公文基本知识

公文基本知识公务文书，又叫公务文件，简称公文，是法定机关与组织在公务活动中，按照特定的体式，经过一定的处理程序形成和使用的书面文字材料〔包括电报〕，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经历的重要工具。一、公文的概念、特点〔一〕公文的概念（二）公文的特点法定的制发者法定的权威和效用特定的体式和处理程序所谓法定的制发者，指的是依法成立并能以自己的名义行使法定的职权和承担义务的组织或个人。具有很强的针对性和时效性（二）公文的特点法定的制发者法定的权威性特定的体式和处理程序公文的法定权威，来自公文制发机关的法定职能与权力。也就是说在公文制发机关的职权管辖范围内，必须一体遵行，令行禁止。具有很强的针对性和时效性〔二〕公文的特点法定的制发者法定的权威和效用特定的体式和处理程序公文的体式，指公文的文体和格式。公文文体是以实用为目的的一种应用文体。公文的格式，包括公文的基本构成与样式，在《公文处理办法》中有明确的规定。一般由发文机关、秘密等级、发文字号、签发人等部分组成。公文体式的规范主要包括：文种的规范、格式的规范、行文规则的规范、公文办理的规范四个方面内容。

具有很强的针对性和时效性签收、登记、拟办、批办、分送、承办、催办等。收文程序包括：拟稿、审核、签发、印制、校对、用印、分发等。发文程序包括：（三）公文办理的主要内容二、公文的种类〔一〕常用公文种类的划分：?国家行政机关公文处理方法?，详细规定我国通用公文的文种为十三种：1、命令（令）2、议案3、决定4、指示5、公告6、通知7、通报8、报告9、请示10、批复11、函12、会议纪要13、通告?国家电网公司公文处理方法?规定本系统常用公文种类：十一种1、决定2、规定3、报告4、请示5、意见6、通知7、通报8、函9、批复10、会议纪要11、办法〔二〕常用公文的适用范围1、决定2、规定、方法适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。“规定〞适用于对某项工作或活动作出安排，提出详细管理措施。“方法〞适用于对某项工作或活动制定详细作法，提出要求。3、通知4、通报适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文;传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。5、报告6、请示

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。适用于向上级单位请求指示、批准。7、批复8、函适用于答复下属单位请示事项。适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。9、会议纪要10、意见适用于记载和传达会议情况和议定事项。适用于对重要问题提出见解和处理办法，对重要事项提出解决办法〔一〕、公文格式各要素划分及构成眉首主体版记三、公文的格式基本要素

发文机关

标题

正文

印章或签署

成文日期

〔二〕公文必须具备的根本要素（三）可供选择的要素

发文字号

签发人标志

主送机关

附件说明

主题词

抄送机关

版记

份号

密级

紧急程度

无正文说明

题注

由发文单位代字、年份、序号三局部组成。发文字号的编写顺序是：先写发文单位代字，接着写年号，最后写明序号。如：晋电临校[]52号。学校公文发文字号有以下四种：中共临汾电力高级技工学校委员会晋电临校发[]号临汾电力高级技工学校晋电临校[]号临汾电力高级技工学校工会委员会晋电临校工[]号共青团临汾电力高级技工学校委员会晋电临校团[]号主题词：用于提醒公文主要内容并经标准化处理的词与词组，一份文件一般不超过5个主题词。主题词的标引顺序是：先标反映文件内容的词，再标反映文件形式的词。一份文件有两个以上主题内容，应按主题内容依次标引。（一）明确行文目的与要求四、公文写作要点公文的主题是公文的中心思想，是法定作者在说明事物、汇报工作、阐明政策中所表述的基本观点与主张。（二）确定主题（三）选择文种文种，即公文名称，是用以概括表明公文的性质、用途与作者的职权范围以及行文目的。选择文种的主要依据是：1、遵循国家有关公文处理法规中有关文种的规定，从中选择适宜的文种。2、根据行文目的确定公文文种。3、根据行文关系确定公文文种。4、根据行文单位的职权确定公文文种。（四）调查研究，收集材料在明确行文目的和要求、选定文种之后，就应进行深入的调查研究，收集和占有翔实的材料。分析、筛选和取用材料方法很多，主要有五点：1、选取经核实无误的材料。2、选取能反映事物基本状况的材料。3、选取最能服务于主题的典型材料。4、从多方面选取对事物特征最有说服力的材料。5、选取最能说明事物性质、明确是非界限和制定决策依据的材料。五、公文写作中常见问题及处理越级请示多头请示向指导同志个人报文主旨不明越权行文一文多事报告夹带请示事项标题不标准（一）通知六、常用公文写作适用范围：1、发布有关法规和规章。2、批转下级机关的公文3、转发上级机关和不相隶属机关的公文。4、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。5、任免和聘用人员。

2、通知的种类（6）任免通知（1）公布性通知（2）批转性通知（3）指示性通知（4）告知性通知（5）会议通知3、通知的特点广泛性主体的单一性内容的可操作性表述的灵活性4、结构模式

通知的写法一般分标题、主送机关、正文、落款和日期等部分。标题由三部分组成：发文机关名称、事由、公文种类（通知）。有的还根据具体情况写明“联合通知”、“紧急通知”、“重要通知”，“补充通知”等。正文部分第一行顶格要写被通知的机关即受文单位；转行后，第一部分写发该通知的原因、根据和目的。第二部分是所通知的事项部分。第三部分是结尾，对全文加以总结，提出号召、希望、要求等。在正文后写上发文机关和日期。关于召开〔举办〕×××会议〔培训〕的通知××××〔主送单位〕：为了××××〔目的〕，××××〔主办单位〕决定召开〔举办〕××××会议〔培训〕，现将有关事项通知如下：〔过渡语〕一、会议〔培训〕内容：×××二、参加人员：×××三、会议〔培训〕时间：××年×月×日×时前报到，××年×月×日×时开会。四、会议〔培训〕地点：×××五、其他事项：〔一〕参加人员食宿费用安排×××〔二〕请将会议回执于×××年×××月×××日前至×××〔三〕联络人及联络。特此通知附件：参加会议人员回执（二）请示1、请示的概念及特点“请示”是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行公文。它的使用频率较高。它具有以下特点：（3）内容单一性（1）请求性（2）事前行文性2、请示的分类请求指示的请示请求审批的请示请求帮助的请示请求批转的请示请示文种的内容结构一般由标题、正文、结尾三部分组成。3、请示的结构模式请示的标题通常由发文机关、事由、文种构成，也可以由事由和文种构成。如《临汾电校关于派员赴**、**考察境外培训基地和电力企业管理的请示》等。（1）标题请示的正文由开头、主体、结语三部分组成。开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。（2）正文请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，写明“妥否，请批示”即可。在正文之后写上发文机关和日期。（3）结尾(三)工作总结1、文种特征工作总结是对一定时期内的工作进展系统地回忆整理、分析研究，探寻工作规律，总结发现差距，从中总结出详细经历或教训，以利于今后改进工作的一种文书材料。2、总结的分类根据其内容含量的不同，将总结分为综合总结和专题总结。3、总结的特点客观性客观性典型性指导性证明性3、总结的结构模式

综合总结的结构大体由标题、情况概述、工作成绩、存在问题、经验教训、结尾等六部分组成。标题是总结的“眉目”，要写得简明、确切。一般应由机关或单位名称、适用时间、内容、文种四要素组成，如《临汾电校二009年上半年工作总结》。1、标题这部分是综合总结写作的重点内容之一。它要详尽、具体地阐述整个工作的进展情况，包括所采取的各种措施、方法、步骤；在工作中遇到哪些情况和问题，是如何解决的；通过工作，取得了哪些成绩等等。

2、情况概述这部分是总结正文的开头，又称导言。它是用简明扼要的语言写明工作的依据（党和国家的方针政策以及上级机关的文件、指示精神等）、指导思想、工作内容概况和工作的收效与成果。在语言表达上，一定要高度概括和浓缩，然后，用过渡语“我们的做法和体会是”、“现将有关情况总结如下”等转入主体部分。