第4章办公软件的应用

第4章办公软件的应用

4.1办公软件概述

4.2Word文字处理软件

4.3Excel电子表格软件

4.4PowerPoint演示文稿软件4.1.1办公软件的发展与组成

办公软件：文字处理软件、电子表格软件、演示文稿软件、网页制作软件、数据库管理软件等组件的集合体。

1979年，美国MicroPro公司最先推出了文字处理软件WordStar。

微软Office系列。

国内的金山WPSOffice系列。4.1办公软件概述

4.1.2微软Office办公软件的操作界面

1．MicrosoftOffice2003的安装

2．MicrosoftOffice2003的启动

常用的方法有：

①在Windows桌面选择“开始/所有程序”，再选择MicrosoftWord、MicrosoftExcel或MicrosoftPowerPoint选项，即可启动相应的Office组件。

②先在Windows桌面建立相应组件的快捷方式，然后双击桌面上的快捷方式图标。3．MicrosoftOffice2003的退出

有3种常用的方法：

①选择相应程序的“文件/退出”菜单命令。

②单击相应程序工作窗口右上角的“关闭”按钮。

③双击相应程序工作窗口左上角的控制菜单图标或直接按组合键Alt+F4。4．MicrosoftOffice2003窗口的组成

在微软Office套件中，所有组件都具有Windows标准的工作窗口和界面元素，包括标题栏、菜单栏、工具栏、编辑区、滚动条、状态栏等。当然，由于不同组件所编辑加工的对象不同，所以各个组件的工作窗口又有各自不同的特征，最大的区别是编辑区的不同。Word编辑的对象是文字，Excel编辑的对象是表格，PowerPoint编辑的对象是幻灯片，所以编辑区的形式是不同的。4.1.3基本文档操作

1．创建一个新文档

要建立一个新的文档，有两种常用的方法：

①选择“文件/新建”命令或按Ctrl＋N快捷键。

②单击“常用”工具栏中的“新建空白文档”按钮。2．保存文档

保存文档的方法如下：

①选择“文件/保存”命令或按Ctrl＋S快捷键。

②选择“文件/另存为”命令。

③单击“常用”工具栏上的“保存”按钮。3．打开文档

主要有以下两种：

①选择“文件/打开”菜单命令或按Ctrl＋O快捷键，弹出“打开”对话框，在对话框中选择文档所在的位置及文件名。

②单击“常用”工具栏上的“打开”按钮。4.2Word文字处理软件

4.2.1文本的编辑

1．移动插入点

2．输入文本

输入特殊符号：

①鼠标右键单击任一工具栏按钮，在弹出的菜单中选择“符号栏”命令，在显示的“符号栏”中选择需要的符号。

②选择“插入/特殊符号”命令，打开“插入特殊符号”对话框，在6个选项卡中寻找需要的符号，找到所需要的符号后选中它，然后单击“确定”按钮。③选择“插入/符号”命令，打开“符号”对话框，默认显示的是“符号”选项卡，在“符号”选项卡的“字体”列表框中选择一种符号类型，双击需要插入的符号，或选中符号后单击“插入”按钮，再关闭“符号”对话框即可。切换到“特殊字符”选项卡，可以插入一些特殊的符号。3．插入和改写

插入和改写两种编辑方式可以通过按Ins键或用鼠标双击状态栏上的“改写”标志进行切换。通常默认的编辑状态为插入，此时“改写”标志为灰色；如果处于改写状态，“改写”标志为黑色。4．选定文本

（1）用鼠标选定文本

使用鼠标选定文本的基本操作方法是，将鼠标指针移到要选定文本的首部，按下鼠标左键并拖曳到所选文本的末端，然后松开鼠标，所选文本可以是一个字符、一个句子、一行文字、一个段落、多行文字甚至是整篇文档。

（2）用键盘选定文本

先将光标移到要选定的文本之前，然后用组合键选择文本。5．删除文本

删除文本最基本的方法是使用Backspace键和Del键。按一次Backspace键可以删除插入点左侧的一个字符，按一次Del键可以删除插入点右侧的一个字符。如果要删除多个字符，则要先选中所要删除的文本，然后按Backspace键或Del键，或选择“编辑/清除”命令。6．文本块的操作

使用Windows的剪贴板功能。具体步骤是先选定文本，再使用剪切或复制命令将选定的文本送到剪贴板，然后移动插入点，最后使用粘贴命令将剪贴板中的内容送到新的目标位置。（1）删除文本块

选定要删除的文本块后，单击常用工具栏上的“剪切”按钮或选择“编辑/剪切”菜单命令。（2）移动文本块

操作方法为：选定要移动的文本后，选择“编辑/剪切”命令或按快捷键Ctrl+X，也可以单击“常用”工具栏上的“剪切”按钮，再将插入点移到要插入的新位置，选择“编辑/粘贴”命令或按快捷键Ctrl+V，还可以单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮。

用键盘操作方法为：首先要把鼠标指针移到选定的文本块中，按下鼠标的左键将文本拖曳到新位置，然后放开鼠标左键。（3）复制文本块

操作方法是：选定要复制的文本块后，选择“编辑/复制”命令或按快捷键Ctrl+C，也可以单击“常用”工具栏上的“复制”按钮，再将插入点移到新位置，选择“编辑/粘贴”命令或按快捷键Ctrl+V，还可以单击“常用”工具栏上的“粘贴”按钮。

用键盘操作方法为：首先选定要复制的文本块，按下Ctrl键，用鼠标拖曳选定的文本块到新位置，同时放开Ctrl键和鼠标左键。7．查找和替换

（1）查找

查找的操作步骤如下：

①选择“编辑/查找”命令或按Ctrl+F快捷键，弹出“查找和替换”对话框。

②在“查找内容”文本框内输入要搜索的文本。

③单击“查找下一处”按钮，则开始在文档中查找。

若要更详细地设置搜索选项，可以在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮进行相应设置。常用的选项有：

“区分大小写”复选框：搜索英文大小写完全匹配的文本。

“全字匹配”复选框：仅搜索一个单词，而不搜索包括单词的其他单词。

“使用通配符”复选框：在查找内容中使用通配符，可以查找一组字符。

“格式”按钮：可以设置查找排版格式。

“特殊字符”按钮：可以设置查找特殊符号。（2）替换

选择“编辑/替换”命令或按Ctrl+H快捷键，或直接在查找操作对话框切换到“替换”选项卡。

替换功能除了适用于一般文本外，还能用于查找并替换带有格式的文本和一些特殊字符，在“查找和替换”对话框中单击“高级”按钮，可进行相应设置。8．撤销和重复

撤消操作是指取消“上一步（或多步）”操作，使文档恢复到执行该项操作前的状态。当执行了撤消操作后，恢复操作用来恢复“上一步（或多步）”操作。重复操作是指将上一步操作再执行一次或多次。

撤消操作可以直接单击“常用”工具栏上的“撤销”按钮或按Ctrl+Z组合键，或选择“编辑/撤消”命令。恢复操作直接“单击”常用工具栏上的“恢复”按钮。重复操作使用Ctrl+Y组合键或F4功能键，或选择“编辑/重复”命令。9．文档的显示

Word提供了多种视图，包括普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图，Word2003还增加了阅读版式视图。其中普通视图和页面视图是最常用的两种方式。可以通过执行“视图”菜单中的“普通”、“Web版式”、“页面”、“阅读版式”、“大纲”命令或单击编辑区下方水平滚动条左侧视图栏的相应按钮来切换视图方式。4.2.2文档的排版

1．字符格式设置

（1）设置基本字符格式

字符的基本格式包括字体、字形、字号、字体颜色、字符间距以及文字效果等。字符格式设置可以通过“格式”工具栏或“其他格式”工具栏，还可以使用“格式”菜单中的“字体”命令来完成。操作方法如下：

①选定文本后，利用“格式”工具栏进行格式设置。

②选定文本后，利用“其他格式”工具栏进行格式设置。

③选定文本后，单击“格式/字体”菜单命令，弹出“字体”对话框，利用“字体”选项卡进行格式设置。

通过选择“字体”对话框中的“字符间距”选项卡，可以设置字符间距、位置及缩放。利用“文字效果”选项卡可以进行字符的动态效果设置。（2）更改字母大小写

Word提供了专门对英文大小写转换的功能。利用此项功能，可以方便地将大写英文转换成小写或者是从小写转换到大写，还可以自动将所有句子或单词的开头字母变成大写。具体操作步骤是：首先选中要更改大小写的文本，再选择“格式/更改大小写”命令，此时打开“更改大小写”对话框，在对话框中选中所需选项，单击“确定”按钮。（3）设置上标和下标

可以先选中需要设置上下标的文本，然后在“字体”对话框的“字体”选项卡中设置。更为简便的方法是，在英文输入状态下，按Ctrl+Shift+=组合键设置上标，按Ctrl+=组合键设置下标，再次按该组合键可恢复到正常状态。（4）复制字符格式

使用格式刷可以快速地把已经设置好的格式复制到其他文档，具体方法是：将插入点置于已经设置好格式的文档中或者选定已经设置好格式的文档，单击“常用”工具栏中的“格式刷”按钮，光标会变成“刷子”形状，再在需要设置格式的文档中拖动。若双击“格式刷”按钮，则可多次复制格式。2．段落格式设置

（1）设置基本段落格式

基本段落格式设置包括段落对齐方式、段落缩进、行距、段间距、段落的修饰等内容，主要通过“格式”菜单中的“段落”命令来实现。

段落的对齐方式也可以通过“格式”工具栏上的对齐方式按钮来设置，包括“两端对齐”按钮、居中按钮、右对齐按钮和分散对齐按钮。

通过标尺可以直观地设置段落的缩进距离，Word标尺栏上有4个小滑块，它们分别对应4种段落缩进方式，如图4-9所示。先按下Alt键，再移动滑块可以更精确地设置。（2）设置首字下沉

操作方法是：把插入点置于需要首字下沉的段落中，选择“格式/首字下沉”命令，打开“首字下沉”对话框，在对话框中选择是首字下沉还是悬挂下沉，并设置字体、下沉行数以及与正文的距离等信息。（3）设置边框与底纹

操作方法是：先选定文档内容，再选择“格式/边框和底纹”命令，打开“边框和底纹”对话框。在“边框”选项卡中可以为文本或段落设置各种类型、各种线型、各种颜色和各种宽度的边框。在“页面边框”选项卡中可以对页面边框设置效果并选择不同的线型、颜色及宽度，还可以在“艺术型”下拉列表框中选择不同的艺术图形。在“底纹”选项卡中可以为文字或段落设置各种颜色、各种式样的底纹。（4）设置项目符号和编号

项目符号和编号提供了一种文档自动分类或编号的方式，具体的操作方法是：选定需要创建的项目符号或编号的段落，选择“格式/项目符号和编号”命令，弹出“项目符号和编号”对话框，在“项目符号”选项卡中选择一种项目符号样式或在“编号”选项卡中选择一种编号样式，单击“确定”按钮，即可把所选择的项目符号或编号创建到相应的段落中。另外，也可以单击“格式”工具栏上的“项目符号”或“编号”按钮，直接给选定的段落添加默认的项目符号或编号。（5）设置文字方向

具体方法是：首先选中要设置文字方向的文本或段落，再选择“格式/文字方向”命令，此时打开“文字方向”对话框，在对话框的“方向”选项组中选择相应的文字方向图框，单击“确定”按钮。3．页面格式设置

（1）页面设置

选择“文件/页面设置”命令或双击标尺栏两侧区域，可以打开“页面设置”对话框。在“页边距”选项卡中可以设置页边距和打印方向，在“纸张”选项卡中设置纸张大小。（2）设置页眉和页脚

选择“视图/页眉和页脚”命令或双击页眉和页脚位置，进入页眉/页脚编辑区，同时显示“页眉和页脚”工具栏。在页眉/页脚编辑区中输入文字或插入图形。要插入页码、日期等内容，可单击“页码和页脚”工具栏中相应的按钮。单击页眉和页脚切换按钮，可在页眉页脚间切换，页脚的编辑方法与页眉类似。（3）设置页码

除了在页脚中加入页码外，还有一种专门设置页码的方法：选择“插入/页码”命令，打开“页码”对话框。分别指定页码所在的位置和对齐方式后，单击“格式”按钮，打开“页码格式”对话框。在“数字格式”下拉列表中选择一种数字格式，在“起始页码”框中指定起始页码，然后单击“确定”按钮。（4）设置分栏

具体操作方法是：先选中需分栏的内容，再选择“格式/分栏”命令，打开“分栏”对话框。分别设置分栏的版式、栏数、宽度和间距等。设置不等宽的分栏版式时，先取消选中“栏宽相等”复选框，再在“宽度和间距”框中逐栏输入栏宽和间距。若选中“分隔线”复选框可以在各栏之间加入分隔线。（5）分隔符及其应用

插入分隔符的方法是：选择“插入/分隔符”命令，打开“分隔符”对话框，如图4-16所示。在“分隔符”对话框中可选择插入不同的分隔符。

分节符的一些应用。

①混合页面设置。

②在一篇文档的不同页插入不同的页眉和页脚。

③在分栏操作中平衡各栏文字的长度。（6）打印预览及打印

进行打印预览的方法是：单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮，或选择“文件/打印预览”菜单命令。

在Word中打印设置方法是：选择“文件/打印”菜单命令，弹出“打印”对话框，在打印机“名称”列表框中选择用于打印操作的打印机名称，在“页面范围”选项组中指定文档需打印的部分，页码范围分为全部、当前页、页码范围。如果想指定打印范围，则选择“页码范围”单选按钮，再输入页码或页码范围，在“副本”选项组中指定打印的“份数”及是否“逐份打印”。4.2.3样式的创建与应用

1．新建样式

在Word中创建新样式时，通常是在“基准样式”的基础上设计新的样式，其操作步骤是：选择“格式/样式和格式”命令，打开“样式和格式”窗格。单击任务窗格顶部的下三角按钮，在弹出的菜单中选中“样式和格式”选项。单击“样式和格式”任务窗格中的“新样式”按钮，打开“新建样式”对话框。

在“新建样式”对话框中使用“格式”选项组中的工具按钮，设置字符格式，单击左下角的“格式”按钮，从下拉菜单中选择“字体”、“段落”等选项，可以打开相应的对话框，从中完成样式设置。2．应用样式

完成样式的创建后，在“常用”工具栏的“样式”下拉列表中会自动添加新建的样式名。应用样式时，先选定要应用样式的文本或段落，再在“常用”工具栏的“样式”下拉列表中选择要应用的样式名即可。也可以在“样式和格式”任务窗格中使用样式。3．修改样式

要修改某个样式，需要在“样式和格式”任务窗格中用鼠标右键单击该样式名称，在弹出的快捷菜单中，若选择“修改”命令，则会打开“修改样式”对话框，可以对该样式重新进行设置。修改完毕后，如果文本中应用的样式被修改了，那么应用该样式的文本也会自动应用修改后的新样式。若选择“删除”命令，则删除已有的样式，此时，带有此样式的文本自动应用“正文”样式。4．创建目录

选择“插入/引用/索引和目录”命令，打开“索引和目录”对话框，选择“目录”选项卡，选中“显示页码”复选框，以便在目录中显示页码，选中“页码右对齐”复选框，可以使页码右对齐页边距。在“显示级别”框中指定要显示的最低级别，单击“修改”按钮，打开“目录选项”对话框，从中设定各级目录的格式，单击“确定”按钮，就可以完成目录创建。5．应用模板

模板又称样式库，是样式的集合，并包含版面设置（纸张、边宽、页眉和页脚位置等）。如果要创建新文档，可以载入某个模板，同时获得其中所有的样式设置，将这些样式套用于文档身上。模板文件的扩展名是.dot。选择“文件/新建”命令创建文件时，可以选择所使用的模板。也可以在新建文档后，为该文档加载模板的样式。方法是：选择“工具/模板和加载项”命令，打开“模板和加载项”对话框，单击“选用”按钮，在打开的对话框中找到所需要的模板，然后单击“打开”按钮。若选中了“自动更新文档样式”复选框，则在每次打开文档时，都会更新当前文档中的样式，使其与附加模板中的样式相同。可以建立自己的模板，方法是：文档编辑并排版以后，选择“文件/另存为”命令，在“另存为”对话框内指定文件类型为“文档模板”，输入模板文件名。

Word默认使用Normal.dot模板文件。如果将自己的模板更名为Normal.dot，并替换原来的系统默认模板，则以后在Word窗口中均以自己的模板来新建文件。4.2.4表格制作

1．创建表格

创建表格的方法有：

①使用“常用”工具栏按钮创建表格。移动光标到要插入表格的位置，单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮，拖动鼠标到所需的行和列数，释放鼠标，这时文档中就出现一个满页宽的表格。②使用“表格”菜单创建表格。移动光标到要插入表格的位置，选择“表格/插入/表格”菜单命令，打开“插入表格”对话框，在对话框中输入列数、行数，单击“确定”按钮。③手工绘制表格。选择要创建表格的位置，单击“常用”工具栏上的“表格和边框”按钮，将出现“表格和边框”工具栏。同时鼠标将变成笔形指针，将指针移到文本区中，从要创建的表格的一角拖动至其对角，可以确定表格的外围边框。在创建的外框或已有表格中，可以利用笔形指针绘制横线、竖线、斜线等。2．编辑表格

（1）选定单元格

在对一个对象进行操作之前必须先将它选定，表格也是如此。选择表格中单元格的方法有多种。使用鼠标在表格中进行选定的方法。（2）插入行、列或单元格

插入的方法有3种：

①选择“表格/插入”命令，在下拉菜单中选择相应的命令。

②单击“表格和边框”工具栏上的“插入表格”按钮旁的小三角，从下拉菜单中选择合适的选项。

③如果要在表格的末端添加一行，可单击最后一行的最后一个单元格，再按下Tab键。（3）删除行、列或单元格

删除行、列或单元格的方法是：选定要删除的行、列或单元格，选择“表格/删除”下拉菜单中的“行”、“列”或“单元格”命令。如果是删除单元格，还会弹出“删除单元格”对话框，选择删除单元格的方式，单击“确定”按钮。（4）合并与拆分单元格

合并单元格的方法是：选定将要合并的单元格，选择“表格/合并单元格”菜单命令，或单击“表格和边框”工具栏上的“合并单元格”按钮，即可将选定的多个单元格合并成一个单元格。拆分单元格的方法是：选定要拆分的一个或多个单元格，选择“表格/拆分单元格”菜单命令；或单击“表格和边框”工具栏上的“拆分单元格”按钮，弹出“拆分单元格”对话框，设置拆分的行数和列数，单击“确定”按钮。（5）拆分表格

Word允许用户把一个表格拆分成两个或多个表格，拆分表格的方法是：将插入点置于要分开的行分界处，也就是要成为拆分后第二个表格的第一行处，选择“表格/拆分表格”菜单命令，这时，插入点所在行以下的部分从原表格中分离出来，变成另一个独立的表格。3．表格排版

（1）缩放表格

缩放表格是指调整表格大小。可以直接利用鼠标来缩放表格。当鼠标经过表格时，表格的右下角就会出现一个调整句柄，拖动该句柄，调整表格到大小合适后，释放鼠标即可。（2）改变表格行高和列宽

改变行高和列宽可以通过鼠标操作和菜单操作两种方式。（3）设置表格中文本的格式

可以像普通文本排版那样设置表格的文本格式。此外，可以用“格式”工具栏直接设置单元格中文本的水平对齐方式，而垂直对齐设置方法是：选定要排版的单元格，选择“表格/表格属性”菜单命令，弹出“表格属性”对话框，选择“单元格”选项卡，在“垂直对齐方式”选项中选择所需要的垂直对齐方式，单击“确定”按钮。也可以在选定单元格后，单击“表格和边框”工具栏中的“单元格对齐方式”按钮右侧的下拉箭头，从下拉列表中选择一种对齐方式。4．表格边框和底纹

其方法是：选定整个表格或部分单元格，选择“格式/边框和底纹”菜单命令；或者选择“表格/表格属性”菜单命令，然后单击“表格”选项卡中的“边框和底纹”按钮。选择“边框”选项卡并为表格添加边框，从“线型”、“颜色”和“宽度”列表框中选出要添加边框的线型、颜色和边框宽度；选择“底纹”选项卡为表格添加底纹，在“填充”列表框中选出的填充颜色。5．自动套用格式

其操作方法是：将插入点置于要排版的表格中，选择“表格/表格自动套用格式”菜单命令，弹出“表格自动套用格式”对话框，在“格式”列表框中选出所需要的格式，在“预览”区中可浏览该样式的效果，在“要应用的格式”选择区和“将特殊格式应用于”选择区中选择所要应用于表格的选项，单击“确定”按钮。6．表格制作技巧

（1）标题行重复

如果表格很大，需要几页才能显示，这样就会出现只有第1页表格有标题行，要使所有页都能显示标题行，其方法是：选中表格第1行，选择“表格/标题行重复”菜单命令，则每一页的表格中都会出现标题行。（2）设置表头斜线

有时需要在表头单元格中绘制多条斜线以满足表格制作中的不同要求，设置表头斜线的方法是：将光标定位在表头区域，选择“表格/绘制斜线表头”菜单命令，弹出“插入斜线表头”对话框，并进行相应设置。（3）表格排序

选定需要排序的列，选择“表格/排序”菜单命令，在“排序”对话框进行相应设置，或单击“表格和边框”工具栏上的“升序”、“降序”按钮。（4）表格的计算

在Word中，用户可以通过常用的算术运算符或Word自带的函数对文档或表格中的数据进行简单的运算。若要进行复杂的数据运算，则应采用Excel。（5）表格与文本的相互转换

表格转换成文字的方法是：选定要转换的表格，选择“表格/转换/表格转换成文本”菜单命令，弹出“表格转换成文字”对话框。在“文字分隔符”选项区中选择相应的分隔符，即可将表格转换成文字。将文字转换成表格的方法类似。4.2.5图形操作

1．插入图片

在文档中插入图片的方法是：把插入点置于要插入图片的位置，展开“插入”菜单中的“图片”子菜单，可以看见其中有多个图片来源选项，常见的是剪贴画和图片文件。2．绘制图形

（1）利用绘图工具绘图

利用“绘图”工具栏可以绘制简单的图形。选择“视图/工具栏/绘图”菜单命令或者单击常用工具栏中的“绘图”按钮，即可弹出“绘图”工具栏。

根据需要选择“绘图”工具栏中相应的“绘图”按钮，可以选择基本的绘图按钮；或者打开“自选图形”下拉列表，从自选图形的模板中选择，包括各种线条、箭头、流程图以及标注等。选定绘图按钮后，鼠标指针将变为“十”字形状。选定绘制图形的起点，按下鼠标左键进行拖动，释放鼠标，即可画出需要的图形。绘制圆和矩形时，在拖动鼠标的同时按住Shift键，可以画出正圆和正方形。

也可以选择“插入/图片/自选图形”菜单命令，打开“自选图形”工具栏，利用此工具栏绘制自选图形。（2）给绘制的图形添加文字

可以在已经绘制的自选图形内部添加文字，具体方法为：在绘制的自选图形上单击鼠标右键，从弹出的快捷菜单中选择“添加文字”命令，可直接向自选图形中添加文字。（3）旋转图片

已经绘制的图形可以进行任意角度的旋转。方法是：选定要旋转的图形，在“绘图”工具栏中单击“绘图”按钮，选择“旋转或翻转”下拉菜单中的“自由旋转”命令，这时选定的图形有4个旋转点，拖动旋转点到所需角度即可。也可以在单击图形后，直接拖曳旋转点到所需角度。（4）改变图形的叠放次序

可以根据实际需要改变图形的叠放次序，方法是：选定需要改变叠放次序的图形，在“绘图”工具栏中单击“绘图”按钮，或在该图形对象上单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“叠放次序”命令，在弹出的下拉菜单中选择所需要的叠放方式。（5）组合图形

有时需要把多个图形组合成一个图形，这样可以把多个图形作为一个整体进行编辑，方法是：按下Shift键不放，单击鼠标选择两个以上需要组合为一个整体的图形，再在“绘图”工具栏中单击“绘图”按钮，在弹出的菜单中选择“组合”命令；或者在选择的图形上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“组合”选项。3．编辑图片

（1）缩放图片

当图片被选中时，四周回出现8个尺寸控制点，拖动其中的一个，就可以改变图片的大小。

选中所要设置的图片，再选择“格式/图片”命令，或右击图片，在快捷菜单中选取“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框，使用“图片”选项卡也可以缩放图片。（2）裁剪图片

裁剪图片的具体操作方法是：先选择要裁剪的图片，再选择“视图/工具栏/图片”命令或右击图片，在快捷菜单中选取“显示（或隐藏）“图片”工具栏”打开“图片”工具栏，单击“图片”工具栏中的“裁剪”按钮，将鼠标移至图片四角控制点或各边中间控制点，按住左键拖动到合适位置后，松开鼠标即可。

在使用按钮裁剪时，如果在按下图片的控制点之前先按下Alt键，可以更精确地裁剪图片。另外，在“设置图片格式”对话框中，使用“图片”选项卡也可以精确地裁剪。4．图文混排

操作方法有：

①选定图片，在“绘图”工具栏中选择“绘图”按钮中的“文字环绕”按钮，再在出现的“文字环绕”下拉菜单中选择所需的环绕方式，如图4-23所示。

②选定图片，单击“图片”工具栏中的“文字环绕”按钮，再在出现的“文字环绕”下拉菜单中选择所需的环绕方式。

③在“设置图片格式”对话框中，使用“版式”选项卡选择所需的环绕方式。5．插入艺术字

插入艺术字的方法是：把插入点置于要插入艺术字的位置，选择“插入/图片/艺术字”命令或者单击“绘图”工具栏中的“插入艺术字”按钮，弹出“‘艺术字’库”对话框。在该对话框中选择需要的艺术字样式，单击“确定”按钮，弹出“编辑‘艺术字’文字”对话框，在其中输入要插入艺术字的文字，单击“确定”按钮，即可把艺术字插入到文档中。6．插入公式

具体操作方法是：首先欲插入公式的位置，然后选择“插入/对象”命令，打开“对象”对话框，在对话框中选择“Microsoft公式3.0”选项，单击“确定”按钮后就启动了“公式编辑器”。

启动“公式编辑器”后，Word会打开“公式”工具栏。该工具栏中提供了两排工具按钮，上面一排为“符号”按钮，可以选择插入一些特殊的符号，如希腊字母、关系符号等；下面一排为“模板”按钮，提供了编辑公式所需的各种不同的模板样式，如分式、根式、上标和下标等。

在公式编辑区（虚框）中输入文字及从“公式”工具栏选择有关“模板”或符号进行公式编辑。7．插入文本框

文本框又分为横排文本框和竖排文本框。

插入文本框的方法是：单击“插入/文本框/横排”命令或“插入/文本框/坚排”命令，或单击“绘图”工具栏上的“文本框”或“竖排文本框”按钮，然后在窗口中拖动鼠标，就可以在插入所需要的文本框。单击文本框的任意位置，可以选中该文本框。

插入文本框后，可以对其进行各种操作，操作方式与图片的操作类似。4.3Excel电子表格软件

4.3.1Excel基础知识

1．Excel2003的工作界面2．基本概念

（1）工作簿

工作簿（Book）是用来存储并处理数据的Excel文件，工作簿名就是文件名。

（2）工作表

工作簿中的每一张表称为工作表（Sheet），它是Excel进行数据组织和管理的地方，用户可以在工作表上完成数据的输入、编辑和处理。在一个工作簿中，可以最多拥有255个工作表。（3）单元格

每个工作表由256列和65536行组成，列和行交叉形成的每个网格称为一个单元格（Cell），它是存储和处理数据的基本单元。单元格名称或地址由其所在的列标和行号组成，列标在前，行号在后。在Excel中，列标用字母表示，从左到右依次编号为A~Z、AA~AZ、BA~BZ、直到IA~IV，共256列。行号从上到下用数字1~65536标记，共65536行。

（4）单元格区域

一组连续的单元格所组成的矩形区域，称为单元格区域。单元格区域用左上角单元格地址和右下角单元格地址来表示，中间以冒号分隔。例如，B3:D5表示由B3、D5为对角顶点的矩形区域，共9个单元格。4.3.2数据的输入与编辑

1．输入数据

要往单元格内输入内容，首先应选定单元格。单元格内可输入数据，也可输入公式，还可以利用Excel的自动填充功能来输入数据。

（1）输入文本

文本是Excel常用的一种数据类型，其中包括汉字、字母、数字和空格等。输入数字文本数据时应在数字前加英文单引号（’），以区别文本与数值。

如果要求文本强制性换行，可以按组合键Alt+Enter。（2）输入数值

数值数据是一个有大小值的数，可以进行算术运算。在Excel中，数值数据除了以整数形式和小数形式表示外，还有特殊的表示形式。

（3）输入日期和时间

常见的日期格式是yyyy/mm/dd或yy/mm/dd、yyyy-mm-dd或yy-mm-dd。如果要输入当天日期按组合键Ctrl+;，输入当时的时间按组合键Ctrl+Shift+;。2．自动填充数据

自动填充分为下面几种情况：

①选中一个初始值时，填充完成的是一种复制。若初始值为数值并且在填充时按住Ctrl键不放，则数值会依次递增，而不是简单的复制。

②选中两个数值数据时，Excel会自动判断其增量，按照等差数列自动填充。③初始值为Excel预设的自动填充序列中的成员时，按预设序列成员依次填充。

Excel能实现等差序列、等比序列及系列日期的自动填充，操作步骤为：选定一个有初始值的单元格或在某个单元格中输入初始值，选择“编辑/填充/序列”命令，打开“序列”对话框。确定序列产生的方向、序列的类型、序列变化的步长和终止值、日期数据的单位，单击“确定”按钮，序列完成自动填充。注意，除非在产生序列之前已选定了序列产生的区域，否则终止值是必须要输入的。自定义序列可以直接在对话框中输入，也可从工作表中导入。其操作步骤为：单击“工具/选项”命令，打开“选项”对话框，单击“自定义序列”选项卡，如图4-27所示。在“自定义序列”列表中选择“新序列”选项，在“输入序列”框中输入一个新的序列（注意，新序列中的逗号必须为半角字符），单击“添加”按钮，即可生成一个新的序列，并加入到“自定义序列”列表中。3．编辑数据

（1）编辑单元格数据

若单元格中的数据需全部修改，只要单击单元格，输入数据再回车即可。若只修改单元格中的部分数据，先选中单元格，然后在编辑栏内修改。也可以按F2键或双击单元格，当出现插入点“I”型光标，就可以修改数据了。（2）选择性粘贴

在Excel中，一些基本的编辑操作方法与Word大同小异，例如复制、移动和粘贴文本以及查找替换操作等。这里介绍

选择性粘贴操作：首先选中要复制的单元格或区域，按Ctrl+C键或单击“复制”按钮，再选定目标位置，执行“编辑/选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，如图4-28所示。其中，“全部”跟一般“粘贴”所实现的功能一样。“公式”、“数值”、“格式”、“批注”等表示只单纯复制指定的这项内容。若选中“运算”选项组中的“加”、减”、“乘”、“除”，则所复制的内容自动与目标区域中的数据进行相应运算。（3）清除单元格数据

选定要清除数据的单元格，执行“编辑/清除”命令，从中选择一项即可。清除内容也可按Del键或在单元格上单击右键，执行快捷菜单中的“清除内容”命令。（4）插入行、列和单元格

定位到要插入的位置，执行“插入/行”或“插入/列”或“插入/单元格”菜单命令。或在选定的行、列或单元格上单击右键，执行快捷菜单中的“插入”命令。（5）删除行、列和单元格

选定的行、列或单元格，执行“编辑/删除”命令，或单击右键，执行快捷菜单中的“删除”命令。4.3.3工作表的管理与格式化

1．工作表的基本操作

对工作表的管理主要是指对工作表进行复制、移动、插入、重命名、删除等操作。

（1）选择工作表

直接单击工作表标签上的工作表名便可选择工作表。要选择多个工作表，需配合使用Shift键和Ctrl键进行操作（和Windows文件操作时选择多个文件是一样的）。选定多个工作表后，标题栏中会出现“工作组”。（2）插入工作表

选择“插入/工作表”菜单命令，或用右键单击活动工作表标签，选择快捷菜单中的“插入”命令。

（3）删除工作表

选择一个或多个工作表，选择“编辑/删除工作表”菜单命令，或右击选定要删除的工作表标签，执行快捷菜单中的“删除”命令。（4）移动或复制工作表

要在一个工作簿中调整工作表的次序，只需单击工作表标签，用鼠标拖动选中的工作表到新的位置，然后松开鼠标即可将工作表移动到新的位置。

当需建立的工作表与已有工作表有许多相似之处时，可以先复制再进行修改。要在一个工作簿中复制工作表，只需单击工作表标签，按住Ctrl键，用鼠标拖动选中的工作表到新的位置，松开鼠标即可。上述的移动与复制操作是在同一个工作簿中进行的。有时需要把一个工作表从一个工作簿移动或复制到另一个工作簿，操作方法是：选择工作表，执行“编辑/移动或复制工作表”菜单命令，弹出“移动或复制工作表”对话框，或在工作表标签上单击鼠标右键，在弹出快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令，在“工作簿”列表框中选择“新工作簿”，确定目标位置，若选中“建立副本”复选框，则是复制操作，否则为移动操作。（5）重命名工作表

双击工作表标签，这时工作表标签会反相显示，输入新的名称，按回车键即可。或用鼠标右键单击工作表标签，执行快捷菜单中的“重命名”命令。2．工作表的拆分与冻结

工作表的拆分是指将工作表窗口分为几个窗口，每个窗口均可显示工作表。工作表的冻结是指将工作表窗口的上部或左部固定，不随滚动条而移动。

（1）拆分工作表

工作表的拆分分为3种情况：水平拆分、垂直拆分和水平、垂直同时拆分。水平拆分的操作步骤为：单击水平拆分线的下一行的行号或下一行最左列的单元格，选择“窗口/拆分”命令，在所选行的上方出现水平拆分线。利用垂直滚动条可使上下两个窗口分别显示工作表中行号相距甚远的数据。

垂直拆分则要单击垂直拆分线右一列的列号或右一列最上方的单元格。水平、垂直同时拆分则须单击某一单元格，然后执行“窗口/拆分”命令。单击“窗口/取消拆分”命令或双击拆分线可以撤消拆分。（2）冻结工作表

如果工作表的数据很多，当使用垂直滚动条或水平滚动条查看数据时，将出现行标题或列标题无法显示的情况，使得查看数据很不方便。冻结窗格功能可将工作表的上部和左部冻结在屏幕上，在滚动工作表时行标题和列标题会一直在屏幕上显示。操作方法是：选中单元格后，再选择“窗口/冻结窗格”命令。此时被选中的单元格将成为冻结点，该点上边和左边的所有单元格都被冻结，一直在屏幕上显示。

如果要撤消窗口冻结，则选择“窗口/撤消窗口冻结”命令。3．工作表的格式化

一般采用3种方法实现：一是使用“单元格格式”对话框，二是使用“格式”工具栏，三是Excel的表格自动套用功能。4.3.4公式与函数的应用

1．单元格的引用

单元格引用有相对引用、绝对引用和混合引用3种。

（1）相对引用

相对引用是指通过单元格的相对位置来进行引用，直接使用单元格名称的引用都是相对引用。相对引用时，公式中的单元格名称会随公式所在单元格的位置的改变而相对改变。

单元格的相对引用可以理解为公式所在单元格与被引用单元格的一种相对位置，公式复制时所复制的不是公式本身，而是公式所表示的一种逻辑关系，即公式复制后，保持公式所在单元格与被引用单元格的相对位置不发生变化，而要保持这种逻辑关系，就需要相应改变公式中单元格的名称。（2）绝对引用

绝对引用是指引用特定位置的单元格。引用时在列标和行号之前加上“$”符就是绝对引用。在公式复制时，公式中采用绝对引用的单元格名称将不随单元格位置的改变而改变。

（3）混合引用

混合引用指的是在一个单元格引用中，列标和行号有一个绝对引用，有一个相对引用，在进行公式复制时，公式中相对引用部分随公式位置的变化而变化，而绝对引用部分始终保持不变。2．公式的应用

（1）公式的输入

在输入一个公式时总是以“=”开头，然后才是公式的表达式。要在单元格中输入公式，可先选中该单元格，然后在编辑栏的文本框中输入公式（先输入等号“=”），输入完毕后按回车键或单击编辑栏的“输入”按钮。单击“取消”按钮撤销刚才输入的内容。公式输入后，在单元格中显示公式的计算结果，编辑栏中显示公式。（2）运算符和运算规则

公式中可使用的运算符包括数学运算符、关系运算符和文本运算符。

算术运算符：+、-、*（乘）、/（除）、%（百分比）、^（乘方）。这些算术运算符的运算含义和数学中的含义一样，但要注意书写方法不完全一致。例如“=7^3*75%”、“=$C$5*12/2^3-A2/5”。

关系运算符：=、>、<、>=（大于等于）、<=（小于等于）、<>（不等于）。关系运算用于比较判断，其运算结果为TRUE或FALSE。例如“=B2>=42”，又如“=23=32”，这里第一个等于“=”是输入公式时必须的，第二个等于表示进行“等于”比较判断，显然结果为FALSE。

文本运算符：&（连接），其功能是将两个文本连接起来而生成一个新的文本。例如“=”北京“&”2008“”、“=A1&B2”。注意，在公式中直接使用文本，需用双引号（必须为半角字符的双引号）把文本括起来。

各运算符的优先级依次为：（）、%、^、乘除（*、/）、加减（+、-）、&和关系运算。若运算符优先级相同，则按从左到右的顺序计算。

（3）公式的复制

公式的复制和一般文本的复制方法类似，也可用自动填充方法复制公式。3．函数的应用4．自动求和

求和是Excel中常用函数功能之一，Excel提供了一种自动求和功能，可以快捷地输入SUM函数。方法是：选定需要求和的一行（一列）或一个区域，单击“常用”工具栏上的“自动求和”按钮，行（列）或区域数据之和分别显示在右侧一列（下方一行）或下方一行各列的单元格中。

4.3.5数据的图表化

1．创建图表

图表的创建一般是借助于“图表向导”系列对话框来完成的。具体操作步骤如下：

①选择数据源。使用向导创建图表之前，先要选择作为图表数据源的单元格范围。在工作表中，可以用鼠标选取连续范围，也可以配合使用Shift键和Ctrl键进行选取（这和Windows中选择文件、Word中选择文本是类似的）。

②选中单元格范围作为数据源后，单击“插入/图表”命令或单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，打开“图表向导”对话框。

③依次确定“图表类型”、“图表源数据”、“图表选项”和“图表位置”等内容。2．图表的编辑

图表的编辑是指对已建立的图表及图表中各种对象进行编辑。具体方法有：

①使用“图表”菜单：“图表”菜单中的命令是专门为图形编辑而设计的，初始Excel工作窗口没有“图表”菜单，该菜单是随着图表的建立自动生成的。当选中图表后，单击“图表”菜单中的相关命令，即可进行图表编辑修改。②直接双击图表对象，在打开的对话框进行修改。或使用鼠标右键单击图表对象，从弹出的快捷菜单中选择相应命令进行编辑修改。

③单击图表对象可以选中图表中的各个部分，但是有时很难准确地选中。在“图表”工具栏中可以准确选中图表对象。方法是：激活图表后，“图表”工具栏最左侧的“图表对象”下拉列表框中将显示相应图表对象的名称，从这里可以选择图表的各个组成部分。

4.3.6数据管理

1．数据清单

数据清单是由Excel工作表中的单元格构成的矩形区域，即一张二维表，它是包含列标题且具有一组连续数据行的工作表。数据清单中的每一行称为一个记录（Record），每一列称为一个字段（Field），第一行为表结构，由若干个字段名组成。数据清单中不允许有空行或空列，否则会影响Excel检测和选定数据列表。字段名必须唯一，每一字段中的数据的数据类型必须相同，如字段名为“姓名”，则该列中存放的都必须是姓名，而且不能有数据完全相同的两行记录。

数据清单可象普通的Excel工作表一样直接建立和编辑，还可以以记录为单位创建数据清单，方法是：选中记录清单中的某一个单元格，选择“数据/记录单”命令，在打开的记录编辑对话框进行记录编辑。2．数据排序

数据排序是指根据指定的关键字对相关的数据记录按照一定的顺序来排列。数据排序的步骤是：选择数据区中的任一单元格，执行“数据/排序”命令，弹出“排序”对话框。在“主要关键字”下拉列表框中选择排序的主要关键字，然后选择一种排序的方式，如降序。再选择其他选项。

对单一字段按升序或降序进行排列，可直接利用“常用”工具栏上的“升序排序”和“降序排序”按钮实现。3．数据筛选

数据筛选就是在数据清单中选择满足一定条件的记录。筛选分为两种：自动筛选和高级筛选。

使用自动筛选功能，一次只能对工作表中的一个数据清单使用筛选命令，对同一列数据最多可以应用两个条件。具体操作步骤是：单击工作表中数据区域的任一单元格，选择“数据/筛选/自动筛选”命令，这时在每个字段上会出现一个筛选下拉列表框。根据需要在某个字段中的筛选下拉列表框中选择某一筛选条件，即可把符合条件的记录筛选出来。选择“(自定义)”可以自定义筛选条件。4．分类汇总

分类汇总是指对数据清单按某字段进行分类，将字段值相同的连续记录分作一类，进行求和、平均、计数等汇总运算。在分类汇总之前，首先必须对要分类的字段进行排序，否则分类无意义。其次，在分类汇总时要设置汇总的字段以及汇总的方式。

操作方法是：首先对分类字段进行排序，然后单击工作表中数据区域的任一单元格，选择“数据/分类汇总”命令，在“分类汇总”对话框中进行相应设置。5．数据透视表

分类汇总适合于按一个字段进行分类，对于一个或多个字段进行汇总。当用户要求按多个字段进行分类并汇总时，必须采用数据透视表。单击用来创建数据透视表的数据清单，选择“数据/数据透视表和数据透视图”命令，向导分3步来创建数据透视表。

4.4PowerPoint演示文稿软件

4.4.1PowerPoint基础知识

1．PowerPoint2003的工作界面2．视图

（1）普通视图

普通视图是默认的视图，它一般由4个窗格组成：大纲窗格、幻灯片窗格、备注窗格和任务窗格。备注窗口中可以输入幻灯片的备注信息。

（2）幻灯片浏览视图

单击“幻灯片浏览视图”按钮，所有幻灯片缩小，按顺序排列在窗口中，便于快速浏览幻灯片的状态。同时，可以方便地对幻灯片进行移动、复制、删除等操作。

（3）幻灯片放映视图

单击“幻灯片放映”按钮将从当前幻灯片开始按顺序在全屏幕上显示，单击或按回车键显示下一张，按Esc键或放映完所有幻灯片结束放映。4.4.2演示文稿的编辑

1．幻灯片内容的编辑

（1）输入文本

（2）插入其他对象

2．幻灯片内容的格式化

（1）文字的格式化

（2）段落的格式化

（3）项目符号的设置

（4）其他对象的格式化

（5）格式的复制3．幻灯片版式的更改

PowerPoint能够使演示文稿中所有的幻灯片具有一致的外观，控制外观的方法有3种：母版、配色方案与应用设计模板。

（1）PowerPoint中的母版

母板用于设置文稿中每张幻灯片的预设格式，如幻灯片标题、正文文字的位置与大小、背景图案、项目符号等。在PowerPoint中的母版分为3种：幻灯片母版、讲义母版和备注母版。

最常用的母版是幻灯片母版，它能够控制幻灯片的格式，通过选择“视图/母版/幻灯片母版”命令，就进入了“幻灯片母版”视图。幻灯片母版上有5个占位符，用来辅助设计幻灯片母版的版式，利用这些占位符，可以更方便地设计出所需的板式。（2）PowerPoint中的配色方案

选择“格式/幻灯片设计”命令可以打开“幻灯片设计”任务窗格，其中包含了设计模板、配色方案和动画方案3个选项。选择“配色方案”选项，可以看到有许多种方案供选择。可以选择需要的配色方案，也可以单击下面的“编辑配色方案”来设计配色方案。（3）PowerPoint中的应用设计模板

在“幻灯片设计”任务窗格单击“设计模板”选项，可以看到有许多种方案供选择。在设计模板中，PowerPoint已经为用户设计了大量的实用的模板，可以快速地为演示文稿生成统一的背景图案和配色方案。当选择了某一个模板之后，整个演示文稿的幻灯片都会按照选择的模板进行改变。4．幻灯片的操作

（1）幻灯片的插入

在幻灯片浏览视图或普通视图的幻灯片窗格下，单击两个幻灯片的中间位置，此时出现一条“插入线”，选择“插入/新幻灯片”命令，在“幻灯片版式”任务窗格中选择需要的幻灯片版式，即可插入。（2）幻灯片的移动和复制

在“幻灯