某地产工程采购管理指引

EvaluationWarning:ThedocumentwascreatedwithSpire.Docfor.NET.工程采购管理工作指引1.目的提高采购效益、提高采购效率、提高采购规范性，以合理低价选择合适的供应商，维护公司的权益。2.适用范围本办法适用于**地产长春公司所开发项目的工程施工（包含总包、甲方独立分包）、和材料设备供货（含甲控）等工程类采购管理业务。本办法不适用于咨询（如设计、勘察、监理、造价等）、营销、行政等的采购业务。3.术语和定义3.1.甲方独立分包：又称“甲委工程”，不在总承包施工工程范围内，甲方自行选定分包单位，并由其完成整个项目进程中与总承包工程有影响的独立工程的承包方式，合同签约形式为甲方和分包单位签订独立两方合同或三方合同。3.2.甲供：甲方自行组织采购，确定材料设备的型号、规格、数量及价格，并直接与材料设备供应商签订两方合同，将材料设备供应给施工承包单位的采购方式。3.3.甲控：甲方在工程招标时为确保工程品质，将某些材料/设备限定在若干品牌或规格范围内，并列明采购限价。施工承包单位在投标时，在甲方限定的范围内自行明确其一（包括品牌和规格），并给出综合单价。采用甲控形式的，采购限价可以通过采购询价、竞争性谈判方式确定。供应商是指提供产品或服务的企业，包括施工总承包商、专业承包商、材料设备供应商等产品或服务类供应商。3.4.采购策划：采购策划是指在开发项目采购实施前，确定采购科目明细、采购档次标准及采购目标成本等。3.5.采购方式：是指根据可供竞争的采购产品/服务的供应商数量的多少而采取的不同采购流程，分为邀请招标、竞争性谈判、直接委托三种。3.5.1.邀请招标：指在一定范围内公开采购的条件和要求，邀请众多投标单位参加投标，并按照规定程序从中选择交易对象的一种市场交易行为。3.5.2.竞争性谈判：是通过定向邀请若干家单位，通过简明招标达成交易的方式，通常是采取简明招标和谈判等方式进行多家比选确定中标单位。3.5.3.直接委托：通常是在非公开状态下采取一对一谈判方式进行的采购方式。3.6.采购方案：采购方案是指在具体产品/服务采购实施前，通过调研、会议等方式确定的关于本次采购的标准及采购方式，并确定标段的划分。3.7.零星采购：对于金额小于30万元（含）的采购项目，可以采用在满足招标技术标准的情况下，以直接比价的方式确定供应商的一种采购方式。3.8.项目采购计划是指在待开发项目采购实施前，针对拟招标项目、采购科目明细，确定各相关部门配合工作（确定图纸、技术标准及工程量清单等）完成时间以及采购各阶段工作开始和完成时间。4.采购通用原则4.1.廉洁奉公原则：所有与招标采购工作相关的员工都应严格遵守并有义务向投标单位宣传此原则，任何个人不得采取任何手段影响或试图影响招标采购结果。4.2.公平公正原则：在选择入围单位、招标过程、谈判、定标时必须对所有投标单位保持公平，树立并维护公司良好的信誉和形象。4.3.公开原则：采购过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享，杜绝暗箱操作。4.4.统一管理原则：施工、材料设备、配套工程、零星采购应纳入统一招标采购管理范畴。4.5.全过程管理原则：采购管理应覆盖从市场调研、供方考察、供方选择、履约过程管理、供应商评估各个方面。4.6.三权分立原则：采购业务操作应遵循三权分立原则，即工程管理部或需求条线负责技术标准的制定、工期及配合要求；成本管理部编制制定工程量清单及分析经济标；采购管理部负责全过程采购操作，采购决策小组进行最终决策。4.7.充分竞争、择优选择原则：应该有资质相同或接近的适量的供应商参与投标以保证采购具有充分的竞争性，应选择最具有竞争优势的供应商合作。4.8.保密原则：各类采购文件、入围供应商、招标过程资料、供应商隐私文件、供应商报价、协议合同等，都是公司的重要机密，不得泄露或作不当承诺；也应要求各供应商对自己的报价资料保密，互不串讲。4.9.可追溯原则：采购全过程必须及时收集、整理和归档，过程中参与人员必须签字，以便具有可追溯性。4.10.事前签订原则：应在签订采购合同后安排中标单位生产或进场施工。5.职责及采购系统组织5.1.采购管理部：5.1.1.是工程采购的发起和组织部门；5.1.2.根据工程进度，编制项目《采购计划汇总表》；.组织材料（设备）采购战略规划与计划管理执行工作；5.1.5.负责编制工程招标的招标邀请函、资格预审文件，编纂汇总招标文件以及工程采购过程中的相关文件、函件，负责相关事务性表单的流转工作；5.1.6.组织整个招标过程，负责接标，主持技术标、商务标的开标、约谈、评审，必要的商务标询标、谈判工作，并最终提供工程采购程序的拟中标单位；5.1.8.组织承建商、供应商考察、考评活动，建立并维护承建商、供应商名册；5.1.9.负责工程采购过程资料的收集、整理、归档、保存，产品封样等；5.1.10.确定标段划分、合同范围与边界约定，参与招标文件的技术部分、商务部分的编制工作，参与材料（设备）采购合同的制定；.参与目标策划定位，根据定位提出项目材料设备配置的初步建议；.参与产品研发，从材料设备配置、新材料和新设备应用的角度提出建议；.负责剩余材料的库存管理；.参与设计各阶段设计成果的评审工作，对材料设备的使用提出建议；.参与材料设备的选型定板，对材料设备进行市场调研提出符合要求或相近的多种备选材料设备；.参与目标成本的确定与调整，从材料设备的角度提出方案阶段、扩初阶段、施工图阶段的限额要求及成本控制建议；.负责编制本部门成本台账，对本部门负责的目标成本进行动态跟踪；.负责材料（设备）的认质认价。.参与月度工程检查，参与材料设备进场验收，参与工程结算。5.2.工程管理部：5.2.1.参与编制《采购计划汇总表》，对采购计划中的进场时间、技术标准及技术要求确定时间负责；.编制招标文件的技术部分，工程或材料设备的技术规范及要求；5.2.3.提出详细的招标要求及建议，如项目经理资格等级、工期及配合要求等；5.2.4.参与招标项目入围单位的考察，负责考察承建商、供应商是否具备施工、生产能力，考核其人员配备的综合管理、技术能力；5.2.5.参与技术标评审，编制技术标分析，从技术角度审核承建商或供应商的能力，并对分析结果负责；5.2.6.按施工进度实事求是的制定材料(设备)需求进场计划,现场协调管理甲供、甲控材料设备的进场检验、出入库、成品、半成品保护工作。5.3.成本管理部：5.3.1.参与编制《采购计划汇总表》，对采购计划中的工程量清单编制时间、合同签订时间负责；.根据采购标准确定采购项目的预算成本；5.3.3.编制招标文件的工程量清单及报价说明；5.3.4.编纂、修订合同文件及付款方式；5.3.5.参与招标项目入围单位的考察；5.3.6.分析商务标价格，参与商务标的约谈、评审、必要的商务标谈判工作；5.3.7.编制经济标分析，并对分析结果负责。5.4.设计管理部：5.4.1.参与编制《采购计划汇总表》，对出图时间负责；.提供招标图纸、相关参数、规格、工艺标准、产品定样；.负责在招标过程中图纸、工艺标准等方面的答疑；5.5.财务管理部：5.5.1.提出财务相关专业意见（如：资质是否合格、开具发票类型等）；5.5.2.参与合同付款方式的制定。5.6.采购系统组织表总经理成本条线总助工程条线总助采购管理部设计管理部成本管理部工程管理部财务管理部编制项目采购策划划审批审批审批负责参与参与参与参与《项目采购计划汇汇总表》编制制、修订审批提出意见提出意见负责参与参与参与编制采购方案审批审批审批负责参与参与参与参与资格预审及投标入入围审批审批审批负责资格预审及组组织入围考察察参与入围考察提出资格预审施工工资质要求、参参与入围考察察参与资格预审招标文件编制、修修订主持编制提供图纸，负责产产品定样编制商务标、报价价清单编制技术标、提出出技术、工期期及配合要求求参与付款方式的确确定发放招标文件或报价邀请函负责答疑主持参与图纸、样品等等方面的答疑疑经济条款答疑技术、工期及配合合要求答疑开标负责记录递标先后后顺序、主持持开标参与参与评审投标文件负责根据情况参与图纸纸、样品评审审评审商务标部分、成成本分析评审技术标部分谈判根据情况参与谈判判根据情况参与谈判判负责参与谈判根据情况参与谈判判定标审批审批审批编制定标报告负责经济标分析负责技术标分析参与文件归档负责供应商过程评估提出意见提出意见提出意见负责参与参与参与供应商年度评估总总结提出意见提出意见提出意见负责参与参与参与6.编制项目采购策划和采购计划6.1.项目采购工作具体实施前，由采购管理部组织相关部门进行采购策划。.采购策划内容应包括：项目情况简介、施工进度计划、主要施工项目采购节点计划、项目合同架构体系（总包、甲委、甲供、甲控材料等各类合作方式的项目采购合同架构）、总包及关键工程采购方案等。6.2.根据公司确定的项目开发计划，由采购管理部主持相关部门编制项目采购计划，应保证计划切实可行。.项目采购计划内容包括：不同采购内容的设计定样及出图时间、进场时间、采购方式、采购时间、合同签订时间、供货周期等。采购计划应为采购过程安排合理的时间以保证采购工作质量；采购计划中确定的时间应在执行中得到保障。6.3.在采购计划的实施过程中，应根据实际情况对采购计划每月进行实时调整，并将调整后的采购计划发至相关部门。7.编制采购方案7.1.所有甲委工程，甲控、甲供材料，装修施工单位确定以及其它重要的采购活动（包括但不限于）在实施前，采购管理部应编制具体采购方案；7.2.采购方案内容应包括但不限于：历史采购情况、市场调研情况（包括供应商资源情况、产品应用情况、客户关注的方面、同行开发项目关于该项采购科目的应用情况）、明确采购需求（品牌需求、采购量、采购技术要求、供应能力要求、售后服务要求）、确定合适的采购方式、标段的划分、具体采购工作计划安排；7.3.零星采购项目应编制简化的采购方案，至少包括：采购方式、确定合作单位的原则、标准的建议。8.采购方式确定8.1.采购方式确定原则：每项采购项目的采购方式，必须在采购流程启动之前事先确定，并根据采购项目的金额大小、风险高低和潜在供应商数量的多少，选择合适的采购方式。8.2.采购方式分为邀请招标、竞争性谈判、直接委托三种形式。8.2.1.除第8.2.3条规定的内容以外，所有金额（以所属统一科目的目标成本值为计算依据，若无特殊说明，下同）在100万元及以上的工程施工（包含总包工程、甲委工程）、材料设备（包含甲供、甲控）的招标采购必须采用邀请招标方式。8.2.2.金额在100万元以下的采购项目，应首选招标方式，只有在招标不是最为经济和有效的情况下，才可以采用竞争性谈判。对于原计划招标的项目改为竞争性谈判或直接委托的，必须事先获得批准。8.2.3.满足下列描述的特殊事项可采用直接委托方式：A.经总经理批准的续标项目；B.政府垄断性工程或政府主管部门指定供应商的；C.因技术、市场等原因造成实质性垄断，满足条件的供应商不足2家，且标的物无替代性的工程；D.紧急抢险工程：因不可抗力引起的紧急处理工程（如大面积防水堵漏、基坑垮塌等）；E.超出原合同范围的小金额工程（标的10万元以下且不超过原合同金额10%的）；F.经总经理批准的其他采购单项；D.战略合作单位。8.3.零星采购8.3.1.对于采购金额小于30万元（含）的项目，可以采用在满足招标技术标准的情况下，以直接比价的方式确定供应商。8.3.2.零星采购方式以效率优先、透明规范为原则，由采购管理部与其他相关部门共同参与的简明招标形式。8.3.3.零星采购须说明确定合作供应商的依据，记录定价过程及定价依据，并将过程文件存档备案，以便查阅。8.4.除总包工程、基础工程、示范区/样板房以外其他所有单项（包括工程和材料设备采购）应采用工程量清单方式。总包工程、基础工程、示范区/样板房可采用工程量清单或模拟工程量清单方式。特殊情况下无法采用工程量清单/模拟工程量清单的，必须事先经总经理批准后方可执行。8.5.各种采购方式区别及适用条件见下表。邀请招标竞争性谈判直接委托流程复杂性竞争性供应商至少有三家同等条条件满足要求求的供应商满足招标要求的供供应商不足三三家；或本表表“适用条件”栏中的2）、3）情况下供供应商不止一一家满足要求的供应商商唯一谈判可谈判可谈判可谈判决策方法综合评审法适用条件满足采购要求的潜潜在供应商资资源充足，通通过严格程序序充分竞争可获获取到理想价格的；产品/服务标准化程度高高，具良好可可比性，决策策标准可量化化的。不适用施工总承包包采购。介于邀请招标和直直接委托之间间：1)满足要求的供应商商数量不足；；2)方案不可比比或者性质特特殊，不能事事前确定详细规格格或者具体要要求的；3)采购的产品市市场价格透明度小小或变化幅度度大，采购团团队不能事前前确定明确的的产品价格构构成和评定成成交的价格标准的。被动直接委托：1）因政府垄断、技术垄垄断、市场垄垄断，只能从从唯一供应商商处采购，且且标的物无替替代性；2）因已经作出的对外外销售承诺，为保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的（仅适用于材料设备采购）。主动直接委托（仅仅适用于材料料设备采购）：1）距上次采购合同签签订时间不足足半年，且价价格波动不大大的同