日常事务类应用写作之书信(精品)

第二章日常事务类应用写作

【内容梗概】

日常事务类应用文是当今社会处理日常交往、沟通信息、开展各种社会活动的实用性文书。在人们日常生活、学习和工作中具有其重要的作用。本章共分简明字据、书信、意愿文书及活动与会议文档四节内容，具体介绍了22种文书的概念、功用、格式、写作技巧等方面的知识。目的在于通过理论与实践、实训相结合，在全面了解的基础上重点掌握通知、书信、倡议书、策划书、调查报告、会议记录、计划、总结等常用文体的写法。第二节书信逐渐消失在人们眼中的动人风景1.了解书信的概念、种类、特点和作用。2.掌握书信的常用基本格式和写作要求。3.通过学习能够熟练写作一般书信和介绍信、表扬信、感谢信、慰问信、贺信等社交文书。学习目标第二节书信一封家书

亲爱的爸爸妈妈:

你们好吗？现在工作很忙吧？身体好吗？我现在广州挺好的，爸爸妈妈不要太牵挂。虽然我很少写信，其实我很想家。爸爸每天都上班吗？管得不严就不要去了，干了一辈子革命工作，也该歇歇了。我买了一件毛衣给妈妈，别舍不得穿上吧。以前儿子不太听话，现在懂事他长大了。哥哥姐姐常回来吧？替我问候他们吧！有什么活儿就让他们干，自己孩子有什么客气的。爸爸妈妈多保重身体，不要让儿子放心不下。今年春节我一定回来。好了，先写到这吧。此致敬礼！儿子：李春波

1994年5月20日一、一般书信主要指私人之间为传递信息、交流感情、处理事务而撰写的信件。【概念】

一般书信也称私人信件，是以文字为媒介，记录私人之间交流感情、传递信息、相互托请的载体，是一种日常应用文。【功用】

书信是以文字为媒介，通过书信往来可以商量问题、委托办事、规劝指正、回忆友谊、表示慰问、提出建议、反映问题、要求帮助等，它能够长期保存，更具有凭据性；但与电报、电子邮件相比却又显出传输的滞后性。二、介绍信概念介绍信是机关团体、企事业单位的人员与其他单位或个人联系工作、了解情况、洽谈业务、参加各种社会活动时使用的一种专用书信。特点1、证明性2、时效性

适用范围（1）学生到某单位实习或搞活动：校、院、系开具介绍信（2）国家机关人员外出调研或前往其他单位商讨事宜（3）商业单位派人到别的单位推销宣传产品（4）一些单位派人去其他单位进行业务交流（5）推荐他人入学、参加工作或向他人求教问题一、介绍信格式要求标题：介绍信。居中位置。称谓：第二行，顶格。后加冒号。正文：另起一行，空两格。被介绍者的姓名、年龄、职务等。接洽或联系的事项。向接洽单位提出希望和要求。介绍信使用期限。常以“此致”“敬礼”作结。署名：出具单位和日期。加盖印章。实例种类1、普通介绍信2、专用介绍信正式的介绍信，铅印成文，内容格式等事先印刷出来，使用者只需填写姓名、单位，加盖公章即可。1）有存根的介绍信2）不带存根的介绍信常见，手写居多，用纸、格式等没有严格要求，易被伪造，正规场合下很少用。一式两联，存根联由开据介绍信一方留档备查，正式联由被介绍人随身携带。两联正中有间逢，编有号码。使用方便，公用介绍信较多使用。随用随填，未留存根。介绍信的写作（详细）1、普通介绍信的写法标题、称谓、正文、结尾、署名五部分。1）标题一般在信纸的第一行居中，有些也可省略。2）称谓第二行顶格写明联系单位或个人单位全称或姓名，之后加冒号。3）正文另起一行，空两格写。a说明被介绍者的姓名、年龄、政治面貌、职务等；如不止一人，需注明人数。b写明接洽或联系事项，以及向接洽单位或个人所提希望和要求等。c正文最后注明使用期限。4）结尾“此致——敬礼”等话。5）署名单位名称写在正文右下方，并署上日期，加盖单位公章。2、专用介绍信的写法不带存根的专用介绍信的写法基本等同于普通介绍信，只是有些内容已经印好，使用时只填写相应内容即可。带存根的介绍信存根联、正式联、间逢三部分组成。存根部分1）标题第一行正中写“介绍信”，字体要大；之后用括号注明“存根”两字。2）编号标题之下右下方标注“xx字x号”；如是市政府的就写“x市政字x号”等。3）存根正文被介绍对象的姓名、人数及相关身份；前往何单位；具体事宜；有何要求等。4）结尾注明日期，不必署名，因为存根仅供本单位备查。间逢部分存根同正文部分之间有一条虚线，虚线上有“xx字x号”字样。可照存根第二行“xx字x号”填写。数字要大写。字迹要在存根联和正文联各有一半，虚线正中加盖公章。正式联部分1）标题第一行正中写“介绍信”，字体要大；2）编号第二行在右下方标注“xx字x号”，照存根联；3）称谓顶格写明联系单位或个人的称呼或姓名。4）正文另起一行空两格，内容同存根。5）结尾一般写“请接洽”、“请协助”等，之后再写“此致-敬礼”。最后要注明有效期限。6）署名右下方署本单位的名称全名，并加盖公章，另起一行署成文日期。介绍信写作应注意的问题1、填写真实姓名、身份，不得冒名顶替或虚假编造；2、所接洽办理的事宜写清楚，无关的不要写，简明扼要；3、务必加盖公章，以免造成不必要的麻烦；4、有存根的，存根联和正式联内容要完全一致；5、书写工整，不得涂改，有涂改需加盖公章。“文件”形式的介绍信“文件”形式的介绍信非“文件”形式的介绍信三、表扬信【概念】

表扬信是用来表彰单位、集体或个人的先进事迹、先进思想的专用书信，其作者可以是直接受益人，也可以是旁观者。它既可以组织名义，也可以个人名义，向被表扬者所在单位或直接向表扬对象致信，也可以写给其所属单位或其上级领导，还可以写给报刊、广播、电视等新闻媒体。【功用】表扬信这种用来表彰、赞扬集体或个人的信函，与嘉奖令、表扬性通报相比，虽不属于正式公文，没有正式公文的荣誉奖励效力，但表扬信同样可以鼓舞受表扬者，使公众受到教育，从而起到讴歌真善美、弘扬正气、促进社会进步的作用。四、感谢信【概念】

感谢信是受益者个人或社会团体为了对关心、支持、帮助过自己的人表达诚挚的谢意所写的书信。其作者和收信者既可以是个人，也可以是社会团体。【功用】

用于团体或个人之间答谢对方的协作和援助，或感谢对方的奉献和帮助。【写作格式】感谢信的结构一般由标题、称谓、正文、结语、落款五部分构成。1.标题感谢信的标题通常有以下几种形式:

（1）单独由文种构成，只在首行居中写“感谢信”三个字。

（2）由感谢对象和文种构成，如《致××的感谢信》。（3）由感谢双方和文种构成，如《××致××的感谢信》2.称谓顶格写感谢对象的单位名称或个人姓名,然后加冒号。3.正文（1）感谢事由。（2）表达谢意

4.结语一般写上敬意、感谢的话，常用“此致敬礼”或“再次表示诚挚的感谢”之类的话。5.落款署上发文单位名称或发文个人姓名,并且署上成文日期。

感谢信和表扬信的主要内容与格式大致是相同的，其区别在于，感谢信由受益者发出，以感谢为主，附带表扬；表扬信要以表彰为主，其结尾通常要特别提出，要求或建议被表扬者所在单位对于被表扬者予以公开表彰或奖励。其作者可以是受益者，也可以是相关人。感谢信的正文重点要交代清楚被感谢者及其行为发生的时间、地点、原因和产生的效果。在此基础上赞颂其高尚的思想境界和可贵的精神、风格，进而向对方表达感谢之情。表示感谢要合乎双方的身份、年龄、性别、职业、境遇等；表达谢意的行动要符合实际，说到做到，不能空头许诺。五、慰问信【概念】

慰问信是社会组织或个人于某一特殊时刻（如节假日或战争、自然灾害、意外事故突发之时）向在某方面作出特殊成绩、贡献，或遭受损失的集体和个人表示亲切问候、关怀（同情）、安慰或鼓励的一种专用书信。【特点】

（1）内容具有鼓舞性。（2）表达具有亲切感。【写法】1、标题2、称谓3、正文4、结语5、落款【写作要求】1、对象明确2、感情真挚3、语言亲切1）文种2）慰问对象+文种3）致信方+慰问对象+文种毛泽东同志发给任弼时的慰问信丰富多彩的慰问信形式贺信一、概念与种类贺信是向获得成功、取得成绩、有喜庆之事的有关单位或人员表示祝贺的信函。所贺事由：会议、产研成就、经营业绩、竞赛获奖、荣誉贡献、庆典、婚庆寿辰、国事。行文方向：上级单位给下级单位；同级单位之间；下级单位给上级单位；单位或领导给个人。

二、贺信的结构和写法

1.标题

在第一行正中写“贺信”二字，或者在“贺信”前写上谁给谁的贺信以及被祝贺的事由。eg.《××省对外经贸厅致××省对外经济贸易学校二十周年校庆的贺电》2.称谓

顶格写接受贺信的单位或个人及称谓，后加冒号

3.正文

另起一行，空两格写贺信的内容。一般包括：对其取得的成绩和重大意义，表示热烈的祝贺和殷切的希望。对会议的贺信：指出它的重要性；给个人的贺信：应着重写明有供群众学习的品德和意义同级单位祝贺：应提出向对方学习的内容；下级单位给予领导机关的贺信：除表祝贺外，还应表示自己的决心和态度。

4.结尾

在信的右下侧写明发信单位或个人名次及年、月、日。三、写作要求1、感情充沛，避忌平淡；2、以褒奖为主，避谈过失不足和言过其实；3、通俗易懂，篇幅不宜过长。贺信××公司杨达董事长及公司全体同仁：在贵公司成立五周年之际，我公司全体员工谨向您及贵公司全体员工表示热烈的祝贺！贵公司创业五周年，团结奋斗，开拓进取，公司从小到大，由弱到强，已发展成为国内具有一流技术、一流管理、一流信誉的电子企业，并创造了自己的著名品牌，一切来之不易。谨祝贵公司大展宏图，再创辉煌！

××公司二00一年××月××日【评析】这是一封祝贺兄弟成立五周年的贺信。正文有三层含义：一是致贺的缘由和表达致贺；二是对对方取得的成绩表示赞扬；三是对对方表达良好的祝愿。贺信海南大学：在贵校建校20周年之际，南京大学谨向贵校致以真诚的问候和节日的祝贺！过去的20年，海南大学始终坚持为海南经济建设与社会服务的办学宗旨，大力弘扬“勤奋、多思、求实、进取”的精神，经过20年的努力，目前已经发展成为一所多学科协调发展的具有鲜明办学特色和充满办学活力的综合性大学，为科教兴琼战略的实施和海南地区的建设作出了突出的贡献。祝海南大学继续弘扬优良的办学传统，与时俱进，开拓创新，为我国的教育事业作出更大的贡献。祝海南大学建校20周年庆典获得圆满成功！南京大学二00三年十一月十二日贺信XXX学生会：欣闻贵系于XXX年XX月XX日在XXX号教学楼展厅举行人文科技学院XXXXXX活动，在此谨代表外语系团总支学生会全体成员向贵系表示衷心的祝贺!并向筹备本次活动付出辛勤的老师和同学致以诚挚的问候！长期以来，贵系与我会始终保持着密切的联系和友好的往来，在各种活动中建立了深厚的友谊！我们相信，这种手足之情在贵我双方的精心呵护下，必将更加健康地成长，开出绚丽的友谊之花！我们衷心地祝愿本次活动取得圆满的成功！我们也祝愿外语系与贵系（或社团）在今后的工作中携手共进、共同发展！

外语系团总支学生会

20XX年XX月XX日朱镕基给陈岱孙的贺寿信陈岱孙先生：欣逢先生九五大寿，本已定于明日登门拜谒，敬贺寿辰，适因公即日离京，未克践约，怅何如之。先生年高德劭，学贯中西，授业育人，六十八如一日，一代宗师，堪称桃李满天下。我于一九四七年入清华，虽非入