合同管理管理程序

目录CONTENTS05总则(zǒngzé)Part106~08合同分类(fēnlèi)及管理机构职责Part209~17合同的审批Part318~22合同的签订、履行、变更及解除Part423~24合同纠纷的处理及责任Part525合同的归档Part626附则Part7精品资料1、合同的定义：《中华人民共和国合同法》第2条：合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。2、一份合同的主要条款包括：（1）当事人的名称或者姓名和住所（2）标的:合同当事人双方权利和义务所共同指向的对象.（3）数量:当事人双方对标的物数量的明确(míngquè)（4）质量：国家标准、行业标准或双方约定标准（5）价款或者报酬（币种、合同金额、付款条件和时间等）（6）履行期限、地点和方式（涉及到货物所有权及风险转移）精品资料（7）违约责任（条件、时间、方式）（8）解决争议的方法（仲裁或起诉）审查示例：某A分公司与某集团公司签订(qiāndìng)的买卖合同。：该合同中某A分公司是否具有对外签订(qiāndìng)合同的资格？：当事人主体资格注意(zhùyì)点审查重点精品资料Part1:总则(zǒngzé)1、目的:规范公司合同管理工作，确保公司签订的合同合法、有效、降低或避免因合同风险带来的经济损失.2、适用范围：集团总部及旗下各子公司、办事处、生产基地。3、"合同"定义:以明确双方当事人之间民事权利义务关系为内容的法律文件（包括协议、订单、契约、确认书等）4、合同正式文本应当打印或者(huòzhě)印刷成册，合同文本原则上以中文为主。精品资料Part2:合同分类(fēnlèi)及管理机构职责1、合同分类：（1）采购类合同（如：办公用品、设备采购等）（2）销售类合同（如：产品销售等，含经销商业务模式）（3）工程类合同（如：涂料工程、保温工程等）（4）其他合同（除上述三类合同和劳动合同外的其他合同）如：酒店(jiǔdiàn)协议、租赁合同、知识产权类合同精品资料2、法务部管理职责（1）制定合同管理制度，并根据国家法律法规的修改或公司新政策要求对本制度加以修改、补充；（2）公司内部合同档案的建立及合同原件的统一管理；（3）根据具体合同的实际情况和需要，提出增加参与合同审查会签部门的建议(jiànyì)；（4）负责审核合同条款（包括合同签订的合法性、合理性等）；（5）配合法律顾问处理合同争议或纠纷及仲裁、诉讼等法律事务性工作。精品资料3、合同执行部门职责（1）负责对合同另一方当事人的调查，充分了解对方当事人的主体资格、信用状况等有关情况，确保对方当事人具备履约能力：提供合同文本初稿，对合同基本的经济、技术、安全性条款提出具体的要求；（2）组织合同的谈判并负责根据谈判结果向法务部反馈是否对合同条款适当进行调整；（3）办理合同审批流程、进行跟催并按照本制度规定时间向法务部提交合同原件进行归档、备案。4、公司各部门必须互相配合，切实(qièshí)执行本制度，凡因违反规定操作造成公司损失的，追究当事人责任。精品资料Part3:合同(hétong)的审批1、合同的具体审批流程：经办人申报---合同执行(zhíxíng)部门主管审查---财务部主管审查---法务部审查---总经理审批注：个人：身份信息+亲笔签字+捺手印企业：经办人亲笔签字+公司印章+企业基本信息2、各部门的审批职责（1）合同执行(zhíxíng)部门主管：精品资料a、合同的经济性：市场供应、需求调研、价格预测可靠性、合理性；b、合同的技术性：技术依据真实性、可靠性，技术措施是否完备、可行，技术标准和参数是否科学、真实、可行；c、合同的可行性：包括整体项目技术是否具有可靠性，经济效益或社会效益是否具有真实性以及是否具有可操作性；d、合同的安全性：包括涉及的知识产权是否已采取相应的保护或限制措施，是否存在损害本公司商誉、商业秘密及其他利益的情况以及合同执行部门认为(rènwéi)必须审核的其他内容。精品资料（2）财务部门：a、合同涉及资金的使用是否满足公司预算要求；b、资金、资产的合法性：包括资金来源是否合法，资产的所有权是否明确；资金使用的审批手续、资金、资产的用途及使用方式是否合法；c、价款、酬金和结算的合理、合法性：包括价款、酬金的确定是否正确合理、合法；资金结算、酬金支付方式是否明确、具体、合法；资产、资金使用效果是否具有财务可行性以及与资金、资产等有关(yǒuguān)的其他事项；精品资料

（3）法务部门：a、合法性b、严密性c、合同经办形式审核3、无论合同是否订立，凡是在起草、签订合同过程中获悉的所有商业秘密，经办人都不得泄漏或不正当使用。4、审核意见应当明确、清晰，不得使用模糊性语言，一旦使用，视为合同未经过审核。5、合同审批表上对合同批示意见不齐全(qíquán)的，公司法定代表人或授权代表可不予签署，未经授权人签署的合同，印章管理员不得加盖公司印章。精品资料6、合同执行部门经办人向有关部门提交合同草案时，原则上应预留1~2个工作日供其审核，同时审批人必须在接到合同草案后1~2个工作日内回复意见。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向合同执行部门经办人说明情况后可以适当延长，延长时间视具体情况而定。7、各审核部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在审核意见中予以明确并提出修改意见，连同全部文件资料退还经办人。经办人修改之后应重新提请(tíqǐnɡ)审核，审核期限重新计算。各审核部门须及时地提出审核意见，不得拖延。精品资料合同(hétong)审批流程图：合同(hétong)执行部门经办人申报执行部门主管审查财务部审核法务部审核总经理或授权代表签批加盖印章（公章或合同章）1-2个工作日1-2个工作日1-2个工作日精品资料合同执行部门审查要点：1、合同内容与谈判结果的一致性2、技术性标准和参数的可行性3、签订合同时所配备的资料是否(shìfǒu)齐全，如：检测报告4、其他执行部门认为需要审查的要点财务部审查要点：1、付款条件2、发票3、跟进对方当事人回款情况4、评估客户资信状况5、其他财务部认为需要审查的要点精品资料法务部审查要点：主要包括形式审查和实质审查（1）形式审查要点：1、当事人基本信息是否正确2、审查内容是否列明了附件清单，是否与实际送审附件内容一致3、审查签字人是否为法定代表人或授权代表4、审查对方当事人的法定代表人或负责人的签字是否与营业执照上的名字(míngzi)一致5、审查自然人对方的签字是否与身份证上的名字(míngzi)一致6、审核对方当事人盖章是否正确等精品资料（2）实质审查要点：1、合同主体审查2、合同具体条款审查3、合法合规性审查：如，审查合同主体是否合法，合同中免责条款是否合法等4、合同条款的完备性、明确性、严谨性：如，合同条款是否完备、用语是否清楚、完整(wánzhěng)、准确无误、是否会产生歧义。精品资料Part4:合同(hétong)的签订、履行、变更及解除1、合同的签订（1）公司法定代表人具有合同的签署权。（2）公司法定代表人因客观原因无法行使合同签署权时，可由其指定的授权代表代为行使。授权代表因客观原因无法行使合同签署权时，应当(yīngdāng)事先向公司法定代表人提议由相关人员代为行使，并经法定代表人同意后，相关人员方可行使签署权。（3）公司法定代表人指定授权代表行使签署权的，须签署书面授权委托书，授权委托书应载明授权代表姓名、授权权限和授权期限，并由公司法定代表人签字或盖章方可生效。在无明确书面授权的情况下，任何人不得擅自对外签署合同，否则将承担全部责任。精品资料（4）授权代表应按照授权人的意图和公司相关制度的规定行使合同签署权，不得超越权限。（5）任何以个人名义对外签订的合同或其他具有履约性质的任何书面文件均无效，公司均不予以承认。2、合同的履行（1）合同依法成立，即具有法律约束力。合同执行部门必须严格履行合同所规定的义务，积极(jījí)行使合同赋予的权利。（2）合同履行涉及公司多个部门的，合同执行部门经办人应当及时、准确地向有关部门发出合同履行协助通知，告知合同履行时需要协助的内容，有关部门应予以积极(jījí)配合。精品资料3、合同依法签订生效后，合同执行部门应及时检查、了解履行情况。（1）如遇对方原因导致合同不能履行或不能完全履行的，合同执行部门应在法定、约定或合理期限内以书面方式向对方提出异议，并将有关情况及时向上级领导汇报，积极采取措施避免公司利益受损。（2）若因我方原因导致合同不能履行或不能完全履行的，合同执行部门应当(yīngdāng)将有关情况及时向上级领导汇报，并及时采取补救措施防止损失扩大。收到对方履行异议时，合同执行部门亦应在法定、约定或合理期限内以书面方式予以答复。4、向对方提出异议的文件和答复须经法务部审核后报公司领导审批通过后方可发出。精品资料5、遇有不可抗力事件影响合同履行时，合同执行部门应当及时将有关情况向部门主管领导报告，并于不可抗力事件发生当日(dàngrì)或3日内以书面形式通知对方，并收集有关证据。6、合同订立后，不得因合同执行部门经办人的变动而影响合同履行。在合同履行过程中，合同执行部门经办人变更时，应办理交接手续。7、合同履行完毕后，合同执行部门务必及时将完成情况报法务部备案。8、合同的变更及解除（1）合同在履行过程中，需要进行变更或解除时，应与对方协商一致进行变更或解除。法律有特别规定或合同有特别约定的，依据法律规定或合同约定。精品资料（2）变更、解除合同的审批权限和程序，与合同订立的审批权限和程序相同。（3）变更、解除合同时，应在法律规定、合同约定或合理期限内与对方当事人进行协商，书面函告并限期答复。9、合同执行(zhíxíng)部门经办人在收到对方要求变更或解除合同的通知后，应及时提请所在部门领导、法务部。变更、解除合同应当采用书面形式。10、变更、解除合同的协议在达成之前，应根据实际情况采取继续履行、补救或中止履行等措施。精品资料Part5:合同纠纷的处理(chǔlǐ)及责任1、合同在履行(lǚxíng)过程中发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》、《中华人民共和国民事诉讼法》等有关法律、法规和本制度处理。2、处理合同纠纷的原则（1）及时处理的原则；（2）双方协商解决的原则；（3）护公司合法权益的原则。。精品资料3、纠纷发生后，经办人应及时向所在部门领导及法务部递交合同纠纷说明(shuōmíng)，法务部收到后与各相关部门、法律顾问共同商讨应对方案，同时报送公司领导审批精品资料Part6:合同(hétong)的归档1、合同签订后，合同执行部门经办人应将合同履行过程中形成的各种单据、凭证和其他相关材料向法务部归档，不得私自存放。法务部应建立合同台账，便于查寻、管理，并统一保存。2、合同执行部门应及时将完成签章手续的合同原件交法务部存档（原则上每月15日），交接双方(shuāngfāng)需及时履行签收手续。精品资料Part7:附则(fùzé)1、本制度如有未尽事宜，由法务部另行(lìnɡxínɡ)补充、修改，最终解释权归属法务部。2、本制度自总经理批准之日起施行，补充修改亦同。表单：《合同审批表》精品资料案例分析一：甲商场3月份欲从乙冰箱厂购进冰箱50台，每台2800元，共计14万元。双方约定4月份货到后先付4万元，其余(qíyú)待销售后付清余下的10万元货款。后乙冰箱厂想在甲商场开设销售专柜，打开销路。双方遂签订租赁场地合同，约定租赁期为1年，自同年4月起至次年4月止，月租金2万元，共计24万元。由乙冰箱厂3个月付1次，分4次付清。7月份乙冰箱厂通知甲商场，称用应收甲商场的10万元冰箱货款中的6万元抵销其4月至7月的租金。

试分析：乙冰箱厂的做法是否合法？为什么？精品资料

解析：乙冰箱厂的做法符合我国合同法的有关规定。我国《合同法》第99条规定，当事人互负到期债务，该债务的标的物种类、品质相同的，任何一方可以将自己的债务与对方的债务抵销，……当事人主张抵销的，应当通知对方。通知自到达对方时生效(shēngxiào)。本案中，甲商场与乙冰箱厂互负债务，互享债权，彼此的合同标的物又属于种类和品质相同的货币，也到了履行期，因此，乙冰箱厂可以根据我国合同法的有关同类债务相互抵销的规定，通知甲商场对6万元债务予以抵销。法条援引--《合同法》第99条当事人互负到期债务，该债务的标的物种类、品质相同的，任何一方可以将自己的债务与对方的债务抵销，但依照法律规定或者按照合同性质不得抵销的除外。当事人主张抵销的，应当通知对方。通知自到达对方时生效(shēngxiào)。抵销不得附条件或者附期限。精品资料案例分析二：某市玻璃制品厂（以下简称甲方）与某市天然气供应公司（以下简称乙方）签订了常年供气合同。合同规定，乙方每天向甲方供应生产用气4000立方，如减少或停供须提前五天(wǔtiān)通知甲方做好准备。甲方按月结清天然气款。双方约定，甲方向乙方交付定金5万元。合同签订后不久，随着用气单位的增多，天然气供应日趋紧张，有些用气单位向乙方许诺可以购买高价气。乙方为追求本单位的经济效益，要求甲方减少用气2000立方，甲方不同意。乙方在未提