项目报告写作方法

报告写作培训目录逻辑的思考和写作解决问题的过程组织思考行动产生假设/决定分析方法/收集信息编写工作计划工作报告2工作报告1从数据中得出结论组织逻辑的论证形成建议最终报告2最终报告1提供详细的事实，作为报告的基础收集数据，进行分析写报告商业报告的形成是一个思考到行动的连续过程“太好了，看到电视上那么多葡萄广告，我现在特想吃葡萄”，妻子在你走向衣柜拿外衣时说，“也许你还可以再买点牛奶。”你从衣柜中拿出外衣，妻子则走进了厨房。“我看看碗橱里的土豆够不够。对了，我想起来了，我们已经没有鸡蛋了。我看看，对，我们还是该买一些土豆了。你穿上外衣向门口走去。“再买些胡萝卜，也可以买些桔子.”你打开房门。“还有黄油”你开始下楼梯“苹果”你坐进汽车“再买点酸奶油”“还有没有？”“没有了，谢谢你”你能记住妻子让你买的9样东西吗？大多数男人回来只买了报纸和葡萄神奇的数字7—妻子要丈夫买什么，您记住了多少？蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油水果葡萄桔子苹果蔬菜土豆胡萝卜购买食物这样，您能记住多少？数据是...信息是…“数据”和“信息”•

某个竞争者的管理费用非常低• A公司的市场份额是40%• A公司政策在不同部门中执行不一致•

竞争者占中端市场的份额在增长• A公司有五个部门数据是一系列不连贯的、片断的信息高抽象度低什么是数据?观点AA公司有五个部门公司政策在不同部门中执行不一致这导致不同部门的绩效报告方式不一致需要调整绩效评估的方法，使绩效具有可比行逻辑是片断信息间的关系的系统逻辑流观点BA公司有五个部门公司政策在不同部门中执行不一致这是因为某些政策与核心部门的目标不一致公司政策应重新制订什么是逻辑?王部长来电话说他3点钟不能来参加会议。李科长说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以，但10:30以前不行。张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有人订。会议时间订在星期四11点似乎比较合适。您看可以吗王部长今天不行李科长明天10:30以后可以张书记星期四以前不行会议室明天无法预定会议室星期四可以预定星期四可以开会吗？看一看没有经过组织的信息对王部长和李科长更方便张书记也可以参加会议会议室有空今天的会议改在星期四11:00开经过组织的信息中心思想非常清晰，易于理解今天的会议改在星期四11:00开，因为：对王部长和李科长更方便王部长来电话说他3点钟不能来参加会议李科长说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以但10:30以前不行张书记也可以参加会议张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶回来会议室有空会议室明天已经有人预定了但星期四还没有人订...使沟通的信息与受众的目标一致所有有效沟通的元素都是按照一个简单的原则形成的…受众希望…•

推荐的行动方案是清晰的•

迅速并容易理解我们所传递的信息•

对我们材料的准确性有信心这通过…来达成行动计划非常明显意见的推进非常清晰绝对令人信服的支持材料我们的受众通常希望什么?但是，用传统的结构组织的文章中，结论往往埋藏在章节的最后王部长来电话说他3点钟不能来参加会议。李科长说他不介意晚一点开会,把会放在明天开也可以，但10:30以前不行。张书记的秘书说，张书记明天较晚时间才能从北京赶回来。会议室明天已经有人预定了，但星期四还没有人订。会议时间订在星期四11点似乎比较合适。您看可以吗关键信息:章:节:段落:通过逻辑的框架组成的结构应用金字塔结构解决办法：创建一个逻辑的结构框架把论证的重点从论述的细节中提炼出来把结论清晰地提到每节的开头部分把材料用一种预先说明的形式表达出来，便于理解每个结论通过合理的逻辑连接形成自上而下的表达方式逻辑金字塔是传递基于信息的材料的最佳结构每一层的分组是否互相排斥？每一层次的思想是否完全并正确地概括了它下一层次的分组内容?每组的思想是否属于同一范畴？每组的内容是否按逻辑组织，即：要么......列举理由、步骤、事实等

或...形成意见的一条链，导向一个“因此”的结论检查你的金字塔结构的合理性从数据...金叶公司.工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理对两个潜在买主来说，位置具有重要优势包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器Artux的生产能力在增长，可以吸纳新的操作员双喜公司分销门店的中心哈尔滨股份公司有三个购买厂址的潜在买主这些优势每个价值在人民币X到X之间混合和填充设备能卖给自有品牌供应商出售厂址将产生收益X到X亿人民币在哈尔滨面包业务的面粉厂附近工头和药剂师可以分配到北海的工厂7号厂所有的资产能被有效地重新配置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的位置双喜公司因此出售厂址的收益将在X到X亿人民币之间大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置

...到故事逻辑创建一个逻辑的结构－金字塔金叶公司.工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理对两个潜在买主来说，位置具有重要优势包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器操作员可以被吸纳到产能正在增长的Artux中双喜公司分销门店的中心哈尔滨股份公司有三个购买厂址的潜在买主这些优势每个价值在人民币X到X人民币之间混合和填充设备能卖给自有品牌供应商出售厂址将产生收益X到X亿人民币靠近哈尔滨股份面包业务的面粉厂工头和药剂师可以分配到北海的新工厂7号厂所有的资产能被有效地重新配置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的岗位双喜公司因此出售厂址的收益将在X到X亿人民币之间大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置现在轮到你们了…7号厂所有的资产能有效地被重新配置出售厂址将产生X到X亿人民币的收益?大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的岗位有三个购买厂址的潜在买主对两个潜在买主来说，位置具有重要优势这些优势每个价值在人民币X到X人民币之间因此出售厂址的收益将在X到X亿人民币之间…混合和填充设备能卖给自有品牌供应商包装机器可以替换乌鲁木齐厂中速度较慢的、技术含量低的机器金叶公司哈尔滨股份公司双喜公司双喜公司分销门店的中心靠近哈尔滨股份面包业务的面粉厂工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理工头和药剂师可以分配到北海的新工厂操作员可以被吸纳到产能正在增长的Artux中7号厂的逻辑金字塔自上而下法先有解决问题的结论列出支持该结论的互斥和穷尽的支持观点寻找材料，根据各支持观点进行分类并组织逻辑关系自下而上法列出你想表达的所有思想观点找出各要点之间的逻辑关系得出结论构建金字塔的两种方法1. 首先阐明项目的问题.把针对问题的答案放在你的故事逻辑的开端2. 把信息按照

“MECE”分组•

互相排斥...• ...加总穷尽的分组

并形成对每组信息总结的观点3. 在逻辑树中画出思路线4. 把每组中的信息通过以下逻辑连接起来•

归纳法...• ...演绎法ClarityofargumentSoundnessofargument如何建立一个强大的金字塔逻辑决定一个金字塔中心观点的过程我在考虑的主题是什么?我的受众提出的中心问题是什么?我对那个问题的答案是什么?我的答案将形成金字塔和报告结构的中心观点关闭7号厂7号厂的资产是否能在关闭后有效地重新配置?是7号厂的资产能在该厂关闭后有效地重新配置1、中心观点应当直接回答受众关心的问题7号厂的逻辑结构关键信息:出售厂址将产生X亿人民币的收益?所有的厂房和机器设备可以重新配置到其它工厂所有的员工可以保留，把他们安置到其它产能扩张的工厂的新岗位上7号厂所有的资产能有效地被重新配置章:节:段落:通过逻辑的框架组成的结构2、把信息分组，并形成每组总结的观点，让标题清晰地表达每组观点归纳推理演绎推理4、每组信息可应用两种推理方法逻辑连接为一个观点列举步骤、理由、事实我们必须缩短送货时间•

客户要求- 70%的客户愿意为少于3天的送货服务支付更多的费用- 60%的客户将转向超出我们30%的送货速度的供应商•

竞争者正缩短送货时间- Yukohmana可以在一天半内送货- Hawazaki可以在两天内送货我们必须降低成本，以增加利润•

世界的棉花价格将在未来的2－3年内持续低迷•

在这价格下，我们当前的成本水平无法盈利•

所以我们必须采取行动降低成本归纳推理演绎推理一系列事实和观点，推出一个“因此”的结论两种推理方法举例大部分厂房和机器可以卖掉和重新配置工厂经理可以替换乌鲁木齐厂快退休的项目经理工头和药剂师可以分配到北海的新工厂操作员可以被吸纳到产能正在增长的Artux中关键信息:章:节:7号厂所有的资产能有效地被重新配置出售厂址将产生X到X亿人民币的收益?所有员工能被保留，在新的和产能更高的工厂中安排新的岗位每一层的结论必须全面并准确地总结它们下面的内容在你的报告中创建有效的金字塔结构

许多观点－一个经理的观点“Gointoseclusionandthinkdeepthoughts”你的目标受众是谁（同样思考文化背景）