某地产材料设备采购管理制度

材料设备采购管理制度编制：技术工程部日期：2009年月日目的

全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。对采购过程进行控制，确保采购产品符合公司要求。适用范围

适用于公司采购各类工程物资的各项控制活动。工作职责：3.1采购部a)组织对材料供应商的考察和评估工作b)制定满足项目总进度计划采购的招投标工作c)负责组织材料设备采购的商务谈判和合同的起草签订工作,以及供货过程的控制及执行情况d)负责组织材料的封样工作e)参加材料设备到场的验收交接工作3.2技术工程部参与对材料供应商的考察和评估工作b)确定材料设备设计标准c)制定满足项目总进度计划的设计标准确认时间表d)对材料设备样板进行确认e)负责编制经济标书报价要求、工程量清单。f)负责目标成本的预测或编制标底参考造价g)参与材料设备采购的招投标工作,参与材料设备采购的商务谈判和合同的起草签订工作3.3项目公司编制材料设备进场计划参加材料设备招标工作负责组织材料设备到场的验收交接工作负责材料设备现场封样仓库的日常管理附则4.1所有物资采购部门及其人员必须遵守职员手册有关规定，维护公司利益。同时在物资采购工作中，必须本着公正、公平、公开、廉洁奉公的办事原则。如有违者，一经查出严肃处理。相关文件5.1《材料样品仓库管理程序》HY-EMD-PM-B－012－15.2《供应商评价和选择程序》HY-EMD-PM-B－012－25.3《产品选样和封样程序》HY-EMD-PM-B－012－35.4《进货检验和试验程序》HY-EMD-PM-B－012－4相关表单6.1《材料设备分类明细表》HY-EMD-CL-0016.2《材料设备设计标准确认表》HY-EMD-CL-0026.3《材料设备设计确认计划表》HY-EMD-CL-0036.4《材料设备管理控制汇总表》HY-EMD-CL-0046.5《材料设备采购计划》HY-EMD-CL-0056.6《材料设备采购招标文件内部审核表》HY-EMD-CL-0066.7《材料设备招投标工作流程表》HY-EMD-CL-0076.8《材料设备封样清单》HY-EMD-CL-0086.9《甲供材料设备合同交底单》HY-EMD-CL-0096.10《供应商供货质量、进度考核表》HY-EMD-ＣL-0106.11《供应商供货评估表》HY-EMD-ＣL-0116.12《供应商名录》HY-EMD-ＣL-0126.13《供应商考察报告》HY-EMD-ＣL-0136.14《材料设备采购月报表》SHVHY-EMD-ＣL-0146.15《材料设备设计变更审批表》HY-EMD-CL-0156.16《材料标签》HY-EMD-CL-0166.17《材料设备供应商信息表》HY-EMD-CL-0176.18《材料设备样品清单》HY-EMD-CL-018材料样品仓库管理程序目的采用实样、图片、产品目录等形式，展示、积累有关的建材产品，为设计的选型定样提供素材，同时也为有关材料的选用提供依据。收集范围公司开发工程项目所涉及的甲供材料、甲指乙供材料及乙供材料。收集方式3.1一直沿袭的产品（例如踏步砖、庭院灯、草坪灯、埋地灯、开关插座、住户配电箱等），由厂家提供产品的实样或小样。3.2设计宜根据项目的不同而进行产品的调整，请有关厂家提供已在本公司项目中使用过产品的实样、小样以及相关产品。3.3多了解与项目公司楼盘相同档次以及更高档次的楼盘的材料信息，有针对性地提供类似项目材料的实样、图片和产品目录，提供设计参考。3.4充分利用外部资源，联系拥有丰富展品的材料供应商或专业建材大卖场，请相关的设计人员前往其展示厅选材，选好样再由供应商再提供样品。3.5长期合作的厂家根据设计的意图临时提供材料样品。通过后三种方式确定下来的材料样品应在确定后的一周内补充进前面两种类型，相应电子记录应及时跟上。材料工程师定期去各个材料厂家、建材市场以及与和一同档次的楼盘，有针对性的为设计提供各种适合公司特色样品的图片和产品的彩页目录。项目公司自身的材料样品仓库南昌、周浦、昆山项目等项目公司材料样品仓库，以各项目已确定封样的产品为主（应包括有关的乙供材料和甲指乙供材料），一方面方便材料进场验收，另一方面可以完整展示该项目所使用的建筑材料，方便现场设计师的选样。由采购部为其提供甲供材料样品，项目公司为其提供甲指乙供及乙供材料样品（详见表1），样品及有关文字资料的保管时间应持续到项目最后一期住户入住后半年。有关人员职责采购部材料主办人员负责以下工作：收集符合要求的材料样品、收集材料设备供应商信息表（HYPERLINK"file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc""file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc"附件1）、为样品编号并贴材料标签（HYPERLINK"file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc""file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc"附件2）、相关资料输入专用电脑、为项目公司样品仓库提供封样材料和有关技术资料，项目项目秘书负责定期检查；项目公司的材料工程师负责提供甲指乙供材料及乙供材料的样品及有关资料（材料样品供应商信息表及其附件），项目公司样品仓库的日常维护工作。有关电子资料的分类归档在放置固定展品的材料样品仓库内，在其桌面设置材料信息文件夹，其下再设三层目录，第一层为七种材料大类，第二层为各种材料细类，第三层为各项目公司，采购工程师将有关材料样品放入该材料样品仓库时，应将对应产品的供应商信息表、样品清单放在对应的文件夹下，文件名应该为《×××（厂家）×××（产品细类）信息表》以及《×××（厂家）×××（产品细类）样品清单》（HYPERLINK"file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc""file:///E:\\新建文件夹\\工程管理制度汇编修.doc"附件3）。采购工程师负责把相关的电子文件发送给相应的项目公司,项目项目秘书负责不定期检查，并将每种产品所关心的信息集中起来。项目公司建议参照执行。分类和编号的原则将所展示的材料分为七大类，每一大类下有细类（根据实际情况调整），每一细类再依据品牌的不同再划分一次类别。材料分类表材料大类材料细类厂家品牌使用的项目及位置置规格编号负责提供样品的部部门A装饰材料墙地砖QDZ采购部（实样）木地板MDB采购部（实样）石材SC采购部（实样）门M采购部（实样）窗C采购部（实样）玻璃制品BL采购部（实样）塑料制品SL采购部（实样）吊顶材料DD采购部（实样）油漆材料YQ采购部（目录）金属材料JS采购部（实样）五金配件WJ采购部（实样）厨卫设备CW采购部（实样）B水电材料及设备高低压设备GDYY电力部门指定（产产品目录）项项目公司提供供电线电缆线槽DXXDL电力部门指定（实实样）项目公公司提供开关插座KGCZZ采购部（实样）灯具DJ采购部（目录及实实样）消防器材XF消防部门指定（实实样）项目公公司提供住户配电箱PDXX电力部门指定（实实样）项目公公司提供供水设备GS自来水部门指定（目目录）项目公公司提供C常用设备电梯DT采购部（目录）通风空调KT采购部（目录）游泳设施YY采购部（目录及图图纸）太阳能设备TYNN采购部（目录）垃圾处理设备LJJCL采购部（目录）D街道家俱儿童游乐设施ETTYL采购部（目录）桌椅ZY采购部（非标产品品实样）垃圾桶LJT采购部（实样）雨污水井盖YWSSJG采购部（目录）树穴盖板SXGBB项目公司（图纸及及照片）自行车停放设施ZZXC采购部（图纸及目目录）种植围护ZZWHH采购部（实样及图图纸）雕塑DS采购部（目录及照照片）E智能设备门禁系统采购部（目录及实实样）一卡通管理系统YYKT采购部（目录及实实样）可视对讲系统KSSDJ采购部（目录及实实样）闭路监控系统BLLJK采购部（目录及实实样）居家安防系统JJJAF采购部（目录及实实样）停车场管理系统TTCC采购部（目录及实实样）F甲指乙供材料防水卷材FSJCC项目公司（实样）防水涂料FSTLL项目公司（目录）给水管材GSGCC项目公司（实样）排水管材PSGCC项目公司（实样）阀门FM项目公司（实样）G乙供材料粘土标准砖NTBBZZ项目公司（实样）粘土多孔砖NTDDKZ项目公司（实样）加气混凝土砌块JJQQK项目公司（实样）防水油膏FSYGG项目公司（实样）地漏DL项目公司（实样）穿线用硬塑料管SSLG项目公司（实样）导线DX项目公司（实样）对于主要的甲供材料，如进户门、铝合金（塑钢）门窗、阳台栏杆等，要写明除整体封样外还必须提供相应的五金配件、型材断面等等。其中A-G为大类编号，细类产品的拼音缩写为其细类编号，再在其后加上品牌的拼音缩写和序号既为一种样品的完整编号，见下例：材料大类材料细类A-QDZ-YXY-1品牌缩写样品序号以上编号即代表某种亚细亚地砖，具体信息可以再查找样品上的材料标签及材料供应商信息表。将所展示的材料的大类编号贴在相应的展示架上，一个大类下的产品按照表格1的顺序依次摆放。供应商评价和选择程序目的

全面了解供应商及其产品的特性，规范选择供应商的操作程序。适用范围

所有向本公司提供材料设备的供应商，此材料设备以甲供、三方合同或甲方限价方式供货（集团战略合作供应商除外）。职责3.1采购部负责编制、修订、解释本操作规程。3.2采购部为执行本操作规程的组织、管理部门。操作程序4.1机构组织采购工作小组由公司总经理层、公司分管工程副总、技术工程部、项目公司、采购部等相关人员参加。4.2供应商认证与评估原则（按优先顺序）供应商的资质等级优先：供应商应有相当的信用等级及供货能力。供应商的产品品牌优先：产品应在市场上有一定知名度。供应商的产品质量优先：产品质量应可靠。供应商的产品价格优先：同等质量情况下，价格应优惠。供应商的服务承诺优先：供应商应提供最优质的服务。供应商与和一是否有良好合作记录优先。供应商的产品在其它市场应用情况优先。4.3确定需进行供应商认证的产品清单：罗列所有需甲供、三方合同或甲方限价的材料设备清单，并根据采购的优先顺序进行排列。根据此产品清单，制定供应商认证及评估计划。由采购部组织其它业务部门的相关人员完成。4.4收集整理供应商资料采购部应积极通过各种渠道收集相关产品的供应商名单。采购部按产品类别，整理各产品的供应商推荐名单。将供应商提供其营业执照、税务登记号、产品的技术资料、价格等资料归档，并通知供应商注册。4.5考察供应商：由采购部组织考察，考察人员不得少于来自不同业务部门的三名专业人员，但推荐人不得参加。考察完毕，由考察小组负责填写《供应商考察报告》，对供应商分可以合格、不合格两类进行分类，凡考察不合格的供应商不得进入《供应商名录》，考察合格但未于和一合作过的供应商，列入《供应商名录》的试点供应商栏目中。对于已经与和一合作过的供应商应在每次合作后由采购部组织项目公司、技术工程部对其进行评估，并填写《供应商供货评估表》。供应商评估结果分为可以合作、需要改进、重新评估、不能合作，对于可以合作的供应商，可直接列入《供应商名录》中合格供应商栏目中，需要改进的供应商经改进后则继续列入《供应商名录》的试点供应商栏目中，重新评估的供应商暂时不能参加和一的投标，直至重新考察合格后，方可进入，不能合作的供应商则不能邀请其参加和一的投标。材料采购招标的投标单位仅限于《供应商名录》中的供应商。在《供应商名录》中的供应商，应根据每种产品的分类，按认证与评估原则给出先后排名顺序，且每种产品的合格、试点供应商的总数不得少于5家。投标单位的选择、评标定标应优先考虑排名靠前的合格供应商，再次可以考虑试点供应商。所有的评估表评定后，均应在采购部备案，并报集团技术工程部备案。采购部应在每年年底整理材料设备清单及相对应的合格供应商名录，并报集团技术工程部备案。对于考察不合格、评估不合格及违规操作的供应商应将其列入《不能合作供应商名录》，并在采购部备案。建立合格供应商档案对合格供应商进行定期监督和复审。产品质量问题处理。供应商名单的变更。质量记录6.1《材料设备供应商信息表》6.2《材料设备供应商考察报告》6.3《供应商供货评估表》6.4《供应商名录》进货检验和试验程序在材料设备采购合同签署后一周内采购部主办工程师将确认的封样材料设备以及封样确认单移交项目公司，并组织项目公司、供货商进行合同交底，填写《甲供材料设备合同交底单》。项目公司严格按照《材料样品仓库管理程序》对所有甲供及甲指乙供材料进行封样保管。监理单位负责组织项目公司、施工单位、供应商对进货产品共同检验和试验。监理单位和施工单位按照施工监理合同和施工总承包合同规定对进货产品负最终质量验收责任（甲供材料设备除外）。监理单位应分阶段或发货前对订货产品进厂入库验证。采购部主办工程师及技术工程部参与每项产品第一次进场检验和验收。项目公司工程师负责督促监理单位对照进货产品检验规程抽样检查或全部检验每批进货产品。一般件抽样检查（如：地砖），主要件全部检查（如：门窗、进户门）。一般件抽样检查不合格，应重新抽样检查或全部检验，检验不合格退货，检查合格填送样单、送检试验、试验判别，试验判别不合格退货，试验判别合格，准许入库或投入使用。主要件全部检验不合格退货，全部检验合格，无需试验，准许入库或投入使用。进货产品经验收合格后，项目公司、采购部、监理单位、施工总承包单位验收人员必须在“货物验收清单”上会签确认，要求注明会签意见及验收日期。施工总包单位负责清点实收货物数量，因此须加盖本部门印章予以确认。“货物验收清单”由项目公司、施工总承包单位、供应商各存一联。项目公司主办工程师负责每项进货产品按《供应商供货质量、进度考核表》进行考评，并按规定每月25日向采购部及技术工程部上报考评记录。材料设备分类明细表HY-EMD-CL-001一、甲供材料设备序号名称主办部门序号名称主办部门1铝合金门窗采购部1住户配电箱项目公司2外墙涂料2供配电箱3进户门3消防设备4单元门4安全地毯5空调百页5雕塑6阳台栏杆6变频供水系统7屋顶栏杆7电视终端8热水器8水表箱9庭院灯具9电视分线箱10花岗石、砂岩石10轻钢构件11庭院小品11垃圾处理设备12儿童设备13电梯14智能化系统15玻璃幕墙16空调设备17工程桩18信报箱19垃圾箱20喷泉设备21楼梯地砖22门厅地砖23室外座椅24开关插座面板25太阳能设备26装饰材料二、甲指乙供材料设备序号名称主办部门序号名称主办部门1屋面瓦项目公司8铺地材料项目公司2保温材料9卡布隆板、耐力板板3给排水管材10帆布4防水涂料11广告框5防水卷材12PF复合井盖6成品烟道13道路砖7楼道感应灯注：采购部针对不同类型项目，可对本表中的内容做相应的调整。项目材料设备设计标准确认表HY-EMD-CL-002序号名称品牌选型确认设计标准准样板要求常规产品沿用产品特殊产品材质型号规格功能要求技术参数颜色1工程桩2铝合金门窗3外墙涂料4阳台栏杆5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼梯感应灯13钢(木)质防火门14水表箱15管道直饮水16住户配电箱17电梯18消防设备19智能化系统20太阳能设备21垃圾处理设备22花岗岩23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯29草坪灯30地埋灯31路灯32PF复合井盖33庭院小品34儿童设备35保温材料36防水涂料37防水卷材材料设备设计确认计划表HY-EMD-CL-003材料设备设计确定时间和内内容备注序号名称方案设计扩初设计施工图（色别）内容时间内容时间内容时间1工程桩●品牌◆规格型号■设计功能☆材质◤技术参数〇颜色

方案图▽扩初图★施工图2铝合金门窗3外墙涂料4阳台栏杆5空调百叶6屋面瓦7进户门8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱12楼梯感应灯13钢(木)质防火门14水表箱15管道直饮水16住户配电箱17电梯18消防设备19智能化系统20太阳能设备21垃圾处理设备22花岗岩23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯29草坪灯30地埋灯31路灯32PF复合井盖33庭院小品34儿童设备35保温材料36防水涂料37防水卷材材料设备管理控制制汇总表HY-EMD-CCL-0044项目填表人时间文件编号序号材料设备名称方案确定时间适用范围签约时间进场时间目标成本数量实际成本成本分析工作状态采购部门1工程桩采购部2铝合金门窗采购部3外墙涂料4阳台栏杆5空调百叶6屋面瓦7进户门采购部8单元门9楼梯地砖10门厅地砖11信报箱项目公司12楼梯感应灯13钢(木)质防火门14水表箱项目公司15管道直饮水技术工程部16住户配电箱项目公司17电梯技术工程部18消防设备项目公司19智能化系统技术工程部20太阳能设备21垃圾处理设备项目公司22花岗岩项目公司23砂岩石24广场砖25大理石26铺地砖27玻璃马赛克28庭院灯技术工程部29草坪灯30地埋灯31路灯32PF复合井盖33庭院小品34儿童设备35保温材料项目公司36防水涂料37防水卷材说明：1．本表适用于公司司所有新建和和在建项目，表表中的材料设设备种类及目目标成本可根根据具体项目目特点进行调调整。2．技术工程部确定方方案提交时间间，同时提交交经认可的详详细设计文件件。3．项目公司负责提提供材料进场场时间。6．材料采购责任人人为设计、工工程、项目、成成本等职能部部门经理。7．材料数量由采购购责任部门负负责提供。8．工作状态栏由相相关责任部门门按照“设计资料已已提交、合同同签约完成、材材料已进场”或“资料未按期期提交、材料料未进场”等文字形式式填写，每月月25日（遇休息息日提前）由由技术工程部部汇总后再发发给各相关部部门，同时抄抄报总经理层层。材料设备进场计划表HY-EMD-CL-005项目名称：序号材料名称型号规格单位数量进场计划时间其他说明：填表人项目总经理填表日期材料设备采购招标文件内部审核表HY-EMD-CCL-0066项目名称主办人填表日期年月日采购部相关工程师意见：：部门经理意见：项目公司相关专业工程师意意见：项目经理意见：技术管理部相关工程师意见：：部门经理意见：法务部门法务部门意见：工程副总工程副总意见：总经理总经理意见：董事长董事长意见：材料设备招投标工工作流程表HY-EMD-CCL-0077项目名称材料设备名称成本控制价：材料设备情况简介介确定竟标单位推荐竟标单位名称称12345资格审查证照资料主要业绩考评得分批准竟标单位名称称相关部门会签开标结果汇总投标书评标分析评标结果定标意见相关部门会签分管总经理批示材料设备封样清单单HY-EMD-CCL-0088项目名称封样日期序号材料名称及编号型号规格数量材质颜色厂家品牌使用位置第一批进场时间12345678910项目公司签字供应商签字（盖章）采购部签字技术工程部签字封样样品存放地点点注：产品在项目当当地的准用证证、出厂证明明、厂家及检检测中心出示示的检测报告告应作为本清清单的附件，若若缺少厂家能能提供的这几几份材料，不不得封样。签署人各持封样单单一份。存档人：甲供材料设备合同同交底单HY-EMD-CCL-0099项目名称日期合同名称编号甲方参加部门及人人员合作单位及参加人人员双方合同经办人员员联系方式：：合同内容简述：（包括产品数量、价价格、付款方方式、包修期期、验收标准准等内容）交底补充内容：相关人员签字：项目经理意见：注：本单原件交采采购部存档供应商供货质量、进进度考核表HY-EMD-CCL-0100工程项目供货单位产品名称供货批号规格型号数量供货质量执行情况况供货进度执行情况况合格率质量判定合同供货日期实际供货日期工期误差天数1234678910111213141516综合评估意见项目公司监理单位经办人：项目总经理：经办人：项目总监：说明：本表格由项项目公司填写写，报采购部部、技术工程程部备案。供应商供货评估表表HY-EMD-CCL-0111供货合同编号第次评估评估时间企业名称联系人企业地址电话、传真供货品名、型号电子邮箱供货时间供货数量产品包装(权重5%)□很好100分□较好好80分□一般60分□较差40分□很差20分交货情况(权重25%)□及时100分□比较较及时75分□不及时50分□严重延误25分安装调试(权重15%)□很好100分□较好好80分□一般60分□较差40分□很差20分产品质量(权重25%)□很好100分□较好好80分□一般60分□较差40分□很差20分售后服务(权重20%)□很好100分□较好好80分□一般60分□较差40分□很差20分产品价格(权重10%)□合理100分□比较较合理75分□不合理50分□相差很大25分参与评估人员意见及签名评估结果□可以合作□需需要改进□重新评估□不能合作相关部门经理意见分管领导意见是否列入供应商名名录：□□是（□合格□试点）□否供应商名录HY-EMD-CCL-0122排名供应商名称属性联系方式记录时间可供应其它产品名名称12345678说明：此表按不同产品，分分别编录供应应商属性栏分合格、试试点两类，合合格排名靠前前。供应商考察报告HY-EMD-CCL-0133考察对象考察时间考察记录：1.【主营产品】2.【核对营业执照、准准用证/产品许可证证、技术鉴定定文件、资质等级级证明等资料料，对有政府府部门限制的的产品检查其其相关证件】3.【厂家的生产能力力、销售情况况及年营业额额】4.【认证及获奖情况况】5.【生产设备的先进进程度、运转转情况及整个个生产车间的的状况】6.【对产品的各生产产环节采取何何种特殊控制制手段】7.【产品的主要原材材料产地】8.【供货区域】9.【其它内容】考察人员推荐意见见及签名技术工程部审查意意见相关部门经理意见见及签名材料设备采购月报报表HY-EMD-CCL-0144项目公司：