公文的基本规范1

公文基本规范及常见问题的处理王志宏2012.42/4/2023一、公文基本规范

（一）公文的基本概念（二）公文的格式（三）公文的种类（文种）（四）行文规则（五）公文四要素2/4/2023（一）公文的基本概念公文即公务文书，是具有法定效力和规范体式的文书，是党政机关、社会团体、企事业单位依法行政和进行公务活动的重要工具。2/4/2023公文的特点：鲜明的政治性、政策性强烈的权威性、约束性明确的规范性、时效性具有特定的体例格式，几乎没有创新的空间。2/4/2023公文的作用：领导和指导作用规范和制约作用宣传和教育作用沟通和信息作用依据和凭证作用示范作用史料作用2/4/2023从某种意义上说，公文是一个单位的门面，在很大程度上：

关乎企业的利益

关乎企业的形象

关乎企业的效率

一个单位、一个企业公文处理水平的高低，可以直接反映出单位、企业的管理水平高低。因此必须引起大家的高度重视。2/4/2023（二）公文的格式

1.公文的构成：公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

公文的格式是指组成公文的各要素在载体（纸张等）上排列的规定。2/4/20232.公文中各要素标识规则：

组成公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。如下图：2/4/2023下行文式样眉首秘密等级发文字号紧急程度发文机关标识份号标题主送机关主体正文2/4/2023主体版记附件标识印章成文日期附注主题词抄送机关印发机关印发日期二维条码2/4/2023上行文式样眉首主体发文字号签发人2/4/2023

3.公文的排版规则

（1）公文用纸幅面尺寸：公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。（2）公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）（如下图）

（3）文字符号从上至下、自左而右依次横写横排。标题用二号宋体，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。发文字号、正文、版记用3号仿宋字，主题词用黑体3号字，一般每面排22行，每行排28个字。（4）装订要求，上下两枚订书针分别订于页面上下各1/4处。

2/4/20232/4/2023（三）公文的种类（文种）

《国家行政机关公文处理办法》规定的公文种类共13种：1.命令（令）

2.决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.公告

4.通告

2/4/20235.通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

6.通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

7.议案

8.报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

9.请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

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10.批复

适用于答复下级机关的请示事项。

11.意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12.函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13.会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。2/4/2023我们在工作中常用到的主要有：通知、通报、报告、请示、批复、决定、函、意见、会议纪要。各个文种的具体写法都有规范体式，希望大家能多找一些范例学习，勤读勤练必有所获。对各文种写作中存在的普遍性问题和注意事项，在第二部分我们会讲到，在此不再赘述。2/4/2023（四）行文规则

按照行文关系，公文可以分为上行文、平行文、下行文。为保证公文处理工作高效有序地进行，必须正确认识行文关系，遵守如下行文规则：2/4/2023行文应当精简注重效用一是可发可不发的文件，坚决不发；二是凡已开会作过部署或已登报、发电话通知、传真的，一般不再发文；三是本级工作措施相比上级文件没有更具体要求的，不再发文；四是内部部署的一般工作，一般不发文。2/4/2023按隶属关系行文各单位间的工作关系主要有三种类型：1.领导与被领导关系。2.指导与被指导关系。3.不相隶属关系。

2/4/20231.处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文；2.被领导、被指导的下级机关应向上级领导、指导机关主送上行文；3.不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。2/4/2023不越级行文

不越级行文的规则体现了一级抓一级、一级对一级负责的组织原则。一般情况下不能破坏这种原则，破坏了，就会造成混乱，也影响办事效率。遇有特殊情况，如发生重大的事故、防汛救灾等突发事件或上级领导在现场办公中特别交待的问题，可特事特办，越级行文，但要抄送被越过的上级机关。否则，受文机关对越级公文，可退回原呈报机关，或可作为阅件处理，不予办理或答复。2/4/2023不越权行文

这一点的要求是，行文的内容应是本机关职责范围内的事项，而不能超出，超出了即为越权。如果干涉了别的机关事务，不仅在实践中行不通，而且会造成政令混乱。上级机关有权责令纠正或撤销。2/4/2023上行文不直接报送领导个人

除领导直接交办的事项外，不得以单位名义向上级领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。2/4/2023上行文直接报送领导个人的不良后果：1.未经文秘机构签收、登记，成了“帐外公文”，公文的流向、处理情况不得而知，查无踪迹，成了“断线的风筝”；2.这类公文到了领导同志手里，领导同志也颇为难，批，没有部门的审批意见，只能以经验、凭感觉办事，往往失去决策的科学性；不批，也有可能影响报送单位的工作；3.现实中一些单位拿着直送领导的批示件当“尚方宝剑”，到有关部门要钱要物，借领导批示向对方施加压力，引起矛盾。2/4/2023党政分开行文党委（支部）、行政无论收、发文、归档，均应两条线分别处理。2/4/2023（五）公文四要素语言：主题结构材料语言文章的灵魂解决为什么要写的问题，使文章言之有理文章的血肉解决的是文章写什么的问题，使文章言之有物文章的骨架解决怎么写的问题，使文章言之有序文章的细胞解决怎么写好的问题，使文章言之有形2/4/2023公文的主旨要正确、明确、单一，主旨要起笔立意，落笔入题，一个中心贯穿全文。一般的写法是开门见山，直接点题。然后围绕主题展开叙述、议论或说明。2/4/2023公文的材料要真实、准确、得当。下笔之前，材料是形成观点的基础；下笔之后，材料是表达观点的支柱。

材料的选择要围绕主旨展开，要切题、典型、新颖。2/4/2023

公文的结构要规范、合理、明晰。要严格按照不同类型文种的体式要求设定公文结构。如报告、意见等一般都是提出问题、分析问题、解决问题。会议纪要：会议时间+地点+参会人员+会议内容+决议2/4/2023

公文的语言要严谨、简约、得体切忌过分修饰、引经据典、恣意夸张、融入个人感情色彩。公文语言以说明事实、表达清楚观点为根本，少一些虚浮，多一些事实。2/4/2023二、公文处理中常见问题的

交流探讨2/4/2023（一）公文版式中存在的问题1.发文机关标识不规范。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成。如：青海省共和至玉树公路建设指挥部文件

实际中存在的问题：（1）发文机关标识不套红印刷；（2）随意简化发文机关全称；（3）党政标识不分，随意发文。中共+发文机关全称或规范化简称+委员会（支部委员会）+文件

2/4/20232.公文间隔线印制不规范。如：间隔线应为单一直线，中间无任何标识。2/4/20233.印章的使用不规范。规范：1.印章上边缘与文件正文最末一行文字的间隔应小于一个行距。2.印章下边缘应印制在成文日期上，且“骑年跨月”。×××××××××××××××。××××年×月×日青海省共和至玉树公路建设指挥部123456782/4/20234.版记格式不正确。常用的版记方式：主题词：×××××××××××××抄送：××，××，××、××、存档。发文单位全称×年×月×日印发（共印××份）常见问题：1.漏项。2.标注“抄报”。无论送上级还是下级，均应是抄送，没有抄报的提法。2/4/2023（二）公文写作中的常见问题

1.发文字号标注不规范。

发文字号应当包括机关代字、年份、序号。下行文居中排布，上行文居左排布。2/4/2023

发文字号不规范。主要表现有：

（1）搭配虚字

如：“青共玉路建指〔2012〕第35号”，这里的“第”是没有什么实际意义的多余字，应删去。规范化的用法是：“青共玉路建指〔2012〕35号。2/4/2023

（2）要素颠倒。

《国家行政机关公文处理办法》第三章第十条第四款已明确规定：“发文字号应当包括机关代字、年份、序号”，实质上等于指定了“机关代字”、“年份”、“序号”三要素排列顺序。但个别单位在使用“发文字号”时，并没有按以上指定顺序排列，三要素位置颠倒。如：“〔2005〕交办发35号”，把年份前移，是错误的。规范化的用法应是“交办发〔2005〕35号”。2/4/2023

（3）年号不全。

如“国办发〔08〕35号”，这里的“〔08〕”是指2008年度。如若事过几个世纪或更长一些时间，给将来查找利用文件档案带来很大麻烦。所以，年份号应该写全。2/4/2023

（4）错用括号。

如“国办发（2008）35号”、“交办发〈2008〉35号”，这里的年份所用的括号“（）”、“〈〉”均是错误的。规范的用法应是六角括号“〔〕”，如：“交办发〔2008〕35号”。2/4/2023

（5）乱设虚位。

发文字号中的“发文序号”常常出现虚位，如“国办发〔2008〕005号”，这里的“005号”应改为“5号”。2/4/2023

（6）摆放有误。

发文字号的摆放有两种不同类型：下行文，发文字号一般居中；上行文需标识签发人姓名时，发文字号移到左边，左空1字，签发人姓名居右安排，右空1字；

上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。2/4/2023

2．公文标题使用不当。

2/4/2023公文标题常见问题：

（1）标题要素掌握不当：

标题由发文机关名称、事由、文种三部分组成，不该省略的不能省略，该省略的要省略。当有发文机关标识时，可省略发文机关名称；当发非正式的通知时（如一般的会议通知或零时性通知），可省略发文机关名称和事由。2/4/2023

（2）多重转发时标题冗长。

如“××项目部关于转发共玉指挥部关于转发省交通厅关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，可采用“简化法”、“直转法”、“替代法”进行处理。2/4/2023简化法：

指挥部要转发“省交通厅关于印发节能减排实施意见的通知”时:

如果机械转发则为:关于转发省交通厅关于印发节能减排实施意见的通知的通知

可简化为：关于转发省交通厅节能减排实施意见的通知2/4/2023直转法：如：××项目部关于转发共玉指挥部关于转发省交通厅关于转发国务院关于印发国家行政机关公文处理办法的通知的通知的通知的通知”。可直转为：××项目部关于转发国务院国家行政机关公文处理办法的通知的通知替代法：

可替代为：××项目部关于转发共玉指挥部青共玉路建指〔2012〕**号文件的通知2/4/2023

（3）标题标点符号使用不当。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。例:习惯写法为：××省交通厅关于转发《交通部关于组织公路、水路执法人员学习〈交通行政许可实施程序规定〉的通知》的通知正确写法为：××省交通厅转发交通部关于组织公路水路执法人员学习《交通行政许可实施程序规定》的通知出现较多的有、“”，《》等。2/4/2023

（4）标题中“批转”、“转发”和“印发”使用不当。

“批转”具有“批准转发”之意，是上级对下级报告的认同并转发下去贯彻落实的。比如：项目实施中好的经验做法，项目部或项目办上报到指挥部，指挥部可以批转下去全面推广。“印发”则主要用于发布本单位制定的公文或领导讲话。“转发”主要用于转发其他机关和单位的文件。2/4/2023（5）文种使用不当。

所有公文只能使用规范中规定的13个文种。其余均属于非规范性、非法定性文种。常见的使用不规范的有：申请、说明、方案、办法等等。2/4/20233.主送机关不规范

主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。常见问题：①越级主送。项目部、监理办不得向指挥部行文。应先送项目办，项目办需指挥部协调解决的问题，以项目办名义上报指挥部。②指挥部除紧急、重大或其他确需向施工监理单位说明或解决的事项，原则上不向施工、监理单位行文。③指挥部、项目办下行文的主送机关应规范统一。如：“各部门”、“各项目办”、“各施工、监理、技术服务单位”等。不能笼统地概括为“各参建单位”。

2/4/20234.正文中的有关注意事项。（1）公文首页必须显示正文。（2）正文第一段一般要阐明主旨，开门见山，落笔入题。（3）正文标题的层次：一级标题：一、二、……二级标题：（一）（二）……三级标题：1.2.……四级标题：（1）（2）……（4）正文语言必须简明扼要，高度概括。只能使用叙述、说明、议论三种表达方式，原则上不得虚浮、修饰。所用材料必须真实、准确。(四)正文中涉及数字的地方，除年份及规定用汉字的，通常使用阿拉伯数字表示。2/4/20235.附件注意事项（1）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（如“附件：1．×××××”）并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号。（2）印发、转发等文件，印发、转发的内容不作为附件标注，而是作为正文的一部分。2/4/20236.成文时间注意事项1.公文的成文时间以单位领导签发的时间为准。2.成文时间上方一般不打印发文机关名称（即单位名称）。联合行文的除外。2/4/2023

7.附注常见问题

公文的附注是很容易忽略的一个问题。（1）附注常用于“请示”文种。（2）附注位于成文日期和印章的左下方。（3）“请示”必须在附注处注明联系人的姓名和电话，应当加括号标注。

2/4/2023(联系人：×××，联系电话：×××)2/4/20238．版记注意事项

（1）主题词：公文应当标注主题词。公文的主题词是适应办公自动化、公文处理规范化的需要，从公文内容选取转换出来的，能反映公文主题概念的词或词组。由各机关自行制定。2/4/2023主题词标注不规范的表现有：

①不标注主题词；②简单地从标题中选取主题词；③主题词标注太多或太少。有的一标八、九个，有的只标一个；④最后一个主题词不是文种。

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（2）抄送机关：抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送各机关之间属于平行的，如各部门之间用“、”分隔。上级机关、不相隶属机关等其他抄送机关之间用“，”分隔。抄送机关与存档之间用“，”号分隔。

（3）印发机关及日期。（4）公文的版记一定在公文封底的最后！需要强调的是印发、转发等文件，版记一定要在印发件、转发件的最后封底。2/4/2023（三）公文的特定格式：

1.会议纪要格式：（1）会议纪要标题由“会议名称+会议纪要”组成。（2）会议纪要不加盖印章。（3）会议纪要的内容由时间、地点、参加会议人员、会议议程、决议等内容组成。（4）会议纪要必须附参会人员签到册。2/4/2023

2.部门内设机构（如建管部、财务部）不得向本部门以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件；与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。2/4/20233.“请示”注意事项

（1）请示必须“一文一事”。

机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难，即使勉强交办出去，可能谁也不愿牵头办理，造成互相推诿、扯皮，最后延误工作。因此，应把几件事项分开请示，一事一文。在这个问题上不能搞精简、压缩。

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（2）“请示”只主送一个机关

一些单位或者领导认为一件事情涉及多个上级主管部门时应同时主送，这样会加快问题的解决。恰恰相反，由于多头请示，不分主次，极易引起机关之间相互等待，互相推诿，造成延误。即使办理，也会使协调难度增加，影响工作效率。正确的做法是，请示公文只主送一个单位，相关的单位或部门采用抄送形式，以便主办单位征求意见或会签。2/4/2023（3）“请示”不同时抄送下级机关

请示内容是未决事项，在上级机关还没有批准前，向下级机关抄送透露，会引起不必要的误会或矛盾，不利于工作的开展。因此，请示事项只能在上级机关答复或批准之后，再通知下级机关。2/4/2023（4）“报告”中不夹带请示事项

“报告”和“请示”是两种不同的文种，适用范围有明显的界限，不能混用。“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，供上级机关决策参考。上级