江西XX房地产公司会议管理制度

江西XX房地产公司会议管理制度文件编号版次页次分页编号：发行日期1．目的：为使公司司经营活动过过程中各种会会议，能够高高效率、高质质量地进行，保保障每次会议的准备、召开、会会后事务处理理均能达到预预期的效果，特特制定本制度度。2．适用范围：子公公司。3．管理职责：3.1集团总部部董事长负责责主持董事长长例行办公会会（半年召开开一次）。3．2总经理负责主持公公司总经理例例行办公会及及专题会议。3.3办公室负负责公司各类类例行办公会会及专题办公公会的召集。3．3公司各各职能部门正正职（或代理理）主持召开开本部门业务务会议，根据据实际需要不不定期召开，参参加会议人员员为本部门全全体成员。4．会议执行程序和和执行办法流程权责单位相关文件相关表单会议过程控制会议准备工作报办公室统筹安排办公会议计划会议过程控制会议准备工作报办公室统筹安排办公会议计划YesYes总经理批准总经理批准NoNo取消取消会后跟进工作会后跟进工作会议简会议简报决议跟踪效果反馈各部门总经理办公室参加部门主持人办公室会议管理办法会议召开申报单会议通知单会议签到表会议记录表江西XX房地产公司会议管理制度文件编号版次页次分页编号：发行日期4．1会议计划会议名称、会议主主题、会议时时间、会议地地点、会议召召集部门、会会议组织、参会人员、记记录人员会议议内容、会议议日程、会议议议程、会议议资料清单、会议筹备工作、会会议费用预算算等。4．1．2例行会议的会议计计划在第一次次会议确定后后，原则上不不再变化，如如有变化，由由会议召集人另行通通知。职能部部门业务会议议，可简化以以上内容，由由会议召集人人决定。4．1．3会议类型：4．1．3．．1董事长例行行办公会：每每半年召开一一次，参加会会议对象为集集团总裁、副副总裁、子公公司总经理或或主要负责人人、各部门正正副职。4．1．3．．2总经理专题题办公会：根根据需要不定定期召开，参参加会议对象象为总经理、办办公室主任、及及相关部门负负责人。4．1．3．．3总经理例行行办公会：每每半月召开一一次，由总经经理主持、各各部门负责人人参加；讨论有关公公司经营、管管理、发展的的重大事项，以以及各部门提提交会议审议议的事项。总总经理根据工工作需要确定定公司有关部部门负责人列列席会议。总总经理例行办办公会由办公公室承办并负负责会议纪要要的整理、签签发和催办工工作。4．1．3．．2．1听取、检查查各部门工作作情况；4．．1．3．2．2协调解决重重大问题；4．．1．3．2．3部署公司近近期工作；4．．1．3．2．4传达各项方方针、政策和和决议；4．．1．3．2．5各部门每月月第一周例会会提交工作报报告。由办公室秘书记录录和起草会议议纪要，办公公室主任审核核后，由总经经理签发，办办公室负责催催办会议议定定有关事项。4．1．3．．3专题会议：：总经理根据据需要或其委委托人按照分分管的工作的的需要，召集集有关人员研研究、协调一一些专项工作作。4．1．3．4年度总结、工作计计划、预算会会议：每年度初初召开一次。由由总经理主持，参参加人员为各各部门负正副副职经理、计计划财务部经经理。公司有有关部门提供供报表及文字字分析资料，计计划财务部、办办公室联合召召集主办会议议。4．2审核批批准会议计划（或方案案），由办公公室或会议召召集部门拟定定后，报总经经理审批同意意后执行。4．3会议统统筹安排4．3．1会议通知4．3．1．1会议召开前，总裁裁办公室或会会议召集部门门，应提前通通知参会人员员，以便作好参会准备。4．3．1．2会议通知有口头和和书面通知两两种方式，公公司职能部门门业务会议可可采用口头通通知；重要和和大型会议则则应采取书面面通知；例行行会议除第一一次和有变动动时通知外，以以后则不再通通知。4．3．1．3会议内容a）确定会议议目的b）说明会议议事项、要点点和方法c）强调会议议重点和方法法d）重要事项项与上级或者者有关部门协协调e）决议事项项及决议方法法4．3．2会议准备工作4．3．2.1办公室具具体负责会议议资料、会议议用品的准备备工作。4．3．2.2会议费用用预算。会议议费用应本着着节约开支，留留有余地的原原则进行预算算。4．4会议过程管理4．4．．1会前检查开会前，尤其是重重要和大型会会议前，必须须对会议的各各项准备工作作进行一次全全面检查。包包括：所有参参会人员是否否都已通知；；会议的各种种资料是否准准备完备；会会场内的布置置是否合乎要要求；各种会会议设施，会会议用品是否否准备齐备。如如发现问题，应应及时妥善解解决。4．4．2会议签到会议组织者（或部部门）应准备备好会议签到到册，与会人人员到会时应应签到。4．4．3会议纪律参加会议的人员不不得迟到、早早退、中途无无故退席。因因故不能参加加会议，必须须提前向主持持人请假。4．4．4会议组织会议主持人应把握握好会议进程程，控制会议议时间，维持持会议秩序，提提高会议效率率。4．4．5会议记录4．4．5．1参加会议的人员应应做好会议记记录，重要的的会议，会务务组应为每位位与会者准备好记录本和笔笔。4．4．5．2重要和大型会议，应应由会议记录录人将会议发发言状况及相相事项记入会会议记录簿。若会议分组组讨论，还应应安排好各组组讨论记录。4．4．5．3会议记录要做到字字迹清晰、内内容完整、记记录准确，对对会议的结论论、意见或决定事项，必须须详细、准确确地记录。4．4．6会议发言4．4．6．1重要和大型会议的的总经理讲话话应由办公室室准备好发言言稿或发言提提纲，并经总经理审阅。4．4．6．2若需参会人员在会会上发言或做做报告，会议议通知时应作作说明，以便便发言人提前做好准备。4．4．6．3会议发言应严格控控制时间，会会议主持人宣宣布会议议程程，除领导讲讲话和中心发言外，其他人人员发言不易易过长，力求求使会议开得得紧凑、高效效。4．4．．7会议讨论会议若需与会人员员商议和研究究的事项，应应组织与会人人员讨论，大大型会议应划划分成若干小小组时行讨论论。划分小组组讨论时，主主持人应指定定小组召集人人和记录人。4．5会后工作4．5．1会议纪要根据会议情况需要要发“会议纪要”或“会议简报”的，由会议议记录人负责责根据会议记记录整理、拟拟定“会议纪要”或“会议简报”；经会议主主持人审批签签发到相关单单位。4．5．2会议的贯彻落实4．5．2．1参加会议的人员，负负责会议精神神的传达与贯贯彻。4．5．2．2有会议纪要和会议议决定的，由由总裁审批，办办公室签发到到相关部门，由由各部门主管管负责进行传传达和贯彻。4．5．2．3对于会议决定、决决议和总经理理在会上作出出的指令，办办公室要及时时进行督办，并将结果及及时准确地向向总经理反馈馈。4．5．3会议宣传报道4．5．3．1对重要和大型会议议应安排录像像和照相、录录音，记录会会议的全过程程。4．5．3．2对外有宣传意义的的会议，可以以邀请新闻记记者参加，并并向其提供相相关资料，会后由记者撰稿经经公司办公室室审查认可后后在相关媒体体上进行宣传传报道。4．5．4会议总结4．5．4．1会议完毕，应有专专人对会议的的所有资料进进行搜集、整整理并归档。会会议资料包括：会议申请请、会议计划划（方案）、会会议通知、发发言稿、会议议文件、会议记录、会议纪纪要（决定）、会会务费