第2章 办公中的文字处理

第2章办公中的文字处理《办公自动化实用教程》（第三版）2.1文字处理工作内容简介2.2简单办公文档制作流程2.3公文行文规范及其制作2.4复杂长文档的编排方法2.5办公中的图形对象制作本章目录22023/2/52.1文字处理工作内容简介2.1.1文字处理与文字处理软件12.1.2文字处理软件的操作流程232023/2/52.1.1文字处理及其文字处理软件文字处理是各种办公活动中最基础的工作，也是计算机进入办公室后最早涉及的工作领域。文字处理需要借助文字处理软件来实现，目前常用的主要是MicrosoftOffice和国产的WPSOffice。一个好的文字处理软件，要能帮助用户完成写作的全过程：文章构思、编写大纲、输入编辑、结构控制、格式编排直至打印输出。在网络化环境支持下，还可以实现多人协同合同，共同编辑相关文档，通过设置还可以保留每个人的修改“痕迹”，对多人的修改还可以进行合并处理。42023/2/5办公中计算机文字处理的基本工作过程文字处理软件的主要功能1．文件存储2．内容编辑3．简单排版4．输入校验5．输出6．提供输入／输出接口7．对象的嵌入与链接52023/2/5图2-2文档处理操作流程2.1.2文字处理软件的操作流程62023/2/52.2简单办公文档制作流程2.2.1文档内容的录入12.2.2文档内容的编辑22.2.3设置字体和段落格式32.2.4添加项目符号与编号42.2.5页面设置52.2.6打印预览62.2.7文档的打印输出72.2.8文档的网上发布872023/2/5

2.2.1文档内容的录入1．启动软件并设置输入方法

（1）启动Word2007软件。（2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为文件名，将其保存到电脑中的适当位置。（3）按<Ctrl+Shift>组合键，在汉字输入方法之间切换,最终选择合适的输入方法。82023/2/52.2.1文档内容的录入2．输入启事的文本内容在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后再进行编辑排版。单纯录入的原则是：（1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题居中、段落首行缩进的设置。（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一个段落结束时，才按回车键。（3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进行内容分页的设置。92023/2/52.2.1文档内容的录入3．特殊符号的录入除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：♂、※、◎、№、§等），方法有三种：（1）菜单法：通过“插入”→“符号”（“特殊符号”）来输入。（2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选“特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用按键输入。（3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘来进行快速录入。102023/2/52.2.1文档内容的录入表2-1中文标点符号的键盘输入法中文标点符号名标点符号对应键符号状态顿号、\中文符号居中实心点·Shift+2中文符号破折号——Shift+-中文符号下划线_____连续按Shift+-英文符号省略号……Shift+6中文符号左书名号《〈<中文符号右书名号〉》>中文符号112023/2/52.2.2

文档内容的编辑1．光标定位光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单击鼠标即可。

2．选择文本

选择内容较少，并且不是整段的选取。选择内容多，但不是全文时的选取。使用看不见的选择栏。

利用快捷键操作选取。122023/2/52.2.2

文档内容的编辑3．修改文本技巧

将光标定位到错误字之后按<Backspace>，或在错误字之前按<Delete>，这对修改少数错误比较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输入新文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处插入新的内容。132023/2/52.2.2

文档内容的编辑4．复制、移动、删除文本

利用快捷键

命令按钮方法右键快捷菜单方法鼠标拖动方法5．“选择性粘贴”的作用6．撤消和恢复操作142023/2/52.2.3

设置字体和段落格式字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面“字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现，复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对话框进行操作。另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果，可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高排版效率和质量。152023/2/52.2.4

添加项目符号与编号

可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和编号的目的。操作步骤如下：（1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医学院院长、商学院院长应聘条件”。（2）单击“开始”→“段落”→“项目符号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-6所示的项目符号列表中，选择单击本实例效果图中需要的“◆”格式项目符号即可。

162023/2/52.2.4

添加项目符号与编号

（3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“医学院院长、商学院院长应聘条件”段落下面对应招聘条件部分的三行内容。

图2-6项目符号的设置172023/2/52.2.4

添加项目符号与编号

（4）单击“开始”→“段落”→“编号”命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-7所示的编号列表中，选择单击本实例效果图中所需要的“1.”格式的编号形式。

图2-7

段落编号的设置182023/2/52.2.4

添加项目符号与编号

（5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘条件”行及下面的条件内容。使用项目符号和编号后的“招聘启事”文档，效果如图2-3所示。

图2-3

设置项目符号与编号后的“招聘启事”效果192023/2/52.2.5页面设置文档在打印之前，首先要进行页面设置，包括纸张方向、纸张大小、页边距等，这些可以通过“页面布局”→“页面设置”命令组中的如下选项卡来设定。1．“纸张”选项卡2．“页边距”选项卡3．“版式”选项卡4．“文档网格”选项卡202023/2/51．“纸张”选项卡212023/2/52．“页边距”选项卡222023/2/53．“版式”选项卡232023/2/54．“文档网格”选项卡242023/2/52.2.6打印预览

在打印之前，可用打印预览先查看整体效果。操作步骤如下：1．单击“Office按钮”→“打印”→“打印预览”，出现预览窗口，如图2-12所示。

图2-12

打印预览效果252023/2/52.2.6打印预览

（2）打印预览窗口中有一个浮动工具栏，如图2-13所示，工具栏上从左到右依次提供了打印、页面设置、显示比例、预览等几组命令，其中包括了许多相关的命令按钮。

图2-13

“打印预览”窗口中的工具栏（3）当文档内容没有全部显示时，可单击滚动条上的下三角按钮继续预览其余内容。（4）单击“关闭打印预览”按钮，即可返回到编辑窗口界面。262023/2/52.2.7文档的打印输出1．打印操作的基本步骤在“招聘启事”完成并且效果满意后，就可以进行打印。操作步骤如下。（1）单击“Office按钮”→“打印”→“打印”命令按钮，打开如图2-14所示的“打印”对话框。（2）在“页面范围”选项区选择“全部”，在“份数”栏内输入打印份数数字。（3）单击“确定”按钮，就可以开始打印。

272023/2/52.2.7文档的打印输出图2-6“打印”对话框282023/2/52.2.7文档的打印输出2．打印操作的其他方式

文档的快速打印

一次连续打印多篇文档“打印”对话框中其他常用项目设置3．文档打印操作时的相关问题

设置打印机属性和打印设置暂停和终止打印292023/2/52.2.8文档的网上发布

如果需要，办公文档也可以制作为网页格式文件，发布到网络上面。操作步骤如下：（1）单击“Office按钮”→“另存为”命令，弹出图2-15示“另存为”对话框。图2-15“另存为”对话框302023/2/52.2.8文档的网上发布（2）在图2-15对话框中，将“招聘启事”文件的“保存类型”设置为“Web页”格式，使之变为.html文件（网页）。（2）利用网络办公中“网上信息发布”的方法，可以将网页格式的“招聘启事”文档发布到网上指定位置，供更多的上网人士查阅。312023/2/52.3公文行文规范及其制作2.3.1办公公文的行文规范12.3.2利用Word编排公文22.3.3套用现成模板来创建公文3322023/2/52.3.1办公公文的行文规范1．公文种类国务院于2000年8月发布，2001年元月开始执行的《国家行政公文处理办法》，将我国各级机关正式发布的公文归纳为：命令、议案、决定、意见、公告与通告、通知、通报、报告、请示、批复、函和会议纪要。此外，党政机关和企事业单位等机关还有一些其它的常用公文，包括计划、总结、简报、调查报告、会议报告、记录、大事记、论文等。

332023/2/52.3.1办公公文的行文规范2．公文格式(1)文头部分(2)正文部分(3)文尾部分3．公文用纸

公文用纸的国标标准为A4型（长297毫米、宽210毫米），公文用纸天头（上边距）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左边距）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。布告、通告、公告的用纸还可视情况，来具体确定纸张大小。

342023/2/52.3.1办公公文的行文规范4．公文用字字号按发文机关标识、标题、小标题、正文及注释的顺序，从大到小选用。发文机关标识，推荐使用高22毫米、宽15毫米黑变字体或小初号宋体字。联合行文，推荐用小初号字。公文标题、小标题，分别推荐使用小二号、三号宋体字。秘密等级、紧急程度和各标记字符或其他重点字句，推荐使用三号黑体字。主题词，推荐用三号宋体字。一般公文正文、主抄送机关、附件说明、发文字号、成文日期、印发说明等，推荐用三号仿宋体字。正文中如有小标题，可用三号小标宋体字或黑体字

352023/2/52.3.2利用Word编排公文

【例2-2】为了促进政务信息化的发展，××省政府领导想在全省开展一次政府网站的评比活动。省政府责成信息产业厅，制作一个通知，以正式公文形式下发到相关部门。根据上面介绍的行文规范，该通知的内容以及打印的格式应该如教材图2-18所示。

362023/2/52.3.2利用Word编排公文

下面介绍利用Word2007来创建本教程上面图2-18所示的“通知”公文。操作步骤如下：（1）启动Word2007，新建一个空白文档。（2）进行页面设置。（3）制作发文机关标识。（4）制作发文字号。（5）红色线条的制作。（6）输入公文正文的标题文字“关于开展我省市厅级政府部门网站评比的通知”，并设置为小二号宋体字，段落居中，段前和段后距都设置为“0.5行”。

372023/2/52.3.2利用Word编排公文

（7）输入正文，并设置为三号仿宋体，其中标题进行加粗处理，首行缩进两个字符。（8）输入公文署名和成文日期，设置为三号仿宋体，段落水平方向设置为右对齐。（9）主题词、抄送机关、印发机关和印发时间以及打印份数的制作。

（10）将文档进行保存处理。382023/2/52.3.3套用现成模板来创建公文

【例2-3】请利用Word2007中的现成模板，来制作教材图2-18所示的“通知”公文。

具体操作步骤如下：（1）启动Word2007。（2）单击“Office按钮”→“新建”菜单项，弹出“新建文档”对话框，从左侧的“模板”区域可以看到已经安装的模板、我的模板、根据现有文件创建等信息，可以选择之后在其基础上来创建相应的文档；另外，如果本地电脑上没有所需要的模板，还可以在下面的“MicrosoftOfficeOnline”下面的类型列表中选择，然后在本机连接因特网的情况下，到微软公司Office软件的官方网站上去下载，然后安装到本地机器。

392023/2/52.3.3套用现成模板来创建公文

（3）单击“模板”区域下面的“我的模板”菜单项，弹出“新建”对话框，其中已经有编者已经事先下载、安装好的“公文模板”。（4）选取“公文模板”图标并单击“确定”命令按钮后，很快生成一个基于原公文模板的一个空白公文文档，其中各个部分的格式已经设置好。（5）根据需要，用实际的文本内容替换空白文档中的一系列“×××”即可。402023/2/52.4复杂长文档的编排方法2.4.1输入调研报告的文档内容12.4.2使用样式统一文档格式22.4.3脚注与尾注的添加3

2.4.4目录的制作42.4.5封面的制作52.4.6页眉的设置6412023/2/52.4复杂长文档的编排方法【例2-4】按照学校的要求，某学校现代教育技术中心的几位教师对学校多媒体教学情况进行了调研。通过调查研究，他们发现当前高校多媒体教学中存在一些亟待解决的问题。于是他们决定成立专门课题组，认真深入研究，传写调研报告，以便发现问题，找到不足，提出解决问题的对策，合理确定保证今后学校多媒体教学质量的保障体系。现在课题组已将情况调查清楚，资料搜集完整，需要由负责人撰写课题的调研报告。由于目前学校主管领导已经不再接收手稿报告，现在负责人必须自己编排打印该报告。422023/2/52.4复杂长文档的编排方法编排效果：整个报告的编排效果如教程图2-26所示，是用Word2007完成的，共15页。因页码内容太多，只显示了全部论文整体排版后的总体页面显示效果，第1页为封面，第2页为目录，第15页下半部分为参考文献，其余中间部分为论文正文，第6页、第7页正文中插入了表格，表格的标题中还加入了一些说明和解释信息，这些内容以脚注的形式显示在本页最下面，第7页还有图表，除封面页、目录页外，其他页面均标有页码和页眉。432023/2/52.4.1输入调研报告的文档内容

（1）启动Word2007，新建一个空白文件，并进行一定的页面设置。（2）按照2.2节介绍过的单纯输入原则，输入调研报告的所有文字内容，先不用考虑其格式设置，另外要注意各级标题的编号事先设计好，一并输入。（3）在报告中的适当位置插入表格、图形和图表等对象，并作好环绕方式的设置，起到表格和图形、图表的编号和名称，其中：图形的序号、名称要以图题的方式（如“图2-1操作流程图”）放到图形下面，而表格的序号、名称要以表题的方式（如“表2-1公司销售表”）放到表格的上方。一般来讲，图形的442023/2/52.4.1输入调研报告的文档内容

环绕方式都设置为“嵌入型”，而关于表格和图表的制作，本书将在后续的章节进行详细的讲解。另外，对于这种以文字为主的调研报告中的表格和图表，可以在其他地方利用Excel软件先制作好，然后复制到报告中。（4）全部图文内容都输入完毕之后，将报告以其标题“我校多媒体教学现状调研及其质量保障体系问题研究”作为文件名，保存到一个适当的位置。452023/2/52.4.2使用样式统一文档格式

使用样式，可以很好地来统一本实例调研报告中的文档格式。操作步骤如下：（1）把调研报告的题目套用“标题1”样式。（2）把“第1章前言”的章标题套用“标题2”样式。（3）选定上面设置好格式的章标题，然后双击格式刷，去刷取调研报告中的其他章标题，这样使得整个调研报告中的有章的标题，都设置为统一的格式，并且都是二级标题。（4）按照与操作类似的方法，再对报告中的所有节标题，套用“标题3”样式。（5）根据需要，再把报告中的其他项目标题、表格标题、图形标题都套用样式。462023/2/52.4.3脚注与尾注的添加

下面以添加脚注为例，说明其操作方法。操作步骤如下：（1）先将光标定位在需要插入脚注的位置，也就是需要进行解释的文字处。（2）单击“引用”→“脚注”→“插入脚注”命令按钮，之后在当前页的下面画出一条左对齐的短直线，下面显示出一个数字“1”，光标停留到它的后面；同时，原来光标所在位置也添加上一个上标数字“1”，如图2-30所示。（3）在页面下面的脚注区“1”的后面，输入需要进行解释和说明的文字即可。472023/2/52.4.3脚注与尾注的添加

图2-30插入脚注的编辑界面482023/2/52.4.4目录的制作

Word可方便地抽取标题文字，快速制作随文档内容更新的自动目录。操作步骤如下：（1）将光标置于调研报告正文的最前面，按下<Ctrl＋Enter>组合键，插入一个分页符,从而在原文档的前面添加了一个空白页。（2）在新建的空白页最上面输入“目录”两个字，设置段落居中，字号设为三号。（3）将下回车键，将光标放置到“目录”文字所在行的下一行。（4）单击“引用”→“目录”→“目录”命令按钮，从弹出的下拉菜单中选择“插入目录”菜单项，打开“目录”对话框，并切换到“目录”选项卡，如图2-34所示。492023/2/5

（5）在如图2-9所示的对话框中，检查“打印预览”中的显示是否符合要求。（6）确定无误后，根据需要可以选择是否要显示页码、页码是否右对齐，并可以设置制表符前导符号、目录格式以及目录层次，然后单击“确定”按钮。图2-34“目录”对话框中的“目录”选项卡502023/2/52.4.5封面的制作

调研报告完成后，为了使整体效果更正规，应该在前面加一个封面。操作步骤如下：（1）将光标放置到前面的“目录”文字前面，也是整个文档（包括目录）的最前面。（2）单击“插入”→“页”→“封面”按钮，弹出各种封面类型。（3）从中选择一种封面类型（本例中选择“传统型”），并单击其所对应的按钮。（4）之后，将在文档的最前面插入一个单独的目录页，在该页合适的位置，已经设置好了文章类型、文章标题、作者单位、作者姓名以及撰写时间等信息。（5）根据实际需要，在相关位置输入本文档封面的相关信息，并进行适当排版即可。512023/2/52.4.6页眉的设置

在完成本例子中的页眉设置过程中，需要注意以下内容：（1）插入页码的操作，可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页码”命令按钮来实现；而插入页眉，可通过单击“插入”→“页眉和页脚”→“页眉”命令按钮来实现。（2）要想使首页、奇数页、偶数页的页眉不同，操作时只要先在“页面设置”的“版式”对话框中将“页眉页脚”区域的“奇偶页不同”和“首页不同”选上，然后再设置页眉页脚，系统就会提示单独地设置首页、奇数页、偶数页的不同页眉。522023/2/52.4.6页眉的设置

（3）要想使封面、目录中不显示页眉，而在正文中显示页眉，操作时需要在目录的最后插入一个从“下一节”开始的分节符，使封面、目录与正文内容分别属于两个“节”，这样在两个不同的“节”中就可以进行不同的操作——可以在封面、目录中不设置页眉，而在正文中可以设置页眉。但是，在设置正文的页眉时，一定要记住将如图2-41所示“页眉页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮按下，使之不起作用，否则在后面对正文区中设置的页眉，也会作用于前面的封面和目录中，达不到本例页眉设置的目的需要。图2-41“页眉页脚”工具栏上的“链接到前一条页眉”按钮532023/2/52.5办公文档中图形对象的制作2.5.1办公中的简易流程图制作12.5.2办公文档中的公式编辑2542023/2/52.5.1办公中的简易流程图制作

1．绘制图框（1）单击“插入”→“插图”→“形状”命令按钮，从弹出基本图形形状列表的“流程图”区域中，选择“过程”按钮（方块），待鼠标变成十字型，在文档的编辑区按住鼠标左键，然后进行拖动，画出流程图中的第一个过程图框。（2）选中画好的第一个过程图框，按下<Ctrl>键拖动，再复制出四个一样的图框。（3）按照步骤（1）的操作，再次选择“流程图”区域中的“决策”按钮（菱形），通过鼠标拖动，画出所需的决策图框。

552023/2/52.5.1办公中的简易流程图制作

（4）根据实际需要，调整图框之间的相对位置，最后的效果如图2-43所示。

图2