商务英语报告格式及要求

.适用文档.商务英语可行性陈说写作格局及需求一、商务英语可行性陈说写作需求精选一个商务工程，对该项企图可行性进行检查研究与解析，直至判定实行该工程并编撰工程方案，是工商安排经常进行的商务活动。二英语商务陈说的文体布局：一：Title(标题)二：Transmittals(陈说传达书，包括作者姓名和单位、呈送目标、日期)三：Contents(目录)四：Summary(总结、纲要、纲要、纲要)五：Introduction(导语、导语、导语、序言)六：Findings(body)(正文)七：Conclusions(定论)八：Recommendations(主张、定见)九：References(参照资料)十：Appendices(附录、附件)三、商务英语陈说的写作口气往常来说，陈说大多由部下写给上级，运用的语言多为正式。别的，陈说的内容和篇幅也决策了其写作口气比商务信件要正式的多。在编撰商务英语陈说的进度中，可以适合多运用一些能进步语言正式度英语语法布局。详尽而言以下：运用被动语态，如：Thee-Sourcemessagewillbedeliveredtothetargetaudiencemultipletimesthroughmultipleavenues.运用凌乱词汇，如：Thetrainingsystemincorporates(includes)manyvisualaids.运用长语句，如：Thecontentandmessageofthekitwillbesimilartothatsenttoconventionaloutlets,butwillbetailoredtoelectronicmediaandwilleitherbee-mailedtotheWebmasterorsentinhardcopyandonadiskette(软(磁)盘).运用名词短语，如：Therectification(纠正;更正)ofthisproblemcanbeachievedbyinsertionofawedge(三角木).运用非人物主语，如：PuttingacopyofthisCD-ROMinthehandsofeditorsoftargetedpublicationswillallowthemtoseeforthemselvesthefeaturesoftheStateComputerStore.运用分词短语，如：Armedwiththisinformation,ourcustomerswillbeabletoidentifytrendsandmakestrategicdecisionsinaccordancewiththeiragency’sgoals.·运用动词不定式，如：Tostreamline(使成流线型;使功率更高)theinternalapprovalprocess,wecane-mailourquotetoourpurchasingagentforbudgetapproval.·运用介词短语，如：WithconvenientaccesstoWebServicesinouronlineElectronicProductandPricingCatalog&OrderTrackingandStatusSystem,customerscangeneratesalesandservicereportsupondemand.四、商务英语陈说各组成有些写作介绍往常来说，商务英语陈说的常有组成有些有：纲要(ExecutiveSummary)、标题(Title)、导语(Introduction/TermsofReference)、资料收集方法(Methodology/Proceedings)、检查结果(Findings)、定论(Conclusions)、主张(Recommendations)、附录(Appendices)等。以下就各个有些的内容及其写作方法分离讲解。(一)纲要(ExecutiveSummary)一份正式且篇幅较长的陈说往常在陈说的前面加上纲要。纲要往常不超越一页，是陈说的导语、检查..适用文档.结果、定论和主张的内容总结。这有些往常是在整篇陈说写好此后再写。非正式或篇幅较短的陈说那么无需写陈说纲要。写纲要时，应注意以下几点：·尽量拘束阶段的数目，往常可用三段式：陈说的企图、陈说的检查结果和定论、陈说的主张。·纲要写作的时态用往常此刻时，因为陈说现已存在。如“Thisreportshows〞归于正确表达，而“Thisreportwillshow〞那么不妥。·陈说纲要中无需引证详尽数据。可用“byandlarge、thevastmajority、onlyafew〞等语言表达大概的数据或趋向。(二)标题(Title)陈说的标题应尽可以概括陈说的内容，因为它是整篇陈说的信息浓缩，而且标题大体精准、客观，不该像报刊文章标题那样为了招引读者的注意力而别出心裁。别的，标题大体是名词短语或动名词短语。如以下几例：“ReportonImprovingtheTrainingMethodsofHDC、ReportontheProposedIncentiveScheme、ReportontheAdoptionofFlex-timeWorkingSystems〞。(三)导语(Introduction/TermsofReference)在导语有些，简要地说明一下陈说的写作布景和主旨。别的，还大体注明陈说提交给何人、何时提交的。假如是事情检查陈说应首要说明事情的经过，包括事情发生的日期、时刻、地点、情况叙述等。以下是导语有些写作的常有句型：Thereportexamines/explains...·Thepurposeofthisreportistoinvestigate/evaluate/study·Theobjectiveofthisreportistorecommend/analyze/give·Theaimofthisreportistofeedback/estimate/assess·Enclosedisareportabout...(四)资料收集方法(Methodology/Proceedings)陈说的这有些应说明收集信息或资料的方法和进度。在陈说中注明供给这一信息可以加强陈说的真切性和客观性，特别是定见检查陈说。自然其实不是全部的陈说都需求收集资料，因此，并不是每一种陈说都需求供给这有些内容。这有些内容在整篇陈说所占篇幅较短，可以写成一个阶段。以下是该有些写作的常有句型：·Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.·Aquestionnairewascompletedbythosewhoweresurveyedinthisproject.·Theinformationwasmainlyachievedwithanumberoftelephonecallstomanufacturers.(五)检查结果(Findings)陈说的检查结果有些是陈说主张的依据，其内容应该精准无误，布局清晰，语言流通、联接。这有些内容的每一个阶段都应该有一个清晰的主题句，往常放在段首，这样便于读者汲取这有些的信息。以下是这有些主题句写作的常有句型：·Thefindingsoftheinvestigationindicatethat·Itwasproposed/found/felt/discoveredthat·Itwasgenerallythecasethat·Mostpeoplethought/suggestedthat·Anumberofpeoplementionedthat·Severalchangeswereputforward.·Severalstaffmembersexpressedtheviewthat假定陈说中需供给图表统计数据或描述行情走势，编撰人应该认识这方面写作的常用句型，以下即是该方面写作的一些典型语句布局：Thetable/chart/graph/diagram/figure/statistics..适用文档.shows/describes/illustratesthat·Asitcanbeseenfromthetable/chart/figure·Itisclear/apparentfromthetable/chart/graph/diagram/figure/statisticsthat·Thenumberofincreased/jumped/rosesuddenly/rapidly/dramaticallyfromtoThenumberofdecreased/dropped/fellgreatly/significantlysharplyfromto·Thenumberoffluctuatedslowly/slightlybetweentoThenumberofremainedsteady/stable(stayedthesame)betweentoTherewasa(very)sudden/rapid/dramatic/significantincrease/jump/riseinthenumberoffromtoTherewasa(very)sharp/steep/steady/gradual/slow/slightdecrease/drop/fallinthenumberoffromto·Themonthlyprofit/figurespeakedinDecemberat10%.Themonthlyprofit/figuresreachedapeak/ahigh(point)inDecemberat10%.Themonthlyprofit/figuresbottomedoutinDecemberat10%.·Saleswitnessedagreatrise/increase/drop/fallbetweento(六)定论(Conclusions)陈说的定论有些是写陈说的人在陈说检查结果的根基上是对换查结果进行总结和讲解。同一检查结果会因为编撰者的不同样而得出不同样的定论，但这有些不应该包括陈说前文中没有说到的新的信息。(七)主张(Recommendations)主张常常是很多商务陈说写作的最重要有些。一份陈说实用程度经常取决于陈说中所供给的主张的质量凹凸。主张有些主要内容为陈说编撰人在经过充分的证明后认为应该采用的方法或行为。陈说人有时也会描述采用方法后可以体现的结果或情景。(八)附录(Appendices)正式的商务陈说为了加强陈说的说服力或真切性常常会有一些附带资料，因其篇幅较长不宜放在陈说傍边，只好精选放在附录中。这有些内容可以包括图表统计数据、实验室陈说、问卷检查等。自然，简单陈说假定无此需求那么不需增添附录有些。五、怎么进步商务英语陈说的可读性很多人在写完陈说以后常常会忘掉或忽视陈说写作的最后一个进度：对陈说进行改正排版，使之布局清晰，内容便于读者阅览。陈说中所增添的一些信息或符号恰似公路上路标引导这司机开车同样为读者降落阅览难度，加快阅览速度，这一点对争分夺秒的商业人士来说尤其重要。以下是一些供给陈说可读性的常有手法：·为陈说供给小标题;·运用小阶段，尽量做到每个小论题都用一个阶段来阐述;·阶段与阶段之间空一行;·供给阶段的小标题;·运用排列符号排列详尽信息;·运用星号或下划线侧重重点内容。..适用文档.下边为一份非正式陈说的两种方式，无须置疑，第二篇经过改正后的版别布局清晰、层次清楚，内容理解、一望而知，其格局不论是对写正式陈说还是非正式陈说都值得学习。ProposedIncentiveSchemeMr.JohnSmith,OfficeManager,hasaskedmetowritethisreportonaproposedincentiveschemeofferingrewards,possiblyfinancial,tomembersofstaffformoney-savingideasorwaystoimproveworkpractices.Asampleofworkerswasindividuallyaskedfortheiropinions.Thefollowingisthefindings:mostthoughttheincentiveschemewasagoodidea;mostpreferredfinancialrewards;somesuggestedtimeoffinstead;Afewthoughtthiswasamanagementarea.Ingeneralmostworkerswereinfavorofanincentiveschemeofferingfinancialrewards.Itisrecommendedthattheschemebeintroduced.RichardStewartMarch18,20—ReportonAProposedIncentiveSchemeTermsofReference:Mr.JohnSmith,OfficeMan