上海分公司费用管理制度

费用报销管理制度为了贯彻和执行总部财务制度，强化企业内部控制，提升公司管理的规范化和制度化水平，对上海分公司员工差旅费、业务费等相关费用的报销做如下规定：报销审批流程：报销人申请部门经理（主管）审核会计审核财务经理复核总经理批准总部财务中心拨款出纳付款报销时间规定：1.报销费用每月5日及20日各交票一次，请各报销申请人于每月4日及19日前将要报销的单据分类整理并填写好对应的报销单据、粘贴整齐交部门经理（主管）审批完毕。并由部门经理于每月5日及20日晨会时交于财务经理同时填写《华冠建材连锁财务报销收票登记表》（见附件一），完成单据交接。当月的费用当月报销，最迟不得超过下个月20日，上月1日之前的票据，一律不予报销。2.财务经理和总经理每月10日前将当月5日收到的票据（25日前将20日收到的票据）审核完毕，并在下周的《周资金拨款申请表》上申请员工报销。3.总部财务中心依据《华冠建材连锁员工报销单据汇总表》核实结果，10日的汇总表在15日前（25日的汇总表在30日前）安排拨款，由财务经理或出纳告知报销申请人报销或冲借款。4.出差人员：出差人员的报销需在出差回来后7个工作日内，将要报销的单据分类整理、粘贴整齐，交部门经理（或主管）审核完毕，并附上《出差申请单》（附件三）和《华冠建材连锁员工出差总结报告》（附件四）交财务经理复核，再交总经理核准。长时间在外的出差人员，费用以自然月为周期进行清理，每月3日前将上月要报销的单据分类整理好，粘贴整齐，并填写《华冠建材连锁财务报销收票登记表》，以快递形式寄回对应的部门负责人。及时确认邮寄结果。按以上报销流程进行审批、付款。各项费用票据要求1.住宿费：必须为合法有效的住宿发票（住宿标准按集团相关规定执行），并在票据背面注明住宿人员姓名及住宿起止日期。2.交通费：以正规发票报销；在发票背面注明乘车日期、起止地点、乘车人或事由。3.招待费：原则上要开具正规机打发票，如果不是机打发票，必须于招待当日或次日由陪同人及总经理签名；票据背面注明招待时间、客人主体、就餐人数；如有本公司人员作陪，还需作陪人员在发票后面签字证明。4.汽车费：加油费以机打发票为准，发票正面需有机打车牌号，加油日期；背面由司机填写加油时的里程表读数；路桥费必须取得机打发票，明确起始站，日期；报销时，需提供《出车汇总登记表》作为凭证附件；每次贴票时，先按车辆分类，再按日期为序粘贴。5.运输费：公司签订协议的包月送货车，涉及固定费用的按合同执行；公司签订的包月送货车，按件计费的，将《外聘车辆费用表》按送货日期排序，粘贴整齐，每周与财务交票一次，按月结算；仓库临时外请的运输费，必须凭《外聘车辆费用表》及收据结款，收据上要有实收运费金额，车牌号，司机电话及签名；报销时，所有费用项目必须提供合法发票，原则上先收发票后付款。6.购买物品：超过300元的物品，要取得销售发票、小票或刷卡记录；300元以下,50元以上的物品，尽量有发票或小票；如实在没有发票，需提供购物店铺、店主联系电话；所有发票及收据要有购买物品的具体名称、单价、数量，并标注用途。7.加工费：瓷砖加工费要求由分公司总经理（或售后负责人）与加工厂签订加工协议，协议要对加工价格、运输及付款方式以及收款人帐户要标明；凭《月结对账单》、店面开具的《华冠建材连锁委托加工单》及加工厂开具的加工费发票或收据（收据必须加盖加工厂印单，收款人及电话）办理结算，经办人在发票上签名。8.广告费：按《物料制作清单》（需注明物料名称、规格尺寸、单价、金额）结算；广告公司的发票或收据，需加盖广告公司印章；非协议广告公司需提供广告公司电话及收款人姓名；大型活动需提交审批后的《大型促销活动费用预算申请表》。9.租赁费：租赁合同原件需在财务存档，凭发票或收据报销；首次付租或变动租金支付时，需将租赁合同复印一份作为附件粘贴报销；水电费需提供正规的公司发票，并注明费用期间。10.装修费：总裁审批后《装修预算审批表》需在分公司财务备案；支付施工队进度款，需提供《店面装修款申请表》，及装修队合同签订人签字的收据；报销自购材料，需提供购物发票或收据（或网上购物凭证），发票或收据需有材料名称、数量、单价、金额，材料商印章及联系方式；自购材料品类较多时，可提供购物清单进行说明（清单明细与发票必须对应）。票据填写、粘贴规范1.整理报销票据时，要分类整理、粘贴，比如：住宿票整理粘贴在一起、交通费票整理粘贴在一起。然后，同类票据要按时间顺序排列。2.所有报销单据严格按单据要求认真填写，金额大小写须完全一致，不得涂改。3.所有不符合《报销票据规范要求》的票据一律按废票处理，不予报销；4.所有票据的取得需真实，依据事实情况，该连号的需连号，不该连号不能连号，特殊情况需在票据背面说明情况。5.所有超过规定限额及规定报销期间的票据，一律自行承担。6.所有白条报销单据原则上要有证明人，没有证明人的一律不予报销。各相关费用的具体规定业务招待费标准：在业务招待中，要本着“热情、礼貌、节俭”的招待原则。总经理、副总经理，招待费用不得超过100元/人的标准；部门经理级别的干部招待客人，不得超过80元/人的标准；业务人员等人员招待客人，需要提前报备总经理，且招待费用不得超过60元/人的标准。以上费用标准均包含招待用烟、酒。报销最高额度以总就餐人数＊招待标准为限。除总经理、副总经理外，其他人员一律不准发生娱乐活动招待费用。公司内部员工之间招待费用不允许报销。交通费用标准：公司副总经理以下级别人员需经分公司总经理同意后方可乘坐动车或高铁。公司副总经理以下级别人员在市区原则上乘坐公共汽车或地铁，如因特殊工作需要乘坐出租车，在注明原因，并经分公司总经理审批后，按实际费用的70%报销。公司人员到所辖县、区、地市或省会出差，原则上乘坐汽车，不允许乘坐出租车。如因特殊工作需要乘坐出租车，在注明原因及事项，并经总经理审批后，按实际费用的60%报销。财务部出纳在因资金安全等特殊情况下，可乘坐出租车，在注明原因及事项，并经总经理批准后，给予实报实销。所有出差人员要求代订的火车票，费用由个人先支付，公司再报销。也可自行订票。出差餐费标准：出差餐费按照每人每天30元的标准报销出差期间，如陪同从事招待工作，不得重复享受该餐餐费补贴。参加公司组织的各类活动（含培训、会议、参观），如组织方提供用餐，不得重复享受餐费补贴。住宿费标准：所有人员出差按如下顺序优先选择住宿：宿舍客房协议酒店（按价格从低到高依次优先选择）其他酒店。协议酒店参见附表五：《华冠建材连锁协议酒店汇总表》选择协议酒店入住的，公司按照《华冠建材连锁协议酒店汇总表》（附件五）在标准内实报实销。实在因特殊原因不能选择协议酒店的，需要在住宿票后说明原因，且报销标准不能超过当地城市的协议酒店价格；理由说明不充分的，一律按照100元/晚的标准进行报销。公司业务人员出差至所辖区县、地市，原则上要求当天返回，如实在不能返回的，住宿标准以120元/晚为最高上限。两人一同出差，不可以按照每人的标准累加报销，应按照合理房间数，本着节俭原则报销。员工在上班所在城市的住宿发票一律不准报销。公关费用标准：所有公关费用，需执行先申请再执行的原则，参见（附件六）《公关费用申请表》1000元以下公关费用由执行人申请，总经理批准后实施。1000元以上且10000元以下的公关费用，由分公司总经理申请，主管副总裁/总裁助理批准后实施。超过10000元的公关费用，由分公司总经理申请，均需总裁批准后方可实施。所有公关费用，经办人先办理借支手续，经报销流程审批结束后进行冲账。超过1000元以上的公关费用，原则上由分公司总经理级别以上人员执行。所有对外赠送的任何礼品，包括烟、酒、茶叶、饰品等，一律由分公司/总部的行政进行购买并登记，任何人均不得自行购买礼品直接送客户；特殊礼品需要自行购买的必须事先请示总裁同意，否则财务不予以报销。所有对外赠送礼品或红包的，原则上必须有我公司第二人在现场，在报销单或礼品领用单上签字。（附件七）《礼品领用登记表》。因公借支：公司所有的因公借款都由经办人申请，并专款专用。原则上采用项目管理方式。3000元以下的借支项目，按类别分开借款，如房租借支、水电费办理等。需经总经理书面批准。3000元以上的项目需要事先填写项目预算表，经按相应的权责审批后，凭审批后的表格办理借支。原则上依据项目的事实进度，分批借款和付款，财务部可要求经手人提供上次借支金额的付款凭证（或使用情况），再办理下次借支；前款不清后款不借。所有项目的借款，由项目负责人统一借款，统一报账。各项目的预算审批权责见相关项目制度或表格说明。员工因公借款，3000元以内由总经理书面审批；5000元以上（含）的借款，有总经理书面初审，传主管副总裁/总裁助理批准。定额备用金借款时间最长不得超过半年，财务部每年6月30日及12月30日进行清理。如需继续借用，重新办理审批手续。因人员调动或离职等原因造成备用金责任人更换的，必须办理变更手续，变更手续采用原责任人办理还款手续，新责任人办理借款手续。所有因公借款项目，经手人必须在事情完结之日起7个工作日内将所有票据分类整理、粘贴整齐，进入报销流程。店面装修：店面装修、改造前必须先将装修预算申请表报总部设计中心总监审核签字；将设计中心审核后的装修预算申请表传回总部财务中心财务总监审核签字;总部财务中心负责将经设计中心和财务中心审核过的装修预算申请表报总裁最终审核签字;总部财务中心负责将总裁最终核定的装修预算申请表回传分公司,通知分公司按预算执行;在装修过程中,总部财务的每一次拨款都必须核实审批后的装修预算申请表上的费用预算项目;装修预算中单个费用项目实际支出不得超过该单个费用项目预算的5%,超过5%部分必须单独写申请报总裁审批同意,否则总部财务和分公司财务均不得对该单个项目进行超预算支付结算;对于无预算项目需要支付的,由分公司单独就此新增预算项目填写装修预算申请表,并按流程进行审批;新增预算部分不得超过原预算的5%；装修完成后,分公司财务将装修实际费用支出项目金额与预算申请项目核对，并将装修费用决算表报总部财务中心。店面装修审批附表详见（附件八——附件十三）广告投入及大型活动：广告或物料制作，要求签订广告发布合同或物料制作协议，单次金额在1万元以上或月结客户的，原则上要求总经理与整合传播负责人共同参与洽谈。广告物料安装完毕，整合传播人员需组织验收，原则上由使用部门在《验收登记表》上签字（门店的由店长签字确认，业务部门的由部门负责人签字确认，无法界定使用部门的由总经理签字确认）。月结客户的协议，需事前交财务部备案并档；非月结客户的，报销时，需提供合同原件给财务作报销凭证。广告费、物料制作费付款时，应先收票，后付款。即经办人需要求广告公司先提供发票或收据，并附上《大型活动费用预算申请单》及《验收登记表》，经财务复核，分公司总经理审批后，再付款。如实在需先付款再取回发票的，经办人需在付款后的五个工作日内取回广告发票，特殊情况的，最晚当月月底前要回发票，否则，财务将此费用转为经办人个人借支。临促礼仪费用报销，需注明聘请人数、聘请日期，有临促礼仪奖金的，还需有奖金类别、计算依据等。临促礼仪费用由经办人先办借支，凭临促、礼仪劳务费及奖金签收表进行报销后冲帐。大型活动费用报销需提交审批后的《大型活动费用预算申请单》。附表详见（附件十四——附件十五）房租水电费：所有租赁事项，必须在正式合同签订前，填写《租赁费用审批表》，经审批后签订租赁合同，《租赁费用审批表》、合同原件及补充协议留财务存档，经办部门可留复印件存档。店面租赁，由分公司总经理申请，主管副总裁/总裁助理审核，财务总监复核，总裁核准。仓库、办公室的租赁，由分公司总经理申请，主管副总裁/总裁助理初审，总部主管行政仓储的副总裁审核，财务总监复核，总裁核准。员工宿舍的租赁，由分公司总经理申请，主管副总裁/总裁助理初审，总裁办主任审核，财务总监复核，总裁核准。首次付租或变动租金首次支付时，需将租赁合同复印一份作为附件粘贴报销；办公室及员工宿舍房租费支付时，由行政人员按合同约定的金额填写《资金支付申请审批单》并完成相关审批手续，交财务办理转账支付手续；如必须用现金结算的客户，由行政人员先办借款支付，凭当月房东的发票或收据办理报销手续后冲帐；借款手续与房屋租金要相互对应，即一份借款手续对应1-2处房屋租赁费用，借支金额不得超越租金；店面租金由店面负责人通知财务人员按合同约定的金额填写《资金支付申请审批单》，总经理审批后，出纳转帐支付给合同约定的收款人帐户；仓库租金，由仓库主管按合同约定的金额填写《资金支付申请审批单》，交财务办理转账支付手续；如必须用现金结算的客户，由仓库主管或行政人员先办借款支付，凭当月凭房东的发票或收据办理报销手续后冲帐；借款手续与房屋租金要相互对应，即一份借款手续对应1-2处房屋租赁费用，借支金额不得超越租金。水电费的交纳，能转账支付的，由经办人填写对应的《资金支付申请审批单》，交财务办理转账支付手续；不能转账支付的，由经办人办理借支（按每月用电量为依据），一周内凭正规发票或收据来财务报销冲账；商场冲卡交纳电费的，由各分公司财务部依据当地情况确定水电费报销规定。在洽谈租赁合同的时候，要尽量争取直接与水务公司、供电局交纳的水电费。日常使用过程中，要尽量节约用水、用电。所有转账支付的费用，由申请人负责在5个工作日内取回发票或收据交财务，否则，转账申请转为个人借支。所有租赁费与水电费报销，需注明费用期间。审批附表详见（附件十六——附件十八）物流运输费：全公司物流运输费用原则上执行月结制度，所有运输合同必须在财务备案。总部发货至分公司的物流运输费用，统一由总部采购中心负责长途运费的结算，分公司负责市内短途运费的结算。分公司之间调货的运输费用，由调出部门分公司物流主管（或仓库主管）负责洽谈，洽谈结果需告之调入分公司仓库主管并征得其同意，运输费用统一由调入分公司物流主管（或仓库主管）负责支付。分公司签订协议的包月送货车，固定费用的按合同执行，涉及油费及路桥费报销的，按《公司车辆管理制度》的要求执行粘票。分公司签订的包月送货车，按件计费的，将《外聘车辆费用表》（附件十九）按送货日期排序，粘贴整齐，每周与财务交票一次，按月结算。费用结算支付流程如下：司机申请、物流主管（或仓库主管）初核、财务经理复核、总经理批准、出纳付款。仓库临时外请的运输费，必须凭《外聘车辆费用表》及收据结款，收据上要有实收运费金额，车牌号，司机电话及签名。其他部门临时外请车辆，原则上由仓库统一安排，否则须提前请示分公司总经理，报销手续及要求同仓库请车；市内短途运费，由仓库主管申请，于次月15日之前将支付申请单交财务审核；总部长途运费，由采购经理申请，于次月20日之前将支付申请单交财务审核。涉及租赁车辆的固定费用及劳务报酬，一律按费用报销途径发放，严禁利用员工工资表途径发放。外聘车辆均应签订运输协议，协议内容包括但不限于：驾驶员及车辆的运输资质，如驾驶证、营业性道路运输经营权证明、年检合格证、有效的运输证、行驶证等。以上证明需复印留档。车辆的保险和费用，为车辆购买交强险、第三方责任险。车辆所有人必须支付驾驶员的报酬、福利以及为驾驶员购买意外保险。意外保险单的正本存放或复印留档于我公司。运输费的结算标准及方法。运输货物的交接及破损、丟失情况的处理。其他内容。瓷砖加工费：瓷砖加工费要求由总经理（或售后负责人）与加工厂签订加工协议，协议对加工价格、运输及付款方式以及收款人帐户要标明。所有加工协议需在财务备案。报销时，凭《月结对账单》（附件二十）及加工费发票或收据（收据必须加盖加工厂印章，收款人及电话），经办人在发票上签名。并以店面开具的《华冠建材连锁委托加工单》作为附件，《月结对账单》明细与委托加工单能相互对应并核实。售后负责人定期报销，费用款由财务直接汇到加工协议指定的收款人帐户上。具体流程是加工厂申请、仓库主管审核、财务经理复核、分公司总经理批准。其他未尽相关费用报销事项，参照总部《财务制度手册》（2014年第一版）执行。该费用管理制度从2014年1月1日起执行。二0一四年三月七日发：华冠建材上海分公司各部门及下辖分公司报：总经理\总裁助理内部培训 发文部门：财务部签批人：唐毅拟稿人：章先容附件一：华冠建材连锁财务报销收票登记表分公司：第页总页序号收票日期报销人票据主要内容摘要附件份数拟报销金额合计说明：此收票登记表由交票人自己填写，作为交票人与财务交票的依据。收票人只对票据的填写数据核对，该数据不作为实际报销依据。附件二：华冠建材连锁员工报销单据汇总表分公