unit2商务英语信函

商务信函的翻译TranslationofBusinessLetterContentDefinitionLayout/TypeLanguageFeaturesTranslationPrinciplesPractice&AnalysesDefinition书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信函或公函（BusinessLetterorOfficialCorrespondence）和私人信件（PrivateLetter）两大类。商务信函：商务往来中的信件，是“人们互相联系，彼此交往，交流思想，沟通信息，洽谈事物所使用的一种应用文体。”英语商务信函的格式与汉语的信函格式有明显区别，应先确定商务信函各要素的含义，然后再进行得体的翻译。DefinitionLayout&TypeLayoutofaBusinessLetter

商业信函的格式ThreemajorformsIndentedForm

缩格式BlockedForm

齐头式ModifiedBlockedForm

改良齐头式缩格式示例日期靠右具体收信人和事由居中段首缩格结尾敬语和落款偏右除信头外全部左对齐段落之间用空格齐头式示例案号和日期靠右落款偏右改良齐头式示例EnvelopeAddressing

信封格式写信人在上，收信人在下信封格式不一,根据收信人名称地址的写法通常分两种格式：缩格式：收信人名称地址逐行右缩齐头式：收信人名称地址左端对齐缩格式举例收信人名称地址：逐行右缩写信人名称地址齐头式举例写信人名称地址收信人名称地址：左端对齐Parts

?英语商务信函的构成基本部分其他部分信头(LetterHead),日期(Date),封内地址(InsideAddress),

称呼(SalutationorGreeting),信的正文(BodyoftheLetter),

结束礼词(ComplimentaryClose),

签名(Signature)附件(Enclosure\Enc.),附言(Postscript\P.S.),经办人姓名(AttentionLine),事由(SubjectorHeading),

查号或参考编号(ReferenceNo.),抄送(CarbonCopyNotation\C.C.)英文商务信函的格式和结构信头letterhead编号（写信人的名字缩写）和日期Thesendernameandthedate信内地址Theinsideaddress事由Thesubjectheading/主办人(Attention)称呼Thesalutation开头语Theopensentences正文Thebodyoftheletter结尾语Thecomplimentaryclose结束敬语Thecomplimentaryclose签名Thesignature/职务(Position)打字员或拟稿人员首字母(Initials)附件(Enclosure/Enc)抄送(Carboncopy/C.C.)附言(Postscript/P.S)标题发函字号收函单位或收件人姓名正文结束套语发函单位或发函人姓名发函时间附件中文商务信函的结构Opening/ContactPara.MainBodyClosingPara.Type建立业务关系函(cooperationintention)产品推销函(promotion)资信查询函(creditinquiry)询盘函(inquiry)发盘还盘函(offerandcounter-offer)订购函(purchase)装运通知函(shipment)支付结算函(payment)索赔函(claim)保险函(insurance)商务信函分类：10种商务信函涵盖了商品交易过程中的各个环节。LanguageFeatures词法特征（1）用词规范正式，多用书面语商务信函用语日常用语中译文inaccordancewithaccordingto根据inadvanceof/priortobefore…之前inform/advisetell通知duplicatecopy副本dispatchsend发货otherwiseor否则thereforeso因此Inconnectionwith/inviewofabout鉴于我们确认已经以电报的方式给你们发出了一项实盘，该实盘成立的条件就是你们的答复在10月10日之前到达我们这里。1.现确认已向贵方电发实盘，10月10日前复到有效。WeconfirmthatwehavesentyouafirmofferbytelegraphanditissubjecttoyourreplyreachingusbyOctober10.WeconfirmhavingcabledyouafirmoffersubjecttoyourreplyreachingusbyOctober10.√2.WearepleasedtoadviseyouthatyourorderNO.105hasbeendispatched

inaccordancewithyourinstruction.

我们很高兴地通知你们：第105号订单货物已遵照你方指示运出。2）用词准确、专业性强

：大量使用专业术语、缩略语coverage覆盖？险种险别Yourinformationastothecoverageyouwouldlikewouldbeappreciated.敬请告知贵方希望的险种。

draft草稿？汇票Astotheaffairs

onnegotiationofdraft,wewouldliketohavethempreformedattheBankofTaiwan,Taipei.有关汇票之承兑事宜，本公司希望由台北的台湾银行完成。

ceiling天花板？

最高费用Weshallwriteandaskfortheirceilingfortheadvertisingprojectandthenwecanbudget

accordingly.我们将写信询问他们广告项目的最高费用，然后相应做出预算。Payment

shallbemadebyirrevocableL/Catsighttobeopenedinourfavour.货款必须用以我方为受益人而开立的、不可撤销的即期信用证支付。到岸价CIF(cost,freightandinsurance)离岸价FOB(freeonboard)成本加运费CFR(costandfreight)形式发票proformainvoice3.多采用礼貌客气的措辞1.敬请优先考虑上述请求。Yourprioritytotheconsiderationoftheaboverequestwillbeappreciated.2.恳请寄给我方贵方价格单和产品目录。Please

kindlysendusyourpricelistandcatalogue.3.承蒙早日回复，不胜感激。

Yourearlyreplyishighlyappreciated.4.用词简洁明了，尽量避免使用修辞手法感谢贵方合作。Iwishtothankyou,foryouhavecooperatedwithuswell.Thankyouforyourkindcooperation.句法特征1.多用复合句1.Inordertoenableustocaptureapartofthemarketforyou,wesincerelyhopethatyouwillmakeusafurtherconcession,forexample,adiscountof15%insteadof10%asyouplannedtogiveusonanorderworthapproximatelyUS$10,000.为使我方替贵方打开一片市场，真诚希望贵方给予我方更多优惠，譬如，按贵方计划，订单总值约10000美元，给予我方15%的折扣，而非10%。

2.Yourcompanyismadeupofastrongteamofsoftwareexperts,soyouwillsurelysucceedindevelopingcompetitivesystemswithsuchpowerfultechnicalforces.贵公司拥有一支由软件专家组成的庞大队伍，技术力量相当雄厚，必定能够开发出具有竞争力的软件系统。2.多用陈述句（1）英语商务信函多用陈述句，少用祈使句；汉语多使用祈使句。敬请立刻修改信用证以便我方及时发货。PleaseimmediatelyamendtheL/Ctoenableustomaketimelyshipment.WeshouldbeobligedforyourimmediateamendmentoftheL/Ctoenableustomaketimelyshipment.√3.大量使用套语回复对方的来信时用：兹回复贵方（某日）来函Inreplytoyourletterof(+日期)/Regardingyourletterof(+日期)/Referringtoyourletterof(+日期)希望对方回复时用：如蒙答复，当不胜感激。/敬请回复。/敬请（速）回复。Yourkindreplywillgreatlyobligeus.Your(prompt)replywouldbeappreciated.盼复Lookingforwardtoyourpositive/favourable/affirmativereply收到对方来函时用：贵函敬悉/贵函收悉Weareinreceiptofyourletter/Weacknowledgereceiptofyourletter/Weadmitreceiptofyourletter表示通知对方时：特此奉告Wearepleasedtoinformyou…特此函告Noticeisherebygiventhat…随函附上某物时用：同函奉上/随函附上…Enclosedwehand/Enclosedpleasefind/Weareenclosing…表示礼貌委婉的语气用：感谢贵方…Thankyoufor…很高兴…Weareglad/pleasedto…对深表感激…Wearegrateful(obliged)for…非常遗憾…Weregretto…甚为遗憾…Weareverysorryto…4.少用否定句请贵方来函内容更清楚些，这样我方便可立即接受贵方报盘。

a.YourletterisnotclearatallandIcannotunderstandit.b.IfIunderstoodyourlettercorrectly,Iwouldimmediatelyacceptyouroffer.√一旦我方收到贵方支票，会马上填写订货单。a.Wecannotfillyourorderbecauseyoufailedtosendyourcheck.b.Weshallbegladtofillyourorderassoonaswereceiveyourcheck.√5.适当使用被动结构英语商务信函适当使用被动语态；汉语则很少使用被动语态望尽快报盘。Maketheofferassoonaspossible.Itishopedthattheofferismadeassoonaspossible.√Yourpriceshavebeenagreedonwithoneexception.贵公司所提供的价格已经同意，但有一项例外。WeshallbeobligedifyouwillletusknowyourlowestCIFNewYorkpricefor100setsofyourclassicalfurnitureNo.628.敬请告知贵公司628型100套古典家俱纽约到岸价的最低价格。语篇特征商务信函术语比较正式的公文体，行文端正，用字洗练，具有七个语篇特征，即7”C”原则：礼貌原则(courtesy)体谅原则(consideration)完整原则(completeness)清楚原则(clarity)简洁原则(conciseness)具体原则(concreteness)正确原则(correctness)一、礼貌原则(courtesy)

COURTESY译成“礼貌”。但是根据西方国家函电书籍作者普遍的看法，所谓COURTESY是“客气而又体谅人”的意思。这样的形式很多，现在提供一些常见的供参考：

（一）把命令变成请求的常用形式：Please,Willyou……..,Willyouplease……..,如：

a)Willyougiveusmoredetailedinformationonyourrequirement?b)Willyouplease(kindly)letushearfromyouonthesetwopoints?（二）虚拟式（PastSubjunctiveForm）如：a)Wouldyoucompareoursamplewiththegoodsofotherfirms?b)Wewouldaskyoutoshipthegoodsbythefirstavailablevessel.c)Wewishyouwouldletushaveyourreplysoon.d)Thiswouldseemtoconfirmouropinion.e)Weshouldbegratefulifyouwouldhelpuswithyoursuggestion.f)Wemightbeofsomeservicetoyouinasimilarcase.

（三）缓和用法（Mitigation）为了缓和过分强调或刺激对方，常用:Weareafraid,wewouldsay,wemay(or,might)say,we(would)think,itseems(orwouldseem)tous,we(would)suggest,asyouare(or:maybe)aware,asweneedhardlypointout等等表达法来缓和语气，如：

a)Itwasunwiseofyoutohavedonethat.

Wewouldsaythatitwasunwiseofyoutohavedonethat.

b)Yououghttohavedoneit.

Itseemstousthatyououghttohavedoneit.c)Wecannotcomplywithyourrequest.

Weareafraid

wecannotcomplywithyourrequest.d)Ourproductsaretheverybestonthemarket.

Wemightsaythatourproductsaretheverybestonthemarket.二、体谅原则(consideration)强调从对方角度考虑问题，体谅对方，以对方为重。多用疑问句或陈述句代替祈使句表示建议或请求。Isn’tittimeyouputyourbusinessontheWeb?现在不正是您进行电子商务的最佳时机吗？三、具体原则(concreteness)明确不能含糊Weregretthatamistakewasmadeinhandlingyourorder.Themistakeisentirelyourownandweapologizefortheinconveniencesithascaused.四、完整原则(completeness)

"CelluloseTape1/2"x3yds,withplasticdispenser700doz./ditto-but1/2“x5yds,1,000doz.”这是出口商接到的一份定单中有关商品品名，规格和数量的内容。“纤维素带（幅）宽半英寸，长３码，带塑料包装容器，７0０打；同上，但（幅）宽半英寸，长５码，１０００打。”问题是后半句不清楚。“ditto”在这里表示前面提到的纤维素带，但不能包括“带塑料包装容器”，因此，幅英寸长５码的纤维素带是否要塑料包装容器没有说清楚，不完整。改成：“CelluloseTape1/2”x3yds,withplasticdispenser700doz.CelluloseTape1/2“x5yds，withplasticdispenser1000doz.“这样既完整，又清楚明确，不引起误解。五、清晰原则(clarity)避免使用可能产生不同理解或意义不明确的词例如：AstothesteamerssailingfromHongkongtoSanFrancisco,wehavebimonthlydirectservices.

(从香港到旧金山有直达船，)但是bimonthly究竟是一个月两次呢，还是两个月一次？不明确。六、简洁原则(conciseness)"简洁"是有客观标准的。虽然西方国家的作者之间在怎样用词才算"简洁"方面还是有争论的，不过他们的一些看法还是有一定参考价值的。怎样才能使商业书信“简洁”？西方国家作者有很多建议，先介绍如下：（一）避免使用陈旧的商业术语陈旧的与传统的商业术语（Commercialjargon）对信的内容没有什么作用，应该避免使用。Wordy:Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcities.Wouldyoupleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity?Concise:Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextilesinyourcity.

（二）要长话短说，避免罗嗦通常商业人士每天需要阅读大量的书信，对开门见山，长话短说，直接切题的信特别欢迎。因此，写信要力求长话短说，例如：Weexpressourregretatbeingunabletofulfillyourorderonthisoccasion.改为Wearesorrywecannotmeetyourpresentorder.要使用简洁的语言，有可能的话，尽量使用单词来代替某些娇柔做作的短语。删去不必要的形容词，如下列句子中的形容词或副词删去后并不影响句子的原意：

Theproposalisunder(active)consideration.Theansweris(definitely)correct.Iwould(rather)thinkthefareistoohigh.The(true)factsareasstated.（三）要注意每句句子的长短例如：“Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays,andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybycablewithoutdelay.”

这句话过分“客气”，使句子过长而不清楚。内容要求对方同意延期交货20天，一般情况下，应尽可能提出延期到那一天的具体日期。这句话可压缩为："PleasereplybytelegramimmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21."七、正确原则(correctness)商业书信必须写得正确，因为它涉及到买卖双方的权利，义务，厉害关系，是各种商业单据（如合同）的根据。广义的说，商业书信的正确性表现在：（一）运用正确的语言水平（二）叙述得正确（三）数字要正确（四）正确理解和运用商业术语Youaskveryshortdeliveryforyourorder.写信的人原意是说“你们要求赶快交你们的定货。”可是shortdelivery不是快点交货的意思，而是“短交，交货不足”的意思，这就用错了商业术语。Yourequirequick(prompt)deliveryofyourorder.TranslationPrinciples格式规范功能对等内容忠实TranslationTechniques结构程式化翻译直译、意译、增译、省译、转译、分译套译摘译美国61125伊利诺伊州洛克福得公园大道999号格林工业有限公司詹姆斯格林先生收航空中国浙江杭州纺织品进出口公司销售部王大伟寄310000邮票结构程式化翻译DavidWangSalesDepartmentTextileImportAndExportCo.180NorthStreetHangzhou,Zhejiang,310000P.R.China

Mr.JamesGreenGreenIndustriesInc.999ParkAvenueBYAirRockford,IL61125USASTAMPDemandhasthesameeffectedontheheightofpriceasproduction.（直译法）需求像生产一样会影响价格。Wearelookingforwardtothepleasureofhearingfromyousoon.(意译法)敬请回复。Thisnewtypeofcomputerisindeedcheapandfine.(增译法)这种新型计算机的确是价廉物美。WeshallbeobligedifyoucouldalsoquoteyourlowestPricesCIFLiverpool,statingearliestdateofshipment.(省译法)敬请告知利物浦到岸价最低价，并说明最早的船期。PaymentbysightL/Cisacceptabletous.(转译法)我方可以接受用即期信用证支付。Unfortunatelythegoodsyouorderedcannotbesupplieddu额toheavycommitments.(分译法)很不幸，所需货物由于需求太多无法供应。

套译Dear亲爱的？？？正式场合：敬启者/谨启者/XXX先生台鉴/XXX女士惠鉴非正式场合：XXX先生/XXX女士：您好！Yourssincerely,Faithfullyyours,Yourssincerely,Yourstruly,Bestregards,Kindregards,Sincerely,Bestwishes等您的真诚地/您的忠诚地/良好的祝愿？？？谨上/敬上/谨启/顺致敬意

或者写成两行：此致敬礼！Bestwishes译为祝好或此致/敬礼等摘译有时为了追求效率，节省时间，满足函件使用者的要求，可以不必全译，只能译出主要内容即可。但是，摘译并非漏译、删译，需要注意以下几方面：1.理解准确是关键。摘译前必须通读原信函，弄清信件中的所有事实，理清事情来龙去脉。2.摘译包含所有主要事实：时间、地点、条件、要求等。信件的主要内容除包含在信件正文外，还常常出现在信件正文后的“附言”里。摘译有很大的伸缩性，其内容取决于函件使用者的要求。3.摘译不必拘泥于原函的词句形式，但是必须忠实于原函内容，而且语气上也不失分寸。（1）贵函

Yourletter;Yourfavor;youresteemedletter;Youresteemedfavor;Yourvaluedletter;Yourvaluedfavor;Yournote;Yourcommunication;Yourgreatlyesteemedletter;Yourveryfriendlynote;Yourfriendlyadvice;Yours.（2）本信，本函

Our(my)letter;Our(my)respects;Ours(mine);Thisletter;theselines;Thepresent.（3）前函

Thelastletter;Thelastmail;Thelastpost;thelastcommunication;Thelastrespects(自己的信);Thelastfavor(来信).（4）次函

Thenextletter;Thenextmail;Thenextcommunication;Theletterfollowing;thefollowing.（5）贵函发出日期

Yourletterof(the)5thMay;Yourfavordated(the)5thJune;Yoursofthe3rdJuly;Yoursunderdate(of)the5thJuly;Yourletterbearingdate5thJuly;Yourfavorofevendate(AE);Yourletterofyesterday;Yourfavorofyesterday’sdate;Yourletterdatedyesterday.中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧（6）贵方来电、电传及传真 Yourtelegram;Yourwire;Yourcablegram(从国外);Yourcodedwire(密码电报);Yourcodemessage;Yourciphertelegram;Yourwirelesstelegram;YourTELEX;YourFax.（7）贵方电话

Yourtelephonemessage;Yourphonemessage;Yourtelephoniccommunication;Yourtelephonecall;Yourring.（8）通知

Advice;Notice;Information;Notification;Communication;Areport;News;Intelligence;Message.（名词）

(Verb)(通知，告知)

Tocommunicate(afact)to;Toreport(afact)to...on;Toapprise(aperson)of;Tolet(aperson)know;Toacquaint(aperson)with;Tointimate(afact)to;Tosendword;tosendamessage;Tomailanotice;towrite(aperson)information;Togivenotice（预告）;Tobreakanewsto(通知坏消息);Toannounce(宣布).中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧（9）回信

Ananswer;Areply;Aresponse.（名词）

(Verb)Toanswer;Toreply;Togiveareply;Togiveone’sanswer;Tomakeananswer;Tosendananswer;Towriteinreply;Toanswerone’sletter.

(特此回信)

Replyto;Answeringto;Inanswerto;Inreplyto;Inresponseto.

(等候回信)

Toawaitananswer;Towaitforananswer.

(收到回信)

Togetananswer;Tofavouronewithananswer;Togetaletteranswered.（10）收讫，收到

(名词)Receipt(收到);Areceipt(收据);Areceiver(领取人，取款人);Arecipient(收款人)

(Verb)

Toreceive;Tobeinreceiptof;Tobeto(at)hand;Tocometohand;Tobeinpossesionof;Tobefavouredwith;Toget;Tohave;Tohavebefore(aperson);Tomakeoutareceipt(开出收据);Toacknowledgereceipt(告知收讫).（11）确认

Toconfirm;Confirming;Confirmation;InConfirmationof(为确认……，为证实……);Aletterofconfirmation(确认函或确认书)中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧（12）高兴，愉快，欣慰

Tohavethepleasuretodo;Tohavethepleasureofdoing;Tohavepleasuretodo;tohavepleasurein(of)doing;Totake(a)pleasureindoing(something);Totakepleasureindoing(something);Tobepleasedto(with)(by);tobedelightedat(in)(with);Tobegladto(of)(about);Toberejoicedin(at).（13）随函附件

Enclose;（14）迅速，立刻

Urgently;Promptly;Immediately;Withallspeed;Atonce;Withdispatch;Withalldispatch;Withthequickestpossibledispatch;Withtheleastpossibledelay;Assoonaspossible;Asquicklyaspossible;Aspromptlyaspossible;Atone’searliestconvenience;Attheearliestpossiblemoment;Atanearlydate;Withoutdelay;Withoutlossoftime;Immediatelyonreceiptofthisletter;Byexpressmessenger;BySpecialmessenger;Byspecialdelivery;Byexpressletter.（15）回信

Byreturn;Byreturnofpost;Byreturnofmail;Byreturnofair-mail.（16）依照

Accordingto;Agreeablyto;Conformablyto;pursuantto;Inaccordancewith;Inconformitywith(to);Inobedienceto;Indeferenceto;Incompliancewith;Inagreementwith;Inpursuanceof.中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧（17）就……，关于

About;Regarding;Concerning;Asto;Asregards;Withregardto;Inregardto;(of);Respecting;Relativeto;Anent;Inconnectionwith;Referringto;Withreferenceto;Inreferenceto;Re.（18）期满到期及应付之款

Tobedue;Tofalldue(become)due(日期将到);Duly(正时，及时);IndueCourse(依照顺序).（19）每个，按照，通过

Per(=by,through)rail(post,mail,steamer)(通过铁路，邮政，轮船)

Perpro.=byproxy(由代理)

Perannum(=yearly，每年)

Perman,percapital(=perhead,依照人数，每一人)

Perpiece(每一个，每一件)（20）表示抱歉（冒昧做了某事）

Totakethelibertyofdoingsomething;Totakethelibertytodosomething;Totakethelibertyindoingsomething.（21）甚感遗憾，请包涵

Toregret;Tobesorry;Tobechagrined;Tobemortified;Tobevexed;Toregrettosay;Tobesorrytosay;Toone’sregret;Tofeelagreatregretfor;Toexpressregret;Toberegretted;Tobeamatterforregret;Toberegrettable;Tobedeplorable.中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧（22）（我们）对于...甚感荣幸

Tohavethehonourofdoing(being);Tohavethehonourtodo(be);Todoone(oneself)thehonourofdoing(being);Toesteem(regard)itasahighhonourtodo(be);Toappreciatethehonourtodo(be);Tofeelhonouredtodo(be);Tooweoneadebtofhonourtodo(be);Tobehonouredwithdoing(being)something;Tohonouronewithdoing(being)something.（23）请

Please;Kindly;begoodenough;Bekindenough;Havethekindness.（24）感谢，衷心感谢等

Tothank;Tobe(feel)thankful;Tobe(feel)grateful;Tobeobliged;Tobeindebted;Toesteem(it)afavour(privilege);Togive(tender,return)one’sthanks;Toexpressone’sgratitude(appreciation);Totenderone’ssincerethanksfor;Tobeoverwhelmedwithgratitude.（25）请照顾等

(Noun)(请吩咐)Command;Order;Service

(Verb)(服务)Tocommand;Toorder;Toserve;Tobeatone’sservice;Torenderservicetoone;Todooneaservice;Tobeofservicetoone.中英文商务信函常见表达方式的翻译技巧主要是由here-，there-和where-与一个或几个介词组成的复合副词hereafter(此后，今后),hereby(特此，兹),herein(此中，于此，本合同中)，hereinafter(以下，此后，在下文),hereof(于此，在本合同中),hereto(于此)，hereunder(在下文，据此，根据本合同)，hereunto（于此）,herewith（与此一道），thereafter（此后，后来）thereby(因此，由此，在那方面),therefrom（由此、从此），therein（其中，在其中），thereinafter（在下文），thereof（关于、由此，其中），thereto（此外，附随），thereunder（在其下，据此、依据）,whereas（鉴于），whereby(因此,由是，据此)，wherefore（为此，因此）,wherein（在那方面），whereof(关于那事/人)等。在这些复合副词中，here表示this，there表示that，where表示what或which。

商业英语信函中常用的古体词Enclosedpleasefindthequotationsheet.Alloffersandsalesaresubjecttothetermsandconditionsprintedonthereversesidehereof.随函附上的报价单。所有的报价和销售都是根据打印在此单后面的条例。随函附上报价单，所有报盘和销售均应以本报价单背面所印条件为准。Anorderblankandaddressedenvelopeareenclosedhereinforyourconvenience.为了您的方便，订货单和写有地址的信封已附上。随函寄给贵方订货单和印有我公司地址的信封，供参考备用。PracticeWewantthegoodstobeofexactlythesamequal