科技档案管理课件

科技档案管理

2023/2/21科单位：四川省档案局经科处

邮编：610031电话：028—87662802地址：成都市花牌坊街191号e-Mail:jkc11@126.com2023/2/22科

目录

第一章

科学技术活动概述

第二章

科技文件概述

第三章

科技文件管理工作

第四章

科技档案概述

第五章

科技档案工作概述2023/2/23科

第六章

科技档案收集工作

第七章

科技档案整理工作

第八章

科技档案保管工作

第九章

科技档案鉴定工作

第十章

科技档案统计工作

第十一章

科技档案信息开发利用工作2023/2/24科

第一章科学技术活动概述

2023/2/25科

第一节科学技术活动概述

一、科学技术活动概述

科学和技术是人类认识自然和改造自然的两类实践活动，并构成社会大系统中的重要子系统。从科学的发展历史来看，科学是人类活动的一个范畴，它的直接职能是不断探索和系统总结关于客观世界的知识。简言之，科学是知识体系和由知识所转化的生产实践活动的统一。（本书中的“科学”所指的是自然科学）

技术是人类为满足社会需求，利用自然规律，在改造和控制自然的实践中所创造的劳动手段、工艺方法和技能体系的总和。2023/2/26科科学、技术的共同本质就在于它们反映了人们对自然的能动关系。科学表现人对自然能动的认识和反映关系；技术表现人对自然能动的控制和改造关系。作为知识体系的科学，已从原来的基础自然科学发展为包括基础科学、技术科学、工程科学三大层次的结构体系，已从传统的数学、物理学、化学、生物学、天文学、地学六大门类向着更复杂、更高级的运动形式方面延伸。伴随科学的发展，技术也在不断进步。技术的体系也在由低级向高级、由简单向复杂、由单一向综合、由独立向相互依赖的方向不断发展。2023/2/27科

第二节主要科技活动简介一、基本建设工作简介

基本建设是国民经济各部门为了扩大再生产而进行的增加固定资产的生产建设活动。重大建设项目是基本建设项目重要组成部分，我省为推进“两个加快”的战略部署，一大批重大建设项目纷纷上马，每年成递增之势。

2023/2/28科

基本建设工程（含重大建设项目）一般要经过四个阶段：（一）基本建设项目确定阶段这一阶段的工作一般分为四个工作步骤进行。1、提出拟建的基本建设工程项目（一般都以“项目建议书”的形式提出）2、可行性研究与论证（可研）3、选择建设地点（勘察选点）4、确定任务（编制设计任务书）（二）工程设计阶段一般分为初步设计、技术设计、施工图设计三个阶段。2023/2/29科（三）工程施工阶段一般分为施工准备和工程施工两步。（四）工程竣工验收阶段一般分为验收准备、工程验收及填写工程鉴定书三个步骤。按照《重大建设项目档案验收办法》（档发[2006]2号）；《四川省重大建设项目管理办法》（川档发[2008]45号）规定重大建设项目竣工验收必须进行项目档案的专项验收。

2023/2/210科基本建设（含重大建设项目）形成的文件材料，按照《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发[1988]4号）规定执行；按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28—2002）规定，现在建设项目实行项目监理责任制，建设项目文件中还应包括监理工作中形成的文件材料，主要包括：2023/2/211科

项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件（一、二阶段）。

项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成（三阶段）。

项目竣工验收文件指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件（四阶段）。2023/2/212科二、企业新产品开发工作简介（一）开发决策准备阶段；（二）设计阶段；（三）试制阶段；（四）生产阶段；（五）销售技术服务阶段。三、科学技术研究工作简介（一）科研准备阶段；（二）研究实验阶段；（三）总结鉴定验收阶段；（四）成果登记和奖励申报阶段；（五）推广应用阶段。2023/2/213科

外购设备：（一）设备购置阶段；（二）设备开箱验收阶段；（三）安装调试阶段；（四）设备管理使用阶段；（五）维护修理阶段；（六）设备的封存与调迁阶段；（七）设备更新改造阶段；（八）设备报废处理阶段。

自制设备：自制设备的整个管理过程，可分为设计、试制、定型、生产的前期过程和安装调试合格后转入生产使用的后期过程。对于自制设备的前期管理工作程序及其产生的科技文件情况类似于机械新产品的开发工作；后期管理工作程序及其产生的科技文件情况和外购设备的管理工作一样。四、设备仪器管理工作简介2023/2/214科

第二章科技文件概述2023/2/215科第一节科技文件的定义、作用

一、科技文件的定义

《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822——2000）定义：“科学技术文件材料是记录和反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的文字、图表、声像等不同形式的技术文件的总称。”

1.来源：贯穿整个科技生产活动，包括相关的管理性文件。

2.性质：科技生产活动中直接形成的（原始性）。

3.形式：文字、图表、声像各种类型的文件材料，载体形式包括纸质、光盘、录音录像带、照片及底片、缩微胶片、实物及其他。2023/2/216科

二、科技文件的作用

（一）科技文件是科技活动的依据。我们各项生产、科研、基建、管理都离不开它来作为依据。（二）科技文件是组织生产和科技管理活动的“共同语言”。（三）科技文件是记录和传播科技思想的工具。大家通过其信息记录用来交流、阅读、使用，可以使这些科技思想迅速传播，从而提高科学技术水平。（四）科技文件是科技档案的来源。科技文件的完整、准确及系统与否，直接关系到科技档案的建立与质量的高低。

2023/2/217科

第二节科技文件的基本特点

一、专业技术性：在不同的专业领域，因科技活动的工作对象、内容、工作程序不同，具体采用的技术标准、技术方法、技术手段不同，所以会产生不同技术内容、不同形式的科技文件。

二、成套性：为了某种目的而独立开展的一项科技活动，都要经历发生、发展、结束的全过程。科技活动整个过程中各阶段产生形成的科技文件，必然是有内在有机联系的、密不可分的一个整体。

三、渐全性：任何一个科技活动都不可能是最善最美的，随着新思想、新技术、新工艺的引入，都有一个不断完善、渐趋合理的过程。

四、标准性：各专业领域都有相应的国家标准、行业标准、企业标准，对科技文件从形式到内容，设计与编制的方法、要求，文件的制成材料等进行了标准化、规范化的详细规定。2023/2/218科

图样是按国家规定的制图标准，绘制在一定载体平面上的表示物体、建筑物的形状、结构、大小或其他自然现象的几何图形。按产生领域可分为机械制造业的产品图样、建筑业的工程图样等，按绘制手段、制成材料和用途的不同，还可分为草图、原图、底图、复印图、空白图等。

XX竣工图一、图样材料二、文字材料文字材料是用文字、数据及其它符号来表示和传递科技思想，记录科技活动及其成果的科技文件材料。如调查报告、说明书、任务书、计算书、概（预、决）算书、技术条件、科研报告和科研论文等。第三节科技文件的基本类型2023/2/219科三、目录、表格材料ABCD1科学技术档案2。。。。。。。。。3。。。。。。。。。目录、表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料。如明细表、汇总表、配套目录、设计文件更改通知单、设备开箱验收单等。四、声像材料

指在设计、施工、生产、勘探、测绘、科技研究、自然观测等科技活动中形成的照片、影片、录音带、录像带等视听型文件材料。五、电子文件

（一）电子文件的定义

1、电子文件是指能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列。（《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1——1999）2023/2/220科2、指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件（《电子文件归档与管理规范》GB/T18894——2002）

（二）电子文件的类型图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P）

（《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1——1999）

2023/2/221科

第三章科技文件管理工作2023/2/222科第一节科技文件形成积累（《国有企业文件材料归档办法》档发[2004]4号）有明确规定。不同的科技活动形成积累不同类型的科技文件，国家有不同的规范和标准，如T28等一、科技文件形成工作的要求（一）遵循科技活动规律（二）反映科技活动真实面貌（三）保证科技文件质量标准化二、科技文件形成的质量控制（一）科技文件形成的范围控制（二）科技文件形成的程序控制（三）科技文件编制的质量控制（四）科技文件形成的标识控制2023/2/223科

三、科技文件积累的方式科技人员积累、专业科、室、组积累、科技档案部门代为积累保管四、科技文件积累的方法与措施（一）加强宣传，增强科技人员做好科技文件积累的自觉性。（二）以科研、生产、基本建设、设备管理活动的工作程序和有关规则、标准为依据，组织和管理科技文件的积累工作。（三）将科技文件的形成、积累实行“三纳入”。（四）抓住科技活动的关键环节和科技文件形成的薄弱环节，做好科技文件的形成、积累工作。（五）科技档案部门加强对科技文件的形成、积累工作的检查、监督、指导。2023/2/224科

第二节科技文件的编号

一、科技文件编号概述科技文件编号，就是按照一定的原则和方法，用字母和数字组成一组简短的代号，以表示科技文件材料的内容与特征的一种技术语言。

二、科技文件的编号方法主要有结构编号法（又分隶属编号法、工程结构编号法）、分类编号法（又分工业产品分类编号法、专业编号法、标准文件分类编号法）。

《科学技术档案案卷构成的一般要求》是国家标准，其编号为ＧＢ／Ｔ１１８２２－２０００，其中ＧＢ是国家标准的拼音字母缩写，Ｔ是推荐性标准的拼音字母缩写，１１８２２是该标准文件的顺序号，２０００是发布年代号。2023/2/225科

第三节科技文件的系统整理

一、科技文件整理的含义及内容科技文件的整理就是在档案部门监督、指导下，由科技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补充和清理，并按科技档案管理制度要求进行初步系统化和编目的工作过程，也就是我们通常所谓的预立卷的概念。

二、科技文件系统整理的一般程序

（一）科技文件鉴别工作

1、文件属性鉴别：（1）科技文件与政务文件的区分主要通过三个原则：内容原则，这是最主要、最重要的原则，主要看该份文件内容（而不是文件标题）是否反映本单位的科技活动；整体原则，主要从完整性、成套性来加以考虑（科技活动的管理性文件）；2023/2/226科

职能原则，对于介于两者之间较难判断的文件，科技性质的单位划入科技文件，反之亦然。

（2）科技文件与科技资料的区分科技文件是本单位在现行科技活动中直接形成的原始记录，具有凭证依据和信息查考作用；而科技资料是为了科技活动的参考目的而收集、交流或购买来的材料，不具有现实依据作用和历史查考、凭证作用，只有参考、借鉴作用。

2、文件质量鉴别

（1）完整性鉴别在一套科技文件中，不能缺项（不能缺少一个组成部分）；在一份科技文件内，不能缺张少页。

（2）准确性鉴别一是科技文件应当同它所记载和反映的科技对象或科技过程相一致；二是同一个项目的科技文件内容上应当一致。签署内容要完备、符合要求。2023/2/227科

（3）外观形式质量鉴别。字迹、线条是否清楚；纸质、书写材料是否有利于长期保存；特殊载体是否符合有关标准、规范。

3、科技文件价值鉴定与密级划分制定科学的归档范围和保管期限表（永久、长期、短期），并对科技文件给出相应的密级（绝密、机密、秘密）。

（二）组织案卷案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。把归档文件，按照组卷的原则和要求（《科学技术档案案卷构成的一般要求》）组合成保管单位的过程称为组卷（或称立卷）。案卷的基本形式主要有卷、册、袋、盒等。2023/2/228科

（三）卷内科技文件的排列这项工作主要是保持和正确反映科技文件之间的有机联系，便于日后的管理和查找利用。

（四）案卷编目案卷编目，是以案卷为对象，通过一定的形式固定案卷系统整理成果，揭示案卷内科技文件内容与成分的工作。

编页号——填制卷内科技文件目录——填写备考表——填制案卷封面——填写脊背标签。

（五）案卷的装订案卷可采用订装和散装两种形式。2023/2/229科

三、科技文件的整理方法

（一）普通科技文件的整理主要是对文字材料、图样材料和目录、表格材料的整理。

1、组织案卷（简称组卷）（1）组卷原则①组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。②组卷要在一个独立的科技活动项目（一个产品、一个科研课题、一个工程项目、一套设备）范围内进行。③一套科技文件，根据数量的多少，可组成一个或若干个案卷。2023/2/230科④一个案卷内科技文件的价值大小、密级高低有差异时，按“就长不就短，就高不就低”的原则，确定案卷的保管期限和密级。

（2）组卷要求①案卷内科技文件内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。②案卷内科技文件要齐全、完整。③案卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求。④直接针对具体项目的管理性科技文件放入所针对的项目里组卷。⑤一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其科技文件组卷时，可在卷内备考表中说明并标注通用图、标准图的图号。底图以张为单位单独保存和管理。2023/2/231科

（3）基本的组卷方法按结构组卷、按子项组卷、按工序或阶段组卷、按专业性质组卷、按问题组卷、按科技文件名称或材料性质组卷、按地域组卷、按时间组卷、按作者组卷。

（4）常用组卷方法介绍

①工业企业产品文件组卷的一般方法简单、小型产品可按产品型号组卷。大型、复杂产品或文件材料较多的产品可按阶段、结构组卷。产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件并单独组卷，排列在原产品案卷之后。②基建科技文件组卷的一般方法小型基建项目，文件材料较少时，可按项目组卷，即一个项目的文件不再分类，组成一个或若干案卷。大中型项目，可按子项、阶段、专业组卷。2023/2/232科③设备科技文件组卷的一般方法小型设备，可按单体设备组卷。大型复杂设备，可按阶段、结构或专业组卷。设备维修中形成的科技文件单独组卷。外购设备的随机文件可以单独组卷。④科研课题科技文件组卷的一般方法科研课题简单者，可按课题组卷，即一个课题的全部文件组成一个案卷。课题文件材料较多者，可按阶段组卷，或按材料性质组卷。

2、案卷内科技文件的排列（1）产品文件，按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构（组、部件、零件）排列。（2）科研文件，按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。2023/2/233科（3）基建工程文件，按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。（4）设备仪器文件，按依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。（5）案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。（6）案卷内科技文件材料排列，应文字在前，图样在后。有译文的外文资料译文在前，原文在后。(没有译文的外文资料，一般要求翻译标题。)（7）图样材料有目录的按图样目录排列，无图样目录的按隶属关系或反映隶属关系的图号排列，或按总体与局部关系排列。2023/2/234科

3、案卷编目

（1）编页号①凡是有书写内容的页面，都要采用阿拉伯数字从“1”开始依次逐页标注。②单面书写的在右下角编写页号，双面书写的正面在右下角编号，背面在左下角编号。图样页号编写在标题栏外。③成套图样或印刷成册的科技文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。

④凡整卷未装订（单份文件装订）的，可以不拉通编页号，每份文件在卷内目录中注明总页数（包括有文字内容而未编号的文件封面、目录、处理签等）。

卷内目录、备考表不编写页号。2023/2/235科（2）卷内目录的编制2023/2/236科2023/2/237科①序号:应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。②文件编号：应填写科技文件的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。③责任者应填写科技文件的形成部门或主要责任者。

④文件材料题名应填写科技文件的全称。没有名称的要加标题，用[]标明。如[关于**课题的进展情况汇报、关于与**单位租赁发电设备的合同书]⑤日期应填写科技文件的形成日期。⑥页号应填写每件科技文件首尾页上标注的页号。如果是采用不装订形式组卷的，注明每份文件的总页数。

卷内文件目录排列在卷内科技文件首页之前。2023/2/238科（3）卷内备考表的编制2023/2/239科2023/2/240科

①说明包括：案卷内科技文件的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。②立卷人：应由责任立卷人签名。③立卷日期：应填写完成立卷的日期。④检查人：应由案卷质量审核者签名。⑤检查日期：应填写案卷质量审核的日期。⑥互见号：应填写同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

卷内备考表排列在卷内文件之后。2023/2/241科（4）案卷封面的编制2023/2/242科2023/2/243科

①案卷题名：应简明、准确揭示卷内科技文件的内容。在结构上一般由三个部分组成：一是对象名称、二是针对内容、三是文件名称。②立卷单位：应填写负责科技文件组卷的部门或项目负责部门。③起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。④保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。⑤密级：应依据保密规定填写卷内科技文件的最高密级。⑥档号：其结构为全宗号——分类号（项目代号或目录号）——案卷号。2023/2/244科

全宗号由各单位根据本单位产权变化自行设定，也有为方便对二级单位的管理而设定的，需向国家档案馆移交的档案，其全宗号另定；

分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；

项目代号是指科技档案所反映的产品、工程、课题、设备的代字或代号；

目录号一般是指分类目录号；

案卷号是在最低一级类目下的档案流水号。

⑦档案馆号应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。2023/2/245科（5）案卷脊背的编制2023/2/246科2023/2/247科

案卷脊背项目的填写内容应与案卷封面的有关项目一致。保管期限填写可用代字：永、长、短；代号：Y、C、D；色标：红色代表永久、黄色代表长期、绿色代表短期。如果采用一个卷盒内装几个软卷的方式，则脊背只填写这几个卷的档号即可，其他项目不填。

4、案卷装订工作案卷可采用装订和不装订两种形式。案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或国家通用16开。对案卷内图样折叠仿照手风琴风箱正反折叠，标题栏要露在正面右下位置。要装订的图样，须留出25mm宽的原图样装订边。2023/2/248科案卷内不允许有金属物（保管条件符合要求时，成册成套的短期文件材料可不去除金属物）。不装订的案卷，应在每份科技文件材料（每张图纸）的右上角加盖档号章。0101—8008—100102023/2/249科科技文件案卷装订采用四孔一线法，其中纯文字材料组成的案卷也可采用三孔一线方法装订。如果案卷内A3号图幅以上的图样较多，应在装订边位置衬垫适当厚度的黄纸板，以便装订部位同折叠起来的图纸厚度一致。

（二）底图的整理底图的编号主要有分类编号和隶属编号两种形式。分类编号的底图归档后，一般按分类排架的方式保管存放。隶属编号的底图归档后，按底图表达内容的结构关系分成若干相对独立的保管单位保管存放。底图的质量审查、组合、排列及编目工作与前述的产品文件、基建文件的组卷方法基本一致。

底图不能折叠，只能平放或卷放。

2023/2/250科

（三）照片与底片的整理照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

底片编号：全宗号—（分类号）—保管期限代码—张号

照片编号：

格式一：全宗号—（分类号）—保管期限代码—册号—张号格式二：全宗号—（分类号）—保管期限代码—张号若采用格式二，可选用照片、底片分别编号法或合一编号法（影像相符的照片、底片编号相同）。2023/2/251科

（四）盒式录音录像文件的整理分类编号：在分类方案的基础上，按时间、专题、阶段、工序等特征，对录音、录像带排序，编制出档号：全宗号—分类号（项目代号或目录号）—顺序号（盒、盘）。（五）电子文件的整理正如前述，电子文件的整理有两个国家标准，《电子文件归档与管理规范》倾向于文书文件的整理，参照标准是《归档文件整理规则》；《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》倾向于科技文件的整理，标准中还有光盘盘号的编写方法：

（全宗号）·档案类目号

·项目代号

·电子文件类别代码

·光盘序号。如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。图像文件（I）、图形文件（G）、数据文件（D）、文本文件（T）、程序文件（P）2023/2/252科

第四节科技文件的归档管理

科技文件的归档，是指一个科技项目完成或告一段落以后，将所形成的经过鉴别整理后具有保存价值的科技文件，按照归档制度要求，移交给科技档案部门集中管理的工作过程。经过这一工作过程，科技业务部门积累的科技文件就转变成了科技档案部门管理的科技档案。归档是科技文件转化为科技档案的途径和标志。

科技文件归档制度的内容：科技文件的归档范围、科技文件的归档时间、科技文件的归档份数、科技文件的归档要求、科技文件的归档手续。2023/2/253科

第四章科技档案概述2023/2/254科

第一节科技档案的定义

《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822——2000）定义：“科学技术档案（简称科技档案）是指企业事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。”科技档案是具有保存价值的科技文件材料经过归档转化而来的历史记录，这既是科技档案与科技文件材料的区别，也是科技档案与文书档案的区别。2023/2/255科

第二节科技档案的种类与特点

一、科技档案的种类

科技档案的种类随着科技的发展而日益增多。按载体形式划分，科技档案可分为三种类型：原始型科技档案，包括甲骨、铜器、竹简、缣帛、岩石等；传统型科技档案，又称纸质档案，即以各种纸张为载体的科技档案（目前主要类型）；现代型科技档案，以照（胶）片、磁性介质、光性介质为载体的科技档案。

按产生的科技领域分主要有：工业生产技术档案、农业生产技术档案、自然科学研究档案、基本建设档案、设备仪器档案、地质档案、测绘档案、天文档案、水利档案、气象档案、环保档案、地震档案、医疗卫生档案、专利档案、标准化档案等。2023/2/256科

二、科技档案的特点

1.专业性强：这是科技档案与其它档案的根本区别。科技档案产生形成于科技活动中，而科技活动是分专业进行的，因而科技档案记录和反映对象具有较强的专业技术性，记录的内容和表达内容的形式也具有专业性。

2.形成专业领域的广泛性：凡是人类所进行的认识自然和改造自然的活动都属于科技生产活动，科技生产活动内容的广泛性，决定了科技档案形成领域的广泛性

3.成套性强：这是科技档案的基本特点，它是指围绕一个独立的科技活动项目产生的全部科技档案是一个有机联系、密不可分的整体。比如产品档案是按型号成套；科研档案是按课题成套；基建档案是按项目成套；设备档案是按台套成套，等等。2023/2/257科

4.标准化程度高，通用性强：科技档案从形式到内容、设计与编制、制成材料、编制要求、方法等，国家或行业都有标准化的规定。科技档案在同一专业内部的各单位可以互相通用。

5.现实性强：科技档案既来源于科技生产活动而科技活动又离不开科技档案。

6.可以更改、补充：作为科技生产活动真实记录的科技档案，在一定条件下可以更改、补充，这一特点是其它档案所不具备的。科技档案工作的基本要求就是维护科技档案的完整、准确、系统、安全保管和有效利用。要维护科技档案的完整、准确、系统，既要保证科技档案的历史面貌，还要保证从动态上记述和反映科技对象的发展变化过程，因此，当科技对象（生产活动）发生变化时（如产品更新换代，2023/2/258科建筑工程的维修、扩建、改建，设备仪器的维修、改造等），客观上要求科技档案必须随着它记述和反映的科技对象的变化而变化。因此，科技档案必须及时更改、补充。

第三节科技档案的作用科技档案具有较强的技术效用，是一种知识形态的生产力，利用科技档案可以提高科技水平、节约劳动消耗，带来良好的经济效益和社会效益。

一、科技档案的技术效用科技档案的技术效用，是指科技档案作为一种技术资源，运用于科技生产活动中所起的效力和作用。

二、科技档案的经济效益2023/2/259科经济效益，简单的说就是有效产出与其投入之间的一种比例关系。通常用以下公式表示：

经济效益==产出/投入或经济效益＝产出－投入

《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》（试行）（国家档案局于１９９４年以档发[1994]13号文印发。我省以川档发［１９９４］５９号文进行了转发。）中开发利用科技档案所创经济效益的通用计算方法：开发利用科技档案所创经济效益（Ｊ）等于科技档案作用系数（α）乘以某项科技措施获得的全部经济收入（Ｓ）减去开发利用科技档案的成本费用（Ｃ）

Ｊ＝αＳ－Ｃ（通用公式）该公式适用于各种类型的开发利用科技档案所创经济效益的计算。

三、科技档案的社会效益2023/2/260科

第五章科技档案工作概述

2023/2/261科

第一节科技档案工作的基本内容与任务

一、科技档案工作的基本内容

一是科技档案事业的组织管理（宏观），包括科技档案事业的行政组织管理体制、科技档案事业规划、科技档案工作业务指导、科技档案工作的方针政策、规章制度、科技档案的教育和科研等。

二是科技档案业务管理（微观），包括科技档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、开发利用六个方面的工作。“收集、整理、保管、鉴定”统称为科技档案工作的基础业务，其目的是维护科技档案的完整、准确、系统、安全，为科技档案的开发利用创造条件；“开发利用”是科技档案工作的根本目的，它依赖于基础业务工作，并检验其工作质量；“统计”工作是一种监督手段，对其它各环节工作进行信息反馈。2023/2/262科二、科技档案工作的基本任务按照科技档案工作的原则，根据科技档案的形成规律和特点，科学地管理科技档案，大力开发科技档案信息资源，主动、及时、准确地提供科技档案为科技生产利用，为国家经济建设服务。

第二节科技档案工作的性质与基本原则一、科技档案工作的性质科技档案工作是一项专业性、科技管理性、服务性和机要性的工作。二、科技档案工作的基本原则根据《科学技术档案工作条例》第四条和《档案法》第五条精神，我国科技档案工作的基本原则可概括为：统一领导，分级管理科技档案，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，实现科技档案的有效利用。国务院一九八O年国发[1980]302号批准由国家经委、国家建委、国家科委、国家档案局国档字474号发布2023/2/263科

这条基本原则包含着相互联系的三个方面的内容，其中“统一领导、分级管理科技档案”是科技档案工作基本原则的核心，只有实行了统一领导、分级管理，才能有利于“维护科技档案的完整、准确、系统、安全”，才能更好地“实现科技档案的有效利用”。“统一领导、分级管理科技档案”既是对整个国家科技档案管理工作的要求，也是对基层单位科技档案管理工作的要求。对基层的要求体现在“五个统一”：统一机构、统一管理、统一人员、统一制度、统一领导。

2023/2/264科

第六章科技档案收集工作2023/2/265科

第一节科技档案收集工作

的意义与要求

一、科技档案收集工作的含义、意义及基本要求科技档案收集，就是按照一定的原则和方法，将科技活动中形成的各种具有保存价值的科技档案材料集中到科技档案管理部门实行集中统一管理的一项业务工作。科技档案收集工作的基本要求是：实行统一领导、分级管理的原则，遵循科技档案的自然形成规律，保证科技档案的完整准确。2023/2/266科

第二节基层单位科技档案收集工作收集工作是科技档案管理的第一个环节，要保证科技档案的齐全、完整，就必须把好收集工作这一关口。1.学习、宣传、贯彻《档案法》及有关的法规、标准，提高全员档案意识，增强归档自觉性。2.建立健全并严格执行科技文件归档制度，将归档责任落实到具体部门和人员。一般需要建立如下规章制度：归档办法、归档范围及保管期限表、领导责任制、岗位责任制、档案移交办法等。要按照国家和行业标准制定归档范围及保管期限表，制定本单位的分类方案进行收集。2023/2/267科

3.抓住科技、生产活动的关键环节，加强收集工作。比如产品档案要抓住设计定型、生产定型或小批试制阶段。基建档案要抓住项目立项、设计、施工及工程竣工验收阶段。设备档案要抓住设备开箱验收、安装调试运行、维修改造等环节。科研档案要抓住年度总结、成果鉴定等环节。4.建立“三纳入”、“四同步”、“三把关”、“四参加”制度并认真执行。

三纳入:

是把科技文件材料的形成、积累、整理、归档纳入科技工作程序、计划、有关部门和有关人员的职责范围。

四同步

是布置任务同步、检查进度同步、总结鉴定验收同步、考核奖惩同步。

三把关

是把好鉴定验收关、上报成果关、业务考核关。

四参加

是科技档案部门应该参加工程竣工验收、设备开箱、科研成果鉴定验收、产品定型会。５.做好收集工作的几个结合：接收归档与现场收集相结合、随时收集和集中收集相结合、对内收集和对外收集相结合、收集工作同计划管理相结合、对集体收集和对个人收集相结合。2023/2/268科

第七章科技档案整理工作

2023/2/269科

第一节科技档案整理工作概述

一、科技档案整理工作及其内容科技档案整理工作就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和科学编目，实现科技档案系统化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作。其工作内容主要包括两个方面：系统整理和科学编目。系统整理主要包括分类、组卷、排列、编制档号等工作；科学编目主要包括编制案卷总目录、分类目录、卷内文件目录等。2023/2/270科

二、科技档案整理工作的基本原则

遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系；便于科学保管和有效利用。（参见《要求》第3.1组卷原则）

第二节科技档案分类

一、科技档案分类的含义科技档案分类是根据科技档案的性质、内容、特点及相互联系，将科技档案划分成一定类别，从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的等级体系的工作。科技档案分类，通常包括两个方面：编制科技档案分类方案（或分类表）；具体科技档案案卷或文件的归类。2023/2/271科

二、科技档案分类的原则与要求客观性、符合基本逻辑规则、保持稳定性、按专业系统实现标准化。1.分类要符合科技档案形成单位生产活动的性质和特点（比如科研按课题、基建按项目、产品、设备按型号）；2.遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案文件间的有机联系（前期管理性文件不能割裂开来）；3.分类应包含本单位所有形成的档案，不能出现无类可归的现象；4.分类中不能出现交叉重复的现象；5.每一次具体的类别划分只能使用同一个分类标准；

6.分类方法应科学简便，不宜分得过细（注意与归档范围的区别）。2023/2/272科

三、科技档案分类方法

《工业企业档案分类试行规则》中对科技档案的分类类目的设置方法为：产品、设备仪器类的二级及以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置。科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置。基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置。

1.产品档案二级及二级以下类目设置参考2023/2/273科

按产品种类设置二级类目，一般是指企业产品的品种多，又是同一品种系列化生产，产品型号多，这类企业的产品档案二级类目就按产品种类来设置。如规模较大的汽车制造厂、机床厂、钢铁公司等，汽车有卡车、客车、轿车，机床有车床、铣床、磨床，钢材有线材、板材，而每一种类下又有各种不同的规格型号。这些企业产品档案二级类目先按产品种类设置，然后再按产品型号设置三级类目即可。如需设置四级类目，可按其产品结构或产品研究生产阶段来设置。

按产品型号设置二级类目，一是指企业产品型号单一，产品没有形成系列；二是企业生产品种单一，但产品型号较多。如电视机厂、卷烟厂等，其产品种类较为单一，产品从其性质、形式、生产过程、用途等基本相同，但产品规格型号较多。这些企业产品档案二级类目就可直接设置到产品型号。如需设置三级类目，可按产品主要结构或研制与生产阶段设置。4产品1货车2客车3轿车1125型2135型

3145型2023/2/274科

2.科研档案二级及二级以下类目设置参考遵循两条基本要求：一是在分类类目设置中，在企业实际允许下尽可能的减少类目层次；二是对于每一个科研课题要包含从课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖与成果应用、推广的全过程。

一般企业的科研档案分类只设置到课题，不再设置三级类目。但是，对于规模较大的科研课题，其研究时间过程较长，也可按课题研制时间阶段或工作程序分设三级类目。在具体设置上，可按《科学技术研究课题档案管理规范》要求执行。

3.基建档案二级及二级以下类目设置参考基建档案二级类目一是按工程项目设置，二是按建筑项目设置。“工程项目”是指按建设工程性质或用途进行划分的某一类建筑工程，如生产性工程项目，生活工程项目。“建筑工程”则是指具体的单项工程，如某一个加工车间，某一个影剧院等。7科研1水稻2小麦3大豆1抛载2育种3施肥2023/2/275科

基本建设档案二级以下类目设置应遵循两条原则：

一是分类类目层次要尽力减少；二是每个单项工程内要包含从工程立项、勘探测绘、设计、施工、监理、竣工验收和工程创优的全过程。大型企业可按照工程项目性质设置二级类目，按每个单项工程设置三级类目，一般不再设置下一层次类目。大型工程项目可再区分子项工程或工程施工阶段，也可区分工程结构设置四级类目。

按建筑项目设置的企业，一般工程项目在按单项工程设置二级类目后，可以不再设置三级类目。对于规模较大的单项工程，其投资规模大、建筑面积多、建筑结构复杂、施工周期较长，也可分别按子项工程或工程结构、施工阶段设置三级类目。6基建1厂区综合2生产建筑3办公生活建筑1铸工车间2金工车间3机修车间P：1802023/2/276科

4.设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考设备仪器档案二级类目一是按设备仪器种类，即按设备仪器性能、用途等相近性设置二级类目；二是按设备仪器型号，即按同一设备仪器型号或单台设备仪器设置二级类目。设备仪器种类、数量较多的大中型企业可分别按生产设备、辅助生产设备（动力设备）、一般设备设置二级类目，可以再按设备仪器型号设置三级类目。

一般企业可直接按设备仪器型号（单台设备仪器）设置二级类目，不再设置三级类目。一些生产过程连续性的企业，如发电企业、化肥企业、石油化工企业、炼油企业等，其一套生产装置一般都包含有若干数量的设备仪器，可以视为一个较为独立的组合体，可以按照生产装置来设置二级类目，也可再按设备仪器型号设置三级类目。7设备1生产设备2辅助生产设备3一般设备1车床1铣床3刨床2023/2/277科设备仪器档案二级以下类目设置，依据三条原则：第一、设备仪器档案二级以下类目层次要尽力减少；第二、单台设备仪器要包含其从购置、开箱安装、调试、运行、维护、大修到设备仪器移交或报废的全过程；第三、生产程序连续性强的发电、石化等企业，其设备仪器档案与基建档案很难截然区分，一般遵循一条常规的划分原则：即凡是大型或特大型的设备装置，其基础土建部分一般都归入基建档案类；设备主体以及运转维护过程都属于设备仪器档案类。

设备仪器档案分类一般不设置四级类目。2023/2/278科

四、科技档案分类方案科技档案分类方案又称为分类大纲。科技档案分类方案是指用文字、符号揭示科技档案类别划分、排列及类目关系并指导科技档案分类工作的依据性文件。

分类方案一般包含题名、编制说明、类目表、分类号。题名是指科技档案分类方案的名称（如《四川省紫坪铺开发有限责任公司档案分类试行规则》）。编制说明是用以介绍分类方案的基本内容、特征、适用范围、使用方法及编制原则和目的等的说明性文字。

2023/2/279科

类目表是指根据分类规则按照一定的分类方法划分出来的全部类目所组成的有秩序、有层次的科学体系（常用排列方式有“树状排列”、“线型排列”、“图表排列”等）。分类号通常由标识符号的类型和符号的标记制度共同决定，标识符号主要有纯数码型、纯字母型和混合型（我省推荐用纯数码型），标记制度主要有顺序制、层累制（又称十进制）和混合制。书上介绍了八分制、双位制，一般企业在类目设置时，基本大类用“十进制”，二级类目采用“八分制”，三级及以下类目采用“双位制”。不同类级之间用“•”间隔，对于类目层次设置不多时，各类之间也可不用间隔号。实际操作中，很多单位各级类目统一采用“十进制”已能满足。双位制：用自然数中不带“0”的双位数去依次表示超过十个的类目的编号方法。即：11-1，12-2，…18-8，19-9，21-10，22-11，…28-17，29-18，…91-72，92-73，98-80，99-81。八分制：用“9”后附加“1--8”的方法来依次表示大于“8”的自然数的编号方法。即：1-1，2-2，…7-7，8-8，91-9，92-10，93-11，…97-15，98-16。2023/2/280科

不管采用哪种编号标识，一但确定之后，就不能再随意改动。一些行业有自己的分类大纲，则按规定执行，相类似企业可参照执行。

四、科技档案分类方案的编制规则1.分类方案类目体系的可包容性：不能出现库藏档案无类可归的现象。2.分类方案类目体系的严（密）整（体）性：类系从纵向上反映大类及其所展开的各级属类之间的从属关系；类列从横向上反映同位类之间的并列关系。3.分类方案的稳定性。2023/2/281科

第三节科技档案的系统排列与档号编制

一、科技档案的系统排列科技档案常用的排架方法是按大类分项目排列，即先按产品类、科研类、基建类、设备仪器类顺序排开，每个大类内按单个项目（一个产品、一个课题、一项工程、一台设备仪器）顺序排列。1.科技档案实体的类别排列秩序应与分类方案类目体系中类目秩序相一致。2.具体类别内科技档案的排列标准应保持一致。3.成套的科技档案应集中在一起排列。4.不同载体类型的科技档案通常应分别排列等。

二、科技档案档号的编制

1.科技档案档号通常采用“全宗号——分类号——案卷号”结构形式。2023/2/282科如“1——4•1•15•11——6”表示第1号全宗中产品类载重货车解放141型发动机的第6卷。一些行业对档号的编制有明确规定，如省交通厅对档号的编制要求为：全宗号——大类号+属类号•项目代号•立卷单位代号•小类号——案卷顺序号如：“24——GL51•12•A1•6——3”

“24”为全宗号，由省交通厅统一给定；“GL5”为公路类中的公路工程类；“1”为道路类；“12”为项目代号；“A1”为合同段代码；“6”为监理文件；“3”为A1段监理文件的第3卷。

6

•2

•1－1、2、3…8；

(铸工车间)6

•2

•2－1、2、3…9；

(金工车间)6

•2

•3－1、2、3…7。

(机修车间)科技档案案卷号从最低一级类目以“1”顺序编写。2023/2/283科6基建档案1办公楼2宿舍

4俱乐部3食堂6基建档案6.1办公楼6.2宿舍6.3食堂6.4俱乐部2023/2/284科一级类目名称二级类目名称基本范围办公楼宿舍食堂俱乐部

同一工程项目内，包含从工程立项、勘探测绘、设计、施工、监理、竣工验收和工程创优的全过程。基本建设类2023/2/285科

第八章科技档案保管工作2023/2/286科第一节科技档案保管工作概述

一、科技档案保管工作概述科技档案保管工作，就是按照集中统管原则，采用科学的保护技术和保管方法，维护科技档案的完整、准确、系统、安全，最大限度延长科技档案寿命的工作。保管工作的内容主要包括：排架（分类排架）、保护（防火、防盗、防温、防湿、防尘、防光、防有害气体、防虫等）、检查、修复、更改补充的监督协助等。科技档案保管工作的基本任务是：保护科技档案安全，尽可能延长其寿命，为利用提供良好的物质条件。

二、科技档案保管工作的基本要求科技档案保管工作的总原则是：采用先进的保管技术和方法，维护科技档案的完整与安全，保证及时、准确地提供利用。

2023/2/287科1.贯彻集中统一管理科技档案的原则集中统管原则，是科技档案必须遵循的原则，这一原则要求统一管理，统一机构，统一制度，统一方法。2.贯彻“防重于治、防治结合”的方针3.保管工作人员要有强烈的事业心和责任感4.为科技档案保管工作提供必要的物质条件5.贯彻重要档案重点保管的原则

三、保管工作制度保密制度、检查制度、监督制度、管理人员岗位责任制度、奖惩制度、出入库管理制度等。2023/2/288科

第二节科技档案保管方法一、一般保管方法

柜架排列管理：

1.柜架应避免直接靠墙，目的是防潮和冷热传导，便于检查，有利于管理和保管工作。2.有窗库房，应与窗垂直排列，以利于通风和避光直射。3.柜架之间留有通道，应保持在0.9——1.2米的宽度，通道形式应取迂回式，便于管理、通行、取放、检查。4.柜架排列整齐后，要从进门开始，从左至右、从上至下地给档案柜架编排顺序号。

库位管理：编制库位平面图（俯视图），即以大小不等的矩形表示库房内各种保管设备（柜架），将各类科技档案的方位绘在示意图上，并在各方格中标出各自的名称或代号。222123202419设备类1615171418

13科研类4

35

2

61产品类109118127基建类2023/2/289科

档案排架管理：一般采用分类排列。

出入库管理：做好科技档案出入库登记，入库科技档案的杀菌处理等。

二、特殊载体科技档案的存放方法底图边缘应扎边加固、一般采用平放或卷放而不能折叠，主要防止磨损和破碎；照片、底片主要防止光照、污染，温度、湿度要严格控制；磁盘、光盘主要防止灰尘、摔碰、摩擦、高温、高湿、有害气体，磁盘还要防止光线、磁场。

2023/2/290科

第九章科技档案鉴定工作2023/2/291科

第一节科技档案鉴定工作概述一、科技档案鉴定工作内容科技档案鉴定工作就是根据一定的原则和标准，鉴别科技档案的现实和历史价值，根据价值大小确定保管期限，把没有和失去保存价值的科技档案剔出销毁或移交的一项业务工作。科技档案鉴定工作是分两个阶段进行的，即归档鉴定与管理鉴定。目前科技档案鉴定工作主要是对期满的科技档案价值的鉴定，即管理鉴定。2023/2/292科

二、科技档案鉴定工作的基本要求1.遵守国家有关原则、标准、规定。2.坚持全面的、历史的和发展的观点。3.充分发挥科技人员作用。4.采用直接鉴定的工作方法。

第二节科技档案价值分析（略）

第三节科技档案鉴定工作组织

《科技档案工作条例》第十七条规定：“鉴定工作要在总工程师或技术负责人的领导下，由科技领导干部、熟悉有关专业的科技人员和科技档案管理人员共同进行”。2023/2/293科

在提出鉴定申请，经主管领导批准后，由以上三方人员组成鉴定小组，对照保管期限表，开展鉴定工作。编写科技档案鉴定报告，编制签署完备的移交或销毁清册并，报本单位领导或主管部门批准后，进行移交或销毁，销毁时必须有监销人在场。

原则上，产品档案在该产品未停止生产前不能销毁；基建档案在该建筑未推倒前不能销毁；设备仪器档案在设备仪器未报废前不能销毁；科研档案在未有新的更新课题成果前不能销毁。即使有了上述情况后，有的档案也不能销毁，一定要慎重。鉴定后需继续保管的文件材料，再重新组织案卷后入库上架。2023/2/294科

第十章科技档案统计工作2023/2/295科

第一节科技档案统计工作概述科技档案统计工作是运用统计学原理，以数字和表册形式揭示科技档案及其管理工作数量关系和数量变化状况并从中归纳规律，探寻其发展变化趋势的一项专门工作。科技档案统计工作包括人员基本情况、档案经费情况、库房及设施设备基本情况、档案基本情况、档案保管及利用基本情况等的统计，按要求填报有关统计报表。利用工作中要特别注意加强档案利用反馈记录。

2023/2/296科

第二节科技档案统计指标

一、（科技档案）归档率==实际归档（科技档案）项目数/应当归档（科技档案）项目数X100%

二、（科技档案）完整率==实际归档（科技档案）文件份数/应当归档（科技档案）文件份数X100%

该项指标与归档率指标相互配套。

项目：产品、课题、工程项目个数，设备仪器台套数；各类专业管理和党、政、工团部门个数；单位重大活动次数。2023/2/297科

三、科技档案案卷合格率==合格案卷数量/案卷总数量X100%

合格案卷数量是指对照《科学技术档案案卷构成一般要求》检查合格的档案数量。

1.检查案卷的完整、准确、系统性要求。完整可依据归档范围检查，准确可检查印章、领导签字和鉴定、验收结论，系统可依据问题的承办处理工作程序检查。2.检查具体组卷工作质量。如案卷封面填写，案卷题名拟定，保管期限划分是否准确等整理组卷的具体业务技术性问题。3.检查案卷的外观质量，要求统一采用国家标准的案卷装具。2023/2/298科

四、针对企业科技档案提出的准确率

==已归档项目中准确档案材料份数/已归档项目档案材料总份数X100%考查主要从科技档案的形成规律和应有的签认手续是否完整来检查认定。

五、查全率（检全率）==输出的相关科技档案数/库藏的相关科技档案总数X100%

六、查准率（检准率）==输出的适用的科技