公司文件控制程序

文件编号文件版本第B0版文件控制程序发行日期页次第4页共4页1目的对文件控制作出规定，以满足顾客及本公司要求。 2范围适用于与质量管理体系有关的文件和资料、记录，本公司的或由顾客提供的技术文件、资料、图纸的管理。3职责3.1文件的编制、审核、批准的权限见下表：层级文件名称编制审核批准一质量管理手册管理部管理者代表总经理二程序文件部门主管管理者代表总经理三规范、规程、工艺文件、作业指导书、图纸、工程规范、表单记录等部门指定人员部门主管管理者代表3.2管理部：负责公司管理体系文件以及技术类文件、公司行政文件及需备份存档文件的管理；3.3相关部门：负责本部门文件的管理。4定义4.1第一级文件：质量管理手册；4.2第二级文件：程序文件；4.3第三级文件：规范、规程、工艺文件、作业指导书、图纸、工程规范、表单格式/记录等；4.4外来文件4.4.1本公司收集的与产品有关的法律法规、技术标准、图纸、书刊等；4.4.2客户提供的标准、工程规范、图纸、参考资料等；4.5备份存档文件：关键特性文件（含顾客特殊要求）、重要质量记录、采购合同、销售合同等。5作业流程图(见附件)6工作程序6.1文件分发、回收、签收6.1.1文件分为受控文件（标识为红色“受控文件”印章）和非受控文件（无标识），受控文件在更改时接受更改服务，非受控文件不接受更改服务。非受控文本仅供参考。质量管理体系文件由管理部统一分发和回收。质量管理体系文件向厂外部发放时（不论受控与否），须经管理者代表批准；6.1.2文件经权责人员批准后，由管理部统一编号、分发和保管，并编入“文件总览表”；属技术文件的分发，由制造工程部（技质）执行；6.1.3文件发行时，收文单位在发文单位的“文件分发/回收/签收记录表”上签收；若为更改、作废的文件，需收回旧版并加盖红色“作废文件”章予以标识，并在“文件分发/回收/签收记录表”上做好记录；为法律或积累知识的目的而保留的旧版文件至少保存三个旧版次，并加盖蓝色“保留文件”章予以标识；其余回收的旧版文件在回收后10日内完成销毁工作。属技术文件的由制造工程部（技术）按上述方法执行；6.1.4正式发行的文件，由使用部门负责保管，使用部门及人员不得在文件上随意画线、加记号或涂改其内容，并严禁复印。6.2文件借阅/制订/更改/作废/补发6.2.1质量管理体系文件因公司组织结构、质量职能分配发生重大变化以及合同环境或产品发生变化等原因，需重新换版（包括增删与修改），由需要更改的部门提出“文件借阅/制订/更改/作废/补发申请单”，由原权责人员进行审批，管理部统一办理；6.2.2当文件借阅/制订/更改/作废/补发不由原权责人员审批时，应由相关部门提供背景资料。批准后，修改内容由管理部填入“文件更改记录表”。若属技术文件、工程规范等应由管理部执行；质量管理手册的修改按《质量管理手册》的有关规定执行；6.2.3当文件在使用过程中损坏、丢失，或因需要重新补发时，由需要补发的部门提出“文件借阅/制订/更改/作废/补发申请单”，经文件管理员核对无误后，按本程序6.1的发放规定执行。6.3市场部或相关部门收到顾客图纸或工程标准等外来文件，应立即转交管理部进行登记（属备份存档的，作双重存档处理）。6.4文件编码规定6.4.1质量管理手册编码：SY-QM-XX质量管理手册序号-01质量管理手册英文缩写柳州双银汽车内饰有限公司拼音缩写（以下同）6.4.2二级文件编码：SY-QP-XX程序文件序号01-20程序文件英文缩写公司代号6.4.3三级文件编码：QW–XX-XX该规范、规程、作业指导书流水号该规范、规程、作业指导书所属程序文件的序号规范、规程、作业指导书英文缩写6.5版本规定6.5.1管理体系文件版本编号（表单除外）：版本号依次为A0、B0等，版本号随版号中的大写英文字母确定；6.5.2文件修改某页时，版次号不变，文件版本号也不变，由原文件编制部门提出“文件借阅/制订/更改/作废/补发申请单”，按6.2相关要求进行审批；交由文管员直接在该页文件上进行增补、贴改、划改，每次修改均由文管员在“文件更改记录表”记录更改情况；文件修改换页时相同；6.5.3当整份文件累计修改5次以上时，需更改版本号，所有页次的版次号相应改变。例如：某文件A1版经第一次修改某页后，该页版本号A0不变，当该页文件累计修改为5次，其版次变为B0，即版本号为B，其所有页次的版本号均为B0。“文件总览表”随之更新，保持最新版次。6.6文件的保管6.6.1公司所有的文件必须得到妥善的保管，管理部负责对全公司质量管理体系文件的保管，各部门负责本部门文件的保管；6.6.2公司所有的电子文件必须得到妥善的保管，管理部负责对全公司质量管理体系文件的电子版本进行保管，指定文管员专门负责，建立专门的电子文档，设定密码存取权限，定期对电子系统进行杀毒，并建立文档的备份。6.7公司技术文件和资料的管理按照《技术文件和资料管理规范》执行。6.8必要时对体系文件的有效性进行评审确认，若发现文件需要更改、换版、增发、回收，按本文件相关条款执行。7相关文件7.1《记录控制程序》SY-QP-027.2《技术文件和资料管理规范》QW-188使用记录8.1《文件总览表》QR-01-018.2《文件分发/回收/签收记录表》QR-01-028.3《文件借阅/制订/更改/作废/补发申请单》QR-01-038.4《文件更改记录表》QR-01-04附件一:作业流程图过程分析作业规范使用记录主要责任部门相关部门文件分发、回收、签收文件分发、