长时期后，淘汰掉一些确实不再用得上或陈旧过时的材料。（4）要对材料进行鉴别。搜集材料以后，必须鉴别、整理。鉴别材料的真伪和价值，可以从来源地可靠性、作者的情况、学术界对有关文献的评价以及材料本身的科学性等几方面入手。第二节材料的分类

根据不同的划分标准对材料进行分类，可以分出不同种类。了解这些种类，可以开阔搜集材料的视野和思路，有利于从更广阔的范围和更深远的层次上搜集材料、把握材料。根据材料的特点划分，可分为思想材料和事实材料；根据材料的来源情况划分，可分为第一手材料、第二手材料及发展材料；根据材料的性质划分，可分为正面材料和反面材料；根据材料的时间划分，可分为历史材料和现实材料；根据材料的表达方式划分，可分为个别材料的综合材料等。（1）思想材料和事实材料。思想材料，又称：理论材料，指那些经过历史和现实检验并具有一定影响和权威且被实现证明的正确观点的思想成果，也就是道理和观点。它具体包括名人名言、定理公式、谚语格言、法规政策等。占有这些材料，即客观存在的具体事物，或文刊、史籍中提供的事实材料。它包括人、事、物三个方面。事实胜于雄辩，事实材料是最有说服力的。（2）第一手材料、第二手材料及发展材料。①第一手材料，又称直接材料，是作者通过自身的观察和实践直接得到的原始材料。它们都是直接来源于生活事实的，是新闻写作、纪实文章的主要材料，是作者通过阅读书籍、报刊文献等文字记载而且得到的材料。②第二手材料，又称书面材料或间接材料，是作者通过阅读书籍、报刊、文献等文字记载而得到的材料。它的来源是书面文字。搜集别人的有关论述，也是很重要的。我们可以从这些论述中得到启发，可以借鉴他人研究问题的方法，还可以引用某些经过考证的事实材料作为旁证。但是在参考他人的文章时应该以己为主，坚持独立研究，不要被人家的框框束缚。在搜集他人的有关论述时，充分利用图书材料是十分重要的。这就要求我们了解和掌握检索各种文献报刊、书目的多种途径及方法，还要求我们了解各种大型工具书，如《辞海》、《大百科全书》等的主要特点及使用方法。③发展材料是作者在搜集直接材料、间接材料的基础上，通过思维想象创造出来的材料。虚构的作品中大多使用发展材料。理论文章中有时也用虚拟、假设的材料，借以预测与展望。（3）正面材料和反面材料。①正面材料，是指能够支持作者观点的新人新事、成功经验等材料，它往往是作者树立观点、形成思想基石的依据。②反面材料，是指存在问题、失败教训等，是作者所要揭露、批评、贬斥的观点材料。它往往是作者驳斥反面或不赞成的观点的基础。（4）历史材料和现实材料。①历史材料，是指距文章写作时间较为久远的，能够反映历史面貌、基本情况、事物发展过程的材料。②现实材料，是指反映现状的材料。（5）个别材料和综合材料。①个别材料，又称点上的材料，它指的是重点、具体的情况，也可以是单独存在和使用的材料。它有助于了解事物的具体情况，便于表现主题的深度。②综合材料，又称面上的材料，指的是对若干个别材料进行综合、归纳而形成的材料，能够帮助人们了解事物全貌，便于表现文章主题的广度。材料的这些种类存在着重叠或交叉，一个具体的材料，可以同时属于直接材料、事实材料、正面材料等。第三节材料的使用1、“精”用材料2、学用材料3、活用材料4、升华材料

（1）“精”用材料

古人云，写文章“贵乎精要”。搜集材料要“广”，选用材料要“严”，搜集材料“以十当以”，选用材料则应“以一当十”。选用材料，贵在一个“严”字，贵在一个“少”而“精”。要索道内容精要，在动笔之前就要善于分析和研究材料，对收集的全部材料和数据加以科学的分析、比较归纳和综合，进行去粗取精、去伪存真的工作，以便从中筛选出最精当的材料。凡是优秀的文章，即内容丰富、内涵深刻、有功底的文章，都有一个共同的特点，即在写出的文字后面常常还有大量材料没有用上，别看这些材料没有用上，但它却是强大的“后盾”，“后盾”越丰富，“筛选”出来的东西就越有力。正如鲁迅先生所说：“旧形式的采取，必有所删除，既有删除，必有所增益。”“这些采取，并非断片的古董的杂陈，必须溶于新作品中，那是不必赘说的事，恰如吃用牛羊，弃去蹄毛，留其精华，以滋养及发展新的生体，决不因此就会‘类乎'牛羊的。”因此，在写作时，一定要注意“避免一切多余的东西”。一切多余的、一般化的材料都要舍得“割爱”，要沙里淘金。（2）学用材料

对于搜集到的材料，要经常熟悉，仔细翻阅。这样做的目的是消化材料内容，做到温故而知新。通过消化吸收，一方面可以将材料整理变成一种有用的信息，记忆在头脑中的一定位置，需要的时候就信手拈来，为我所用；一方面可以学习其中的思想观点，掌握其中的写作技巧，体会其中的思想境界，从中汲取营养。这样，既加深了对材料内容的理解和记忆，又会学到许多知识和本领。（3）活用材料

积累材料的目的是为了利用材料，如何用活这些材料，其中大有学问。对于理论性较强的材料，虽然作者头脑中也有零星的储备，但没有这些文章讲得深、讲得透，就借鉴过来；对于知识性较强的材料，在写某些材料时，可以拿过来活用，以扩大读者或听众的知识面；对于纪实性较强的材料，可以在文章的某个观点的下面恰当应用，起到理论联系实际的作用；对于数据性较强的材料，则用以增强事实的说服力；对于趣味性较强的材料，主要用于增强幽默感，以活跃气氛；对于富有哲理性的各种警句，可以恰到好处的运用，以增强文章的感染力。例如，起草一份关于安全管理方面的讲话稿时，就可以通过引用一些案例和数据，来说明安全管理方面存在的问题和面临的形势，从而提醒各级领导认清形势，保持清醒的头脑，扎扎实实地做好本单位的安全管理工作。这样的讲话稿既讲道理，又讲事实，讲起来有理有据，听起来不那么枯燥，也容易让人信服。（4）升华材料

积累材料的过程不仅是一个学习前人和他人知识的过程，而且也是一个发现和创造的过程。要把对材料的运用过程，当作再思考、再拓展、再创造的过程，不去死用材料，而是从搜集的相关材料中启发思路，丰富内容，升华自己的思想，最终形成自己的见解。有一位部领导让张秘书修改一份机关大院管理工作总结表彰大会的讲话稿，其中第三部分的要求需要重写。写些什么呢？张秘书一时心里没谱。在翻阅管理教育方面的材料时，张秘书看到一位总部领导在全军管理教育工作座谈会上，强调对部队要实行严格管理、群众管理、经常管理、系统管理。看到这里，张秘书一下子激发了灵感，这“四个管理”不仅适用于部队，同样也适用于机关大院管理，把这“四个管理”作为机关大院管理的四条要求来写完全可以。于是，张秘书结合机关大院管理工作的实际，给这“四个管理”赋予了新的内容，重新作了如下概括和提炼：重新作了如下概括和提炼：一是要严格管，就是机关大院的管理工作要体现在“严”字上，在严格落实各项规章制度上下功夫，在严格遵纪守法上下功夫，在严格赏罚上下功夫；二是要群