access的第四章表的

数据库管理系统应用第4章表目录4.1创建表4.2修改表4.3管理表4.4记录的操作4.5建立索引和表间关系数据表的结构设计与字段属性设置数据表的修改、管理与维护索引和表间关系的创建与修改学习要点4.1创建表

4.1.1

字段的基本属性4.1.2使用数据表视图创建表4.1.3使用设计视图创建表4.1.4打开和关闭表4.1.5字段的常规属性4.1.6字段的查阅属性4.1.7设置主键4.1.8输入数据4.1创建表

表是Access数据库最基本的对象，其他的数据库对象，如查询、窗体和报表等都是在表的基础上建立并使用的。4.1创建表

数据表由表结构和表内容两部分组成，先建立表结构，然后才能输入数据。数据表结构设计主要包括字段的：基本属性、常规属性和查阅属性的设置。基本属性：字段名称、数据类型和说明

1、字段名称

（1）字段名称的长度为1～64个字符。（2）不能以空格开头。字段名称唯一，且符合Access的对象命名规则：4.1.1字段的基本属性（3）不能使用控制字符（ASCII码值0～31）。（4）不能使用句点"."、惊叹号"!"、重音符号"`"和方括号"[]"。（5）可以使用汉字、字母、数字、空格和其它特殊字符。4.1.1字段的基本属性数据类型决定了字段中所能保存的数据种类：2、数据类型（1）文本（Text）文本型字段可存放字符、数字或字符与数字的组合，

不能用于计算。最多255个字符，默认为255个字符。4.1.1字段的基本属性（2）备注（Memo）

可以保存长度较长的文本，用于注释或说明。（3）数字（Number）存放可以用来进行算术计算的数值数据，分为：字节（Byte，1字节）、整型（Short，2字节）长整型（Long，4字节）、单精度（Single，4字节）双精度（Double，8字节）

、小数（Decimal，12字节）同步复制ID（Guid，16字节）共七种类型。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（4）日期/时间（DateTime）

日期/时间型字段用于存储日期、时间或日期时间组合，日期范围为100～9999年的日期与时间值。长度固定为8个字节。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（5）货币（Currency）

用于表示货币，等价于具有双精度属性的数字字段类型，小数点左边最多为15位，右边可精确到4位，长度固定为8个字节。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（6）自动编号（Counter）

自动编号类型较为特殊，每次向表中添加新记录时，Access自动插入唯一的顺序编号或随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记录相连，不能更新。2、数据类型4.1.1字段的基本属性如果删除了表中记录，Access并不会为表的自动编号字段重新编号。当添加新记录时，Access也不再使用已被删除的自动编号字段的数值，而是重新赋值。自动编号分为长整型（4字节）和同步复制ID（16字节）两种类型。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（7）是/否（YesNo）

又称为布尔型，用于存储逻辑值，即两种不同取值中的一个，如：True/False、Yes/No、On/Off等。长度为1个字节2、数据类型4.1.1字段的基本属性（8）OLE对象（OLEObject）

OLE对象型字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE对象。OLE对象是指在其它使用OLE协议的应用程序中创建的对象（如WORD文档、EXCEL电子表格、图像、声音或其它二进制数据）。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（9）超链接（Hyperlink）

用来保存超级链接（如文件位置、电子邮件地址或网站URL）。当单击一个超级链接时，系统将使用默认程序打开文件或网站、根据超级链接地址到达指定的目标。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（10）附件

用来保存图像、文档等其它类型的文件内容（Access文件不能直接保存），与电子邮件中的附件非常类似，可以添加、删除附件，也可以将附件另存为文件，或将所有附件保存到一个文件夹中。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（11）计算

“计算”类型的字段值为给定的一个表达式的值。

表达式值的类型可指定为“单精度型”、“双精度型”、“整型”、“长整型”、“同步复制ID”、“小数”、“文本”、“日期/时间”、“备注”、“货币”、“是/否”。2、数据类型4.1.1字段的基本属性（12）查阅向导（LookupWizard）

对于文本型、数字型和是否型字段可采用查阅向导，使用组合框来选择另一个表或列表中的值作为该字段的内容。2、数据类型在表的设计视图中，从数据类型列表中重新选择“查阅向导”，将打开向导进行定义。其它类型的字段不能使用查阅向导。4.1.1字段的基本属性字段说明是可选的，用于帮助说明该字段的含义及用途。当在窗体上选择该字段时，状态栏上显示该说明。3、说明4.1.1字段的基本属性Access创建表的方法：

1、使用数据表视图创建表

2、使用设计视图创建表 3、通过数据导入创建表

4.1创建表

4.1.2使用数据表视图创建表

打开

Access2010，在新建“空数据库”后，系统默认显示“表1”的“数据表视图”，可以直接输入字段名和字段值。

打开已有的Access数据库，单击“创建”选项卡的“表格”组中的“表”按钮，可同样打开“表1”的“数据表视图”，通过输入数据创建表。

使用数据表视图创建表，边输入数据边设计表的结构。【例4-1】在“教务管理”数据库中通过“数据表视图”窗口创建“员工”表。4.1.2使用数据表视图创建表

设计器是设计表结构的主要工具。先使用“设计视图”创建新表的结构，对字段名称、字段类型、字段大小等属性进行设计，切换至“数据表视图”，再输入表中数据。【例4-2】在“教务管理”数据库中使用“设计视图”窗口创建“账目”表的结构（如表4-2所示）。4.1.2使用设计视图创建表表4-2“账目”表的结构4.1.3使用设计视图创建表字段名称数据类型字段大小科目代码文本6科目名称文本20科目类别文本15备注文本255期初借方金额货币期初贷方金额货币利用已有的数据文件创建新表，这些数据文件可以是电子表格、文本文件或其他数据库系统创建的数据文件。通过数据导入创建表：利用Access系统的数据导入功能可以将数据文件中的数据导入到当前数据库中。

相关内容将在“4.3.3导入与导出表”中介绍。4.1创建表

在创建表之后，如果表的设计尚未完成，或者需要对已设计好的表进行修改，均可重新打开表，对表继续设计或修改；

在对表的操作完成之后，应该及时将其关闭。4.1.4打开和关闭表1.打开表4.1.4打开和关闭表1）在“数据表视图”窗口中打开表2）在“设计视图”窗口中打开表3）在“数据表视图”与“设计视图”之间进行切换方法1：双击已建立的表，直接打开；方法2：选中表，右击表—【打开】命令。2.关闭表4.1.4打开和关闭表直接单击窗口的“关闭”按钮。右击窗口的标题栏，执行“关闭”命令。单击窗口的控制菜单栏，执行“关闭”命令。直接双击窗口的控制菜单栏。

字段属性决定了如何存储和显示字段内容。每种类型的字段都有一个特定的属性集。

在设计视图中创建表结构时，主要确定的是字段的基本属性。除此以外，字段还有常规属性和查阅属性也可在设计视图中进行设定。4.1创建表

查阅属性基本属性常规属性4.1创建表

常规属性1属性作用字段大小设置文本、数字和自动编号型字段中数据的范围格式控制显示和打印数据的格式，预定义或自定义格式小数位数数据的小数位数，默认为“自动”，范围是0～15标题用于设置字段在窗体中的显示标签输入掩码指定用户输入数据的格式默认值指定字段的默认值，自动编号和OLE型无此属性4.1.5字段的常规属性属性作用有效性规则一个逻辑表达式，输入的数据必须满足该表达式有效性文本当输入的数据不符合规则时，显示的提示信息必需该属性决定是否出现Null值允许空串文本或备注型字段是否允许零长度字符串("")索引是否建立索引及索引的类型文本对齐指定控件内文本的对齐方式常规属性24.1.5字段的常规属性1.字段大小文本型字段的宽度范围为1～255个字符，系统默认为255个字符，以实际输入的字符数来决定所需的磁盘存储空间字段大小用于设置文本型和数字型字段的宽度4.1.5字段的常规属性数字型字段宽度共有7种可选择的字段大小：字节、整型、长整型、单精度型、双精度型、同步复制ID、小数，系统默认是长整型。4.1.5字段的常规属性1.字段大小数字型字段大小类型作用小数位占用空间字节0～255(无小数位)的数字1个字节整型－32768～32767(无小数位)的数字2个字节长整型－2147483648～2147483647(无小数位)数字4个字节单精度型负值：－3.4×1038～－1.4×10－45的数字正值：1.4×10－45～3.4×1038的数字74个字节双精度型负值：－1.797×10308～－4.9×10－324的数字正值：4.9×10－324～1.797×10308的数字158个字节同步复制ID用于存储同步复制所需的全局唯一标识符16个字节小数－9.999…×1027～+9.999…×1027的数字1512个字节2.格式用来规定数字/货币型、日期/时间型、是/否型及文本/备注型字段的数据显示或打印格式，对存储数据没有影响。系统提供两种类型的格式属性符：预定义格式属性和自定义格式属性4.1.5字段的常规属性字段的预定义格式字段类型预定义格式显示数字/货币型常规数字(默认值)3456.789货币￥3,456.79欧元€3,456.79固定3456.79标准3,456.79百分比123.00%科学记数3.46E+03日期/时间型常规日期(默认设置)1994-6-1917:34:23长日期1994年6月19日中日期94-06-19短日期1994-6-19长时间17:34:23中时间下午5:34短时间17:34是/否型真/假True/False是/否Yes/No开/关On/Off字段的自定义格式1字段类型格式符说明数字/货币型.（英文句号）小数分隔符。分隔符在Windows区域设置中设置,（英文逗号）千位分隔符0数字占位符。显示一个数字或0#数字占位符。显示一个数字或不显示$显示原义字符“$”%百分比。数字将乘以100，并附加一个百分比符号E–

或e–科学记数法，在负数指数后面加上一个减号(-)，在正数指数后不加符号。该符号必须与其他符号一起使用，如0.00E-00或0.00E00E+或e+科学记数法，在负数指数后面加上一个减号(-)，在正数指数后面加上一个正号(+)。该符号必须与其他符号一起使用，如0.00E+00文本/备注型@要求文本字符（字符或空格）&不要求文本字符<强制所有字符为小写>强制所有字符为大写字段的自定义格式2字段类型格式符说明日期/时间型:（英文冒号）时间分隔符/日期分隔符d根据需要以一位或两位数显示日（1到31）dd固定用两位数字显示日（01到31）m一年中的月份，根据需要以一位或两位数显示（1到12）mm一年中的月份，以两位数显示（01到12）yy年的最后两个数字（01到99）yyyy完整的年（0100到9999）h小时，根据需要以一位或两位数显示（0到23）hh小时，以两位数显示（00到23）n分钟，根据需要以一位或两位数显示（0到59）nn分钟，以两位数显示（00到59）s秒，根据需要以一位或两位数显示（0到59）ss秒，以两位数显示（00到59）是/否型;最多含三个部分：分号占位符、“是”的显示文本、“否”的显示文本。如：;"Always"[Blue];"Never"[Red]

表示用蓝色的词“Always”来代表“是”，以红色的词“Never”来代表“否”""[]【例4-3】在“教务管理”数据库中，按下列要求设置表中字段的格式：（1）设置“教师”表中“参加工作日期”字段格式为“长日期”。（2）设置“学生”表中“出生日期”字段的格式为“XX月XX日XXXX年”形式。要求：月日为两位显示、年4位显示，如“09月10日2015年”。（3）将“成绩”表中“成绩”字段的“格式”属性设为“标准”，“小数位数”为0。（4）设置“工资”表中“基本工资”字段的“格式”属性为“货币”，“小数位数”为2。4.1.5字段的常规属性3.输入掩码输入掩码控制用户输入字段值的格式如果为某个字段既定义了输入掩码，又设置了格式属性，则格式属性在数据显示时优先于输入掩码的设置4.1.5字段的常规属性

<输入掩码格式符>;[0|1];[占位符]0

——保存空格1——不保存空格，默认值为1占位符——可用任意字符，默认为下划线_仅文本型和日期/时间型字段提供输入掩码向导，其它数据类型只能自定义输入掩码：3.输入掩码4.1.5字段的常规属性输入掩码符符号含义说明0数字必须输入数字(0～9)9数字或空格可以选择输入数字或空格#数字或空格可以选择输入数据或空格，允许输入加号和减号L字母必须输入字母(A～Z)?字母可以选择输入字母(A～Z)A字母或数字必须输入字母或数字a字母或数字可以选择输入字母或数字&任一字符或空格必须输入一个任意的字符或一个空格C任一字符或一个空格可以选择输入一个任意的字符或一个空格.,

:;-/数字小数点占位符及千位、日期与时间的分隔符<所有字符转换为小写将所有字符转换为小写>所有字符转换为大写将所有字符转换为大写!输入掩码从右到左显示使输入掩码从右到左显示，而不是从左到右显示。\其后字符显示本来含义使接下来的字符以原义字符显示（如，\A只显示A）【例4-4】在“教务管理”数据库中，设置“课程”表中“课程代码”字段的“输入掩码”属性，要求只能输入7位数字或字母。4.1.5字段的常规属性4.标题如果设置了字段的“标题”属性，则在显示表数据时，表中列的栏目名称将显示“标题”属性值；否则显示字段的“字段名称”属性。在数据表视图中，若双击列的栏目名称处，修改栏目名称，则将删除字段的“标题”属性值并相应修改字段的“字段名称”属性。4.1.5字段的常规属性5.默认值在向表中追加记录时，Access自动为字段填入设定的默认值。默认值可以是常量、函数或表达式，其数据类型应与字段的数据类型保持兼容。4.1.5字段的常规属性【例4-5】在“教务管理”数据库中，分别设置“课程”表中“学分”字段的默认值为3、

“学时”字段的默认值为54、

“必修课”字段的默认值为真，设置“学时”字段的相关属性，使其在“数据表视图”窗口中显示标题为“总学时”。4.1.5字段的常规属性6.有效性规则与有效性文本有效性规则是一个逻辑表达式，用户输入字段中的数据必须满足该表达式，使表达式的值为真。当焦点离开此字段时，Access检测输入的数据是否满足有效性规则，如不满足，则根据“有效性文本”设置的内容提示相应信息。4.1.5字段的常规属性有效性规则中的表达式通常包括比较运算符和逻辑运算符运算符含义<小于<＝小于等于>大于>＝大于等于＝等于<>不等于In所输入数据必须等于列表中的任意成员Between“BetweenAandB”代表所输入的值必须在A和B之间Like必须符合与之匹配的标准文本样式6.有效性规则与有效性文本4.1.5字段的常规属性有效性规则中的表达式通常包括比较运算符和逻辑运算符

6.有效性规则与有效性文本4.1.5字段的常规属性运算符含义NotNotA:若A为True，

结果为False；

A为False，结果为TrueAndAAndB仅当A与B同时为True时，结果为TrueOrAOrB仅当A与B同时为False时，结果为False【例4-6】在“教务管理”数据库“学生”表中，设置字段“有效性规则”和“有效性文本”属性：（1）“姓名”字段的“有效性规则”为：不能是空值；“有效性文本”为“姓名不能是空值！”。（2）“性别”字段的“有效性规则”为：只能输入“男”或“女”；“有效性文本”为“请输入男或女”。4.1.5字段的常规属性【例4-6】在“教务管理”数据库“学生”表中，设置字段“有效性规则”和“有效性文本”属性：（3）“入学日期”字段的“有效性规则”为：输入的日期必须在2015年8月1日之后（不含2015年8月1日）；“有效性文本”为：“请重新输入入学日期”。（4）“出生日期”字段的“有效性规则”为：年龄大于等于10且小于等于60；“有效性文本”为：“出生日期错误”。4.1.5字段的常规属性7.必需“必需”属性取值只有“是”和“否”两项。当设置为“是”时，表示必须在字段中输入内容，不允许本字段为空。4.1.5字段的常规属性8.允许空字符串该属性仅对文本型字段有效，取值只有“是”和“否”两项，当设置为“是”时，表示字段可以不填写任何字符。4.1.5字段的常规属性9.索引用于设置单一字段索引。索引用于提高对索引字段的查询速度及加快排序与分组操作。4.1.5字段的常规属性10.文本对齐指定文本的默认对齐方式，初始值为常规，可设置为：左、居中、右、分散。4.1.5字段的常规属性【例4-7】在“教务管理”数据库中，设置“教师”表中的“姓名”字段的常规属性：

“姓名”字段为“必需”字段、

“有重复”索引、

“文本对齐”方式为“居中”。4.1.5字段的常规属性字段的查阅属性选项卡的【显示控件】属性仅对文本型、数字型和是/否型三种字段有效。4.1.6字段的查阅属性为文本型和数字型的字段提供了3个选项值：

文本框（默认值）、列表框和组合框为是/否型的字段提供了3个选项值：复选框（默认值）、文本框和组合框※

对于一些取值相对固定的字段，如“院系名称”、“政治面貌”、“学位”等，采用字段的【查阅向导】数据类型或设置字段的【查阅】属性，给数据输入带来便利。4.1.6字段的查阅属性【例4-8】在“教务管理”数据库中，按下列要求设置“教师”表中的字段属性：（1）使用“查阅向导”为“性别”字段创建查阅列表，下拉列表中显示“男”和“女”两个选项值。（2）设置“职称”字段的输入方式为列表选择“教授”、“副教授”、“讲师”和“助教”等选项值。（3）设置“教师”表中的“院系代码”字段的相关属性，使其取值来自于“院系”表中的相应字段。4.1.6字段的查阅属性主键（也称主码、主关键字）是用于唯一标识表中每条记录的一个或一组字段。一个表至多定义一个主键，且主键的值是唯一的，可避免任何重复的数值或Null（空）值保存到主键字段中。主键可分为三类：

自动编号主键

单字段主键

多字段主键（至多包括10个字段）4.1.7设置主键在设计视图中，设置表的主键的操作步骤：（1）选中字段(采用下列方法之一)：单击字段名左侧的行选定器，选择字段所在行如果要设置多字段主键，先按住Ctrl键，然后单击其它字段左侧的行选定器。若主键中的多个字段是连续的相邻字段，则选中第一字段后按住Shift键再单击选中最后一个字段，或者按住鼠标左键拖动选中多个字段。4.1.7设置主键在设计视图中，设置表的主键的操作步骤：（2）【设计】选项卡“工具”组中的【主键】按钮，

或右击鼠标，执行快捷菜单中的【主键】命令。（1）选中字段4.1.7设置主键【例4-9】在“教务管理”数据库中，设置相关表的主键并判断其中的外键：（1）分析“教师”表的字段构成，判断并设置其主键。（2）分析“授课”表的字段构成，判断并设置其主键。（3）分析两个表对象“教师”和“授课”的字段构成，判断其中的外键，将其名称作为“授课”表的“说明”属性内容。4.1.7设置主键在“数据表视图”中输入数据：1.插入新记录单击“开始”选项卡“记录”组的“新建”按钮。右击记录选定器按钮，执行“新记录”命令。单击记录导航器上的新记录按钮。直接鼠标单击，进入新记录行。2.输入数据

4.1.8输入数据4.1.8输入数据1）输入文本型、数字型、货币型以及备注型字段数据：

将光标定位到字段中直接输入。2）输入“日期/时间”型字段数据：

不需要输入整个日期，系统会按输入掩码来规范输入格式、按格式属性中的定义显示数据。4.1.8输入数据3）输入“是/否”型字段数据：

对“是/否”型字段，输入数据时默认显示复选框。

选中表示输入了“是”，不选中表示输入了“否”。4.1.8输入数据4）输入“OLE对象”型字段数据：右击——【插入对象】

——打开【插入对象】对话框。

5）输入“超链接”型字段数据：右击——【超链接】

或直接输入网址4.1.8输入数据6）输入“附件”型字段数据空白：双击——打开“附件”对话框，

可添加多个附件

有附件：右击——【管理附件】

7）“计算”型字段4.1.8输入数据8）“自动编号”和“查阅向导”类型4.1.8输入数据【例4-10】在“教务管理”数据库中，打开“学生”表，输入两条记录(如表4-10所示)。学号姓名性别出生日期政治面貌民族代码籍贯入学日期院系代码照片11130310219王韦男1991-10-2团员02江苏镇江2009-9-1130310photo.bmp11130310220李娜女1992-4-28党员03浙江杭州2009-9-11303104.2修改表

4.2.1修改表结构4.2.2修改数据1.添加、删除、重命名字段和调整字段次序2.修改字段的数据类型3.修改字段的其它属性4.修改表属性4.2.1修改表结构1）添加字段

直接在最后一个字段下面新建字段【表格工具】—【设计】—【插入行】命令

右击——【插入行】命令1、添加、删除、重命名字段和调整字段次序4.2.1修改表结构

2）删除字段选中字段，【表格工具】—【设计】—【删除行】右击——【删除行】命令

3）重命名字段

4）调整字段的次序1、添加、删除、重命名字段和调整字段次序4.2.1修改表结构在对含有数据记录的表进行数据类型的修改之前，应先做好表的备份工作。2、修改字段的数据类型修改数据类型可能会造成字段中数据的丢失4.2.1修改表结构在表的“设计视图”窗口中，打开“属性表”对话框，修改表属性：“说明”、“默认视图”、“有效性规则”与“有效性文本”、“筛选”、“排序依据”以及子数据表的相关属性。3、修改字段的其它属性4.2.1修改表结构4、修改表属性【例4-11】在“教务管理”数据库中，修改“学生”表的结构：（1）添加一个字段，字段名称为“学院网站”，数据类型为“超链接”。（2）在“出生日期”字段与“政治面貌”字段之间插入一个字段，字段名称为“入学年龄”，数据类型为“计算”，使用相关日期函数构建表达式，由“出生日期”与“入学日期”字段值计算“入学年龄”字段值。（3）交换“籍贯”字段与“入学日期”字段的位置。4.2.1修改表结构【例4-11】在“教务管理”数据库中，修改“学生”表的结构：（4）将“备注”字段改名为“个人简历”，数据类型改为“文本”，字段大小为200。（5）设置“出生日期”字段的默认值为1993年1月1日，“入学日期”字段的默认值为当前年份的9月1日。（6）设置表的“有效性规则”：“学号”中的第3个至第8个字符等于“院系代码”，“有效性文本”为“学号有误，请改正”。4.2.1修改表结构4.2.2修改数据在【数据表视图】中，可对数据进行修改：1、直接修改2、数据的查找与替换3、数据的复制与移动4、对数据进行拼写检查与自动更新5、利用更新查询（Update）修改数据在【数据表视图】中，将光标定位到需要修改数据的单元格中，直接修改。该方法适用于零星数据的修改。1、直接修改4.2.2修改数据当数据表中数据量较大，需要批量修改某一数据时，可以使用替换的方式，自动修改数据；也可通过设计“更新查询”完成修改（第5章）。2、数据的查找与替换4.2.2修改数据【例4-12】在“教务管理”数据库中，将“学生”表“姓名”字段中的“飞”全部替换为“非”。2、数据的查找与替换4.2.2修改数据查找时可以使用通配符进行模糊查找：

*

代表一串任意字符；

？代表一个任意字符；#

表示任意一个数字字符。在【数据表视图】中，可以复制、移动多个字段或整个记录的数据。如果复制或剪切前选中的是整个字段，则需要选中整个字段。如果复制或剪切的是记录，则同样要选中记录。3、数据的复制与移动【例4-13】在“教务管理”数据库中，将“学生”表中“姓名”为“唐宁”的记录复制到表的末尾，再将末尾记录的“学号”字段值改为“11130310222”。4.2.2修改数据利用系统的拼写检查功能，可以将所选内容中错误的英文单词标识出来，帮助用户改正。数据表视图——【开始】选项卡

——“记录”组的【拼写检查】

4、数据的拼写检查与自动更正4.2.2修改数据利用自动更正功能，可以在输入文本的过程中，自动改正所输入的错误字符。利用替换或自动更正功能，可提高用户输入数据的效率。【文件】——【选项】——【校对】——【自动更正选项】4、数据的拼写检查与自动更正4.2.2修改数据

当需要批量修改满足一定条件的记录数据时，可以通过设计“更新查询”以完成更复杂的数据修改任务，相关操作内容参见第5章查询。

5、利用更新查询（Update）修改数据4.2.2修改数据4.3管理表

4.3.1表的外观定制4.3.2表的复制、删除和重命名 4.3.3导入与导出表4.3.4链接表4.3.1表的外观定制改变字段次序、设置字段显示的行高和列宽列的隐藏与显示、冻结列设置数据表格式、改变字体、字形和字号

在【数据表视图】中打开表后，可以调整表的外观，主要操作包括：在【数据表视图】中，选中要改变顺序的字段（单个或多个相邻的字段），将其拖动到新的位置。调整表在【数据表视图】中的字段顺序，不会改变表在【设计视图】中的字段排列顺序1、改变字段显示次序4.3.1表的外观定制（1）设定行高

※

鼠标指针移到两个记录选定器的中间拖曳；

※选中行右击—【行高】命令—指定行高；※【开始】—【记录】—【其他】—【行高】。2、设置字段显示的行高和列宽4.3.1表的外观定制（2）设定列宽

※鼠标指针移至字段列的右侧交界处拖曳；※右击选定字段列—【字段宽度】—设定列宽；※【开始】—【记录】—【其他】—【字段宽度】。2、设置字段显示的行高和列宽4.3.1表的外观定制（1）隐藏列方法1：选中字段，将其列宽设置为0方法2：选中字段，【开始】—【记录】组—【其他】按钮—【隐藏字段】方法3：右击字段名称—【隐藏字段】命令3、列的隐藏与显示4.3.1表的外观定制（2）显示列

右击任一字段——【取消隐藏字段】或者【开始】选项卡—【记录】组—【其他】按钮—【取消隐藏字段】3、列的隐藏与显示4.3.1表的外观定制冻结列：方法1：选中字段，【开始】—【记录】组—【其他】按钮—【冻结字段】方法2：右击字段名称—【冻结字段】命令4、列的冻结与取消冻结4.3.1表的外观定制取消冻结：方法1：选中字段，【开始】—【记录】组

—【其他】按钮—【取消冻结所有字段】方法2：右击字段—【取消冻结所有字段】命令4.3.1表的外观定制4、列的冻结与取消冻结5、设置数据字体数据表视图中的所有字体（包括字段数据和字段名），其默认值均为宋体、常规、11号字、黑色、无下划线。4.3.1表的外观定制

数据表视图采用默认表格样式，可重新对“单元格效果”、“网络线显示方式”、“网络线颜色”、“背景色”、“替代背景色”、“边框和线型”等格式进行设置：

6、设置数据表格式【开始】——【文本格式】组右下侧设置数据表格式按钮4.3.1表的外观定制【例4-14】设置“教务管理”数据库中的“学生”表：（1）冻结“学号”和“姓名”，隐藏“院系代码”。（2）设置“学号”和“姓名”字段在“数据表视图”中的字段宽度分别为14和10。（3）“政治面貌”显示在“性别”与“出生日期”之间（4）将“学生”表的行高设为18。（5）设置“学生”表的背景颜色为“蓝色”、网格线为“黄色”、单元格显示效果为“凹陷”，文字颜色设为“白色”、字体选择“隶书”、字号为12，加粗。4.3.1表的外观定制4.3.2表的复制、删除和重命名在导航窗格中，选中表后，可执行：【开始】——“剪贴板”组中的【剪切】、

【复制】、【粘贴】等命令。也可以右击表，在快捷菜单中执行：

【复制】、【删除】、【重命名】等命令。【例4-15】在“教务管理”数据库中，建立“成绩”表的备份，命名为“tScore”。4.3.2表的复制、删除和重命名4.3.3导入与导出表可以导入Access的外部数据源

包括：

MicrosoftExcel文件

DBASE或FoxPro的数据库文件文本文件等非Access数据库文件

也包括其它Access数据库文件。1、导入表4.3.3导入与导出表

【例4-16】将素材文件夹下数据库文件“samp.accdb”中的表对象“tTemp”导入到数据库文件“教务管理.accdb”中，表名称改为“职员”。1、导入表：导入数据库中的表对象4.3.3导入与导出表

【例4-17】将素材文件夹下的Excel文件“tCourse.xlsx”导入到“教务管理”数据库的新表中。要求第一行包含列标题，选择“课程编号”字段为主键，新表命名为“选修课程”。1、导入表：导入Excel文件4.3.3导入与导出表

【例4-18】将素材文件夹下的文本文件test.txt（首行数据为字段名）导入到“教务管理”数据库中，导入的新数据表命名为“tTest”。1、导入表：导入文本文件

Access表可从另一个数据库中导入到当前数据库，也可以从当前数据库导出到另一数据库。Access表中数据还可以导出为其它类型的数据文件：包括MicrosoftExcel文件、文本文件等。操作步骤因文件类型的不同而有所不同，但操作方法基本相同。2、导出表4.3.3导入与导出表2、导出表：导出为数据库中的表4.3.3导入与导出表【例4-19】将“教务管理”数据库中的“教师”表导出到素材文件夹下的“samp.accdb”数据库文件中,要求只导出表结构定义，导出的表命名为“教师表结构”。2、导出表：导出为文本文件4.3.3导入与导出表【例4-20】将“教务管理”数据库中的“学生”表导出到素材文件夹下，以文本文件形式保存，命名为“Student.txt”。要求，第一行包含字段名称，各数据项间以分号分隔。4.3.4链接表

链接表就是在Access数据库与外部数据源之间建立一个同步的影像，使用户可以直接使用外部数据源的数据。4.3.4链接表【例4-21】在“教务管理”数据库中建立两个链接表：（1）将素材文件夹下的Excel文件“tCourse.xlsx”（第一行为字段名）链接到“教务管理.accdb”数据库文件中，链接表对象的名称为“tCourse”。（2）将素材文件夹下“samp.accdb”数据库文件中的表对象“tTemp”链接到“教务管理.accdb”数据库文件中，链接表对象命名为samp_tTemp。4.4记录的操作

4.4.1

追加记录4.4.2定位记录4.4.3选择记录4.4.4排序记录4.4.5筛选记录4.4.5删除记录4.4.1追加记录1、直接输入

在【数据表视图】中逐条输入记录2、将外部数据导入到表中外部数据作为新记录追加到指定的表中3、创建“追加查询”，将查询结果追加到表中4、执行SQL语句向表中追加记录主要有以下方法：4.4.1追加记录【例4-22】将素材文件夹下的Excel文件“成绩.xlsx”中的数据导入并追加到“教务管理”数据库中的“成绩”表的相应字段中。4.4.2定位记录3、相对定位

【开始】—“查找”组中的【转至】常用的记录定位方法有：1、查找定位2、记录号定位4.4.3选择记录单击该记录的记录选定器；或者【开始】—“查找”组中的【选择】

—【选择】

1、选择一条记录4.4.3选择记录单击第一条记录，按住鼠标左键拖动；或者选定第一个记录，按住Shift键，单击最后一个2、选择多条记录4.4.3选择记录【开始】—“查找”组中的【选择】—【全选】或者按组合键Ctrl+A或者单击数据表的左上角。3、选择所有记录4.4.4记录排序排序时可按升序，也可按降序。不同的字段类型，其排序规则有所不同。排序是根据当前表中的某一个或多个字段的值对整个表中的所有记录进行重新排列。默认情况下，Access按主码字段排序记录，如果表中没有主码，则以输入记录的次序排列。（1）文本型：英文按字母顺序排序，不区分大小写。常用汉字按拼音字母的顺序排序。数字字符小于英文字母，英文字母小于汉字字符。4.4.4记录排序

1、排序规则（2）数字型、货币型、自动编号型：

按数值大小（3）日期/时间型：根据年月日依次比较大小。（4）是/否型：是（Yes、True、On）小于否（No、False、Off）。

1、排序规则4.4.4记录排序（5）计算类型：按照“计算”类型字段指定的“表达式”的值比较大小。注：

备注型、超链接型、OLE对象型的字段不能排序。

1、排序规则排序完成后，关闭或保存表后，排序次序将与表一起保存4.4.4记录排序※【开始】—“排序和筛选”组【升序】/【降序】※右击字段—【升序】/【降序】※单击字段右侧下拉按钮—【升序】或【降序】

2、单字段排序先单击要排序的字段，然后进行下列操作之一：4.4.4记录排序方法1：当需要按多个字段的值排列记录时，可按照逆序的方式分别对每个字段设定排序方式。方法2：【开始】—“排序和筛选”组【高级筛选选项】按钮—【高级筛选/排序】，依次设定每个字段的排序方式。

3、多字段排序4.4.4记录排序在“开始”选项卡的“排序和筛选”组中，单击“取消排序”按钮，表中记录恢复为默认顺序。4、取消排序4.4.4记录排序【例4-23】在“教务管理”数据库中，将“学生”表中的记录先按“性别”字段的升序排列、“性别”相同时再按“姓名”字段的降序排列。4.4.5筛选记录1、筛选器2、按选定内容筛选/内容排除筛选3、按窗体筛选4.4.5筛选记录【例4-24】在“教务管理”数据库中，打开“学生”表，在姓“王”的少数民族学生的“个人简历”字段中输入“少数民族”。注：汉族的民族代码为“01”，其余代码表示少数民族；“个人简历”字段名称是例4-11对“备注”字段重命名后的结果。4.4.5筛选记录4、高级筛选/排序5、应用筛选6、取消筛选4.4.5筛选记录【例4-26】在“教务管理”数据库中，对“工资”表执行“高级筛选/排序”，分别按“基本工资”、“岗位津贴”、“奖金”三个字段的降序、升序和降序排序，显示所有“基本工资”介于2500和3500之间（含2500、不含3500）的记录。

4.4.6删除记录1、直接删除：在【数据表视图】中进行；2、查询删除：通过设计“删除查询”将所有符合条件的记录全部删除。【例4-27】在“教务管理”数据库中，将“成绩”表中成绩小于等于50分的记录全部删除。4.5建立索引和表间关系4.5.1索引4.5.2表间关系4.5.3主表和子表索引：根据用户选择的创建索引的字段来存储记录的位置，可以更快速地查找和排序。一个数据库中可以建立多个表，建立表间关系时系统自动在表中创建普通索引。4.5建立索引和表间关系在创建表间关系后，可以设置参照完整性规则，这是一组控制删除或修改相关表数据方式的规则。设置参照完整性规则前，需要主表对共同字段创建主索引或唯一索引，否则出错。4.5.1索引表的主键将自动设置为主索引OLE对象型、附件型与计算型字段不能参与索引唯一索引：索引字段的值不能重复。若在该字段中输入了重复数据，系统就会提示操作错误。若某个字段的值有重复，则不能创建唯一索引。一个表可以创建多个唯一索引。1、索引类型主索引：同一个表可以创建多个唯一索引，其中之一可设置为主索引，主索引字段成为主键。一个表只能创建一个主索引。1、索引的类型普通索引：索引字段的值可以重复。一个表可以创建多个普通索引。4.5.1索引2、创建索引1）自动创建2）设置字段的“索引”属性3）在“索引”对话框中创建索引4.5.1索引2、创