员工档案管理办法 模版

—F4-—职工或员工档案管理办法第一章总则第一条为加强中国xx技术有限公司（以下简称公司）本部职工或员工档案管理工作，有效地保护和利用职工或员工档案，提高科学管理水平，更好地为职工或员工工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》（组通字[xx]13号）以及xx科技集团公司（以下简称集团公司）《xx科技集团公司干部人事档案管理办法》（xx人[xx]585号），结合公司本部职工或员工档案管理工作实际，制定本办法。第二条职工或员工档案是企业劳动、组织、人事等部门在招用、调配、任免、培训、考核奖惩等工作中形成的关于职工或员工个人经历、政治思想、工作表现、业务技术水平及工作变更等情况的资料文件材料，是用人单位历史地、全面地考察和准确选拔干部使用人才的重要依据，是档案业务工作的重要组建部分。第三条职工或员工档案管理在集团公司领导下开展工作，并接受上级关于业务部门的监督、检查和指导。第四条在职工或员工档案管理工作中，公司关于部门及个人应贯彻执行党和国家关于档案、保密的法规和制度，严密保管，确保职工或员工档案的完整与安全。第五条根据安全，便于查找的原则，公司应对职工或员工档案进行严密保护和科学管理，并建立档案专门保管场所，关于指标应符合《xx科技集团公司干部人事档案管理办法》要求；或选择具有管理资质的人才服务机构代为管理。第六条对利用档案及档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。第七条公司人力资源部是公司本部职工或员工档案的归口管理部门。第二章管理范围与职责第八条公司职工或员工人事档案，依照公司人事档案管理权限，实行集中统一、分层分类的管理原则。xx科技集团公司党组管理的公司领导干部，其人事档案依照规定转送集团公司关于部门管理，公司可作为干部协管单位管理其人事档案副本；除（一）类之外的公司在岗职工或员工和内退职工或员工的人事档案，由公司自行管理。根据公司实际管理、存放条件，可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管；职工或员工离职、退休、受刑事处分或劳动教养的，或出国不归、失去联系、死亡等的，其人事档案依照相关规定进行管理。按规定应由公司管理的，根据公司实际管理、存放条件，可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管；公司原则上不存放子公司人员和其他人员档案。第九条档案管理部门根据实际需要建立本部在岗职工或员工的工作档案。第十条职工或员工档案管理的工作人员及其在公司的直系亲属的档案，由公司指派专人保管，也可委托具有管理资质的人才服务机构代为保管。第十一条职工或员工档案管理的工作人员严禁擅自保存本人或他人的档案材料，或复制本人或他人档案材料的副本。第十二条在职工或员工档案管理工作中，管理部门履行或委托具有管理资质的人才服务机构履行下列职责：管理职工或员工档案；收集、鉴别和整理档案材料；办理职工或员工档案的查阅、借阅和传递等事项；登记职工或员工岗位职位变更情况；为关于部门提供职工或员工的情况；做好职工或员工档案的安全、保密、保护工作；办理其他关于事项。第十三条公司人力资源部要选调政治可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事职工或员工档案管理工作，并保持人员的相对稳定。第十四条在职工或员工档案管理工作中，人力资源部应建立健全所保管档案的名册以及关于档案转递、查阅以及档案材料增补、销毁的相关管理制度、流程、登记表单、台账。档案名册及上述台账应每年至少与档案及档案材料检查核对一次，发现问题应及时解决。第三章档案的分类和内容第十五条职工或员工档案分为人事档案与工作档案。第十六条职工或员工人事档案正本以下材料构成：履历材料：职工履历表、干部履历表，学生登记表；自传材料；鉴定、考核材料：工作、学习、学生毕业鉴定，干部的年度考核表、组织正式出具的考核材料等；学历、职称材料：高中及以上毕业生成绩表，报考中专以上学历报名登记，职称评定审批表等；政治历史审查材料：入党入伍审查材料等；党团材料：入党团志愿书、申请书、转正申请书、党员民主评议表，取消预备党员资格/资质的材料等；奖励材料：先进工作者、三好学生、优秀党团员、战斗英雄等各类嘉奖的登记表或审批表；违纪材料：党政纪律处分材料，违反法律材料，组织通报批评材料等；工作变更材料：干部任免表，入退伍登记表，岗位、工资变更材料，退休材料，终止劳动协议证明书等；其他：体检表，工会会员登记表，大中专毕业生就业报到证，有价值的学习总结、体会。第十七条人事档案副本是概括反映一个干部在历史和现实情况的档案材料，由人事档案正本中以下材料的复制件构成：近期填写的干部履历表；各个阶段的主要鉴定；考核材料；政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论；奖励材料；处分、取消处分及甄别、复查、平反的决定；晋升技术职称、学位、学衔审批表，出国人员审查表，工资级别登记表等。第十八条职工或员工工作档案由职工或员工人事档案中以下主要材料的复印件及其它关于参考材料构成：第一类的近期履历材料；第三类的主要鉴定、考核材料；第四类的学历、学位和评聘专业技术职位的材料；第五类的政治历史情况的审查结论材料；第六类的入党志愿书；第七类的重大奖励材料；第八类的处分材料；第九类的录用、任免审批表和工资、待遇、出国审批等材料；其它不属于归入职工或员工人事档案范围的关于参考材料。第四章档案材料的收集与归档第十九条为使职工或员工档案能够适应工作需要，应经常通过关于部门收集职工或员工录用、任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中形成的反映职工或员工德、能、勤、绩的材料，定时充实档案内容，将其归入职工或员工档案。第二十条对收集的材料，必须经过认真的鉴别，视情况分别归入职工或员工人事档案、工作档案或适当处理。属于归档的材料应真实，书写规范，文字清楚，对象明确，手续完备，符合永久保存的要求。第二十一条对符合条件的材料，须如实填写《档案材料增补审批表》（附件1）或《档案材料销毁审批表》（附件2），经人力资源部和分管人力资源的公司领导审批同意后，方可将其放入档案或销毁。第五章人事档案的利用与转递第二十二条充分发挥职工或员工档案的作用，利用计算机等现代化手段，依据档案所提供的信息，建立并不断完善本单位人员信息库，全面、及时、高效率、准确地为人事工作提供服务。第二十三条查阅公司管理职工或员工档案的人员，须提供所在单位出具的介绍信及个人身份证明材料并如实填写《档案查阅审批表》（附件3），经人力资源部批准后方可查阅。查阅公司管理的职工或员工档案时，应由档案管理人员陪同查阅。第二十四条职工或员工档案一般不外借。如必须借出或部分借出使用时，须如实填写《档案材料借出审批表》（附件4）由人力资源部批准后，限期归还，不得擅自转借他人。第二十五条任何个人不得查阅、借出本人及其直系亲属的档案。第二十六条公司职工或员工人事档案的调入、调出应经过公司审批，并使用《档案调动审批表》（附件5）进行详细登记后方可办理。人事档案的调出应由人力资源部和分管人力资源的公司领导审批；人事档案的调入还应由总经理审批。第二十七条在调入人事档案前应核对档案材料的完整性。材料不完整的人事档案，应由所属人员同相关单位联系补齐材料后方可调入。第二十八条人事档案调出手续应在职工或员工办理离职手续时同时办理。职工或员工需提供档案转往单位出具的调档函等相关材料并经批准后，方可办理相关手续；无故不办理调出的，公司视情将其档案由委托的人才服务机构转为个人存档或转至其户口所在地街道。第二十九条转递职工或员工人事档案需遵守下列规定：档案应通过可靠方式（如机要xx、专人送取等）转递；调出人事档案应内容齐全完整，不得扣留档案材料或分批调出；调出人事档案需严格包装并密封；不可调入包装不完整或密封失效的人事档案。第六章附则第三十条本办法如有未尽事宜，或执行当中与国家、地方关于法律、法规相抵触时，依照国家或地方的关于规定执行。第三十一条公司有权根据国家、地方法律、法规及公司经营情况的变化，新增、变更或废止本规定的相关条款。相关新增、变更或废止的条款经公司通知或公示后，对职工或员工发生效力。第三十二条本办法由公司人力资源部负责说明。第三十三条本办法自xx年xx月1日起施行。附件：1.档案材料增补审批表2.档案材料销毁审批表3.档案查阅审批表4.档案材料借出审批表5.档案调动审批表

附件1档案材料增补审批表姓名档案编号增补材料明细放入时间经办人签字以上材料经审核内容真实可信，符合放入档案要求。材料审核人员签字：年月日人力资源部审批：年月日分管人力资源公司领导审批：年月日附件2档案材料销毁审批表姓名档案编号销毁材料内容材料造成或产生时间及单位销毁时间经办人签字以上材料经查验符合销毁标准。材料查验人员签字：年月日人力资源部审批：年月日分管人力资源公司领导审批：年月日附件3档案查阅审批表档案查阅登记所属人员档案编号查阅档案人员信息登记姓名所在单位身份证号查阅事由人力资源部登记查阅审批建议或意见年月日陪同查阅人员登记查阅时间：年月日附件4档案材料借出审批表借出档案材料登记所属人员档案编号借出材料明细借出人信息登记姓