某公司合同管理规定

某公司合同管理规定工作职责1.1公司法务合约部职责1.1.1负责总包合同评审以及合同的签署工作；协助地区合约负责人起草、谈判合同额5000万元以上的总包合同。1.1.2负责合同额100万元以上的专业分包合同（含包定额材料消耗合同）及合同额20万元以上的劳务分包合同的谈判、起草、评审、交底、分包商资格审查以及合同的签署工作；3负责总（分）包合同的履约管理工作；4负责建立总（分）包合同各类台帐以及编制各类合同履约报表；1.1.5负责与局主管部门的联系，办理合同相关事务；1.1.6指导基层业务工作，帮助解决疑难问题。1.2地区经理部合约负责人职责1.2.1负责总包合同的起草、谈判工作；1.2.2负责组织合同额1-100万元专业分包（含包定额材料消耗）和合同额1--20万元劳务分包合同的谈判、起草、评审及分包商资格审查等工作。1.2.3负责组织本地区总包合同、合同额100万元以上专业分包合同和合同额20万元以上劳务分包合同的会签工作1.2.4负责与地方管理部门的对接，办理合同政府审批或备案、鉴证或公证手续与印花税缴纳等事务。参加本地区合同事务的全部工作，办理上级安排的其他事务。1.3项目部职责1.2.1负责合同额1万元以下的分包合同的全部签订工作。负责提出合同签约计划。1.3.3参加地区经理部组织的本项目所有合同的会签、评审等合同事务工作。4代表企业组织本项目总包合同、分包合同的履行。1.2.5按局《项目合约经理管理办法》及其他有关规定及时上报各种报表。办理上级安排的其他事务。二、合同文本2.1总包合同，一般应采用政府管理部门制定的相应示范文本，如招标提供或指定合同文本的，须采用招标规定的文本。2.2分包合同必须采用公司合同文库中的文本；如政府管理部门强制使用其规定文本的，应采用其规定的文本。公司合同文库无相应文本的，由使用单位起草，报公司审查后采用，有重复使用价值的，补入公司合同文库。合同形式：必须采用书面形式。三、合同用章及签署3.1工程施工总包合同、300万元以上的分包合同必须使用局合同专用章，由委托代理人签署；合同额1-300万元的分包合同必须使用公司行政印章，由公司经理签署；合同额1万元以下的分包合同使用项目部行政印章，由地区经理部经理签字。3.2总包合同、合同额1万元以上的分包合同，我方的盖章和签署工作由法务合约部负责办理；对方盖章和签署工作由地区经理部负责联系办理；其余合同的盖章和签署由负责签订的单位办理。3.3合同的签定必须在履行前办理完毕，不能在履行前完成合同签定的，应在履行前向公司合约部书面报告，并征得公司领导同意。3.3无合同或不符合上述规定用章和签署的合同，财务部门应拒付一切款项。四、工作程序资格审查和实力考察。总包合同由经营部门负责，分包合同由项目部考查，经初审后报责任单位审查。分包商必须选择公司评价合格的单位。采用招、投标确立合同关系的，应在招投标前进行。合同起草。按第一、二条规定起草合同。（总包合同，合约人员应会同有关经营人员共同起草）合同报审。采用内网或电子邮件方式将总包合同和1万元（含）以上的分包合同报送公司审查或评审。4.合同会签。总包合同、合同额100万元以上的专业分包及合同额20万元以上的劳务分包合同由地区经理部按评审要求组织会签，会签时应吸纳项目经理、项目合约经理参加。会签单与合同稿同时报公司合约部。5.合同评审。总包合同、100万元以上的专业分包合同及20万元以上的劳务分包合同经地区经理部会签后报法务合约部进行评审；1-100万元的专业分包合同和1-20万元的劳务分包合同经地区经理部评审后报法务合约部审查，经公司总经济师审定后，由公司经理审批；1万元以下专业（劳务）分包合同由项目经理部评审。地区经理部组织评审的应吸纳项目经理、项目合约经理参加，项目部组织评审的应送地区经理部经理和财务负责人签字。地区经理部及项目部评审的分包合同，评审记录报法务合约部备案。6.制定谈判方案。谈判前应预测谈判难点，研究谈判对策，确定谈判原则，认真制定方案。7.合同谈判。按评审通过的条款和第一条规定负责组织谈判，谈判中对方在权利义务、履行时间、价款支付、违约责任等重要条款有不同意见时，总包合同和1万元以上的分包合同应报告公司领导同意后确定，其余合同报告地区经理部经理同意后确定。8.合同书制作。由负责谈判的单位制作合同书。9.盖章和签署。按第三条规定办理盖章和签署。10.入网。合同签订后三日内，由合同经办人将所签合同发布到内部网络中。11.政府管理部门审批或备案。需要审批或备案的由地区经理部负责办理。12.鉴证或公证。需要鉴证或公证的由地区经理部负责办理。13.印花税缴纳。由地区经理部负责，按税法规定在正本上贴足税票按要求划消或由收税部门标注有效的已纳税标识。14.合同分送。项目部负责1万元以下分包合同的分送，其余合同由地区经理部负责分送。总包合同、分包合同送法务合约部正、副本各1份（300万元以下的分包合同减少副本1份），项目部、地区经理部、财务部门各1份，按约定份数送交对方单位，分包合同送监理单位1份。15.台帐登记。合约部、地区经理部、项目部须分别建立完整的总、分合同台帐。地区经理部和项目部每月末将分包合同台帐报送合约部。16.合同交底。由合同谈判人员负责组织向项目部交底。总包合同、分包合同交底记录及时送合约部备案。17.制定履约方案。由项目部负责组织制定，制定后及时送合约部备案。18.合同履行。履行中应及时传递履约信息，按要求向公司报送各种履约报表，处理有关问题。19.资料归档。合同资料应分门别类整理，按工程项目立卷或装订成册，编写目录，登记归档，由专人保管。工程竣工或合同终止后，项目部收集整理一套完整的资料移交档案室。合同资料内容见“局项目合约经理管理办法附件7”。五、工作责任7.1在合同签订工作中违犯法律、法规和规章制度，损害企业利益和信誉，视情节轻重对责任单位和责任人予以通报批评或经济处罚，或对责任人予以行政处分直至追究法律责任。7.2对发生下列情况之一的，给予经济处罚：1.项目部未及时向地区经理部或合约部发出办理合同的通知，而影响合同按时签订的；对超过本规定职责范围（合约部通知地区经理部代办的除外）或有意减少测算额度（结算值超过职责范围上限额度1.5倍）越权签订合同的；未按规订进行会签、评审的；未按要求及时分送的；每一合同项处以50-100元的罚款。2.分包单位资质不符合要求，或分包单位未经公司评价合格，每一合同项对责任单位（项目部或公司合约部）处以20000-50000元的罚款；未经公司合约部同意，擅自让分包（劳务）队伍在合同签定前进场施工的，每一合同项处以20000—50000元的罚款。3.未按政府管理部门规定办理审批或备案、鉴证、业主认可分包手续，或未按税法缴纳印花税，致使单位受到经济处罚、通报批评等处分或造成不良影响的，政府罚款及其他直接经济损失由责任单位承担，并且每次处以3000-5000元的罚款。4.未按规定使用印章和签署的，每一合同项处以10000元的罚款。5.未按要求如实进行台账登记，检查时发现帐物不符的；未按要求进行合同交底，且未及时将交底记录报合约部备案的；每一合同项处以500-1000元的罚款。6.未按规定制定履约方案，且未及时报合约部备案的，每一合同项处以500-1000元的罚款。7.未按要求及时报送各种报表，每份每次处以20-50元的罚款。8.未按合同约定履行，造成违约事件，或未按合同约定办理签证、索赔，致使单位遭受损失的，责任人承担直接经济损失的10%，且每一事件处以1000-10000元的罚款。9.未按要求整理、归档、保管合同资料，造成遗失、毁损给单位带来损失的，每一事件处以100-5000元的罚款。以上处罚中同一事项按《分包招（议）标管理实施细则》已经处理过的，不再重复处分。六、其他8.1本规定自印发之日起实施，以前公司相应的有关规定同时废止。8.2某公司所签订的工程施工总包合同、分包合同适用本规定。物资采购合同、机械及料具租赁合同、委托加工合同、运输合同管理执行公司施工管理部规定，其他合同管理执行相应业务主管部门的规定8.3本规定与局《合约管理程序》、《合同评审委员会章程》、《合同评审委员会章程实施细则》、《合同管理办法》、《项目合约经理管理办法》等管理制度配套执行。8.4本规定由法务合约部负责解释和修订。附件：1.年月新签承包合同台账（FHH-1）；2.年月新签劳务分包合同台账（FHH-2）；3.年月新签物资采购合同台账（FHH-3）；4.年月新签施工机械、周转料具租赁合同台账（FHH-4）；5.工程承包合同履约情况月报表（FHX-1）；6.劳务、专业分包合同履约情况月报表（FHX-2）；7.物资采购合同履约情况月报表（FHX-3）；8.施工机械、周转材租赁合同履约情况月报表（FHX-4）；9.工程结算（费用索赔）情况报表（FHX-5）；10.劳务、专业分包结算（费用索赔）情况报表（FHX-6）；11.索赔申请表（HYB-4）；12.合约管理人员统计表（HYB-5）；13.合同交底记录表（HYB-6）；14.履约警示单；15.合同评审记录表（R12-02）；16.合同更改评审记录表（R12-04）；17.劳务分包合同评审表（一）；18.劳务分包合同评审表（二）；19.物资采购合同评审表。附件5工程承包合同履约情况月报表（FHX—1）填报单位：项目经理：填报人：填报日期：共页第页工程名称工程地点建设单位主体名称称法定代表（代理）人人联系电话（传真）发包单位现场主要要负责人联系电话（传真）我方项目经理联系电话项目合约经理联系电话监理单位名称工程师代表联系电话（传真）合同主要内容合同编号合同总价签订日期质量等级约定工程体量结构类型层数是否为总承包合同开/竣工日期期实际开/竣工日期期合同/实际总工期天是否经局评审是否以局名义签订订合同主要内容概述述截止填报日合同履履约主要情况况工期1按合同（进度计划划）应达到的的形象进度2现实际达到的形象象进度3与合同进度相比已已推迟的工期期天数4经发包方批准的工工程工期顺延延天数5我方延误（或尚未未索赔）的工工期天数6竣工验收证明书签签署日期7竣工验收证明书所所确定的竣工工日期（天数数）质量合同约定质量等级级已经验收并签署的的主要分部工工程质量情况况已（竣）完工工程程的总体质量量情况费用有效的经济签证份份数合同期内已获批准准的费用索赔赔情况尚未办理费用索赔赔情况已获索赔的签证份份数费用金额尚未索赔的签证份份数费用金额元元依据合同已（将）遭遭受发包方反反索赔的情况况已延误工期天逾期每天违约金额额元工期违约金合计万元质量未达到合同约约定标准，含含被扣保函等等违约处罚总总额万元其它违约金万元价款支付情况本月已完工作量（扣扣除甲供材）元本月已支付工程款款万元结算进展情况竣工工程结算额万元累计已完成抵扣甲甲供材等后的的价款额万元累计已支付价款总总额万元依据合同应扣留各各类保留金万元累计超（滞）付款款总额万元其他需说明的问题题：说明：1、“工程体量”填写能表述工程实物量的数值，如建筑面积、道路长度等；2、本表为月报，应包含所有本月在施及本月（竣）完工的工程履约情况，并于次月5日前上报公司合约管理部门；3、本表应经项目经理签字确认；填报人应由项目合约经理和具体填报人共同签字确认。附件6劳务、专业分包合同履约情况月报表（FHX—2）填报单位：项目经理：填报人：填报日期：共页第页工程名称建设单位劳务、专业分包队队伍概况分包单位主体名称称法定代表（代理）人人联系电话（传真）分包工程名称分包单位现场代表表联系电话（传真）分包单位资质等级级分包单位注册号是否招标签约劳务、专业分包合合同主要内容容分包合同编号分包合同总价签订日期质量约定分包形式合同开/竣工日期期实际开/竣工日期期劳务、专业分包工工程主要内容容及其单价或或费率截止填报日合同履履约主要情况况工期1按合同（进度计划划）应达到的的形象进度2现实际达到的形象象进度3与合同进度相比已已推迟的工期期天数4经我方批准的工程程工期顺延天天数天批准同意顺延的主主要原因批准人姓名5分包商原因已延误误工期天数天至竣（完）工日，最最终延误总天天数天质量现施工的主要分部部工程质量情情况分包工程最终质量量情况评述费用有效的经济签证份份数累计已批准分包商商费用索赔情情况累计向分包商发出出的费用反索索赔情况已给分包商签证份份数费用金额已发出的反索赔份份数费用金额元元款项支付情况本月已完工作量元（竣）完工工程结结算额元分包结算进展情况况累计已完成抵扣甲甲供材等后的的价款额元累计已支付价款总总额元依据合同应留或扣扣各类保留金金元累计超（滞）付款款总额元超（滞）付款预计计后果施工人员情况合同约定专业工程程技术人员人人数人现场专业技术人员员配置情况人合同约定具备初级级技术工以上上的劳务作业业人数人现场技术工人配置置情况人合同约定劳务队伍伍原籍工人数数本月现场作业人员员人数其中原籍符合合同同约定的人数数其他需说明的问题题：说明：1、“分包单位主体名称”必须填写全称，若出现分包人为自然人时，须同时填写身份证号码；2、“分包形式”应填写包工包料（仅限于专业分包及业主指定分包）、包工日单价、包实物量单价、包平方米单价、包综合费率、其它。3、本表为月报，应包含本月在施及本月（竣）完工的劳务、专业分包工程履约情况，并于次月5日前上报公司合约管理部门；4、本表应经项目经理签字确认；填报人应由项目合约经理和具体填报人共同签字确认。附件7物资采购合同履约情况月报表（FHX—3）填报单位：项目经理：填报人：填报日期：共页第页工程名称建设单位供货商概况供方单位主体名称称法定代表（代理）人人联系电话（传真）采购材料名称供方单位联系人联系电话（传真）物资采购合同主要要内容采购合同编号采购合同总价签订日期是否招标签约合同首批到货日期期实际首批到货日期期日期合同全部到货日期期实际全部到货日期期日期我方签约人合同加盖公章名称称货物主要内容及有有关说明截止填报日合同履履约主要情况况工期1设备材料质量情况况2质保资料情况3供应时限保证情况况4售后服务情况5理解谦让度6合同约定预付款（定定金）情况合同额的%%万元7合同约定预付款（定定金）情况合同额的%%万元8已验收入库货物折折合价款金额额万元以向供方开出货物物验收单或证证明为准9按合同约定付款比比例差额及应应暂留的各类类保修金万元10按合同约定应累计计付款至万元11实际已支付款累计计总额（含预预付款或定金金）万元12尚欠应付款或已超超付款总额万元13欠（或超）付款预预计后果其他需说明的问题题：说明：1、“供方单位主体名称”必须填写全称，若出现对方主体为自然人时，须同时填写身份证号码；2、本表应经项目经理签字确认；填报人应由项目合约经理和具体填报人共同签字确认；3、本报表为月报，应于次月5日前上报公司合约管理部门。附件8施工机械、周转材租赁合同履约情况月报表（FHX—4）填报单位：项目经理：填报人：填报日期：共页第页工程名称建设单位出租方概况出租方单位主体名名称法定代表（代理）人人联系电话（传真）供方单位联系人联系电话（传真）租赁合同主要内容容租赁合同编号租赁合同总价签订日期是否招标签约合同起租日期实际起租日期合同终租日期实际终租日期我方签约人合同加盖公章名称称租赁的主要工程机机械或周转工工具及其有关关说明截止填报日合同履履约主要情况况尚在租赁或续租物物品名规格单位数量单位租金（元）预计终租日期预计租赁费合计预计续租费总计万元款项支付情况1已办租赁费结算总总额万元2待结算租赁费总额额万元3按合同应暂留款及及付款比例差差4已付租赁费款累计计总额万元5累计尚欠应付或已已超付租赁费费总额万元6超（滞）付款预计计后果其他需说明的问题题：说明：1、“出租方单位主体名称”必须填写全称，若出现对方主体为自然人时，须同时填写身份证号码；2、本表应经项目经理签字确认；填报人应由项目合约经理和具体填报人共同签字确认；3、本报表为月报，应于次月5日前上报公司合约管理部门。附件9工程结算（费用索赔）情况报表（FHX-5）填报单位：年月日第页共页项目名称建筑面积㎡合同价款万元或预算造价万元工程地点结构类型计划开工日期计划竣工日期合同工期天数实际开工日期实际竣工日期日历天本工程预结算业务务人员总负责人各专业负责人工程主要内容及其其预结算条件件内容：预算条件：相关的的施工图纸签签收日期：年月日，我我方签收人姓姓名结算条件：工程竣竣工验收报告告经发包人认认可日期：年月日，变变更、签证单单已被签署发包方、监理、审审价单位等涉涉及工程结算算（费用索赔赔）审核的人人员情况单位姓名性别年龄负责专业联系方式备注截至填报日工程结结算（费用索索赔）情况工程结算含变更签签证合计费用索赔停（窝）工补偿机械停置补偿赶工措施费用其它合计依据合同已（将）遭遭受反索赔费用情况况已延误工期天逾期每天违约金万元工期违约金合计万元质量未达标，含被被扣保证金等等遭受违约金金总额万元其它违约金万元未按时递交结算报报告的原因或或未按时审价价的原因、计计划何时办理理完结算以及及其它需要说说明的结算情情况：总计竣工结算造价价万元元（=工程结算含含变更签证+费用索赔—发包方的反反索赔费用）填报人：注：1.本表为月报，于每月5日前上报公司合约管理部门或局法务合约部。2.本表由项目部项目合约经理（或项目预算员）填报。附件10劳务、专业分包结算（费用索赔）情况报表（FHX-6）填报单位：年月日第页共页项目名称建筑面积㎡合同价款万元分包工程名称质量等级分包结算审核负责责人分包单位名称分包单位联系人联系电话分包形式单包清工包工包料包工日单价及小型型机械包综合单价包综合费率其它计划开工日期计划竣（完）工日日期合同工期天数数实际开工日期实际竣（完）工日日期日历天工程主要内容和单单价或费率及及其结算条件件内容：预算条件：相关的的施工图纸提提供日期：年月日，分分包商签收人人姓名结算条件：我方给给分包单位签签发的验收证证明书签署日日期：年月日，实实际工期天，已已获质量等级级相应总包结算情况况：已获发包包方批准或尚未批批准截至填报日工程分分包结算（费费用索赔）情情况工程结算含变更签签证合计费用索赔停（窝）工补偿机械停置补偿赶工措施费用其它合计依据合同反索赔费用情况已延误工期天逾期每天违约金万元应扣工期违约金合合计万元质量未达标，应扣扣违约金总额额万元其它应扣违约金万元未办理分包结算的的原因、计划划办理完的时时间，各类违违约金我方是是否遭受发包包方反索赔，结结算内是否已已扣除应扣的的水电费、地地方行政性费费用等其它需需要说明的问问题：总计最终结算造价价万元元（=工程结算含含变更签证+费用索赔—应扣的反索索赔费用）填报人：注：1.本表为月报，于每月5日前上报公司合约管理部门或局法务合约部。2.本表由项目部项目合约经理（或项目预算员）填报。附件11索赔申请表（HYB-4）施工单位：归档编号：致监理工程程师：根据合同条款规定，工程由由于原原因，我方要要求索赔人民民币金额元，大写写元整，请于于以批准。附：索赔的详细理理由及索赔事事项发生经过过份，索赔金金额计算书份。申请单位：项目负责人；年月日附件12合约管理人员统计表（HYB-5）单位：填报人：公司经理：