《实用秘书学》课件单元一 信息收集整理规范

模块七：信息管理与利用

模块七：信息管理与利用

信息是决策的基础和依据，领导者的决策工作，在一定意义上说就是对信息的处理工作。领导者进行科学预测、确定决策目标、拟定和确定决策方案，整个过程就是收集信息、利用信息、分析信息、综合处理信息的过程。

单元一信息收集整理规范

信息收集是指通过各种方式获取所需要的信息。信息收集工作的好坏，直接关系到整个信息管理工作的质量。要做好这一项工作，必须了解信息的种类，掌握收集信息的途径和方法。（一）信息收集的范围

（1）内容范围内容范围是指根据信息内容与信息收集目标和需求相关性特征所确定的范围，包括本身内容范围和环境内容范围。（2）时间范围时间范围是指在信息发生的时间上，根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围，这是由信息的历史性和时效性所决定的。（3）地域范围地域范围是指在信息发生的地点上，根据与信息收集目标和需求具有一定相关性的特征所确定的范围。这是由信息的地域分布特征和信息收集的相关性要求所决定的。具体收集内容有以下几个方面1、政策信息。包括国家及各级政府的发展政策、经济政策、产业政策、财政税收政策、信贷政策、物价政策以及各种法律法规等，政策、法令对决策和成员有制约、引导、规范作用。2、社会信息。包括人口、就业、工资、教育、医疗卫生、社会保险、公共福利等各种社会方面的信息。4、内部信息。包括内部员工思想动态，生产经营管理方面的信息，如劳动人事及工资分配改革、财务收支信息、销售预测信息、商品购销调存信息等各种信息。3、市场信息。主要包括商品供应信息、商品消费需求信息等等（二）信息收集的原则（1）真实可靠（2）全面广泛（3）及时迅速（4）准确适用（5）方便易用（三）信息收集的渠道

1、信息的来源主要有：2、具体到获取信息的渠道（1）大众媒体传播介质（2）社会专业性信息机构。（3）利用信息网络收集各种信息。（4）邮政、电信、航空、铁路、公路、旅行等公共服务行业和部门。（5）通过每天收到的文件、简报、资料、报表以及电话、电报收集各方面的信息，通过各级各类会议掌握相关信息。（6）各种科研机构、专利机构和学会、协会、研究会等非官方机构。

（7）相关主管部门。

（8）下属机构。

（9）各种生活场所

（10）内部搜集。文件类、书籍类、期刊类、汇编类、图表类、声像资料类等。01按照资料的载体分类。主要应根据收集积累的资料情况和具体工作中需要的情况来确定。02接资料的内容分类。

3、信息的分类

根据个人的需要来划分类别。03按照资料的用途分类。信息的分类

按照资料的来源或部门分类。04按照资料的时间划分。05按资料的密级分类。06按工作的特殊需要分类。07（四）信息收集的方法1.调查法普查调查有限总体中每个个体的有关指标值抽样调查关键是样本抽样方法、样本量大小的确定等样本抽样方法非随机抽样随机抽样综合抽样样本抽样方法，又称抽样组织的方式，决定样本集合的选择方式，直接影响信息收集的质量。个体调查访问调查法问卷调查法。对于个体的调查，主要采用两种调查方式：访问调查法，又叫采访法，是通过访问信息收集对象，与之直接交谈而获得有关信息的方法。01座谈采访02会议采访03电话采访和信函采访问卷调查法是一种包含统计调查和定量分析的信息收集方法。这种方法主要考虑的问题是：所收集信息的内容范围和数量，所选定的调查对象的代表性和数量，问卷的精心设计，问卷的回收率控制等。2．观察法观察法对人的行为的观察对事物的观察观察法：通过开会、深入现场、参加生产和经营、实地采样、进行现场观察并准确记录(包括测绘、录音、录相、拍照、笔录等)调研情况常和询问法、搜集实物结合使用，以提高所收集信息的可靠性。实验方法实验室实验计算机模拟实验计算机网络环境下人机结合实验现场实验3．实验方法能通过实验过程获取其他手段难以获得的信息或结论。4．文献检索手工检索计算机文献检索文献检索就是从浩繁的文献中检索出所需的信息的过程。A搜索B整合C保存D服务5．网络搜集（五）信息收集的步骤信息收集的步骤（1）制定收集计划。只有制定出周密、切实可行的信息收集计划，才能指导整个信息收集工作正常地开展。（2）设计收集提纲和表格。为了便于以后的加工、贮存和传递，在进行信息收集以前，就要按照信息收集的目的和要求设计出合理的收集提纲和表格。信息收集