从诉讼角度谈健全物业公司制度建设

从诉讼角度谈健全物业公司制度建设_物业经理人从诉讼角度谈健全物业公司制度建立

作为新兴进展起来的物业公司，一般起点相对较高，不少公司实行了现代化的治理模式，一些大型的物业公司，更是通过了严格的质量体系认证，建立了一套标准化治理规章制度。但另一方面，我们也不难看到，随着有关物业效劳方面的民事诉讼的增多，也暴露出了一些新的问题，如治理规章制度在法律方面存在肯定的欠缺。如何躲避这方面的问题呢?

一、建立完善的业主档案资料

业主资料的重要性，对物业公司来说是不言而喻的，但是在实际工作中，特殊是在前期物业效劳工作中，大局部物业公司的业主资料直接来源于房地产开发商，因此很不完善。从法律意义上来讲，如何健全业主档案资料呢?笔者认为，着重要留意如下几项资料的核实和登记：

1.业主为自然人的，留意其业主及家庭各成员身份证件资料、工作单位资料的核实和登记。从开发商手中接收相应资料的，肯定要留意业主相关资料的完整性，假如内容不完整的，应在接收之际准时要求开发商协作，将资料补充完整。

2.业主为公司法人的，留意公司营业执照各项登记内容、公司财务账号及法人身份证件资料的核实和登记。

3.业主将住房出租的，在留意业主资料登记的同时，还要留意租住人身份证件及工作单位资料或者是公司营业执照、财务账号及公司法人身份资料的核实和登记。

以上各项证件资料，留意尽量要核实，并应尽量取得原始件的复印件。从效劳的角度动身，这些资料的取得，不仅对物业公司全面地了解业主，以便为业主供应人性化的效劳，提升物业公司的治理水平和效劳质量有着重要意义，同时站在法律角度来说，还有着特别的意义。

如：某物业公司接手了某小区的前期物业效劳，在业主委员会选聘了新的物业公司后，对该小区局部购置了住房但始终没有入住，也没有交纳物业效劳费的业主，依法向人民法院提出起诉。人民法院要求该公司补充业主除住址外的具体资料。由于接手该物业时，开发商只向该物业公司供应了简洁的业主姓名及房间号资料，而物业公司在治理过程中对此没有引起足够的留意，后来在履行合同过程中又与开发商引发一系列纠纷，开发商对物业公司的诉讼根本不予协作，导致该物业公司不能供应相应资料，因此人民法院驳回了该公司的起诉。

二、标准前期物业效劳合同

1.签订前期物业效劳合同时，留意要对物业效劳费开头收取时间作明确商定。

《物业效劳条例》公布实施后，为了标准物业效劳行业，国家建立部公布了前期物业效劳合同和物业效劳合同的格式范本，有不少物业公司签订合同时直接选用了格式合同，笔者以为，各个业的详细状况并不一样，合同还是应当依据实际状况对范本的局部条款进展补充完善。例如，在签订前期物业效劳合同时，就应特殊留意对物业效劳费开头收取的时间作一个明确的商定。特殊是物业效劳费由开发商担当转到由业主担当，这个时间的划分应当有明确的商定。在实际中，这个时间往往是由开发商单方面下发一个入伙通知书给物业公司，物业公司以此为依据开头收取物业效劳费，这在现实中引发了诸多纠纷。笔者以为，从法律角度动身，对这个时间的划分，应有三方签字的书面认可手续，在入伙通知书中既要有开发商签字和盖章，同时也要有业主的签字认可，及办理入伙手续的物业公司的签字盖章，这样就是一个较好的方式。

如：在某物业公司提起诉讼，要求某业主交纳欠交的物业效劳费时，该业主认为自己并未办理入伙手续，作为证据的入伙通知书只是开发商与物业公司的商定。由于是前期物业效劳，该业主也没有与物业公司签订直接的物业效劳效劳协议，物业公司不能供应其他证据证明业主与物业公司之间治理关系的成立，因此物业公司的诉讼恳求最终没有得到法院的支持。

2.前期物业效劳完毕，业主委员会选聘了新的物业效劳公司的，留意交接工作中法律手续的连续性和完整性

在实际中，不少物业公司撤出小区的物业效劳时，都有一个时间过程，短则一两个月，长则半年不等，在这期间，物业公司实际上仍在履行效劳合同，但是往往与开发商，特殊是业主委员会之间，只有一个口头协议，或者虽然有一个书面协议，但是在超过了协议的商定时间后就不再依据实际状况进展补充。笔者认为，在完成前期物业效劳后，最终撤出治理的小区时，物业公司肯定要和业主委员会对此时间有一个明确的书面商定。

如：某物业公司撤出某小区的物业效劳，与业主委员会的最初协议商定时间是在2023年1月，但是由于业主委员会选聘新物业公司工作的延迟，正式退出小区是在6月以后，在该物业公司提起诉讼，要求某业主交纳物业效劳费，法院要求该物业公司供应在2023年1月后的证据，该物业公司供应了补充协议及撤管公告，补充协议是2OO4年3月签订，商定撤出时间为2023年5月，撤管公告是2023年6月物业公司正式撤管时贴出的，法院对补充协议予以采信，而对物业公司单方面贴出的撤管公告不予采信。最终法院支持了该物业公司收取至2023年5月的物业效劳费。

三、在实际治理工作中，留意采纳相关法律形式

在实际治理工作中，特殊是在办理一些于续的过程中，物业公司同样应当留意实行一些法律形式，例如：

1.在前期物业效劳工作中，业主来物业公司拿钥匙看房，笔者建议物业公司实行由业主签字的书面登记手续。在业主的租住人来看房时，笔者建议由看房人供应由业主签字的相关书面许可证明后，方可进展，以避开些纠纷的产生。

2、在催缴物业效劳费过程中，留意实行书面的催缴形式，如发出催缴通知书等等。

3.留意做好相关值班记录及值班资料的保存，如空调运行的修理登记、货物出行的登记、来客来访的登记、业主领取邮件报刊的登记等等。

总之，完善治理制度，提高物业效劳效劳水平，对物业公司来说，是一个渐渐的过程。笔者参加了数十起物业效劳费纠纷诉讼，更感觉到，诉讼是一种解决纠