第三章采购订单与采购合同管理

采购管理第三章采购订单与采购合同管理第一节采购订单的管理第二节采购合同管理第一节采购订单的管理一、采购订单的制订二、采购订单的明细管理三、订单跟踪一、采购订单的制订采购订单的管理是企业根据市场的计划，企业的用料计划和实际能力以及相关的因素，所制定的切实可行的采购订单计划，并下达至订单部门执行，在执行的过程中要注意对订单进行跟踪，以使企业能从采购环境中购买到企业所需的商品，为生产部门和需求部门输送合格的原材料和配件。一、采购订单的制定（一）准备订单计划（二）评估订单需求（三）计算订单容量（四）制定订单计划准备物料采购订单计划

评估物料采购订单需求计算物料采购订单容量

制定订单计划

订单的环节预测企业的市场需求

确定企业的生产需求准备物料采购订单环境资料制定物料采购订单计划说明书分析市场需求

分析企业生产需求

确定订单需求

确定订单需求

计算总体订单容量计算承接订单容量

确定剩余订单容量对比采购需求与供应容量综合平衡确定余量认证计划

制定订单计划

(一)准备订单计划

准备订单计划也主要分为四个方面的内容：

必须熟悉市场需求计划，或销售计划生产物料需求计划是订单计划的主要来源供应商群体供应信息资料也就是准备订单环境资料准备好订单计划所需要的资料图3-1准备订单计划的内容必须熟悉市场需求计划，或销售计划生产物料需求计划是订单计划的主要来源供应商群体供应信息资料也就是准备订单环境资料准备好订单计划所需要的资料（二）评估订单需求评估订单需求是采购计划中非常重要的一个环节，只有准确的评估订单需求，才能为计算订单容量提供参考依据，以便制定出好的订单计划。它主要包括以下三个方面的内容（见图3-2）。（二）评估订单需求考虑市场需求，要分析市场需求制定的要货计划的可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析图3-2评估订单需求的内容分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析根据对市场需求和对生产需求的分析结果，就可以确定订单需求。订单需求的内容是：通过订单操作手段，在未来指定的时间内，将指定数量的合格物料采购入库考虑市场需求，要分析市场需求制定的要货计划的可信度，仔细分析市场合同签订数量、合同剩余量的各项数据，研究其变化趋势，全面考虑要货计划的规范性和严谨性分析生产需求，首先要研究生产需求的生产过程，其次是分析需求量的要货时间，对企业不同时期产生的不同生产需求进行分析（三）计算订单容量计算订单容量是采购计划中的重要组成部分。只有准确地计算好订单容量，才能对比需求和容量，经过综合平衡，最后制定出正确的订单计划。计算订单容量主要有以下四个方面的内容（见图3-3）。（三）计算订单容量图3-3计算订单容量的内容物料和项目都是整个采购工作的操作对象承接订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量订单容量的含义有两个方面：一是可供给的物料数量，一是可供给的到货时间物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量物料和项目都是整个采购工作的操作对象承接订单量是指某供应商在指定的时间内已经签下的订单量订单容量的含义有两个方面：一是可供给的物料数量，一是可供给的到货时间物料剩余订单容量=物料供应商群体总体订单容量-已承接订单量（四）制定订单计划制定订单计划是采购计划的最后一个环节，也是最重要的环节。它主要包括以下四个方面的内容（见图3-4）。图3-4制定订单计划的内容一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间一份订单包含的内容有下单数量和下单时间两个方面。下单数量=生产需求量-计划入库量-现有库存量+安全库存量下单时间=要求到货时间-认证周期-订单周期-缓冲时间二、采购订单的明细管理(一)采购订单的管理

1采购订单的管理的目的使企业相关部门能够明确掌握材料订货的情况。作为双方将来交货、验收、付款的依据。2订单的分类

(一)采购订单的管理

联数名称作用第一联厂商联作为供应商交货时的凭证第二联回执联由供应商签字确认后寄回给企业第三联物料联作为企业控制存量和验收的参考第四联请款联作为结算货款的依据第五联承办联由制发订购单的单位自存表3-1采购订单分联按用途不同，订单分为如表3-1所示。

（二）采购订单的主要内容采购订单主要是企业对所需采购物品的品质的一些描述,其主要内容包括以下几项：交货方式、验收方式、罚则、履约保证、品质保证、仲裁或诉讼、其他。

（二）采购订单的主要内容图3.5a某家电公司订购单(第一联)（二）采购订单的主要内容图3.5b某家电公司订购单(第二联)三、订单跟踪(一)合同执行前订单的跟踪

（二）合同执行过程订单的跟踪合同跟踪应把握以下事项：严密跟踪供应详细过程，保证订单正常执行2341控制好物料验收环节慎重处理库存控制紧密响应生产需求形式（三）合同执行后订单的跟踪订单执行完毕的条件：供应商收到本次订单的货款物料在运输或者检验过程中出现的问题应由采购人员或者现场检验人员与供应商进行联系解决。

12（三）合同执行后订单的跟踪在对订单的跟踪过程中可通过相关的采购追踪记录表来进行。编号请购单报价厂商及价格订购单验收备注请购总号发出日期收到日期品名/规格数量需要日期①②③日期编号数量单价金额交货日期供应商日期数量检验情形货款税额总金额表3-3采购追踪记录第二节采购合同管理一、采购合同的内容二、采购合同的签订三、采购合同的管理一、采购合同的内容(一)采购合同的概念与性质

合同是一种重要的约束和控制手段，可能减少风险。双方一旦违约，给购买方造成损失，则可以根据合同条款，向对方获取赔偿。对方如果不愿意赔偿，则可以提交法院进行裁决处理。采购合同的概念与性质，如表3-4所示。

名称内容概念指物资流通企业根据市场需要，向物资的生产企业或其他物资流通企业购买某种物资而签订的协议性质具有权利义务内容的经济合同表3-4采购合同的概念与性质（二）采购合同的内容采购合同的内容，也称采购合同的条款，是指合同双方当事人的具体权利和具体义务。一份买卖合同主要由首部、正文与尾部三部分组成如表3-5所示。（二）采购合同的内容1首部

买卖双方的名称名称编号签订日期签订地点如：教学设备采购合同如：2009年第1号；如：广西农业职业技术学院如：2009年2月3日如：供方亿文科技公司需方广西农业职业技术学院（二）采购合同的内容2正文

如：某某某公司商品名称品质规格数量单价与总价包装及运输方法

付款方法交货时间交货地点如：李宁运动服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽车如：现金或支票如：2009年3月29号如：某某某公司商品名称品质规格数量单价与总价包装及运输方法

付款方法交货时间交货地点如：李宁运动服如：1KLA072-2XS如：1000套100元/套汽车如：现金或支票如：2009年3月29号（二）采购合同的内容合同的附则及其他条款交货单位或交货人名称、姓名和收货单位名称或收货人姓名付款方法物资的验收违约责任不可抗力的处理交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门如：广西李宁公司南城分店某某某学校体育部

交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门合同的附则及其他条款交货单位或交货人名称、姓名和收货单位名称或收货人姓名付款方法物资的验收违约责任不可抗力的处理如：广西李宁公司南城分店某某某学校体育部

交货方式:一般包括送货方式、自提方式、代运方式。如：送货上门(二)商品采购合同的内容2.选择内容1)保值条款2)价格调整条款3)误差范围条款4)法律适用条款（二）采购合同的内容3尾部

合同的尾部包括合同的份数、使用语言及效力、附件、合同的生效日期、双方的签字盖章。（二）采购合同的内容结构名称具体内容首部(FaceSheet)采购合同名称、合约日期与合约编号商品标准号别(C.C.C)立约双方当事人名称与地址、电话等数据基本条款(BasicCondition)货品名称质量与规格单位与数量包装（原产地）交货期物流保险检验方法价格（单价、总价、价格基础、货币）付款方式（信用证、远期L/C、D/PorD/A分期付款）特别条款（SpecialCondition)保证条款安装及特殊保证条款大宗物资条款货价运费及汇率变动协定其他特别协议表3-5采购合约的具体内容二、采购合同的签订采购合同的签订，是指当事人双方依据法律的规定就合同所规定的各项条款进行协商，达到意思表示一致而确立合同关系的法律行为。二、采购合同的签订（一）合同签订前的准备工作（二）签订采购合同的程序（三）合同的草签与正式签订（四）合同的公证鉴证订立采购合同的资格审查1.审查供应商的合同资格1)法人资格审查2)法人能力审查2.审查供应商的资信和履约能力1)资信审查2)履约能力审查（一）合同签订前的准备工作签订采购合同的资格审查1.审查供应商的合同资格(1)法人资格审查审查供应商是否属于经国家规定的审批程序成立的法人组织。在审查供应商法人资格时应注意：没有取得法人资格的社会组织、已被吊销营业执照取消法人资格的企业或组织，无权签订购货合同。（一）合同签订前的准备工作(2)法人能力审查法人能力审查主要是审查供应商的经营活动是否超出营业执照批准的范围。法人代表也可授权业务人员，如推销员、采购员所谓承办人，以法人的名义订立购货合同。（一）合同签订前的准备工作2.审查供应商的资信和履约能力(1)资信审查在准备签订购货合同时，采购人员在向卖方当事人提供自己的资信情况说明的同时，要认真审查卖方的资信情况，从而建立互相信赖的关系。(2)履约能力审查履约能力是指当事人除资信以外的技术和生产能力、原材料与能源供应、工艺流程、加工能力、产品质量、信誉高低等方面的综合情况。（一）合同签订前的准备工作

审查卖方的资信和履约能力的主要方法有：通过卖方的开户银行，了解其债权、债务情况和资金情况；通过卖方的主管部门，了解其生产经营情况、资产情况、技术装备情况、产品质量情况；通过卖方的其他用户，了解其产品质量、供货情况、维修情况；通过卖方所在地的工商行政管理部门，了解其是否具有法人资格和注册资本、经营范围、核算形式；通过有关的消费者协会和法院、仲裁机构，了解卖方的产品是否经常遭到消费者投诉，是否曾经牵涉到诉讼；

对于大批量的性能复杂、质量要求高的产品或巨额的机器设备的采购，在上述审查的基础上，还可以由采购人员、技术人员、财务人员组成考察小组，到卖方的经营加工场所实地考察，以确切了解卖方的资信和履约能力。采购人员在日常工作中，应当注意搜集有关企业的履约情况和有关的商情，作为以后签订合同的参考依据。采购合同的形式：有效的采购合同

效力待定的采购合同

无效的采购合同

可撤销的采购合同

当事人符合法律要求的资格

意思表示真实

内容不违反法律和社会公共利益

限制行为能力人订立的采购合同

无代理权人以他人的名义订立的采购合同无处分权人处分他人财产的采购合同

1）一方以欺诈、胁迫手段订立合同，损害国家利益的。2）恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益的合同。3）以合法形式掩盖非法目的的合同。4）损害社会公共利益的合同。5）违反法律、行政法规强制性规定的合同。1）重大误解的采购合同。2）显失公平的采购合同。3）欺诈、胁迫的采购合同。

采购合同的形式（二）签订采购合同的程序当事人相互协商签订合同的过程，通常分为两个阶段：1要约:订立合同的建议订立合同的当事人一方向另一方发出的缔结合同的提议。采购合同要约应具有的特征要约须是特定人的行为

123要约必须是向特定人发出的要约必须含有可以订立合同的主要条款订立合同的要约须向特定人明确提出，即向一个具体的法人、经济组织、个体商户或农村承包经营户提出。4要求受约人做出答复的期限采购合同要约应具有的特征要约须是特定人的行为

123要约必须是向特定人发出的要约必须含有可以订立合同的主要条款提出订立合同建议的，须是客观上已确定的法人、经济组织、个体工商户、农村承包户。4要求受约人做出答复的期限采购合同要约应具有的特征要约须是特定人的行为

123要约必须是向特定人发出的要约必须含有可以订立合同的主要条款须包含标的物的名称、规格、数量、价格等。4要求受约人做出答复的期限采购合同要约应具有的特征要约须是特定人的行为

123要约必须是向特定人发出的要约必须含有可以订立合同的主要条款要约有效期内，要约人不得随意撤销或变更要约。如要撤销或变更要约，其通知应在受约人做出承诺之前送达。4要求受约人做出答复的期限（二）签订采购合同的程序2承诺：接受订立合同的建议受要约人向要约人做出的对要约完全无异议的接受的意思表示。采购合同的承诺所具有的特征承诺须是受要约人向要约人做出的答复

123承诺必须是就要约做出的同意的答复承诺必须在要约的有效期限内做出承诺须是无条件的无任何异议的接受要约，才能构成有效的要约，而与要约人构成合同关系。采购合同的承诺所具有的特征承诺须是受要约人向要约人做出的答复

123承诺必须是就要约做出的同意的答复承诺必须在要约的有效期限内做出非受要约人做出的或受要约人向非要约人做出的意思表示都不是承诺。采购合同的承诺所具有的特征承诺须是受要约人向要约人做出的答复

123承诺必须是就要约做出的同意的答复承诺必须在要约的有效期限内做出受要约人只有在要约的有效期限内做出同意要约的意思表示，才是承诺。（三）合同的草签与正式签订合同主要条款协商确定后，当事人双方可以先草签合同。待其他次要条款约定后，再正式签订合同。（四）合同的公证与鉴证1合同的公证

所谓合同的公证，就是国家公证机关即公证处，代表国家行使公证职能，根据当事人的申请和法律的规定，依照法律程序，证明采购合同真实性和合法性的活动。（四）合同的公证与鉴证序号条件第一条当事人必须具有行为能力第二条合同的订立必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则第三条合同内容不得违反国家的政策、法律法令；公共利益和社会主义道德准则第四条合同的内容必须清楚、具体、齐全表3-6采购合同公证审查的条件（四）合同的公证与鉴证2合同的鉴证

采购合同的鉴证是合同监督管理机关根据双方当事人的申请，依法证明合同的真实性和合法性的一项制度。鉴证的特点主要有3方面（见图3-7）。

图3-7采购鉴证的特点三、采购合同的管理(一)采购合同管理的内容

采购合同管理的内容:图3-8采购合同管理的内容一是合同文本有关法律上的错误，二是检查合同文体的文字、