公文写作常识

公文写作常识参考

中共酉阳自治县委办公室

符治锋

2012年7月26日什么是公文？

公文是党政机关、企事业单位以及群团组织用来处理公务的一种具有特定格式的文字材料。

重点：党政公文。目录一、新《条例》解读二、公文构成要素三、公文语言风格四、公文处理程序六、公文常见错误五、常见公文写作一、新《条例》的解读

2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，从今年的7月1日起正式实施，以前党委系统适用的《中国共产党机关公文处理条例》和政府系统适用的《国家行政机关公文处理工作条例》同时废止。新旧条例最明显的不同：

旧条例新条例范围国家行政机关公文中国共产党机关公文人大机关公文军队机关公文行政机关和党的机关公文合称为党政公文文种行政公文有13种、党务公文有14种新条例有15种要素含有主题词、印制份数，增加了发文机关署名、附件说明、附注、页码取消了主题词、印制份数，增加了发文机关署名、附件说明、附注、页码版式党委文件可用A4或16K,政府文件用A4全部规范为国际标准A4型（297x210mm）开本印制。（一）文头

文头份号密级发文机关标识发文字号紧急程度签发人（一）文头

1、份号公文印制份数的顺序号。置于版心左上角第一行，用6位阿拉伯数字表示（NＯ000015）。2、密级密级分为绝密、机密和秘密。标注于份号下方位置，两字之间空一字。3、紧急程度对公文送达和办理的时限要求。紧急文件分为“特急”、“加急”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（一）文头4.发文机关标识5.发文字号6.签发人由发文机关全称或规范化简称或后面加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。是按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入，不能用“[]”、“（

）”；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。（二）主体包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、

附注、附件。（二）主体主体公文标题主送机关公文正文附件说明发文机关署名成文时间1．公文标题由发文机关名称、事由和文种组成。有时省略发文机关，但不落款的公文如意见、决定、决议、通报不能省略。除法规名称加书名号外，一般不用标点符号，两个以上发文机关应等距撑开。位于红线下空两行，可分一行或多行居中排布（正宝塔、倒宝塔或菱形）；回行时词义完整。多个“关于”和多个“转发”“教育部关于加强2012年高考有关工作的通知”重庆市教委转发：“重庆市教育委员会转发教育部关于加强2012年高考有关工作的通知”酉阳县教委转发：“酉阳土家族苗族自治县教育委员会转发教育部关于加强2012年高考有关工作的通知”酉阳一中再转发：“酉阳县第一中学校转发教育部关于加强2012年高考有关工作的通知”。

是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关。注：命令、公告、通告、通知、报告、请示、批复、议案、函必须有主送机关。2．主送机关

公文正文表述公文的具体内容。通常分导语、主体和结束语。。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为（一)”，第三层为“1．”第四层为“(1)”。

“第一”、“第二”、“首先”、“其次”后面用逗号。“一”、“二”、“三”后面用顿号。“１”、“２”“3”后面用齐线墨点“．”。⑴⑵⑶⑷后面不加标点符号。3．公文正文

在正文下空一行左空２字用３号字标识“附件”，后标全角冒号和名称。序号使用阿拉伯数码（如“附件１.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

署发文机关全称或者规范化简称，有主送机关的必须有发文机关署名，不能以标题中的发文机关代替落款。4．附件说明5．发文机关署名6．成文时间

指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。

需要说明的其他事项，如使用时注意的事项、联系人及联系方式等。7．印章

有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章，如纪要。联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。8.附注

公文正文的说明、补充或者参考资料。9．附件1．发布层次：印送传达范围。如：此件发至县团级。2．抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。3．印制版记：印发机关、印发时间

改版后不再标注印制份数。4．页码。双面复印时，单页码居右，

双页码居左。（三）文尾（三）文尾文尾发布层次抄送机关印制版记页码由原来的居中改为单页码居右，双页码居左。三、公文的语言运用风格

准确实例1：新《刑法》中将“紧急避难”改为“紧急避险”，虽只换一字，但用词就臻于精准。实例2：某单位报道该单位负责人主动把儿子送往公安机关劳动教养，但把“送子服法”误写成“送子伏法”，完全背离了事实。三、公文的语言运用风格

实例1：“沿铁路线左右三十里内煤铁等矿，德国有权开采。”

原意:左右加起来三十里

岐义:左右各三十里实例2：“减少不必要的浪费”必要的不能称浪费，不必要的就应当禁止而不是减少。三、公文的语言运用风格简洁实例1：“在中央和市委、市政府的正确领导下，在县委、县政府的关心下，在县直有关部门的大力帮助和指导下……”实例2：“今年是世界地球年和世界卫生年,是改革开放三十周年，是奥运会成功举办的一年……”，累赘×三、公文的语言运用风格规范

实例1：“不要”、“打算”公文中一般以“不得”、“拟”出现．

实例2：“重庆市委三届二次全体扩大会议”，必须要在前加“中共”．三、公文的语言运用风格平实滥用修辞手法和华丽辞藻使公文失去严肃性忌×四、公文的处理程序

1．起草前的准备：（一）发文

把握领导意图

学习相关政策了解有关背景

开始草拟公文

设计文稿框架确定行文方式2．审核一要核程序三要核文字四要核格式二要核内容（二）收文登记拟办分管拟提意见主要领导阅签承办登记流转

催办

督办办结存档（二）收文

上报公文直送领导同志个人1

上报请示没有遵守时限规定2

不按相关规定办理公文3收文中发现的问题五、常见公文的写作（通知、请

示、报告、纪要）包括：会议通知、发布性通知、部署工作的通知、政策性通知、解释性通知、任免聘用通知。（一）通知1．通知标题的写作。通知的标题一般由发文机关名称、事由和文种三部分组成。实例1.转发性通知

中共酉阳土家族苗族自治县委办公室转发中共重庆市委办公厅关于切实加强2012年春节期间值班工作的通知2.印发性通知中共酉阳土家族苗族自治县委办公室关于印发龚滩移民搬迁帮扶任务分解表的通知3.批转性通知

酉阳土家族苗族自治县人民政府关于批转龙潭古镇保护规划的通知2．通知正文的写作(1)拟发缘由。要写明拟发通知的起因或背景，阐述拟发通知的目的或依据。(2)通知事项。通知事项是通知的主体内容，是通知的核心。(3)通知要求。表明发文机关对下级执行通知事项的态度。（二）请示

请示是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文，是下级机关用来向上级机关请求指示，批准事项的上行公文。1.请示的分类：

一般是因政策问题而制发。如：《关于钟渤快速通道部分土地转让有关问题的请示》

（1）政策性请示（2）核准重大问题的请示多涉及人事、机构等方面的问题。如：《关于成立酉阳自治县选举委员会的请示》

（3）事务性请示大多涉及机关日常工作中一些具体事项。例：《关于划拨2012年高考工作经费的请示》2．请示的基本内容：标题、收文单位、请示缘由、请示事项、结束语、发文日期 3．撰写请示注意的事项（1）请示应当一文一事。（2）下级机关一般不得越级请示。（3）不得多头请示。（4）请示不得抄送下级机关。（5）领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导者个人。（6）请示与报告不得混用。报告中不得夹带请示事项。3.撰写请示应注意的事项（三）报告

在某项工作进行到一定阶段，或工作已经完成时，下级机关需要将工作情况、取得的成绩、存在的问题、经验、教训等项内容，向上级机关汇报时使用。如：关于＊＊＊试点工作的报告，可以写成：基本情况、主要做法，取得的成效、存在的问题、今后工作意见等几个部分。

是指下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。

是指工作中出现的许多新情况新问题，经过调查研究，提出本机关的处理建议，向上级机关汇报时使用的一种。上级机关如果认为这些建议比较好，有推广参考价值，也可批转所属下级各机关参照执行。（4）回复报告对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门回答时使用。指下级机关经常向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。例：《XX学校关于报送2012年度工作要点的报告》2．报告正文的写法

概述情况:用概括性语言简要介绍报告事项的整体情况

详述情况:工作过程、工作做法、取得的成绩、存在的问题、今后打算（意见或建议）

结束语:报告一般要有结束语。

常用的结束语：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告，请指正”“以上报告，如无不当，请予批转”。

3．常见病误——请示与报告混用

第一，“请示”是下级机关主动请求上级机关给予批示或解答问题；而“报告”是下级机关根据上级机关要求和安排必须做出的书面汇报。

第二，“请示”是事前行文；“报告”是事后或事情进行中行文。

第三，“请示”要求上级机关给予批复；“报告”上级不予批复。只有一些反映情况和问题，并提出解决办法和意见的报告，上级才予批转。

（四）纪要

标题：包括会议名称和文种。

正文：包括前言、主体、结尾三项内容。

发送范围：报送、抄送、印发机关。1332、2纪要与会议记录的区别：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。***如何制定工作方案1.接受任务：认真记录，领会意图2.多方协调：便于确定有关事项3.起草方案：要素不能少，操作性强4.修改完善：根据领导意见和情况变化5.交付执行：联系衔接到位六、公文常见错误(一)数字使用

“公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。”另外党委系统发文日期和行政系统发文日期有所区别，行政公文用汉字，党委公文用阿拉伯数字。举例：“３０％到４０%”不能写作“３０到４０％”“１０万－１５万”不能写作“１０－１５万”六、公文常见错误（二）标题标点

“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。实例：某某学院印发《关于充分发挥高层次人才作用的若干意见》的通知，就应改为某某学院印发关于充分发挥高层次人才作用的若干意见的通知。（三）易混淆字词1．作”和“做”

抽象意义词语、书面词语多写作“作”，如“作文、作对、作罢、作怪、作战”。

具体东西的制造写成“做”，如“做桌子、做衣服、做饭”。“作贡献”和“做贡献”这两种用法，倾向于推荐使用“做贡献”。六、公文常见错误六、公文常见错误

2．“急需”和“亟需”

“急需”：主观上紧急需要，强调时间的紧迫性。

“亟需”：极客观上急迫需要，强调意义重要性，一般要慎用。六、公文常见错误

3．“订”和“定”“订”:带有商讨性未最终确定，如合同、条约、规章等用制订.“定”：已经最终确定，不能更改，如法律方针政策等用制定。