公文写作基础知识

公文写作基础知识

大纲

一、行政公文概述1.行政公文的含义和特点2.公文的作用、分类和结构3.公文的语言运用二、几种主要公文的写作要点三、案例分析四、提问环节（一）报告

（二）请示

（三）通知

（四）通报

（五）函

（六）总结

（七）会议记录

（八）会议纪要

几种主要的公文

一、行政公文概述行政公文的含义

公文是公务文书的简称。广义的公文：是指党政机关、社会团体、企事业单位以及个人在公务活动中所形成的有一定格式、内容完备、具有现行效用的应用文。如机关日常工作中收发的来往文件、电报、会议记录、领导者的发言、工作简报等，可统称公文。狭义的公文特指行政公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的特点

公文的内容具有鲜明的政治性和高度的思想性；公文具有法定的作者；公文具有法定的权威性和行政约束力；公文写作具有特定的格式；公文的广泛使用性；公文的作用领导和指导作用；依据和凭证作用；联系和知照作用；宣传和教育作用；规范和制约作用；公文的分类按公文的作用性质分：党内公文、行政公文、社会团体公文、各企事业单位公文按公文的不同来源分：收文、发文按公文的行文方向分：上行文、下行文和平行文上行文：下级机关向它所属的上级领导机关发送的文件，如请示、报告等；下行文：领导机关对下属机关的发文，如指示、决定、决议、通报等；平行文：同级机关或不相类属的机关（即没有领导或业务指导关系的机关）之间的来往文件，如公函。按公文发送与处理的时间要求分：特急件、急件、平件；按公文内容的机密程度分：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文；公文的结构（一）文头部分文件名称发文字号秘密等级紧急程度文件份号文件签发（二）正文部分标题主送机关正文附件发文机关发文日期印章发文范围（三）文尾部分主题词抄报、抄送机关“抄报”用于对上级机关，“抄送”用于对下级、平级或不相隶属的机关。印发机关、日期印刷份数公文的语言运用（一）、运用语言的要求庄重严肃

规范化的书面语言，严格遵循语法规则和事理逻辑。遣词造句、叙事说理要严密周全，语言表达要持重端庄，不能虚饰浮夸，不能嬉笑怒骂，不用方言、俗语、口语，不用感情色彩浓烈的语言，要呈现出平实、庄重的风格。简洁明快含义要明确，表达要明确，语言要精练，句子要短促，语流要连贯。

语言运用上必须准确无误、十分明确、言简意赅、直截了当，不求弦外之音、言外之意，要保证语言的表达句稳词妥，文体通畅。（二）运用语言的形态1、普遍使用叙述性、说明性语言

公文是以事实为基础的，它要陈述事实，交代情况，从而说明制发的理由、原因和根据，并且在此基础上作出论断，提出意见、主张，因此它普遍使用叙述性、说明性语言方式。2、广泛使用能愿动词能愿动词：“要”、“可以”、“应当”、“必须”等；带动词性宾语的动词：“予以”“加以”“严加”“严禁”等3、大量使用习惯用语（1）开端用语。多用“兹因”、“兹定于”、“鉴于”、“根据”、“按照”、“遵照”、“现将”等。（2）称谓用语。第一人称“我（我们）”、“本”，第二人称“你（你们）”、“贵”，第三人称“他（他们）”、“该”等。（3）经办用语。表明此项工作已经处理过，如“经”、“业经”、“兹经”等；表明此项工作正在处理或准备处理，“现经”、“拟”、“责成”等。（4）引述用语。“（前、现、近）接”、“（近、敬、惊）悉”（5）期请用语。表达期望、请求时所使用的词语，如“请（即请、拟请、恳请）”、“希（务希、尚希、希即、希望）”、“望”、“盼（切盼）”（6）表态用语。“照办”、“同意”、“可行”、“不同意”、“不可”、“准予”、“不予”、“不准”、“迅即办理”、“现予（转发）”等。（7）征询用语。“当（妥、可）否”、“是否可行”等，常与期请用语“请批示”、“请回复”等连用。（8）承启用语。“为（对、据）此”、“有鉴于此”、“如下”等。（9）结尾用语。“为盼”“为荷”“特此通知（通报、通告、公告、函复、函达）”、“此致敬礼”等。二、几种主要公文的写作要点（一）报告报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见和建议、答复上级机关的询问时所使用的一种公文。报告行文的目的是让上级机关了解本单位的工作情况，为上级机关制定政策、指导工作提供依据。报告的种类工作报告：下级机关向上级机关汇报工作作出的报告。情况报告：反映突发事件或重大问题作出的报告。答复报告：下级部门针对上级部门提出的问题或询问的事情而作出回答的报告。建议报告：下级机关主动向上级机关提出建议、要求批转的一种祈使性上行文。报告的写作技巧1、标题一是由发文机关、事由、文种三部门构成；

二是由事由和文种两部门构成。2、主送机关全称或规范化简称。主送机关只能有一个，其他机关以抄送形式处理。3、正文开头应简明扼要地说明发文的依据、缘由，交代为什么要制发报告，这部分末尾习惯用“报告如下”等词语提领下文。

叙述有关情况要突出重点，认真做好综合分析工作。

结尾要用简明的文字概况全文或者使用习惯用语结束全文，如“以上报告请审阅”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等。

报告不要求上级答复，所以结束语不宜写“以上报告请批示”。4、落款写明发文机关和发文时间。报告模板（二）请示请示是适用于上级机关请求指示、批准的公文。请示必须“一文一事”。请示与报告的区别不同点请示报告写作内容向上级机关请求指示、批准的公文，具有请求的性质向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问时使用的公文，具有陈述性质。写作时机事前行文事后行文写作目的请求上级批准、帮助解决某项具体问题，要求作出批复。向上级汇报某方面的情况，并不需要答复。请示的种类1、请求指示的请示下级机关对有关方针、政策、规定不明确、不理解，或在执行中需作变通处理时，请求上级机关给予明确解答的请示。2、请求批准的请示下级机关根据职权范围的规定，在办理自己无权决定的事项之前，请求上级机关审核、批准、批转的请示。多用于机构设置、审定编制、人事安排、重大决策以及请求批转等事项。3、请求支持、帮助的请示下级机关在工作中遇到难以克服的困难时，请求上级机关在人力、物力、财力等方面给予支持、帮助的请示。请示的写作技巧（1）标题。一般用完全式，有时可省略发文机关。要注意不能写成“请示报告”，也不能在事由部分使用“申请”、“请求”之类的词语。（2）主送机关。主送机关只能是一个，受双重领导的机关，另一个上级机关可抄送。不要越级请示。（3）正文。包括请示缘由、请示事项、结语三部分。请示缘由即请求的理由和根据，请示事项即请求上级批准、解答、帮助解决的具体事项。（4）落款。发文机关印章和成文时间。请示模板（三）通知通知，是发布法规和规章，批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要周知或者执行的事项，任免人员所使用的公文。通知的主要目的是需要传达和告知的事项，让有关机关和人员知道，并遵守和执行。写作技巧的写作技巧（一）在格式写作方面1、标题一是写明发文机关、发文事由和文种，即写出完整的、标准式的公文标题。二是写明发文事由和文种三是只写明文种“通知”，省去发文机关和发文事由。这是在通知的事项比较简单，不作为正式文件发布，在机关单位内部使用的标题。使用第二、第三种标题都必须在落款处写明发文机关的名称。2、正文首先，写明制发通知的原因、依据、理由和目的，即写明为什么要制发这个通知；其次，写明通知的事项，如有关政策、规定，需要周知、办理、执行的事项，等等。结尾一般写明“特此通知”。3、落款正文之后的右下角写明制发通知机关的名称。如果在标题中已经写明制发通知机关名称，可以省去不写。4、日期（二）在内容写作方面1、发布性通知此类通知正文很简短，一般写明发布行政法规和规章的名称和执行要求即可，对所发布的公文作为附件同时发出。2、批转性通知即由上级机关采用通知的方式，对下级机关发来的报告、意见、工作要点、请示等公文予以批示之后转发到所属单位，要求遵照执行。此类通知正文的写法，一般是首先写明对所批转的下级公文的立场、态度和评价，其次写明有关的意义和作用，最后写明贯彻执行的希望或要求。篇幅一般都短小。3、转发性通知以通知的方式，把同级机关和不相隶属机关的公文转发到所属单位，要求贯彻落实或参照执行。

正文的写法一般是：首先写明转发公文的名称，然后写明对转发公文的态度，或贯彻落实的要求。印发性通知与此类同。4、办理性通知即以通知的方式要求下级机关按照具体的规定办理有关事情，以便于工作、生产等方面的通知。写法：首先，写明制发本通知的根据、理由；其次，写明办理（处理）的有关事项是什么、怎样办，要写得具体、明确、易懂；最后，写明贯彻执行本通知的希望或要求。5、执行性通知上级机关以通知方式向下级机关知名政策、部署工作任务、交代办法、阐述原则等，要求贯彻执行。正文写法：首先写明制发本通知的原因、根据；其次写明本通知的有关事项，通常是逐点开列出来，应具体、明确；最后写明对贯彻执行本通知的希望或要求。但是，有的并不写结尾，有关事项写完了就算完了。通知模板（四）通报通报是党政机关、企事业单位、学校、部队用来向所属单位或群众传达重要情况、表扬好人好事、批评错误的一种公文形式。它是从事工作指导、思想教育时常用的一种公文。通报写作技巧1、标题由发文单位、事由及文种（通报）组成。其中，事由的性质如果属于褒奖性的，常常用“表扬”、“表彰”、“奖励”之类的词语表明倾向性，以示醒目。另外，通报的标题有直述式和转述式两种。由发文机关直接发出的内容比较单一的通报，采用直述式写法，即直接叙述情况，如《××工厂关于给××以开除厂籍处分的通报》。另一种是发文机关转发已有的成文或内容较多的成文，这种通报多采用转述式写法。2、正文正文的写作方式有两种，即直述式和转述式。通报的内容来源于第一手材料，则采用直述式。内容层次一般包括基本事实、对基本事实的认识或评价意见、对受文单位的希望和要求。批评性通报的正文大概由介绍情况（错误事实）、作出处理的结果、分析原因和提出要求（应吸取的教训）四部分组成，特别是最后一般分——提出要求，即为了教育有关人员和进一步改进工作而有针对性地提出一些应吸取的教训的具体要求。通报的内容来源于间接材料，就用转述式，内容一般包括被通报材料的名称和通报目的，但有时也加写对通报材料的简要说明和评价，对受文单位的具体要求等内容。3、署名与时间批评性通报的落款及成文时间有两种写法：

一种是既有发文单位又有时间；

另一种是在标题中已写明发文单位，落款就只写成文日期，不再写发文单位。通报模板通报模板（五）函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批转和答复审批事项。函的分类1、公函与便函公函是正式的公文，有文件头、有发文字号、有标题、有公章，严格按照公文格式撰写制作。便函不属于正式公文，格式可以比较随意，没有文件头，没有发文字号，甚至可以没有标题。但正文之后，要有机关署名、日期和公章。2、发函和复函主动制发的函为发函，回复对方来函的函称为复函。3、商洽函、询问函和请批函函的写作技巧（一）函的组成1、标题标题由发文机关、事由、文种三部分组成。2、主送机关接受该函的单位。3、正文函的开头应说明去函的缘由。如果是复函，要引述来函的发文字号、发文日期或来函的标题，并说明函已收悉。函的结尾部分通常使用习惯用语做结尾。去函常用“特此函达”、“即请复函”、“敬请回复”、“务希见复”等，复函常用“特此函告”、“特此函复”、“此复”等。4、落款注明发文机关和发文日期，并加盖公章。（二）函写作应注意的事项1、函的内容要及集中一函一事，不旁及其他，以便受文单位理解和处理。2、行文简洁、明快函的语言无论是叙述、说明、议论，都要达到言简意赅的目的。3、语气要谦和得体语气要谦和委婉、礼貌得体，忌用命令性的语气。函的模板（六）总结机关、团体、单位或个人，把过去一定阶段内的工作、学习或思想情况加以回顾，进行分析，作出判断，以便肯定成绩和经验，发现缺点和问题，明确前进方向，更好地指导今后的实践，这个认识过程叫总结。反映这个认识过程的文书也叫“总结”，又称“总结报告”、“小结”、“回顾”等。总结的种类按性质分，有全面总结、专题总结和小结。按时间分，有月份总结、季度总结、阶段总结、年度总结、多年总结等。按内容分，有工作总结、学习总结、生产总结、会议总结、事故总结等。按范围分，有个人总结、单位总结、部门总结、地区总结、系统总结等。按形式分，有文件式总结和条文式总结。一般常见的写作基本类型有综合性总结和专题性总结，以及小结。若对本单位、本部门在一定时期内的整个工作状况进行综合概括和全面反映，常使用综合性总结，又叫做全面总结。这类总结一般具有定期性，如年度总结、季度总结等。若是对某一方面的工作或工作中的某一问题作单项总结，则用专题性总结。它侧重于总结经验，具体阐述工作做法、工作效果以及认识体会，所以又称经验总结。小结，又称简洁。这类总结较为简单、短小，适用于那些内容比较单纯、情况比较简单、时间较为短促、范围比较狭小的事情。如一个单位某项工作的简要小结、班组工作小结、个人学习小结，等等。总结的写作技巧（一）总结的结构1、标题（1）单标题：有公文式标题和文章式标题。公文式标题：构成形式是“单位名称+时限+总结内容+文种”文章式标题：一般直接标明总结的基本观点，常用于专题总结，特别是专题经验总结，可以用设问、叙述或点题的形式把中心思想(主要经验、主要观点、基本教训)鲜明地揭示出来，以利于读者抓住中心。（2）双标题：同时使用文章式标题和公文式标题。一般正题用文章式标题，点明总结的基本观点或基本经验；副题采用公文式标题，补充说明单位、时限、内容、文种。2、正文（1）前言正文的开头。一般简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩，为主题内容的展开作必要的铺垫。（2）主体总结的核心部分，内容包括做法和体会、成绩和问题、经验和教训等。这一部分要求在全面回顾工作情况的基础上，深刻、透彻地分析取得成绩的原因、条件、做法，以及存在问题的根源和教训，揭示工作中带有规律性的东西。总结主体的结构，主要采用逻辑结构形式。全面性总结根据过去一段时间工作中的成绩与缺点或者经验与教训的内在联系去组织材料；专题性总结总是以经验为轴心，从几条经验或一条经验的几个方面出发去组织材料。（3）结尾：可以概述全文，可以说明好经验带来的效果，可以提出今后的努力方向或改进意见，也可以不要结尾段，主体收尾，全文结束。总之，不要用空洞的套话去收束全文。3、落款署名和时间两项。（二）总结的写作注意事项1、实事求是，切忌“假、大、空”2、突出重点，切忌“流水账”首先要明确总结的目的，目的明确了，就可以缩小范围，有的放矢。同时，要围绕中心，把各类问题和材料按照一定的逻辑顺序安排结构，并联系社会实际予以比较，通过比较，突出中心问题，总结的重点也就突出了。3、探索新经验，解决新问题，切忌“新壶盛旧酒”4、语言精确，切忌含糊、笼统、浮泛

不能使用溢美之词，夸张、粉饰事实，也不能过多地使用“一般情况下”、“一定的”、“大体上”、“比较”、“大概”、“基本上”、“较为”等笼统的词语。总结模板（七）会议记录为使会议的决议能在会后得到很好的贯彻和执行，并作为日后检查执行情况的根据，就有必要把会议的内容具体记录下来。这些记录的材料，就叫“会议记录”。会议记录的写作技巧（一）会议记录的构成1.标题包括举行会议的单位、会议名称。2.会议组织情况包括举行会议的时间、地点、会议主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人。3.会议进行情况（1）会议主持人的启示性讲话或大会的宗旨报告。这部分要着重记录。（2）与会者的各种发言，这部分根据会议内容、性质、目的，采取详记或略记的方法。有争议的问题要详记。（3）会议的决定、决议和会议主持人的总结。这部分内容要力求详尽、准确地记录。（二）写作要求1.真实、准确无论是发言还是决议，凡是记下的都必须符合原意，不得任意增减或改变，不许夹杂记录者的个人意见。2.内容要完整3.细心了解会议的内容和其他情况，提前做好记录准备。4.要尽量保持讲话人的语言风格。会议记录模板