2023年秋办公室管理期末复习参考资料

20２3年秋电大行政管理专科《办公室管理》期末复习指南一、复习应考基本规定《办公室管理》课程是中央广播电视大学为开放教育（专科）现代文员专业开设的必修课。开课一期，学完考试及格记2学分。本课程考试命题依据的教材采用陆瑜芳主编，上海复旦大学出版社出版的《办公室实务》(第二版)。通过本课程的学习，使学生掌握办公室实务操作方面的基本知识,具有办公室业务的基本技能和与之相关的交际能力,有一定的文字使用运用能力。考试范围教材《办公室实务》全书中涉及到的知识点。课程重要考核学生对考核学生对办公室实务操作方面的基本理论的掌握限度和理解能力和实际操作能力。(二)考核方式。本课程由中央电大组织考核,采用平时形成性考核和期末终结性考试相结合的方式进行。课程考核总成绩满分为100分,其中平时形成性考核成绩占总成绩的20％;期末终结性考试成绩占总成绩的80%。总成绩满60分为及格成绩。(三）考试形式：闭卷考试。考试时间：９0分钟(四）试题结构考题类型及分数比重大体为：单项选择题(10%）；判断题(１0%)；简答题（20％);设计题（30%)；案例分析题（30%）。二、复习应考资料及其使用本学科本次考试有下列资料,可供学员复习应考用。(一)本期电大教学平台上挂的重难点分析,对形成性考核作业和考试内容的补充和强调，请各位学员一定要引起重视。(二）本期课程辅导教师整理出了期末复习指导，对复习应考有一定的参考价值,请大家认真用好这份资料。(三)中央电大下发的期末复习指导（四）教材(五)应试要注意的问题1、同学们这段时间需要通看一遍教材，熟悉教材的篇章结构。2、考试时试卷书写要工整，一定要注意认真审题,每个问题均要回答。不能留空白。3、本课程试题题量较大,实际分析题占比重大，一定要注意把握时间，先易后难。4、考试时沉着应战。三、复习考试重点辅导根据中央电大电大期末复习指导意见,结合我校学生情况,对本期复习应考重点练习辅导作如下分析辅导。四、特别提醒:本门课中央电大出题范围广，信息含量大，知识点分布广泛。中央电大又没有具体的复习范围。所以规定各位学生在复习中要把握好重点复习与全面复习的关系，书本一定要通篇认真看一遍，这样才干考出抱负成绩。第一部份期末复习重点范围第一章办公室实务概述1.掌握：文员使用的办公器械，传真机的使用，复印机的使用，录音机的使用，投影机的使用，数码相机的使用P1３2.掌握：办公室和接待室的管理。P24第二章文员实务1.掌握:管理好文员自己的时间Ｐ31，学会节约开支。Ｐ3３2.掌握：受意方法Ｐ3７,分工方法与合作方法。P403.重点掌握:请示方法和报告方法Ｐ3５,计划方法和总结方法。P36第三章电话、电子通讯掌握：电话接打。Ｐ4２第四章邮件收发1.掌握：邮件的拆封。P６42.掌握：邮件的解决。P6６３.掌握:上司不在时邮件的解决。P684.掌握：邮件寄发前的准备。P７05.掌握:电子邮件的制作、发送、接受,电子邮件管理的注意事项。Ｐ74第五章接待实务1.掌握:初见来访者时，传达，引见,介绍时的礼节,接待,送客与会后的整理。P８32.掌握:内宾接待的一般程序与内容,外宾接待的一般程序与内容。P1０３第六章信访实务1．掌握：来信受理程序,承办来信注意事项。Ｐ1０62．重点掌握：来访接待程序，接待来访的注意事项。P1103.掌握：来电的接听与解决。P1１2第七章会议及会谈实务1．掌握:议程表制作和执行方法,会议告知的写法和传达方法。P1242．重点掌握:会议资料的准备。P12７3.掌握：接待事务，会场的管理及茶点招待,会议中的电话或来访者,宣读和做会议记录，遵循会议议程的顺序规则。P1324.掌握:会议记录的制作方法,会议记录的内容和格式,修改会议记录，为会议记录编制索引。Ｐ1355.重点掌握：会议结束后的解决,会议后的工作,会议业务的检查和总结。P14０6.1１.掌握：办公会议，代表会议,联席会议，学术会议,新闻发布会、记者招待会，报告会,座谈会，国际会议，电话、电视会议,签约典礼。P152第八章日程安排掌握:日程安排的意义。P16８第九章差旅事宜掌握:订票，预订飞机票，预订火车票,预订旅馆。Ｐ１9２第十章照料上司身边琐事掌握:便利上司解决业务的工作，上司的主体工作与私人工作的调整，文秘人员对上司重要工作的辅佐。P20５第十一章交际与礼仪1.掌握：握手,名片使用。Ｐ2132．掌握：各种婚丧喜庆，信息的收集,交际业务应当注意的事项。P２16－2283.掌握：丧事及解决的方法，吊唁时的衣着。P228第十二章办公室用语１.掌握:接待用语的使用。P2372.掌握:说话的要领,说明的方法。重点掌握:报告的方法,说服的方法，拒绝的方法。P2383..重点掌握:听的要领，指示的接受法,忠告的接受法。P246第十三章印信、值班工作掌握:保密的范围,保密工作的内容。P263第十四章文书与档案实务1．掌握：公文性文书的种类。重点掌握:公文的格式。P2742.重点掌握：收文解决,发文解决。P2７６3．掌握：档案收集的对象和制度。P2814.重点掌握:档案的保管和运用。P２8２5.掌握:文书归档新规则的重要内容。重点掌握:新规则下文书归档的基本程序和方法。Ｐ２91第十五章电子归档实务1.掌握:电子文献的收集和积累。Ｐ３022.掌握：电子文档传输的方式,电子文档传输中应注意的问题。P205３.重点掌握：电子档案的运用管理。Ｐ318第三部分综合练习题一、单项选择题(请将对的答案的字母序号填在括号内。每小题１分,共１0分）1．以下哪些不是办公室事务管理的特性(B)A.服务性Ｂ.决策性C．专业性D.积极性２．文员在进行办公室布置时，以下哪种行为是不适宜的（C)A.准备一些敞开的文献夹,贴上相应的标记条B.办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理Ｃ．较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方D.下班前要整理好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密3．文员必须管理好自己的时间,以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的(Ｃ）A.定好目的,把想做或需要做的事情写下来B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做Ｃ.天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排，定好最后期限４．以下哪种接打电话的行为是不对的的（Ａ)Ａ．受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击Ｂ．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸,以防遗失后备用Ｄ．半途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置5．邮件的寄发不要考虑以下(D)因素。A.时间B．便利C.经济D．爱好6.办公室人员在社交活动中应如何选择话题,(A)属于合适的话题。A．有共同利益的话题Ｂ.夸耀自己的话题C．保密的话题D．应当忌讳的话题7．文员在解决信访工作时，由收信人（单位)复信的情况是以下哪一种（Ａ)A.初次写信，或有过激言行的B．有过激言行或漫骂领导的匿名信C.已做结案解决的D．没有具体内容的匿名信8．文员做会议记录时,可以在会议记录中(C）A.加人自己的主观意见B.不记录议题C．与发言者用词不一致但意思完全一致Ｄ．对所记内容作评论９.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C）A．口字型Ｂ.教室型C．圆桌型D．U字型10．在某些情况下,文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有(B)，了解规定约会者的心理。Ａ．社交的能力B.说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力１１.文员传达上司的指示时,哪一项做法是不适宜的?（B）A.必要时可形成文字材料，照本宣科Ｂ.传达可以根据上司重要意思,榕人自己对问题的意见C.不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示D．重要的指示,应当规定被传达者复述一遍，以免漏听或漏记１2．以下关于文员管理好时间的说法,哪一个是不对的的?（D）A．定好目的,把想做或需要做的事情写下来Ｂ．想办法加快解决邮件、信件和其他反复出现的事务C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而半途停顿D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做１3.有时应上司规定,文员参与会见或会谈,以下哪些内容不是文员的任务?（B)A.准备资料B.发表意见C.现场服务D.会议或会谈记录１4.传真机最佳用来传送以下哪种邮件?(A)A.一般的图纸B.机密文献C.很长的文献D．感谢信１5．文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应当是（C）。A.国名、地址、部门、姓名B.姓名、地址、部门、国名C．姓名、部门、地址、国名Ｄ.姓名、国名、部门、地址16．下列接受名片时唯一对的的做法是(A)。A.接受名片时要用双手Ｂ.大声念出名片上的头衔Ｃ.接过名片立即放人兜内D.传递名片将正面朝向自己1７．以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?（B）A．口字型B.圆桌型C．教室型Ｄ.V字型１８．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，4５CＭ－120CM，应当是(A)。Ａ．个人区B．社交区C．密切区D.公众区1９．文员协助举行宴会时，不用考虑（Ｂ）。A.宴会的形式与气氛B．有无休息室C．有无停车场D.交通是否方便2０．上司参与各种应酬和会议，有时需要更换服装,文员应(A)。A.告知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换Ｄ.去买新的服装２1.在办公室的布置方面，(A)的位置是上座。A.离入口最远B.离入口最近C.靠近门口D．靠近窗口2２．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合时宜?(Ｂ)A．准备一些敞开的文献夹,贴上相应的标记条B.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方C．办公桌抽屉物品要摆放整齐,不要放得太满且要经常清理D．下班前要整理好自己的办公桌,把文献、资料收藏好以免丢失和泄密2３．文员必须管理好自己的时间,以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的？（Ｃ）A.定好目的,把想做或需要做的事情写下来B.尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力Ｄ．对每一项工作作出安排,定好最后期限24.为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应当改善?（Ａ)A.工作人员工作尽也许专门化、单一化B．尽也许定量控制办公室工作Ｃ.反复性的工作尽量由机器完毕D.合理设计办公室的工作流程2５.以下哪些接打电话的行为是不对的的？（Ａ)A.受到通话对方极大的责难,应针锋相对回击Ｂ．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上Ｃ.做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．半途因有事需放下电话请对方等待时,应把话筒朝下放置26．在公务专用信件书写礼仪方面,一般在收函单位或个人称呼后习惯用（Ｄ)。A.“顷悉”、“际此”B.“谨启”、“钧启”Ｃ．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”27．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论,4５CM-120CＭ,应当是(A)A．个人区B.社交区Ｃ．密切区D.公众区2８.文员做会议记录时,可以在会议记录中（C)Ａ．加入自己的主观意见Ｂ．不记录议题Ｃ.与发言者用词不一致但意思完全一致D.对所记内容作评论29．上司决定参与某个会议时,文员不应当（D）。Ａ．和上司先充足沟通，避免在会议进行中临时以电话联系的不便B.除了送来的资料外,也必须收集其他上司有必要的资料Ｃ.假如是第一次前往的公司外的地点，要先了解场地情况和交通所花费的时间D．只在便笺上写好会议名称30．在某些情况下，文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任，取决于两点:一是掌握足够的知识,了解业务的轻重缓急；另一是具有(B),了解规定约会者的心理。A．社交的能力B．说话的技巧C．听话的能力D.听写的能力41.办公室布置要注意（D)A．上司单独用的办公桌椅靠墙放B．一般办公室桌椅最佳面对面放置C．打字、复印间离上司办公室近些D.各种沟通、保密42．在使用复印机的过程中,以下哪些内容是不恰当的（A)A．接通电源可立即复印操作B．选定复印纸后要抖松消除静电C.选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.复印完毕应取下复印品和原稿４3.文员工作过程中,以下合作方法中哪一项是不适宜的（B)A．善于同别人合作,密切配合,步调一致B.应当有自己的个性，尽也许表现的与众不同C．配备文秘人员时遵从异质结合的原则D.公允地与同事分享胜利的成果,分担失败的责任4４．为了防止办公室出现“瓶颈现象”,下列做法中,哪项工作应当改善（D）A．合理设计办公室的工作流程Ｂ．尽也许定量控制办公室工作Ｃ．反复性的工作尽量由机器完毕D.工作人员工作尽也许专门化、单一化45．文员在收取邮件时，不对的的做法是(D）。A．邮件有无损当面指出，并在邮件上注明：“邮件收到即如此”B．文员天天的开箱次数应和邮局投递次数一致,尽也许与送达时间相合拍Ｃ．文员到达办公室的第一件事是检查电子邮箱里的邮件D．为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情4６.下列接受名片时唯一对的的做法是（A)。A.接受名片时要用双手Ｂ．大声念出名片上的头衔C.接过名片立即放入兜内D.传递名片将正面朝向自己47．在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的(Ｃ)Ａ．协助签到B.分发资料C．作会议记录时离开会议室接听电话D.暂时保管与会者的物品48．以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B）A.语句要简短Ｂ．由过程先说Ｃ．运用反复的效果D．说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言49．上司参与各种应酬和会议，有时需要更换服装,文员应（A）Ａ．告知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿C.让上司自己去家里更换Ｄ.去买新的服装50.接受忠告的反映应当是（D）A．弄清对方的用意Ｂ．尽量分清责任C．应辩解说:“那是由于……”Ｄ.切勿感情用事５1．以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的(C）A．安顿窗帘遮挡室外光线B．与其他设备对的连接C．选择复印倍率来决定复印纸尺寸D.应设立电脑的桌面屏幕保护功能52.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（Ｂ）A．准备一些敞开的文献夹，贴上相应的标记条Ｂ．办公桌抽屉物品要摆放整齐，不要放得太满且要经常清理C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上,用标签贴在各种物品的下方Ｄ.下班前要整理好自己的办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密53．以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的（D)A.录音时需将监听开关至于“ON”位置B.想保存录制好的内容，可将磁带盒两侧的防抹片除掉C．机内话筒录音,注意最佳录音距离为３0—１5０厘米D．录音时要防止杂音混入,可采用传输线录音5４.文员必须管理好自己的时间,以下运用时间的行为中哪一项是不适宜的(A)A.定好目的，把想做或需要做的事情写下来B．尽量控制外来干扰,把重要工作安排在安静、有效的时间段里去做C．天天把工作安排得超过工作时间，给自己压力D．对每一项工作作出安排,定好最后期限５5.以下接打电话的行为中,哪一项是不适宜的（D)A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔,一有留言就能立即记录B.文员离开办公室时,要安排别人替你接电话Ｃ．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系D．假如已经回电,但没打通,牢记要再联系56.以下关于确认上司日程安排计划的行为中,哪一项是不适宜的(D）A．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认B．上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,天天早上核对当天的行动计划Ｃ.假如会议的主办者是上司,就要确认（至少在举办日的二、三天前)会议室Ｄ.会议、面谈所必须的文献及资料,要在前一天就准备好57．文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的（A）Ａ.准备旅行计划和旅馆信息B．代替上司制定约会计划C．为商务洽谈收集资料Ｄ.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单58．以下关于交际礼仪的举止行为,哪一项是比较适宜的(A）A．用后跟着地走路B．正式场合，女性文员的双腿可交叠翘成二郎腿C.男性在任何场合都可戴着手套握手D.穿着短裙的下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直,蹲下时慢悠悠地弯下腰59.以下说明宴会的种类与形式的内容，哪一项是对的的（Ｄ）A．鸡尾酒会一般以邀请夫妇同时出席为好B．茶会对茶叶和茶具的选择比较讲究,一般在餐厅举行C.工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举行均可D.午宴一般不设固定席位，以便于客人社交60.上司决定参与某个会议时，文员不应当（Ｂ)Ａ．只在便笺上写好会议名称Ｂ.除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料Ｃ．假如是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所花费的时间D.和上司先充足沟通,避免在会议进行中临时以电话联系的不便6１.文员打印寄往欧美国家的信封,收信人内容的打印顺序应当是(C）Ａ．国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名Ｃ．姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址62．有时应上司规定,文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务(B)A．准备资料B.发表意见C．现场服务D.会议或会谈记录63．邮件送到单位所租的信箱,由文员启动，取出邮件带回办公室,以下哪项事情与文员的工作规定不一致(D）A.天天开箱次数与邮局投递次数一致Ｂ.取出邮件立即返回办公室C．事先带上包袋返回办公室D.应提高办事效率，把取邮件与其他事一起办64．以下哪些接打电话的行为是不对的的（Ａ）A．受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击B．给上司的留言正面朝下放在他的办公桌上C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用D．半途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置65．文员根据上司指示，向对方规定约会时，以下哪些做法是错误的（Ｄ）A.假如用写信的方式,在估计对方收到信后，再打电话确认B.告知你或上司的联系电话,以便有变化时可立即告知C．对方越忙越必须早一点联络Ｄ.假如上司出差,可以在他回来的当天安排约会66.以下关于名片的使用方式,哪些是错误的(D）A．文员应在任何时候、任何场合携带名片Ｂ．向别人递送名片时应双手捧交，将文字正面朝向对方C.假如对方给你名片,而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意D．名片只能当面递送,寄去是不礼貌的67.文员要做好档案收集,应当收集的文书资料是(A）A．下级单位报送的报告、记录报表等B.未经签发的文电草稿C．单位内部互相抄送的文献材料D．本单位负责人兼任外单位职务所形成的文献材料68.值班人员不应当做以下哪类事情(A)A．签发文献B.分发会议告知C.询问情况D.传达指示６9.接受忠告的反映应当是（D)A．以烦躁的心情倾听Ｂ．尽量把责任推给别人C.应辩解说：“那是由于……”D．切勿感情用事70．文员打印寄往欧美国家的信封,寄信人姓名,地址应当打印在（B)Ａ．右上角B。左上角C。右上角D。左下角7１．在办公室里,(Ａ）的位置是上座。Ａ.离入口最远。Ｂ。离入口最近Ｃ。靠近门口D。靠近窗户72．文员假如误拆了非本公司的信,应当（A）A．在信封上注明“误拆”,写上自己姓名的缩写,并把信重新封好并退回去B.在信封上注明“误拆”，写上自己姓名的缩写，把信敞开并退回去。C.在信封上注明“误拆”，把信重新封好并退回去Ｄ.写上“查无此人”,并把信重新封好退回去。73.文员碰到对方递送的名片上有较罕见的字,应当(Ｄ）A．不作声,等无人时查字典。B.作判断,用同偏旁的字音读C．不用读，只称呼姓即可D.请教对方“可否请问一下,这个字怎么念?”７4．会议中有时有人回规定把他发言的一段不作记录解决,这时文员应（D）A.不理睬Ｂ．不征求主持人意见，停止笔录Ｃ．征求主持人意见，停止笔录,不关录音机D.征求主持人意见,停止笔录，关录音机。75.在某些情况下，文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任,取决于两点:一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急;另一是具有(C)，了解规定约会者的心理。A.社交的能力B。说话的技巧。C。听话的能力Ｄ。听写的能力76．当文员获知婚丧喜庆的消息后，一方面应(Ｄ）A．向上司报告B。送礼Ｃ。写信Ｄ。长证消息的可靠性77.以下餐巾的使用方法是对的的（A)A.半途离坐,把餐巾放在椅子上Ｂ.用来擦刀叉Ｃ．用来擦嘴唇嘴角D．塞入衣服领口里7８．上司参与各种应酬和会议,有时需要更换服装，文员应（A)Ａ．告知上司家人把衣服送达B．自己到上司佳家里去拿C．让上司自己去家里更换D.去买新的服装79．文书立卷的归档制度涉及三方面：归档范围，（A）和归档规定A.归档时间B。归档凭证C。归档模式D。归档历史80．以下关于握手的礼节,不对的的是(Ｃ）。A.上级先伸手后,下级才干相握Ｂ．一般社交场合握手不可太用力,但也不可漫不经心用手指尖点一下Ｃ.双方有很多人时,可以交叉握手D．握手时应上身稍前倾，双目注视对方，微笑致意或问好81．文员在解决信访工作时，由收信人（单位)复信的情况是以下哪一种？（A）。A.初次写信，或有过激言行的B.有过激言行或漫骂领导的匿名信C．已做结案解决的Ｄ．没有具体内容的匿名信82.文员从事信访工作,在解决顾客或其别人的来信时，不应（Ｃ)。Ａ．拆开后信纸在后、信封在前,一并装订,有转办单的放在信纸前面一并装订B．对写信人的各项情况逐项登记Ｃ．解决信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办Ｄ．对问题复杂、调查解决的时间较长的信件,应复信作解释和答复8３.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的？（Ｃ)A．协助签到Ｂ.分发资料Ｃ．作会议记录时离开会议室接听电话D．暂时保管与会者的物品84.文员进行会议的计划和准备时，不应当做的是(Ｃ)。Ａ.文员按照上司的指示，应事先调查时间安排对参与者是否方便B．什么日期、时间召开会议应要考虑议题的紧急限度Ｃ．会议场合的选择,要根据会议时间长短、花费多少作决定Ｄ.文秘人员必须配合会议议程，具体检查各项工作８5.文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。A．加入自己的主观意见B.不记录议题Ｃ.与发言者用词不一致但意思完全一致D．对所记内容作评论８６.会议中有时有人会规定把他发言的一段不作记录解决,这时文员应（Ｄ)。Ａ.不理睬B．不征求主持人意见,停止笔录C．征求主持人意见，停止笔录,不关录音机D.征求主持人意见，停止笔录,关录音机8７．上司决定参与某个会议时，文员不应当（A)。A.只在便笺上写好会议名称B．除了送来的资料外，也必须收集其他上司有必要的资料C.假如是第一次前往的公司外的地点,要先了解场地情况和交通所花费的时间Ｄ.和上司先充足沟通,避免在会议进行中碰到电话联系的不便88.以下哪一种类型适合自由谈话,或是收集创意的会议?(C）。A.口字型Ｂ．教室型Ｃ．圆桌型D.Ｕ字型89.以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具有的？（A）。A.审查功能Ｂ.保密功能C．欢迎词播放功能D.报数功能９０．有时应上司规定，文员参与会见或会谈,以下哪项内容不是文员的任务？(Ｂ)。Ａ．准备资料B．发表意见C．现场服务D.会议或会谈记录91.文员根据上司指示，向对方规定约会时，以下哪种做法是错误的?(D）。A．假如用写信的方式,在估计对方收到信后,再打电话确认Ｂ．告知你或上司的联系电话，以便有变化时可立即告知Ｃ．对方越忙越必须早一点联络D．假如上司出差,可以在他回来的当天安排约会92．文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免?（D）。A．上司没有通过文员而决定的日程安排计划，也必须填写在计划表上B.假如表上的空白处太少，可以使用速记符号或自己可以了解的简朴符号C．制作日程安排计划表时，要留意上司改变思考的时间和路途上的时间D．日程安排计划笔记本假如已经使用一年以上,可以废弃9３.在某些情况下,文员在安排日程计划表时也许获得上司的完全信任,取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急；另一是具有(B),了解规定约会者的心理。A．社交的能力Ｂ．说话的技巧C．听话的能力D．听写的能力94.以下关于确认上司日程安排计划的行为中，哪一项是不适宜的?（A）。Ａ．以电话方式决定面谈或开会的重要预定计划,不用再以书面形式确认Ｂ.上司和文员必须在周末核对下周的行动计划,天天早上核对当天的行动计划Ｃ.假如会议的主办者是上司,就要确认(至少在举办日的二、三天前）会议室D.会议、面谈所必须的文献及资料,要在前一天就准备好95.文员应当为上司的商务旅行作许多准备工作，以下哪一项是不适宜的?(Ｂ)。A．准备旅行计划和旅馆信息B．代替上司制定约会计划Ｃ.为商务洽谈收集资料D.把上司商务旅行时需要带的行李列出清单96.以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的?（Ｄ）。Ａ.与人联系要记下对方姓名（同时告知你的姓名)，需再打电话弄清疑点应找同一人Ｂ.一方面要了解火车运营时间，上司对铺位的规定C.假如预订需要有保证，应事先申明，假如想取消预订，也要在结帐之前打电话D．不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明9７.上司出差，文员预订机票时，以下哪一种做法不对的?（Ｄ)。Ａ.一方面搞清楚上司想作什么样的安排B．办理预订飞机票手续之前材料要备齐C．与人联系时要记下对方姓名(同时告知你的姓名)，如有疑点,应找同一个人D.不必提前在取票前或出发前再用电话予以确认９8.照料上司身边琐事的说法,哪一种是不对的的？（Ｄ）。Ａ．有更多的机会体会到文员在工作、知识、能力上的从属性B．到了用餐时间,上司仍有公事或正在与人谈话，要运用适当时机提醒上司用餐Ｃ.对上司的健康管理涉及防止、治疗、病后调理各阶段D.应酬需要更换衣服，这是上司个人的需要,不必给予协助9９．以下关于名片的使用方式,哪项是错误的?(D)。A．文员应在任何时候、任何场合携带名片Ｂ.向别人递送名片时应双手捧交,将文字下面朝向对方C．假如对方给你名片,而你恰好没有带在身边，应说明并表歉意Ｄ.各自只能当面递送，寄去是不礼貌的1００．文员碰到对方递送的名片上有较罕见的字,应（Ｄ）。A.不作声,等无人时查字典B．作判断，用同偏旁的字音读C.不用读,只称呼姓即可D.请教对方“可否请问一下，这个字怎么念？”二、判断题(对的打“√”,错误打“×"。每小题１分,共10分)1．文员应避免不必要的通信和邮寄，尽也许把频繁的联系集中起来分批进行。(√）2．文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍。(×）3．无论是什么样的文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。（×）4.当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面,或因事半途离坐时，都要招呼一声。(√）5．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应当一起收藏，以避免被盗用冒领。(×）６.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己可以安排办理，并且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(√)7．即使是上司私人的应酬,文秘人员也应当积极、乐意地去协助。（√)８.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(×）9．假如要拒绝别人，最佳是依照自己和对方的人际关系限度,分别使用表达方法，以避免由于拒绝而发生不必要的困扰。（√）1０．介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。（×）１１．办公室的灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。(×)12．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项是否一致则是典型的工作。（√）１3．同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。(√)1４．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项是否一致则是典型的工作。（√)１５．文员应有效运用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（×)16.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心,支票簿与印章应当一起收藏，以避免被盗用冒领。(×）１７．男女之间,女士先伸手了，男士才干与之相握。（√）18.要发问或故意见时，应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的见解。假如上司不加采用,应说服上司。（×)19.文员对于在值班期间发生的重要情况,可以等交接班后再报告上司。（×)20．文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管,称为“归档”，有归档范围和规定,但没有期限。（×)21．办公室的灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。（×)22.办公室工作人员对工作认真负责的重要表现就是“样样事必躬亲”。(×）23.同时介绍很多人时,可从右至左，按顺序介绍。（√)24.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。(×)25．文员应有效运用时间,可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做。（×）２6.平常交往中的上下级角色关系不应淡化。(×)27．假如需要与来访者拟定会面时间，应先征求来访者方便的时间,查看上司的时间表，假如这一时间有空，就可答应下来。（×)28.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离。（√)29．要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问,可以提出自己的见解。假如上司不加采用,应说服上司。(×）30.列入保密范围的公文,应在产生的同时，由制文机关拟定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。(√)31．办公室工作人员对工作认真负责的重要表现就是“样样事必躬亲”。(×）３2.文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许把频繁的联系集中起来分批进行。（√)33.两个电话铃同时响起时,文员要同时对两个电话发言。(×）34.上下级之间握手，下级先伸手后，上级才干相握。（×)35．假如上司一年之中交往很多,但很难记住每一个人和每一次见面的情况,文员应把有关资料输入电脑，准备交往提醒文献。(√)３6.当上司规定文员协助私人事务时,就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(√)37．英美国家习惯，文员接待来访者,应当站起来与来访者发言。（×）3８．假如要拒绝别人,最佳是依照自己和对方的人际关系限度、分别使用表达方法，以避免由于拒绝而发生不必要的困扰。（√）39.介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白介绍信。(×）40．档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（×）４1.同时介绍很多人时,可从左至右，按顺序介绍。（√）42．假如文员要找的人是认为比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告诉上司要找的人立即就会来听电话,让上司直接与对方通话。(√)43．文员代替上司传达不利消息时,由于当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。由于上司震怒,自己转达口信的语气也应当变成上司的语气（×）４4．当上司规定文员协助私人事务时,就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(√）４５．介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×)46.面对突发事件，值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施。(√)４7.注办是指文秘人员在《文献解决单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。(√)48.即使客观形势发生变化,也不应变更档案的密级、期限。（×）49.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅背有一个拳头大小距离。(√）50.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏,以避免被盗用冒领。（×)51．办公室的灯光照明要避开自然光,最佳用人工灯光。（×)52．文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许把频繁的联系集中起来分批进行。（√)53．文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。（×)５4.假如会客室的门是推开的,文员应先小步走进会客室,等客人进入后，再轻轻关上门。（√)５5.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。(×)５６．假如上司不准备参与某个会议,应立即将会议告知丢掉，以免干扰其他事情。（×）57．代表会议依法定期召开与会代表必须达成法定人数方有效，因此文员应仔细核对出席人数。(√)5８．文员对支票管理要谨慎,支票簿与印章应当一同锁入抽屉。（×）59．交际应酬要讲求时效，若时机错过再来补救,不仅无法表达诚意,还会破坏彼此关系。（√）60.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣。（√）６1．办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(∨)６2.办公室的灯光照明要避开自然光,最佳用人工灯光。(×)６3．在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机,效果不受影响。(×）6４．没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日记与上司的日记的事项是否一致则是典型的工作。（∨）65.文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍。（×）６６.善于合作指每一个文秘人员都要谦虚、谨慎,对同事尊重和理解,即不能违反同事的意愿。(×)67.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉。(×）6８.文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏，以避免被盗用冒领。(×）6９．文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。（×）70．文员代替上司传达不利消息时，由于当这个信差很困难,所以要拖到最后一刻行动。由于上司震怒，自己转达口信的语气也应当变成上司的语气。（×）71.假如文员要找的人是一位比上司地位高的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应当叫上司接过电话,告诉上司要找的人立即就会来听电话,让上司直接与对方通话。(∨)7２．文员对报纸和杂志的解决,可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌13．文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许频繁的联系集中起来分批进行。(∨）７３．文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行。（×)74.文员在工作时间如需要补妆,应当去洗手间。（∨)75.男女之间,男士先伸手了，女土才干与之相握。(×)76.按英美国家习惯，文员接待来访者,应当站起来与来访者发言。（×）7７．假如需要与来访者拟定会面时间,应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，假如这一时间有空,就可答应下来。（×）７８．假如会客室的门是拉开的,文员进入会客室后,才干让客人进入。（×)７9．假如会客室的门是拉开的，先让来访者进入会客室后，文员立即换手握住室内的门把手，以轻盈的步伐进入室内,轻轻关上门。（∨)80．假如会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室,等客人进入后,再轻轻关上门。（∨）81.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后，先介绍新进的职工；若同时到职,就先介绍年纪较轻的人。（∨)82.文员作介绍,应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人。(×)８3.文员作介绍，若年龄、地位都相同,应从较亲近的人开始介绍。(∨)84.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍。（∨）85.假如是你主持会议,则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文献夹,假如以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。(∨）8６.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。(×)87.假如上司不准备参与某个会议,应立即将会议告知丢掉,以免干扰其他事情。(×)88．假如会议气氛紧张，且对上司立场不利时,文员可借奉茶为名,态度和蔼,轻柔缓慢地端出茶点，以消除紧张的气氛。(∨）８9.会议租用的设备，文员必须保证宾馆(或其他供应者）把所需用设备都送过来，并在会议开始前有足够的时间布置好，这些设备应由文员具体操作和负责。(×）90．代表会议依法定期召开，与会代表必须达成法定人数方为有效,因此文员应仔细核对出席人数。（∨)91.假如上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提醒文献。（∨）92．受到直属上司以外的指派时，假如是文员自己可以安排办理，并且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。(∨）９3．假如不小心发生日程安排计划反复的情形,就要排定可以动用的空档,自己决定优先顺序。（×）94.上司自己安排的约会忘了事先告诉你,出现约会冲突,解决方法是让上司先见他自己安排的那一位。(×)95．文员由于已经打过电话,并给对方留了言,即是已经完毕任务了。“做过某项工作”和“完毕某项工作”是完全相同的。（×)96.对于误投邮件，文员可先拆开看看，然后在信封上写上“该地址不对”,并把它退回去。(×)９7.假如对方所规定的日期已经被预约,除非有相称的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应当问明上司的意思，由于或许那是件必须取消原定约会的重要事情。（∨）98.拜访长辈或地位较高人士时,可先请人递上你的名片，以作通报。(∨）9９.当上司规定文员协助私人事务时，就把它当作是上司运用文员下属同事的关系来协助他解决私人的事务。(∨）100．即使是上司私人的应酬，文秘人员也应当积极、乐意地去协助。（∨）101.假如是沿着人行道走,两个人并行，“尊贵的位置”是在右边，三个人并行，则在中间。（∨)102.文员坐下时，脚尖在膝盖垂直线以内,也可稍向左侧后右侧，膝盖与大脚可分开。（×)１03.女性文员坐下后,臀部在椅子上只坐三分之二,后背离椅面有一个拳头大小距离。(∨)１04.当与人擦肩而过,或越过长辈、上司前面，或因事半途离坐时,都要招呼一声。（∨)１０5.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不仅无法表达诚意，还会破坏彼此关系。（∨)１06．宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯,但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。（×)10６.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论,也不可评论菜肴的优劣。(∨)107.用叉、匙进食西餐时，可将餐具的整体放人嘴里，或用舌头去舔。（×）10８.宴请的请柬一般要提前一至二周发出,以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。（×）109.无论何种礼服都应考虑宴会的地点、时间、形式。请帖上指定打“黑领结”，便表达穿无尾正式礼服。（∨)110．鸡尾酒会一般要安排好座次，在请柬上注明对着装的规定。(×)111．口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同，对上司或长者说话,应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。(×）112．要发问或故意见时,应当等上司说完话之后再发问，可以提出自己的见解。假如上司不加采用，应说服上司。(×）1１３.假如要拒绝别人,最佳是依照自己和对方的人际关系限度，分别使用表达方法,以避免由于拒绝而发生不必要的困扰。（）114.合适的话题可以有双方都感爱好的、有共同利益的话题、比较高雅的话题和夸耀自己的话题。(×）115.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用告知有关单位。(×)１16.监印员可把印章携带出办公室，去其他地方盖章。(×）117．文秘人员开出的介绍信的正本和存根必须一致，可以出具空白介绍信。（×）１18．值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日记，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门解决。（×)1１9．面对突发事件,值班人员有时在领导人未指示前就要采用临时应急措施。（×）１２0.办公室人员值班工作的制度有交接班制度、请示报告制度和安全、保密制度,但没有岗位责任制度。(×）121.列入保密范围的公文，应在产生的同时,由制文机关拟定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（∨）１２2．注办是指文秘人员在《文献解决单》上或文尾的下角注明公文办理的结果。(∨)1２3.档案是指使用过的、文献中所指事情已经办理完毕、具有保存价值的文书。（∨）12４.即使客观形势发生变化，也不应变更档案的密级、期限。(×)125.文书部门立好的案卷,必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”,有归档范围和规定，但没有期限。(×)126．文秘人员或文书人员依照已经编好的立卷类目,将已经解决完毕的文献，随时按类目上的相应条款归人卷内,即为年终归卷工作。（×)１２7.办公室的灯光照明要避开自然光,最佳用人工灯光．（√）１２8．文员应避免不必要的通信和邮寄,尽也许把频繁的联系集中起来分批进行.(√)１２９.文员在工作时间如需要补妆,应随时随地进行．(╳)130.文员作介绍,应先介绍地位高的人,再介绍地位低的人.（╳）1３１.假如上司不准备参与某个会议,应立即将会议告知丢掉,以免干扰其他事.（╳）132.代表会议依法定期召开,与会代表必须达成法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数．()133.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应当一同锁入抽屉.(╳)134.交际应酬要讲求时效,若时机错过再来补救,不仅无法表达诚意,还会破坏彼此关系.╳１35．文员第一次做一项工作时应当快一些,假如错误可以再做一遍。(×)1３6．文员传达上司信息时,可以把上司的话语加多或减少,以个人的口吻来转达。(×)三、简答题（每小题10分,共20分)1．文员进言是指什么?进言具有什么作用？应注意什么？参考答案:（１）进言是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝；(２）参谋作用；补缺作用；增进关系作用;（3）适事、适时、适地、适度。2.文员所作的完整的会议记录应当涉及哪些事项？参考答案:(1）会议名称；(2)会议记录人的姓名、盖章;（３)时间(开始时间、结束时间)；（4)会议地点；（5）议题;（6)主持人、主席;（7）出席者名单；(８）会议的通过情形及结论;(9）相关的资料；(1０）下次会议预定日期。3.什么是文员的挡驾方法？重要的挡驾方法有哪几种？一般应如何做?参考答案:对于上司不必要接见的来访者,不必要参与的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正因素告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达成阻挡或拒绝的目的即可。（1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下,转告上司。上司不能接的电话,要另约时间，或将内容转告。（２)来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司,或先作请示。（3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。4．提高会议效率可以有哪些做法？参考答案:遵循法律法规、合理拟定会议目的、拟定必要的与会者、减少会议数量、缩小会议规模、简化会议程序、缩短会议时间、控制会议经费、分析会议成本。5.简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是如何的?参考答案:简要说明会议纪要的概念，会议纪要有什么作用?形式是如何的？会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一结识、指导工作的作用。可以用于向上级报告会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或规定与会单位共同遵守、执行。有两种形式：(1)议决性会议纪要。是与会者通过商议,对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据。（2)周知性会议纪要。用于传达会议情况,传播信息、交流经验而作的纪实性文献。6．什么是文员的挡驾方法？重要的挡驾法有哪几种?一般应如何做?参考答案：什么是文员的挡驾方法?重要的挡驾法有哪几种？一般应如何做?对于上司不必要接见的来访者,不必要参与的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正因素告诉对方,只需要礼貌地、委婉地达成阻挡或拒绝的目的即可。(1）电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方,暂时不能接或上司不在，将内容记下,转告上司。上司不能接的电话，要另约时间,或将内容转告。（２)来访挡驾。先问情来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(3）会议、活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地拒绝。7．文员处在社交场合时,引出的话题哪些是属于合适的?哪些是不合适的？参考答案:合适的话题：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题；（2)一般人喜闻乐见的话题；(3）显示地方或民族色彩的话题；（4)比较高雅的话题，如中外名著、展览会等;（５)积极、健康的生活体验的话题。风趣、风趣的小故事,无伤大雅的笑话。不合适的话题涉及：(1)应当忌讳的话题;(2）令人不快的话题。过于敏感的话题;(3）自己不甚熟悉的话题。夸耀自己的话题;（4)庸俗的、色情的话题;(５）不宜谈论的保密的话题。８．文员运用提醒系统提醒上司的工作,有哪些提醒系统?具体做法是如何的？参考答案：有电子提醒系统和人工提醒系统。电子提醒系统的做法：在电脑中设立日程表、报警系统、一周计划以及其他提醒事项,文员应当随着情况的变化不断编排和修改输入的信息。人工提醒系统的做法：设立基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提醒性备忘录、准备约会表、准备特殊提醒卡、准备交往提醒文献。9、文员根据单位需要向外或向内发文,需要通过一系列程序即为发文解决过程。请说明这一系列过程。参考答案：（1)拟稿。(2)核稿。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核算。(３）签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。（4)编号。已经签发的文献,由文秘人员统一编排发文字号。(5)缮印。对已经签发的文献定稿进行眷清、复印或排版印刷。（6）校对。指将文献的眷写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。(７）用印，是指在完毕的文献上加盖机关印章。（8)登记。（９)分发。指对准备发出的文献进行分装和发送。10.文员受上司指示,向对方规定约会时应注意哪些要点?决定期间、地点时要注意什么？参考答案:（1)要获得上司的许可;(２）假如用写信的方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方的文秘人员以确认。(3)要对的告知对方赴约者的姓名、职务、目的、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所要的时间等等；（4）约定好以后,一定要向上司报告,并填写在日程安排计划表上。还应准备约会所需要的文献资料。（5)星期一早上、周末、即将下班之前、午餐前后不要安排约会;（6)对方的休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义的日子不要安排约会;（7）公司有重大活动的那一天不宜安排约会；（8）地点选择对方比较方便的地方，还应考虑约会的礼仪规格、是否需要保密、是否需要就餐等因素。11．单位印章重要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?参考答案：(1）单位印章、套印章；（２）钢印、领导人署名章、其他印章；（3)刻制公章有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发;（4）另一种由法人代表申请，经主管部门批准,公安部门登记后由专门刻制厂刻制；(5）公章一般由指定的文秘人员统一使用,其他印章也应专人专用；(6)加盖公章，是哪一级的公章,须经哪一级的负责人批准，并审核署名；(７)将盖用文献名称、编号、日期、签发人、领用人、盖章人等项具体登记；(8)加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒;(9）凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。1２.按照2０23年《国务院行政机关公文解决办法》的规定,国务院规定的行政公文共有几类几种？参考答案:（１）命令（令)；(2）决定;(3)公告；通告;（4)告知;通报；（5)议案;（6）报告;(7)请示；（8）批复;意见；（9）函；(１0）会议纪要。１、办公用易耗品重要涉及哪些？办公用易耗品重要有：1.信封、纸张;2.软盘、光盘等；3.铅笔;4.圆珠笔；5.签字笔或钢笔;６．修正液或修正带；７．印盒；８．各种小型机器，如订书机(涉及订书针)、打孔机、装订机（涉及装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等;９．小刀；１０．日历等;11．其他,如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。1３、简要阐述文员工作的三个环节.参考答案:文员工作分为三个环节：计划、实行和检查。1．计划的环节,要充足了解即将开始的工作内容,并思考以什么方法进行效率会最佳。2.实行的环节,要注意:同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的工作无论是哪一种,都要对的地实行；配合上司预期的期限。３．检查的环节,要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。14、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。参考答案:同:(１)都应先问好，再传达自己的信息;（2）都应保持耐性、热情的态度;（3）通话结束，应让对方感受到自己快乐的心情;（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：１．打电话应一方面查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响２—４声就接听。２.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。15、简要回答邮件分拣的一般标准。参考答案：(1)按照收件人的姓名分拣;（２）按照邮件的重要性分拣；(3)按照收件部门的名称分拣。本题在书上有明确的答案，得分率很高。１6、如何妥善解决上司拒绝接见的来访者的来访?参考答案：（1）上司正在开会时；(2)上司繁忙时;(３)上司即将外出时;(４）远道来访或有重要事情的来访时。二、文秘人员对上司重要工作的辅佐重要涉及哪些方面？(1）提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回,以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作。（２)私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，此外是上司身边的纯粹私事：(3)财物管理。涉及：一是薪金收入管理——薪金收入达成一定的金额，或有两种以上收入来源者,以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候,由文秘人员保管单据,以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。二是支票往来的管理——最重要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。(4)其他。如每年的各种节日,上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管。一、简朴阐述口头语言的基本特性及敬语应用的一般场合。(１)口头语言的基本特性为：（一是语音听过就立即消失,但语义让人明白了，也许留在记忆中;所以发声要清楚，尽也许说得通俗、生动、规范，使人一听就明白,并留下印象。二是有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。三是有歧义。由于汉字一音多字。四是口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如,庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些,语调也可轻松、快乐些。(2）敬语使用的一般场合：一是对于自己尊敬的人,当然会使用敬语。(2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬语。二是敬语一般针对：年长或比自己辈分高者;具有较高职务、职称或社会地位者;给（给过）自己恩惠者;有求于对方,或希望得到对方帮助，或好感者。三、印章的使用重要有哪几种形式,其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?本题重要考核本课程的第十三章第1点的“印章的使用”这一知识点。(1)印章的使用的重要形式为：落款章；更正章;证见章；骑缝章；骑边章；密封章；封存章。2．落款章、骑缝章、更正章的使用范围：一是落款章加盖于文书作者的落款处，用来表白作者的法定性和文献的有效性。二是骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。三是更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后,作为法定作者自行更正的凭信。四、简要阐述收文解决的程序及分送的基本原则。1.收文解决的程序:签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。2.分送的基本原则:（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文献或重大问题的请示、报告之类的文献，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或解决;(2）属于机关平常事务性的已有明确分工的文献,或早有批示规定和有规可循的例行公文,按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;（3）分送给机关领导阅批的文献，要先填好“公文解决单”,连同文献一并送批；（4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等,不作登记,直接交具体负责人办理;(５）在文献份数少时,阅办阅知部门(或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知,先主办、后协办,先正职、后副职的顺序分别审阅解决，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。五、按照文书立卷特性立卷,重要有哪几种类型？（1）按问题特性立卷；(2)按作者特性立卷;（3）按文种特性立卷;(4)准时间特性立卷；（5）按地区特性立卷;(6)按通讯者特性立卷。简要说明按照问题特性立卷的基本含义。将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的互相联系和解决情况,运用最广泛。四、设计题(每题１0分，共2０分)１．安徽某公司欲与上海某公司合作，上海以品牌、技术入股，运用安徽比较便宜的原材料和人工,共同生产国内紧缺的产品。上海代表团一行１0人将于8月下旬来访,商议合作的具体事宜,办公室主任请小李作好准备。假如你是小李,你如何设计这个接待方案?参考答案:（1）接受任务;（2）了解来宾;(３)制订计划；（４）预订食宿；(5）迎接来宾；（6）商议日程；（7）安排会谈;（8)陪同参观；（９）送别客人；（10)接待小结。2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后,要做好哪些工作?参考答案:(1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销,或者结算预支的出差费用。（2）回到公司上班后,应将出差过程以及有关事务写出工作报告。假如是与上司同行的,可根据上司的原始记录整理出报告,送上司过目或批准，然后存档备案。（3)尽快恢复正常工作和生活状态,继续放旅行前未完的工作。(4)把在出差时结识的有关人士、单位等情况做好记录，以便将来有用。(5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员,分别去函或去电表达感谢。3.所谓“有问题”的来访者一般是如何的？文员应如何应对？１.参考答案:（１)固执任性的来访者。死搅蛮缠、出言不逊，文员应毫不妥协（但要注意礼貌）地反复进行解释并提出建议。坚持说你没有权利更改规章制度,可保证：假如对方写信给上司,上司一定会看到这封信。（2)进行威胁的来访者。悄悄地告诉老板，打电话保安部门,不要与蛮横无理、也许带来危险的来访者直接冲突。（3）情绪激动的来访者。假如来访者是男性，女文员应当找男的帮忙；假如是女性，女文员也许会使她安静下来；假如不行,找一个成熟的女同事来帮忙。(4)骗人的老手。他们①介绍的产品或服务价格低得离谱;②公司经营时间不长;③个人或公司没有通讯地址，或电话号码有疑问。必须保护公司和上司的利益。4.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向别人赠送礼品,在解决这些事情应考虑什么，如何做?参考答案:在赠礼前必须搞清赠礼目的，如是为周年庆典、生日、结婚、荣升、乔迁，或是圣诞节、中秋节等;(1）还要清楚赠礼对象身份、爱好、文化背景、性格习惯等;(2）在日历上应当清楚地标明节日活动安排以引起上司的注意。时间如何取决于本地的购物环境。(3）还应熟知以下规则：除非上司有特殊的规定，不必送太昂贵的礼物,只要专心为对方选择适当的礼物即可。(4）要看对方的实际情况选择礼品,做到恰如其分，适合对方。(5)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并应请商店用精美包装纸重新包装一下。(6）假如不是亲自送礼，应当在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片、贺卡。(7)文秘人员应准备一张节日礼物名单,上司可以在上面作一些增减，表达是否批准你提的建议或者提出一些其他的意见、以及标明价格范围。（8)为了避免所送礼物的反复,文秘人员应当为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。5.某公司为了推销自己的产品,做好宣传和营销前的准备工作，以良好的社会形象及合适的价格打入市场,决定组织召开专家座谈会，对其推销产品进行评估。假如你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做?参考答案：（1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者,能独立思考、有主见又敢于发表意见者;（2)座谈会以小型为主，人数以七、八人为宜；（3)座谈会上,文秘人员应与主持人密切配合;（4）主持人负责引导、组织，可不做记录；（5)具体的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做;（６）座谈会的时间不必严格规定,可长