第三章公文格式(03版)

第三章公文格式公文格式内容第一节公文格式

第二节几种常用公文格式特点

第三节常见错误剖析中共中央办公厅、国务院办公厅在2012年4月6日联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，这一法规于2012年7月1日正式施行。国家质量技术监督局又发布了《党政机关公文格式》。这一国家标准成为了公文的法定格式。

第一节公文格式第一节公文格式

公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范格式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。组成公文的要素分为:(一)版头

置于公文首页红色反线以上的各要素统称版头;(二)主体

置于红色反线至主题词之间的各要素统称主体;(三)版记置于主题词以下的各要素统称版记。4版面规定是依据国家标准对应用文的文本形式要素作出的相应规定。一、版面规定

依据国家质量技术监督局发布的《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》中的规定，公文用纸采用GB／T148中规定的Ａ4型纸，其成品幅面尺寸为：210㎜×297㎜。

㈠用纸规格（二）公文用纸幅面A4纸张：210mm×297mm公文用纸天头（上白边）：37±1mm公文用纸订口（左白边）：28±1mm版心尺寸：156mm×225mm（不含页码）（三）公文用纸技术指标重量：60g/m2—80g/m2纸张白度：85%—90%横向耐折度：≥15次不透明度：≥85%PH值：7.5—9.5210mm297mm37mm28mm26mm35mm156mm×225mm（二）公文页边与版心规格

公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。装订应左侧装订，可采用骑马订或平订的方式，订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm。（三）排版与装订规格】】

一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

★公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。（四）页码规格

依据《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》的规定，将组成公文的各格式要素划分为版头、主体、版记三个部分。二、格式要素

★其中：版头一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等组成。主体由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等组成。版记由抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

乌鲁木齐市第一中学文件

乌市一中校发〔2008〕1号关于XXXXXXX市教育局：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX2008年3月25日版心

乌鲁木齐市第一中学办公室2008年3月24日印发版头主体版记红色反线37mm

28mm版式编号、密级和保密期限紧急程度版头——发文机关标识公文字号——机关代字、年份、序号签发人（上行文）公文标题主送机关正文附件说明成文日期、印章附注印制版记——抄送机关、印发机关、印发日期、份数000156秘密急件置于公文首页红色反线以上的各要素统称版头。

㈠版头要素

公文份号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。也常称为是同一文稿总印数的流水号。涉密公文应当标注份号。1.公文份数序号★公文份号的位置在版心左上角顶格第1行的位置。也就是天头下边缘，距公文上页边37㎜处下面第1行。★公文的份数序号6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。份数不足规定位数时前面用“0”补齐。

秘密等级(可以简称为密级)是标识公文保密程度的一种标志。公文的保密程度分为绝密、机密、秘密三级。绝密级事项保密时间不超过30年；机密级事项保密时间不超过20年；秘密级事项保密时间不超过10年。绝密是最重要的党和国家秘密，泄露会使国家安全遭受特别严重损害；机密的泄露会使国家安全遭受严重损害；秘密的泄露会使国家安全遭受到损害。2.秘密等级和保密期限★标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间空1字；如需同时标识密级和保密期限，密级和保密期限之间用“★”隔开。

紧急程度是对公文送达时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”的字样。如果是以电报的形式下发的公文，紧急程度分为特提、特急、加急、平急四个等级。3.紧急程度标识紧急程度，使用3号黑体字，顶格标识在版心左上角第1行的位置，两字之间也需空1字。但如果同时还要标识密级、紧急程度要顶格标识在版心左上角第2行的位置。

发文机关标识是公文责任者名称的标注，即人们通常所称的“红头”。它是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。

4.发文机关标识

☆由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。37mm35mm72mm联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。机关代字一般由两个层次组成：第一个层次是发文机关代字;第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字，如“市府办”是由“市政府”和“办公室”两部分的代字联合组成。发文字号尽量以简化为好。年份要用全称，不能简化，如“〔2010〕”不能写成“〔10〕”。

年份应用六角符号“〔〕”，不能用中括号“［］”、小括号“（）”等。序号是发文的流水号，一般都是按文件的形式统一编号。如果是联合行文，只标主办机关的发文字号。发文字号的位置一般置于发文标识下空两行的地方，根据不同公文的特点，有居左“请示”、居中“通知”、居右“函”、“批复”、“报告”、“议案”、“复函”三种特点。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。6.签发人

上报的公文（上行文）需标识签发人，平行排列于发文字号右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行上。

主体要素是指公文首页红色反线以下至公文末页主题词以上的各个要素。㈡主体要素1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注图示如下:1.标题2.主送机关3.正文4.附件说明5.成文日期6.印章7.附注35

标题是指标明某一公文主要内容的概括性名称。公文标题要准确、简要地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关名称、事由和公文文种三部分构成。★1.公文标题公文的标题可以省略发文机关，构成“事由+文种”的形式。公文的标题也可以省略事由，构成“发文机关+文种”的形式。

公文标题标注在红色反线下空2行的位置，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。撰写公文标题应注意的事项①所有公文标题均不可省略文种。除简单的周知性公文外一般也不省略事由。②公文标题中一般不使用标点符号；③公文标题多行排列有多种形式。可以参照以下形式。■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■■主送机关即公文的主要受文机关，是负责承办或答复该文内容的机关。也叫做“上款”、“抬头”。确定主送机关要根据各级行政机关的行文关系，各自的隶属关系和职权范围来确定。2.主送机关

主送机关是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。如“广东省发展和改革委员会”简称为“省发展改革委”，不能简称为“省发改委”;“惠州市发展和改革局”简称为“市发展改革局”，不能简称为“市发改局”;“惠州市安全生产监督管理局”应简称为“市安全监管局”，不能简称为“市安监局”等。

主送机关一般标在标题下空1行的左侧顶格处，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的抄送之上，标识方法同抄送。这种情况我们很少遇到，但也应该掌握，预防万一。

确立主送机关的注意事项★①标识主送机关要标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。如果是统称的，应按党、政、军、群的顺序排列。②主送机关标注在标题下空1行、左侧顶格的位置，回行时仍需顶格，并在最后一个主送机关名称后标冒号。③如果主送机关名称过多，使得公文首页不能显示正文，就要将主送机关名称移至版记中的主题词之下，抄送之上。④公文不得越级主送，如因特殊情况，必需越级行文时，应抄送被越过的上级机关。正文是公文的核心部分，用来表述公文的具体内容，除了个别的简短的公文外，正文内容一般分开头、主体、结尾三部分。正文的开头可以概括为“凭”，既凭什么行文，就是制发该文的依据或理由；主体部分可以概括为“事”，即什么事情或什么事项；结尾部分可以概括为“断”，就是正文的论断部分，通常为要求、措施、办法等。

★公文首页必须显示正文。3.公文正文

3.公文正文

正文位于主送机关名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。一般每面排22行，每行排28个字。正文提出要符合国家法律、法规及其他有关规定;文字表述准确;人名、地名、数字、引文准确;结构层次序数规范;使用法定计量单位;简称规范;正确使用阿拉伯数字等。

附件是公文正文附属材料的顺序和名称的标注。公文正文中有一些内容，如图表、名单、规章制度等，如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述。4.附件①公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。②公文如有附件，在正文下空1行左空2字标识“附件”，后标冒号和附件名称。附件如有序号，使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。③附件应当与主件装订在一起，因故不能与主件装订在一起，要在附件的首页左上角注明公文的发文字号，与文件同时发送。成文日期是公文生效的时间，是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间，在某种意义上说就是一纸空文。

★成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人签发日期为准，电报以发出日期为准。5.成文日期

★用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。2008年5月22日

单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。6.印章

公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以外，都应加盖印章;联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。单一发文时，只需要在标识成文日期（右空4字）上加盖印章，不署发文机关名称;联合下行文、平行文时，若需加盖两个机关印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，但两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm;若需加盖3个以上印章时，要将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均都居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章下右空2字标识成文时间。附注是对公文的发放范围、使用时需注意的事项的说明。如“此件发至县团级”、“此件可见报”等。需要注意的是附注不是对公文内容的注释或解释。公文如有附注，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。7.附注

公文版面最后一面，主题词以下的各个要素称为版记要素。㈢版记要素★抄送机关是指收受公文并了解公文的内容但不承担主办和答复责任的机关。抄送机关通常看作次要的受文机关。1.抄送机关标注抄送机关的注意事项★在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。抄送机关间要用逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号，可以防止私加抄送机关或变造公文。印发机关是指公文的印制主管部门，一般是各机关的办公厅(室)或文秘部门。

★印发日期是指公文的生成时间，一般以公文付印的时间为准。2.印发机关和印发日期

编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。

版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

法定格式，我们称之为“文件式格式”。这一格式是最普遍的格式，但除了这一格式之外，《中华人民共和国国家标准·国家行政机关公文格式》中还规定了一些特殊的格式。三、特殊格式在制发机关公文的实践中，经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文，它是用于处理日常事务的平行文或下行文，而且使用频率很高。㈠信函式格式1．

发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排布。2．

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

1．发文机关名称要全称，不能使用简称包括规范化简称。例如国务院令的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。发文机关标识用红色小标宋体字。距上页边20mm处标识发文机关名称。如果是联合发布命令的，居于首位的发文机关也要在此处标识，其余机关下移。㈡命令式格式

2．在发文机关之下空2行标识令号，令号要居中，令号的前面加“第”字，即“第X号”。令号的编制自发第1号令开始，不受年度限制。

3．令号之下空2行标识正文，中间没有红色反线。由于命令的正文大多比较简短，所以使用一个自然段完成正文的情况较多。

4．正文之下空2行标识签发人亲笔名章，签名章也要使用红色标识，右空4字。签名章左空2字标识签发人职务，命令的签发人应是发文机关的最高领导。5．签名章之下空1行标识成文日期，右空2字。命令的版记格式同文件式规定，但命令不分主送、抄送，而采用“分送”的特定形式。

会议纪要是机关常用的一种公文，但公文格式中的会议纪要格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。而作为一般公文种类的会议纪要，可以采用“文件式”或“信函式”公文形式来发，并在标题中显现会议纪要的文种。㈢会议纪要格式

1．会议纪要标识由“XXXXXX会议纪要”组成。标识用红色小标宋体字，标识的位置距版心上边缘35mm。2．会议纪要不加盖印章。

主要介绍如下五种：（一）请示。（二）通知。（三）函。（四）批复。（五）会议纪要。75第二节几种常用公文格式特点（一）请示

请示文种向上级机关请求指示、批准、属于上行文的一种。请示件的格式具有以下几个特点：1.签发人不可少。

2.主送机关唯一性。

3.印章单一性。

4.联系人及联系电话不可漏。76

2.主送机关唯一性

请示件一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当抄送形式，抄送单位不得有下级机关。另外，除上级机关负责人直接交办的事项外，不得主送上级机关负责人。

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1.签发人不可少

请示件应当标注签发人姓名。如果是联合行文，要标注所有会签人姓名。

3.印章单一性

为简化手续，提高效率，凡是请示性的公文，不管是单独行文还是联合行文，都只需加盖主办机关的一个印章。78

4.联系人及联系电话不可漏

请示件报到上级机关之后，上级机关往往需要和来文单位电话联系，了解更具体情况后，如果没有联系人和联系电话，会给公文的办理带来很大的不便。

（二）通知

通知可以用三种不同的形式行文，各种形式的格式各不相同。三种形式分别是“红头文件式”、“信函式”、“电报”。这三种形式的公文都有有其相应的格式。在实际应用中，选用哪一种形式发文主要由公文的内容和紧急情况决定。如果公文的内容比较重要，比如公布某些重大政策、法规性文件或者是政府对某重要工作的部置等，其影响的范围较广、时间较长，应用“红头文件”形式。79

用“函件”形式发通知，通常是通知的内容一般告知性的事项或者是小范围内的发文，并且紧急程度不高。对“函”的格，下面再作介绍。

“电报”不属于文种，只是一种发文载体，它适用于任何文种，利用电报发文，方便、快捷，但由于其缺少发文机关的印章，一般只适用国家机关内部使用，不适用于向社会公开发文。80（三）函

函或复函都应该使用“信函式”格式，函是主动行文，复函是针对不相隶属机关来文的答复性行文或者是以办公室（厅）名义代替上级机关“批复”下级机关的“请示”。通常用“复函”形式。其格式具有如下几个特点：

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1.发文机关标识用全称

信函式公文的发文机关标识必须用全称，后面也不加“文件”二字。82

2.首页不显示页码

由于信函式公文的各页距下页边20mm处有一条红色文武线，位置刚好在页码上，为了避免文武线与页码重叠情况出现，所以规定信函格式公文的首页不显示页码。如右图:

（四）批复

批复是上级机关对下级机关的请示事项进行答复，是一种下行文。其格式具有如下几个特点：

1.使用“信函式”的公文格式。因为批复的主送机关范围较窄，主要是答复几个机关或者是某一机关的请示事项，所以一般不使用“红头文件”。

2.只有具有行政隶属关系的上级机关对下级机关行文才可以使用“批复”文种。如果批复下级机关的“请示”，由本级机关的办公厅（室）代行文，由于属平级关系，应用“函”代“批复”。83

（五）会议纪要

市政府办公室办理的会议纪要，有“市政府常务会议纪要”、“市长办公会议纪要”、“市政府工作会议纪要”三种。三种格式的区别：一是发文字号的表示方式不同。“市政府常务会议纪要”的发文字号标识用阿拉伯数字外加小括号表示，“市政府工作会议纪要”的发文字号由序号加上年份表示，与文件的比较相似，只有少了机关的代字。“市长办公会议纪要”的发文字号用第xx期来表示;84

二是“市政府工作会议纪要”必须有标题，“市政府常务会议纪要”(如图)没有标题;

三是参会人员名单表述及格式不同，“市政府常务会议纪要”、“市长办公会议纪要”的参会人员名单在正文之后空1行，空两格标注“参加会议人员：”，后面接着是各参会人员名单。85

三、常见错误剖析（重点介绍）(一)版头常见错误(二)标题常见错误(三)行文错误(四)附件错误

（一）版头常见错误。

1.缺漏秘密等级

2.紧急程度标识不规范

按照规定，公文的紧急程度，“急件”等紧急程度的标识在公文顶格的左上角。◆原有的《行政机关处理办法》里面规定的是右上角。87（二）标题常见错误。

主要有：文种重复、缺少文种、错用文种、介词连用、错用标点符号、用词不当、回行不当等7种常见的错误。

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1.文种重复。行政机关公文种类主要有15种：

在文种使用中，除转发、批转某机关的公文必须使用“通知”作载体外，如果公文标题中同时使用两个文种则属于文种重复。重复使用文种的情况多的是把“意见”和“函”同时使用。

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例一：《印发广东省xxxxxx工作实施意见的通知》（粤府办〔2005〕xx号）中，用“通知”来印发“意见”，造成文种重复。

标题正确写法应该是《关于广东省xxxxxx工作实施意见》，同时文中的按语部分也要删除。例二：《关于对xxxxxx的决定（代拟稿）修改意见的函》（惠府函〔2005〕186号）中，“意见”与“函”同时使用，也属于文种重复的情况

正确的写法应该是《关于xxxxxx的决定（代拟稿）的修改意见》。

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2.缺少文种。如《转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题的批复》（粤府函〔2004〕330号），标题中的“批复”是国务院批复件的文种，省政府转发国务院的批复应当用“通知”转发国务院关于同意广东惠州港口岸扩大开放有关问题批复的通知

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3.错用文种。如《关于廉江市营仔港雷州市流沙港装卸点恢复口岸运作复函》（粤府函﹝2004﹞23号）

这是以省政府名义答复湛江市政府和省口岸办的请示事项，只能用“批复”，不能用“复函”。《转发国务院关于同意调整在佛山市的海关机构设置的复函》（粤府函﹝2004﹞108号）

转发上级机关或其它机关的公文，文种应用通知，原文用了复函，不正确；批复是被转发的公文文种，也不是该文的文种，正确的写法应是《转发国务院关于同意调整在佛山的海关机构设置批复的通知》。

924.介词连用在公文标题中最突出、最常见的介词连用是“关于”和“对”。

关于对部分港商投资电厂要求提高上网电价问题的复函（粤府函〔2005〕175号）

“关于”和“对”这两个介词中应删掉一个。在这里顺便介绍标题中“关于”一词的使用方法。“关于”是一个介词，表示涉及的范围，它由组成的介词结构可以作状语或定语，将涉及范围介绍给动词或名词，在公文标题中使用比较广泛，但并不是公文标题的固定用词。93

5.错用标点符号

《关于中等职业技术学校进一步推进实施“双证书”问题协调会议纪要》（省政府工作会议纪要〔2005〕57号）《关于印发〈广东省加强建设工程项目开工管理的若干规定〉的通知》（粤府办〔2006〕6号）《关于进一步办好我省内地西藏、新疆班的意见》（粤府办〔2005〕74号）以上标题中的双引号、书名号、顿号全部都应该删除。

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6.用词不当转发上级政府办公室（厅）以及本级政府有关部门文件的，标题应写为“转发xxxxxx的通知”；

根据本级政府领导批示用办公室名义下发文件的，标题应写为“印发xxxxxx的通知”。

957.回行不当公文标题需回行时，要做好词意完整，不能把完整的词拆开。例如：

关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的汇报

标题中的专业述语“国民经济和社会发展”是一个完整的词，却被分成两行排列，这不符合公文标题的回行要求，为了避免把它完整的词拆开，又使标题排列更加对称美观，应当把“发展计划执行情况”8个字移至上一行。正确写法如下：关于惠州市2009年国民经济和社会发展计划执行情况与2010年计划草案编制情况的汇报96（三）主抄送机关常见错误

主送机关和抄送机关是行政机关公文的两个构件，有时抄送机关可以没有，但主送机关一般情况下必须具备。

1．主抄送机关重复。如惠市发改〔2009〕192号文，主送机关是“惠东县人民政府”，在抄送机关中又出现“惠东县人民政府”该机关的名称。

2．使用机关简称不规范。将“市发展改革局”写成“市发改局”，“市安全监管局”写成“市安监局”，“市民族宗教局”写成“市民宗局”，“市食品药品监管局”写成“市药监局”等等。（四）正文常见错误。1.行文规则错误2.错别字3.错词4.语法、文字表述错误1.行文规则错误。

（1）国家行政机关公文不应向地方党委作指示、交任务如“市级人民政府对信用社管理的主要职责：一是督促信用社贯彻执行国家金融方针政策，加强对信用社党的领导和思想政治工作，引导信用社坚持为｀三农'服务的经营宗旨……。”因各级政府都不领导党的任何组织，应把“加强对信用社党的领导”删去。

（2）不符合受权行文的有关规定

任务机关就职权范围以外的事项发文要体现受权。凡是根据政府领导批示由政府办公室下发的文件，一般要加上“经XXXX人民政府同意”或“根据XXX政府领导意见”，

eg：惠府办〔2003〕58号中“现将市发展改革局《关于XXXXX实施办法》”转发给你们，请认真贯彻执行。”错误原因：违背了体现受权行文的原则。正确的写法应该是“惠州市发展和改革局《关于XXXXX实施办法》业经市政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”

2.错别字。

错别字多为疏忽大意造成，如不能及时发现和纠正，往往导致印发的文件重印。错别字主要有以下几方面情况：

（1）字形相同或相近的错别字。如“借鉴”写为“错签”;“纪委”写为“经委”;“鱼、虾”写为“渔、虾”等。

（2）音相同或相近的错别字。如“偏僻”写为“偏辟”;“签订”写为“签定”;“举一反三”写为“举一返三”;“通信”写为“通讯”;“报道”写为“报导”等。

（3）音同形近而义不同的错别字。如“录像带”写为“录象带”;“部委办”写为“部位办”;“鉴定”写为“监定”等。3.错词。

容易用错的词主要有：（1）截止—截至“截止”和“截至”均为动词，二者在用法上有区别。“截止”是不及物动词，后面不能带宾语。

如果“截止”出现在时间之前，需加一个介词作补语或名词性词语用冒号，如“截止到7月10日上午，已有80人报到”、“截止到7月9日，报名参加大会采访报道的媒体共90家”;“截至”用于时间之前，不能用于时间之后，如“截至7月9日，已有7个省区报到”。

（2）制定—制订

“制定”与“制订”的主要区别在于：

“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成;“制订”强调方案、计划等形成过程。

“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等;“制订”的对象多是方案、计划、规划。

“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多;“制订”表示具体形象者居多。

研究

现代粮食流通业发展规划”。

这里“制定”的对象是“规划”，不符合“制定”的用法，正确的写法应该是“制订现代粮食流通业发展规划”。

（3）其它—其他

根据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。（4）公布—发布

根据立法等有关规定，法律、行政法规用“公布”，决定、命令用“发布”，均不使用“颁布”一词。

省政府令第101号文《广东省人民政府关于若干临时行政许可事项的决定》“本决定自公布之日起施行。”

把“公布”改为“发布”。

（5）按照—遵照

“按照”和“遵照”主要区别：一是在感情色彩和使用范围上不一样。

“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体;“遵照”有遵奉依照之意，带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。二是词性不同。“按照”是介词，“遵照”是动词。如“按照xx同志的指示精神……”，“按照”应改为“遵照”。

（6）报道—报导

公文中统一用“报道”，不能用“报导”。

“宣传部门要加强对疫情的新闻报导管理，……”

“报导”应改为“报道”。报道：通过报纸、杂志、广播、电视或其他形式把新闻告诉群众；用书面或广播、电视形式发表的新闻稿。“报道”是纯客观的报道，由读者自己去判断价值，更符合新闻媒体的主要功能。报导：见“报道”4.语法、文字表述错误。

（1）句子成分残缺。

“加大乡镇渡口渡船更新改造工作。”

“加大”是谓语，后面都是定语，整个句子少宾语，所以应在“工作之后加上”“力度”两字作宾语，应改为“加大乡镇渡口渡船更新改造工作力度。”

（2）语意不清。“2009年1至8月，惠州吸收香港服务项目25个，占港商投资项目28.5%;实际利用港资2.5亿美元，占23.9%……”

第二分句中的“占23.9%”是指占港商在我市利用外资的23.9%呢？经核实，正确的写法应该是“实际利用港资2.5亿美元，占我市实际吸收港资的23.9%。”

5.数值范围表示错。“惠州征集的男兵为2009年年满18至20岁……”，“18至20岁”表示错误，正确的写法应该是“18岁至20岁”。

“惠州市发展和改革局经费预算，按……2—2.3%核定”;……”，“2—2.3%”表示错误，正确写法应该是“2%—2.3%”。1096.数字表示错误

（1）没有按规定使用阿拉伯数字

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次充数和词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩词句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字表述。如“（肝吸虫病）流行区人群平均感染率达16.42%，其中约三分之二的感染者出现不同程度的肝胆系统、……症状，……”，“三分之二”表示错误，正确的写法应该主“2/3”。

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（2）小数点之间的数字位置拉开

由于用电电脑录入汉字时是在全角状态下进行，如果遇到小数字，电脑便默认为标点符号，后面自动空了一格，使一个数字变成两个数字，这种情况在文稿中经常出现。如：“2009年财政核拨市发展和改革局专项经费150万元，其中专家评审和论证费35.8万元……”，“35.8万元”表示错误，正确的写法应该是“35.8万元”。

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（3）数字回行。

根据公文中的特点，公文中的数字不能出现回行的情况。

如:把“1，111.99亿元”写成“1，

111.99亿元”，数字回行是错误的。

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7.年代表述错误。

（1）凡涉及“建国以来”或“建国多少年”等字样的，为避免产生异义，应规范表述为“中华人民共和国建国以来”或“新中国成立以来”。

（2）非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如“上世纪八十年代以来，我市……”，“上世纪八十年代”表示错误，正确写法应该是“20世纪80年代”。1138.引文错误

引文应当先引标题，后引发文字号，再次出现时可直接引用发文字号。

“为认真贯彻落实《珠江三角洲地区改革发展规划纲要》，开展统筹城乡发展综合改革试点，建设……基地”

这是引用国务院文件存在两个问题：一是引用标题不全，二是没有引发文字号。正确的写法应该是“……《珠江三角洲地区改革发展规划纲要（2008—2020年）》（国发〔2008〕XXX号）……”。1149.结构层次表示错误。

公文结构层次序数是：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第二层为“（1）”。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示，有的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。115

一、重点任务及责任分工

1、构建现代产业体系

（1）加快发展以石油化工为重点的先进制造业

（2）大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业116

一、重点任务及责任分工

（一）构建现代产业体系

1．加快发展以石油化工为重点的先进制造业

2．大力发展以电子信息产业为重点的高技术产业

正确的表示:结构层次表示错误，例如:10.没有正确使用计量单位。

根据《国务院关于在我国统一实行计量单位的命令》（国发〔1984〕28号）和1990年国务院第65次常务会议批准的改革我国土地面积计量单位的名称采用：平方公里、公顷、平方米，而不用亩、万亩。11711.标点符号错误

（1）表示概数不要用顿号隔开

表示概数不应用顿号隔开。

“目前惠州潼湖侨场归难侨居住的仍然是上世纪六、七十年代安置时，……”

“六、七十年代”表示错误，正确的写法应该是“六七十年代”。118

（2）没有正确使用引号

引号一般用来标明行文中直接引用的话，引号还用来标明需要着重论述的对象或具有特殊含义的词语。“……并坚持做到……不为亲朋好友开绿灯走后门……”、“……他们还办起了少年军校，尤其是‘风度中学’的少年军校，……”

这里的开绿灯、走后门并非本意，具有