文件记录控制程序

文件、记录控制程序2013.11.培训课件通过对相关文件的分类、编制、发行、更改修订、回收、管理和记录归档等活动进行规定，防止作废文件的非预期使用，保持现场操作中的文件版本是最新最有效的；对记录进行控制和管理，为产品质量是否合格、生产过程是否正常提供客观证据，同时也可证明管理体系有效运行，以便有关部门审核、评价。目的——没有规矩，不成方圆

集团公司总经理、管理者代表、安全研究所、管理部、其他部门……职责——我要做什么？各部门：1.负责三级、四级文件的编制、审核、批准、发行、使用、保存，保留相关记录。2.负责外来文件的收集、整理、发行、使用、保存，保留相关记录。3.负责其他文件的接收、使用、保存，保留相关记录。4.负责记录的设计、填写、保存及记录一览表的编制。流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？技术性指标、检验分析方法标准、作业指导书（SOP文件）、设备操作标准、保养标准等。文件分类一级文件二级文件三级文件四级文件管理体系手册程序文件涉及的记录文件分类自订文件外来文件法律法规类、产品标准类、总部垂直部门标准类、设备档案类、供方档案类、人事档案类、书籍等文件分类流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？1.依职责要求。2.以发行部门接收到批准后文件的次日为新版文件开始实施的日期。3.安全研究所发行的质量和食品安全管理体系文件，可以依据ISO常用编码代号进行编号。如：原物料检验IQA，供应商管理SQA，过程监控PQA，成品检验FQA。编制审核批准文件编号规定晋中公司三、四级文件编号规定流程——我要怎么做？文件分类一级文件二级文件三级文件四级文件03

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□□03□□-□□-□□-□□□-□□今麦郎饮品总部职能部门、各子公司代码一级文件流水号二级文件流水号一级文件编号三级文件代码三级文件流水号二级文件编号表单流水号三级文件编号文件编号规定：流程——我要怎么做？序号部门部门代码9000分发号1总经办01012管理部02023人资部03034财务部04045生产部05056安全研究所06067饮品研究所07078营运部08089工程部090910行政部101011质价部111112供应部121213哈尔滨131314长春141415北京151516隆尧一期1616序号部门部门代码9000分发号17郑州一期171718天长一期181819咸宁一期191920广州202021杭州212122宝鸡222223业务部232324品牌企划部242425营销公司252526隆尧二期262627兖州272728隆尧三期282829郑州二期292930天长二期303031咸宁二期313132晋中3232流程——我要怎么做？三级文件代码：序号三级文件类型代码1标准12规定23通知34通报45签呈56问询函67联络单7流程——我要怎么做？三级文件四级文件0332-□□-00-□

□□0332-□□-00-□□□-□□三级文件代码三级文件流水号部门代码表单流水号三级文件编号晋中公司三、四级文件编号规定：流程——我要怎么做？晋中公司部门代码序号部门部门代码9000分发号1行政01012仓储02023品保03034制一热线04045制二水线05056动力06067财务07078生管08089采购090910营运101011制造111112瓶坯121213人资1313流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？What——凡是公司内部使用的与管理体系运行紧密相关的文件。How——发行时应在每页

文件

右上角（表单右下角）加盖红色印章。（总部垂直部门发行的文件，需要在复印件上加盖当地发行部门的发行印章）受控/标识《受控文件一览表》流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？1.由文件制定部门负责，发行、接收和回收需填写《文件发行与回收记录》，批准后发行。同时保存一份上一版本的旧版文件（电子版、纸质版）备查，再次更新时原有保存的旧版文件可报废或删除。但是如果包含有技术参数等信息，必须等相关产品过保质期后方能报废或删除。文件发行流程——我要怎么做？2.发行时在印章“发行”下方填写文件发行号。0332-□□（晋中公司部门代码）3.如文件因破损而无法使用、因故丢失等，由文件使用部门填写《文件补发申请表》，经批准后由原发行部门补发。4.管理体系手册的发行签批权限，由管理者代表代签。文件发行流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？评审时机：文件收文时、使用时最长评审时间间隔：1年评审内容：适用性、符合性、有效性、版本状态等。文件评审流程——我要怎么做？关于文件评审的说明1：工厂内部文件或总部垂直部门文件，在执行过程中如果有不适用或者改进之处，应及时反馈文件制定部门。在文件发行前制定部门也应首先将上次文件发行以来，以及文件执行过程中所存在的不适用之处或者改进之处做说明，同时文件执行部门应依文件制定部门的要求进行验证，并将验证结果反馈文件制定部门。如果属于首次发行的新文件，则首先是对待发行文件的验证。所以当文件制定部门将修订之后的文件重新发行时，文件执行部门可以直接使用，而不再进行例行性的文件评审。文件评审流程——我要怎么做？解读：1.日常工作加强沟通，发现问题及时反馈。2.发行前需对文件进行验证，并反馈结果。所以当文件制定部门将修订之后的文件重新发行时，文件执行部门可以直接使用，而不再进行例行性的文件评审。文件评审流程——我要怎么做？关于文件评审的说明2：

外来文件的评审至少每年一次，有些不经常变更的法律法规可以不保留相应的评审记录，但评审中有疑问的或者需要修订标准的则必须有相应的记录保存。文件评审流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？1.文件制定部门提出《文件更改申请表》，说明更改的原因和内容，并附更改后的文件。更改的内容用“带下划线的蓝色字体”以明示。2.文件需修订更改时应换版，文件版本依第一版、第二版……规律更新，也可以用时间（2013年1月1日版本）来区分版本。文件更改流程——我要怎么做？3.文件更改后以批准当日为修订文件开始实施基准日，相关部门收到文件后应据以实施。4.对于文件个别部位（错别字、数字等）的更改，在不影响使用的情况下，可进行杠改（即将需更改内容用横线划掉，在旁边合适位置填写更改后内容、更改人签名和日期，文件审批页注明更改生效的日期，但更改前的内容应清晰可辨。）文件更改流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？1.对回收的旧版文件应作废处理，即由发行部门回收后加盖“作废”印章，防止作废文件的非预期使用。2.对于需销毁的作废文件，由相关部门填写《文件销毁申请表》，执行销毁。3.各公司职能部门收到的总部垂直部门文件，由各公司职能部门执行回收作废与销毁。作废/销毁流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档流程——我要怎么做？1.各部门主管保存本部门签批版文件和其他部门发行的文件，使用处主管保存发行至使用处的文件。2.文件应分类存放在干燥通风和安全的地方，借阅文件需有批准部门主管同意。3.任何人不得在受控文件上乱涂乱改（包括更改其他文件载体），确保文件的清晰、易于识别和检索。文件管理流程——我要怎么做？4.承载媒体不是纸张的受控文件的控制，也应参照上述规定执行，定期备份或刻录，设置打开密码等。5.所有受控文件（一级、二级、三级、四级文件）的电子档案，每月最后第二个工作日之前由各部门备案管理部门（行政）。文件管理流程——我要怎么做？流程——我要怎么做？文件分类文件编制文件审核会签文件批准文件受控/标识文件发行文件评审文件更改文件作废/销毁文件管理记录归档外来文件管理程序流程图（法律法规类）外来文件管理程序流程图（总部垂直部门文件）流程——我要怎么做？记录表单设计表单审核记录填写记录表单汇总记录的保管与防护记录的查阅/检索记录过期销毁和处理记录归档流程——我要怎么做？1.应考虑为记录者提供如标准规格、异常时的处理措施、标准填写格式、标准用语等。2.有些记录必须依书面标准及实际操作进行设计，同时记录中不体现技术参数等要求的，可以不用编号管理。但如果记录也是标准要求的一种形式，则必须编号管理。记录归档记录表单编号格式：03□□-□□-□□-□□□-□□流程——我要怎么做？记录表单设计表单审核记录填写记录表单汇总记录的保管与防护记录的查阅/检索记录过期销毁和处理记录归档流程——我要怎么做？1.不得用铅笔填写，可采用钢笔或圆珠笔等填写，字迹要正确、清晰、清楚，不得遗漏，能准确识别。2.记录填写要完整、详细、真实，并及时填写，如有勿须填写的项目，可在该栏内以“/”表示，不允许留有空白；记录应有填写人及审核人签名或盖章，并签日期。记录归档流程——我要怎么做？3.记录填写的内容需更改时，类似文件更改（由更改者在更改处签字或盖章并且确保更改前内容仍然清晰可见，同时还必须签日期）。日期处于签字或盖章位置的右下角，字体小于签字或盖章字体。记录归档流程——我要怎么做？记录表单设计表单审核记录填写记录表单汇总记录的保管与防护记录的查阅/检索记录过期销毁和处理记录归档流程——我要怎么做？记录表单依流程会签审核传递，每月底各部门对各项使用的记录进行收集、整理、分类、登记及归档。《受控记录一览表》记录归档流程——我要怎么做？记录表单设计表单审核记录填写记录表单汇总记录的保管与防护记录的查阅/检索记录过期销毁和处理记录归档流程——我要怎么做？保存期限要求：1.体系运行记录三年；检验记录、生产记录两年；食品安全管理记录两年。2.主管级人员人事资料保存期为离职后一年，普通员工为离职后三个月。3.合同至少应保存至合同终止后一年，设备档案应至少保存至设备报废时。4.其他相关记录至少应保存一年。5.