某企业海外部商务人员工作职责和考核办法

海外工程公司工作职责和考核办法第一部分：海外工程公司总则负责集团海外市场的开拓和出国商务管理。第二部分：海外工程公司的主要工作职责1、热爱企业、忠于职守，严格履行集团规定的职能；2、负责集团海外工程管理制度的建立和完善3、负责境外市场的开拓，工程信息跟踪及内部沟通；负责海外工程投标工作的组织、策划，前期市场调查及与外部相关部门的沟通、协调；4、参与境外工程的市场考察；招投标文件翻译；投标价格编制；投标书制定和投递；商务合同洽谈；5、负责境外合同纠纷与结算管理；6、在项目经理部相关人员的配合下，牵头出境货物商检及出境货物中国海关的相关手续（不包括货物进口国的报关、通关与清关）；7、负责集团海外商务活动的策划、组织、实施与管理，协调、处理海外工程的商务纠纷；8、负责外派劳务人员的批准、签证、备案和档案建立（包括出国人员的护照办理）；9、负责集团对外经营权的管理及其在总经理室授权范围内的使用，负责集团外经权年审、报表；10、负责与外经主管部门的沟通，建立良好的工作关系和沟通渠道；11、负责国家外经优惠政策待遇的申报；12、负责出国人员的意外伤害伤害保险与理赔管理；13、负责海外工程商务档案的建立与分析；参与外派劳务人员的批准、评审，并做好备案和档案建立工作；14、负责集团公司的随同领导翻译及集团海外工程资料的翻译及资料15、负责海外项目施工产值统计；16、不属于海外公司职能范围的工作：1、境外工程的人员、设备的采购、调遣；2、生产管理、技术管理、质量管理、安全管理、项目管理；3、人身管理等工程实施过程中的管理；4、集团派驻境外的分支机构管理。第三部分：海外工程公司职责分工1.商务组：彭霄红负责，2.外事组：岳华英负责，3.翻译组：于海根负责第四部分：海外工程公司商务组人员岗位职责热爱本职工作、遵守公司各项规章制度；熟悉有关经济政策、法律法规、工程造价政策文件、定额规范；仔细阅读施工图纸，参与图纸会审，搜集整理与工程造价、工程预决算有关的技术材料和文件材料，熟悉投标文件内容要求、投资方要求、现场实践状况及施工图设计内容编制工程施工图预算、并组织进行预算交底；及时完成工程造价的经济剖析，实时完成工程决算材料的归档；总结已完国外工程的全部造价资料、并做好已完工程的造价测算，为指导决议计划提供科学根据。负责国外工程合同的签订和管理，编制相应的管理制度并保持其有效性、适应性。根据相应的管理程序要求办理合同签订、变更，并做好各类合同及工程预决算保护秘密任务。收集集团公司国外工程的相关资料、包括气候、人文、当地政府费用、当地税金、法律法规知识；参与国外工程合同纠纷处理；协助国外项目做好结算管理；积极参加各类专业培训，取得相应预算资格；加强经营人员的业务学习，配合有关部门做好经营人员的培训工作，提高业务人员的素质、提高标书的编制质量；服从集团公司及部门领导的安排。广泛宣传公司资信，扩大社会知名度。第五部分：海外工程公司外事、翻译组的岗位职责一、出国人员管理（护照、体检、培训、资金申报等）工作职责：1.劳务因私护照的办理向需要办理护照的人员或项目部介绍办理护照的流程；准备劳务护照办理所需资料：审批表、备案表、初审意见函、承诺书、委托书、劳务合同、工程合同、使馆意见函、保险证明、工程许可、人员许可、营业执照执照等资料；完整的办理护照资料送行政中心审查、备案；协助劳务人员办理户籍所在地的初审意见函；再次将初审意见函等资料送行政中心，出具项目备案表，劳务人员办理护照。根据护照资料，通知并协助需要重新办理护照的集团管理人员重新办理护照；对公司管理人员的护照登记造册，妥善保管，借用护照需有借用记录。协助办理出国人员的体检事宜2.1了解不同国家对体检项目的要求，严格执行体检合格标准,协助办理出国人员的体检事宜；2.2及时统一拿取健康证和体检报告,并及时登记,对体检有问题的人员及时通知项目经理部劳资员,进行复检或采取治疗措施;3.办理公司和合作单位人员的商务签证或者旅游签证事宜3.1及时办理签证所需的邀请函,准备签证所需的资料,与代理签证的单位联系、沟通，准备及时办理相关手续；3.2签证办理好以后，及时书面通知护照持有人的签证有效期及相关的签证信息；3.3联系安排分管领导出行相关事宜4．协助组织出国人员的外经和安全培训事宜4.1提前与境外项目部、安全部、商务局培训老师联系，落实上课教室、授课老师、培训人员等事宜；4.2准备培训资料、考试试卷、考试纸笔等资料，；4.3培训上课，考试监督，考卷收发，人员签到等；4.4考卷批改，成绩统计，名单送商务局备案，缴纳培训费；5.中小企业开拓资金、外经外贸发展专项资金的申报事宜。5.1认真研究申报通知和申报要求，积极参加商务财政局组织的培训，学习申报要求和国家政策；5.2积极和省市相关部门联系，咨询申报相关问题；5.3积极向公司有关部门（如财务、内行）收集整理书面材料成册，并送至市相关部门预审；5.4同时进入网上系统，进行网上申报；5.5按照申报要求，将资料按照顺序打印、装订、编码成册，送至市外经部门正式申报；5.6跟踪申报情况和资金拨付情况；二、签证管理（签证、工作邀请函等的办理）1.工作邀请函、工卡资料收集、整理和办理1.1收集、整理俄罗斯出国劳务人员办理工作邀请函和工卡所需要的护照、照片、学历证书、操作证书、上岗证书、职称证书等资料；1.2对收集的出国劳务人员的资料按俄罗斯要求和配额要求扫描成电子文档，并建立规范和符合要求的电子文件；1.3根据护照和身份证等信息，建立人员个人信息名单和配额编号，仔细校对核实，确保人员信息无误，1.4将人员信息翻译成中英文，再次校对核实，然后将完整的资料发送给俄罗斯办理邀请函的翻译和代理公司；2.签证的资料收集、整理和办理2.1经常与俄子公司和项目部联系，跟踪邀请函和工卡的办理情况；2.2收到邀请函和工卡后，及时校对收到的工卡和邀请函上的人员信息，如有误，将错误的工卡和邀请函扫描，并标出错误之处，将电子文件发回给俄罗斯，并及时将出错的工卡或邀请函寄或带回俄罗斯；2.3将邀请函人员名单表传递给项目部及协作单位，准备办理签证所需的所有资料，整理复印护照、身份证、健康证、体检报告、工卡、邀请函等资料；2.4根据邀请函人员制作签证审查表，并报市商务局审批备案；2.5按使领馆签证要求，填写签证申请表、个人俄文信息表、出国人员登记表及出国人员名单，俄罗斯公司营业执照及税务登记证复印件，人员配额表，将人员资料原件和复印件按要求分别整理装订成册；2.6将完整的签证资料送江苏省外办，办理备案、交费、核验和封套手续；2.7将完整的经江苏省外办审核封套的签证资料送到省外办上海办事处，按特急、加急或普通要求办理签证；2.8签证办好后，及时取回签证，核对签证资料，确保签证而信息与工卡和邀请函及其它个人信息对应，交至项目相关人员；3．非我公司总承包的工程项目签证协调、沟通和办理3.1非我公司总承包的工程项目出国劳务人员，与总包方相关人员沟通，了解相关国家的办理程序，办理邀请函和签证等手续的资料要求；3.2与项目经理部劳资人员保持联系，确保办理邀请函的资料准备及时到位;3.3将出国劳务人员的资料按第1条要求进行整理,将电子文件和书面文件发送给总包方,用于办理邀请函等资料;3.4准备签证资料,确保签证资料符合使馆要求,资料信息准确无误协助总包方办理出国劳务人员的签证;3.5协助境外项目部组织劳务人员出境；三、出国管理和劳务人员意外伤害保险的办理1.推选价格便宜、保障内容多、信誉好、售后服务完善的保险公司；2.与海外各项目部及时沟通、确定出回国人员名单，及时加保、退保；3.与保险公司进行加保、退保的核算，并将费用划分到各项目上；4.对对出险事件理赔，和项目部共同进行全过程的沟通、协调；5.协助出险工人对工伤意外伤残鉴定；四、境外人员的考勤资料的收集、整理和上报1.根据公司和人力资源部要求，经常和境外项目部沟通，宣传公司的管理制度和规定；2.向各个项目部核实项目人员资料，确定考勤表；3.将考勤表传递给相关部门；五、翻译工作内容：1.建立并逐步完善（大量）资料翻译的流程；2.与国外业主的往来信函的翻译；3.与国外业主的往来信函的校对；4.与国外业主的日常沟通联系（电话，邮件，短信等）；5.谈判、考察等外事口语（英语）的翻译；。6.积极参与公司员工的英语培训活动；7.积极配合集团其他部门的涉外工作；工作要求：1、翻译文稿必须融会贯通，吃准原意；推敲琢磨，精心表达；准确精炼，语句流畅。2．专有名词术语要符合本行业的的译法规范化，语法、文字、段落、格式、标点符号等要合乎要求；3．翻译文稿必须忠实原文，不得改变文意，更不得漏译或留下空白。原文若有不清楚、不确切的地方，应建议有关人员澄清或订正；4．一般情况下，完成一千字的翻译任务不应超过半天时间。紧急任务必须在规定时间内完成。六、外经资格证书、报关注册登记证书、自理报检证书、电子口岸卡的年检或者更新6.1根据不同的年检要求和时间，准备年检资料；6.2网上申报年检资料；6.3报送年检材料；6.4证书经年检后，取回经年检的证书；七、各个境外项目工程报表的催收和报送1.每月向各个境外项目部催收已完工作量报表、下月工作量计划、现场人员数量、劳务人员黑名单等资料；2.将相关资料整理传递给工程部、四捷劳务等部门；3.在商务部网上系统报送月度和年度工作量情况；4.不定期向中国承包商会和机电商会报送境外工程情况；八、境外工程投标许可的办理1.收集整理境外投标工程资料；2.与项目所在国使馆联系，将投标许可申请书、工程概况、企业、招标文件资料等传真至使领馆商赞处，跟踪使馆回函情况；3.与机电商会联系，将投标许可申请报告、与客户洽谈情况、项目申报表、使馆确认函等资料传真至机电商会，跟踪商会回函情况；4.在商务部网上系统填报投标许可申报信息；5.与商务部对外承包工程处联系，将投标许可申请报告、许可申请表、许可审批表、使馆确认函、商会确认函等资料等传真至商务部，跟踪商务部审批情况；九、境外子分公司公证、双认证资料的办理1.根据子分公司要求，整理营业执照、授权书、决议、工作经历证明、无犯罪记录证明等资料；2.将资料翻译成注册国文字；3.将电子版和签字盖章的书面材料送公证处，公证处委托认可的翻译公司核实校对，出双认证公证书；4.将公证材料送省外办进行外事认证；5.将材料送使领馆进行领事认证；十、收结汇和外汇核查1.与境外子分公司沟通，将境外收汇分为一般贸易项下和工程项下收汇；2.按照不同的收汇，准备结汇资料和合同；3.核对合同内容与收汇内容相符，交给财务部结汇；4.不定期接受外汇管理局的外汇核查，并配合财务准备核查资料；5.网上申报核查报告，并向外管局申报书面材料；6.接受外汇管理局的现场核查；十一、外贸货运出口业务配合项目部采购出口设备材料，收集合同、发票、产品合格证、生产企业的ISO证书、生产许可证等资料；产品归类，查询HS编码，咨询出口要求；制作装箱单、发票、合同等资料；将需要商检的产品品，按照商检检要求整理报报检资料，做做商检；国检现场对产品进进行查验。如如需整改，提提出整改要求求，进行整改改，再次查验验，直到合符符要求；需要产地检验的产产品，在采购购时，请厂家家报检，并将将完整的报检检资料传递给给厂家；根据产品多少，订订舱、调箱，装装运；准备报关资料，送送外运报关公公司报关，配配合海关现场场开箱查验；；货物出港后，办理理原产地证，将将提单、报关关单、发票、箱箱单、合同等等资料带或者者寄给收货人人；协助收货人办理产产品认证等手手续，提供认认证和清关资资料；跟踪货物运输、到到港、清关等等情况，确保保到达现场；；催促货款回国，及及时收汇、核核销；第六部分：本部门具体体人员分工商务负责：彭霄红红外贸外事负责：岳岳华英翻译负责：于海海根预算人员：魏圆圆圆、王佚、褚褚江出国人员管理：黄黄柳群出国人员管理：丁丁明龚有第七部分：本部门考核核表2011年度责任任目标部门：海外工程程公司序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标海外市场开拓信息息跟踪率％100由于海外工程公司司不跟踪，丢丢失一个扣2分。考核组102境外工程投标管理理%100按完成比例计分；；策划不到位位扣2分/次；因组织织贯彻发生重重大差误指标标该项为0分。考核组103境外工程合同纠纷纷处理%100对海外工程合同纠纠纷及时处理理考核组104境外工程结算管理理%100协助项目部对海外外工程的决算算进行管理考核组55文字和口语的翻译译招投标资料和往来来函件的翻译译，外事口语语翻译考核组106办理机械设备出口口手续%100办理项目部出口机机械设备的商商检、报关、运运输、制单、收收汇等手续考核组57外派劳务人员出国国手续办理%100办理各个项目部的的外派劳务人人员的外经备备案、项目审审查、并协助助办理户籍所所在地初审意意见函等护照照办理所需手手续考核组108外派劳务人员的体体检、培训%100组织出国劳务人员员进行外经和和安全培训，协协助各项目部部组织出国劳劳务人员体检检考核组59外派劳务人员的签签证办理%100收集出国劳务人员员邀请函、工工卡等所需资资料，准备签签证资料并办办理签证考核组1010外派劳务人员的保保险和理赔及时办理出国劳务务人员的保险险以及回国的的退保，意外外事故的理赔赔考核组511集团外经权的年审审、报表合格合格完不成该项0分。考核组512外经优惠政策资金金的申报%100在通知时间内及时时完成申报考核组1013外经管部门的沟通通%100与市、省、国家外外经协会建立立良好的沟通通关系，熟练练掌握办事程程序；关系未未沟通扣2分，办事程程序不掌握扣扣5分。考核组514考察指标部室环境、安全治治理部室内部吵闹、闲闲谈、玩游戏戏机、做私活活、打架、环环境脏乱差，每每项每次扣1分。劳动纪纪律松懈、出出现安全事故故扣5分。行政领导015执行制度护照管理出现失误误，每发生1起扣2分；重大失失误视严重程程度重扣。考核组016突击性任务完成发生一起不能完成成总经理室或或分管领导交交办的突击性性任务扣2分。考核组017部门岗位考核制度度部室目标未分解扣扣2分；未考核核扣5分。考核组018海外工程管理制度度建设未完成扣5分。考核组0第八部分：本部门具体体人员考核表表部门：海外工程公公司魏圆圆序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标服从领导安排％100服从安排，并积极极配合领导完完成工作，有有创新意识考核组102工作态度认真、勤勤奋%100工作认真负责、严严谨、兢兢业业业，并有团团队合作精神神考核组53工作水平、出差率率%100能独立完成工程报报价、熟悉定定额考核组204及时整理报价资料料、归档、有有成本分析资资料%100能及时整理报价资资料、归档、有有报价分析资资料考核组105积极参与各种培训训%100积极参与专业培训训、考核组106取得造价资格%100并取得造价及建造造资格考核组107跟踪投标工程、整整理跟踪资料料、及时反馈馈跟踪信息%100能跟踪投标工程，收收集资料、为为决策提供合合理依据考核组108参与工程决算%100参与项目决算工作作，并能总结结经验教训考核组109参与合同编制、整整理、归档及及评审%100参与合同的编制及及合同谈判，收收集合同资料料考核组510遵守公司各项规章章制度%100遵守公司制度考核组10部门：海外工程公公司王佚序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标服从领导安排％100服从安排，并积极极配合领导完完成工作，有有创新意识考核组102工作态度认真、勤勤奋%100工作认真负责、严严谨、兢兢业业业，并有团团队合作精神神考核组53工作水平、出差率率%100能独立完成工程报报价、熟悉定定额考核组204及时整理报价资料料、归档、有有成本分析资资料%100能及时整理报价资资料、归档、有有报价分析资资料考核组105积极参与各种培训训%100积极参与专业培训训、考核组106取得造价资格%100并取得造价及建造造资格考核组107跟踪投标工程、整整理跟踪资料料、及时反馈馈跟踪信息%100能跟踪投标工程，收收集资料、为为决策提供合合理依据考核组108参与工程决算%100参与项目决算工作作，并能总结结经验教训考核组109参与合同编制、整整理、归档及及评审%100参与合同的编制及及合同谈判，收收集合同资料料考核组510遵守公司各项规章章制度%100遵守公司制度考核组10部门：海外工程公公司褚江序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标服从领导安排％100服从安排，并积极极配合领导完完成工作，有有创新意识考核组102工作态度认真、勤勤奋%100工作认真负责、严严谨、兢兢业业业，并有团团队合作精神神考核组53工作水平、出差率率%100能独立完成工程报报价、熟悉定定额考核组204及时整理报价资料料、归档、有有成本分析资资料%100能及时整理报价资资料、归档、有有报价分析资资料考核组105积极参与各种培训训%100积极参与专业培训训、考核组106取得造价资格%100并取得造价及建造造资格考核组107跟踪投标工程、整整理跟踪资料料、及时反馈馈跟踪信息%100能跟踪投标工程，收收集资料、为为决策提供合合理依据考核组108参与工程决算%100参与项目决算工作作，并能总结结经验教训考核组109参与合同编制、整整理、归档及及评审%100参与合同的编制及及合同谈判，收收集合同资料料考核组510遵守公司各项规章章制度%100遵守公司制度考核组10部门：海外工程公公司岳华英序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标办理机械设备出口口手续%100办理项目部出口机机械设备的商商检、报关、运运输、制单、收收汇等手续考核组102办理各个证书年审审或更新手续续合格合格完不成该项0分。考核组53办理各部门报表和和网上申报%100按期按时完成考核组104办理公证、认证事事宜%100根据要求按期按时时完成考核组105办理投标许可事宜宜%100妥善沟通，按期按按时完成考核组106办理收结汇资料和和外汇核查事事宜%100妥善沟通，按期按按时完成考核组107外经管部门的沟通通%100与市、省、国家外外经协会建立立良好的沟通通关系，熟练练掌握办事程程序。考核组108协助出国护照的办办理%100协调办理各个项目目部的外派劳劳务人员的外外经备案、项项目审查、和和劳务人员户户籍所在地初初审意见函等等护照办理所所需手续考核组109协助劳务人员的体体检、培训%100协调出国劳务人员员进行外经和和安全培训，协协协调各项目目部组织出国国劳务人员体体检考核组510协助签证办理%100协调、分配、和协协助办理出国国劳务人员邀邀请函、工卡卡、签证等手续考核组1011审核资金申报材料料,联系沟通申申报事宜%100积极和外经、财政政等政府部门门沟通资金申申报事宜，审审核申报资料料，跟踪申报报后续工作考核组10部门：海外工程程公司于海根序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标建立并逐步完善（大大量）资料翻翻译的流程。%100规范各类型翻译资资料的翻译流流程；考核组102与国外业主的往来来信函的翻译译。%100及时、准确地翻译译与国外业主主往来的信函函；考核组203与国外业主的往来来信函的校对对。%100校对与国外业主往往来的信函；；考核组104与国外业主的日常常沟通联系（电电话，邮件，短短信等）%100保持与国外业主的的正常联系，并并根据需要及及时与其沟通通；考核组105谈判、考察等外事事口语（英语语）的翻译。%100准确，高效地完成成外事口语翻翻译任务；考核组206积极参与公司员工工的英语培训训活动%100编写讲义，按计划划授课，并积积极帮助愿意意学习英语的的员工；考核组107积极配合集团其他他部门的涉外外工作100在不影响主要工作作的情况下，积积极配合其他他部门的涉外外工作；考核组108完成上级领导交给给的其他任务务100及时完成上级领导导交给的其他他任务。考核组102011年度海外外公司责任目目标分解部门：海外工工程公司丁明明序号目标内容单位指标完成标准考核部门分值1考核指标邀请函资料的制作作、扫描（护护照、身份证证、职称证书书、职业证书书等）并发给给相关人员办办理邀请函和和工卡%100扫描资料完整、清清晰，像素、大大小等符合办办理邀请函的的要求和规定定并及时发往往相关国家代代理公司办理理邀请函考核组152人员资料电子表格格编制%100表格内容完整、准准确考核组103办理邀请函需要的的其他资料（出出国证明、个个人公函，中中文资料的英英译等）%100内容准确，资料符符合要求考核组54根据邀请函人员制制作签证审查查表并报市商商务局审批备备案%100表格内容完整、准准确考核组105根据邀请函和工卡卡到达时间及及项目部的需需要办理签证证（需要护照照、邀请函、工工卡原件及复复印件，身份份证复印件，健健康证和艾滋滋病报告原件件及复印件，填填写签证申请请表，出国人人员审批表，填填写出国人员员护照签证事事项表，填写写出国人员登登记表及出国国人员名单，俄俄罗斯公司营营业执照及税税务登记证复复印件，人员员配额表，俄俄罗斯工程还还需要制作个个人签证的俄俄文版）%100资料完整，缺一不不可，需要填填写的资料要要准确无误，个个人签证的俄俄文版要细致致考核组306境外施工人员考勤勤表和工资表表等资料的收收集与上报%100催促各海外项目部部及时报海外外部，并上报报公司人力资资源部考核组157完成领导交办的其其他工作%100服从领导的合理安安排考核组15部门：海外工工程公司龚有序号目标内容指标完成标准考核部门分值1考核指标与项目人员的联系系，催促项目目及时提供邀邀请函人员的的资料%100扫描资料完整、清清晰，像素、大大小等符合办办理邀请函的的要求和规定定考核组102邀请函资料扫描和和复印（护照照、身份证、职职称证书、职职业证书等）%100表格内容完整、准准确考核组153人员资料电子表格格编制%100内容准确，资料符符合要求考核组104邀请函、工卡资料料的核对、整整理、保存%100内容准确，资料符符合要求考核组105办理签证所需资料料整理（商务务局审批表、工工人护照健康康证的核查与与准备）%100内容准确，资料符符合要求考核组56推选价格便宜、保保障内容多、信信誉好、售后后服务完善的的保险公司%100比值比价比服务，择择优推选考核组57与海外各项目及时时沟通