公司会议团体接待程序

会议团体接待程序审核：制作：编号版次生效日期第页共页一、目的:为更好地拓展客源，巩固酒店的稳定客户群体，特制定本会议团体接待程序，以作为酒店日常会议团体接待的依据。二、范围：凡任何客户委托在酒店内召开之会议，均依此程序执行。三、权责：3.1接受会议预订及报价：销售代表3.2商定价格及订立会议合同：销售代表3.3会议价格及合同审核：销售部经理3.4会议合同条款实施通知：会议接待员3.5会议具体实施部门：酒店各有关部门3.6会议后信息反馈评估部门：销售部四、定义：无五、作业流程图（如附件一）六、作业内容6.1酒店内所有会议团体接待均由销售部负责接受预订、接待，各部门若接受各类会议信息，应及时告知销售部。6.2销售部制定各类房价、场租费等相应权限，并派销售代表进行各类会议信息收集，同时与各目标客户进行联系，了解其需求。6.3销售代表根据其会议类型、规模、价格等要求迅速进行可行性评估，与各相关部门进行简单探讨，确认该会议是否予以接待，可行后即在所给予相应权限范围内报价，超过权限则请求部门经理审核后再予报价。大型及重要会议可报总经理审核，若审核不通过，则应重新拟价。6.4销售代表在确定各种价格、要求后，交与客户确认。6.5销售代表根据客户已接受的报价内容及进一步协商结果，与会务方订立会议合同书（附件二）。6.7会议合同书中应注明会议名称、时间付款方式及用房、用餐、会场、宣传品、娱乐等各项要求，要求较为复杂的，在备注上加以注明。6.8销售代表拟好会议合同后，须经销售部经理审核，当销售部经理不核准时，应修改其内容，重新拟定合同6.9当销售部经理核准后，销售人员方可将合同送交客户。6.10当客户不接受合约中的所有条款时，销售人员应与客户进一步协商，重新拟定新的合约，依上述办法办理。6.11当客户接受合约中的条款时，双方签署合约，一式两份，双方各保存一份，合约签署后，销售代表应对合约的执行情况进行追踪，以确保合约的顺利执行。6.12销售代表将会议要求、价格等事宜制作会议接待通知单（附件三），由销售部经理核准签字。6.13销售部确立••会议团队接待员，负责会议期间•切事宜，并由其将会议接待通知单发至会议各相关部门，并由各部门经理签字收取，在必要时回复意见。6.14销售部会议接待通知单须向各相关部门通知事宜（附件四）。6.15会议实施前若有变动事项，会议团队接待单上加盖“变更章”，由销售部经理审核后通知各相关部门，并在会议召开前10小时准备就绪。6.16会议实施过程中若有变动，应与会务方确定双方责任，若属会务方责任，应秉着为客人着想的原则，尽力为其提供方便，若酒店方责任，则承担一切后果。6.17若遇预订会议取消，会议团队接待单上加盖“取消章”，由销售部经理审核后通知各相关部门。6.18若因会务方之故，会议变动或会议取消而产生相应之费用，由会议接洽之销售代表与会务方联系酌情给予赔偿。6.19销售部负责接待会议期间会议客人之投诉，并汇同各被投诉相关部门及时将各处理意见回复客人。6.2（）销售部会议团队接待员负责在会议结束同时，评估会议运作情况，必要时请会务方填写建议、意见，同时将会议资料收集归类，交销售部文员存档，以作为相应作业对象选择参考之依据。七、相关文件、资料7.1销售部销售手册2销售部关于协调会议团体、旅游团队的接待事宜之会议文件3销售部销售主管级、销售代表级房价操作权限八、表单1会议合同书（附件二）2会议团队接待单（附件三）3团队确认单（附件四）4客户信息反馈表（附件五）6客户资料一览表（附件六）会议团队接待单预订号：ConventionGroupReservationFormRSVNNO.口新预订口变更□取消口新预订NEWRSVNAMENDMENT会议名称：会议日期：人数：GroupnameDate主办单位：联系人：电话：NEWRSVNAMENDMENT会议名称：会议日期：人数：GroupnameDate主办单位：联系人：电话：CompanyContactpersonTel会务负责人：电话：签单人：PersoninchargeTel结算方式：Payment三、房间安排：CANCELLATIONNo.ofPaxAuthorizedPerson客房类型RoomType标准间StandardRoom豪华间DeluxeRoom豪华套间Deluxesuite备注Remarks数量Quantity价格RoomRate房间钥匙RoomKey房间泗水MiniBar房间洗衣

Laundry备注：Remarks四、餐饮安排:MealArrangement用餐保证人数：早餐人午餐人晚餐人Fl期Date早餐Breakfast午餐Lunch晚餐Dinner其它Othei's时间Time地点Venue人数Pax价格Rate时间Time地点Place人数Pax价格Rate时间Time地点Place人数Pax价格RateGuaranteedNo.ofPaxBreakfastPaxLunchPaxDinnerPax备注：Remarks五、会场安排：Meetingroomarranged1.横幅：不需要□需要口价格RMB元日期Date时间Time地点Venue人数Pax价格Rate摆台Decorate会场布置Fixupformeeting上午Am下午Pm

Banner内容ContentNoYesPrice2.白板、白板笔：不需要口需要口价格RMB元Whiteboard/marker:NoYesPrice3.指示牌：不需要口需要口内容SignBoardNoYesContent4.录音：不需要口需要口价格RMB元RecordingNoYesPrice5.投影仪：不需要口需要口价格RMB元Barco.NoYesPrice6.礼仪服务：不需要口需要口价格RMB元Coute